【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 不很緊急 可從長(zhǎng)計(jì)議（可納入計(jì)劃中） 不緊急 什么時(shí)候做都可以，不用計(jì)劃 例：肖經(jīng)理的各種事項(xiàng)如下： 消費(fèi)者上門(mén)投訴 非常緊急 某地?cái)嘭? 緊急 競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手降價(jià) 緊急 撰寫(xiě)銷(xiāo)售報(bào)告 不很緊急 學(xué)習(xí)外語(yǔ) 不緊急 √ 統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同緊急程度的工作事項(xiàng)各占多少（每天或每周或每月） 例：在一個(gè)工作日內(nèi)，在肖經(jīng)理的工作事項(xiàng)中 非常緊急 1件 緊急 6件 不很緊急 6件 不緊急 1件 √ 統(tǒng)計(jì)“時(shí)間” 例： 非常緊急 40分鐘 緊急 320分鐘 不很緊急 150分鐘 不緊急 30分鐘 非常緊急 （馬上就要） 緊急 （短時(shí)間內(nèi)要做） 不很緊急 （可從長(zhǎng)計(jì)議） 不緊急 （無(wú)時(shí)間要求） 頻次 時(shí)間 緊急性 工作事項(xiàng) 工作緊急性分析表 （表 5） 姓名： 日期： 年 月 日 時(shí)間管理問(wèn)題： √ 你每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作？ √ 非常緊急的工作事項(xiàng)，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。制度、營(yíng)銷(xiāo)策略、產(chǎn)品品質(zhì)等重大問(wèn)題，與時(shí)間管理無(wú)關(guān)。 √ “緊急事項(xiàng)”越多，時(shí)間管理問(wèn)題越大。 √“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項(xiàng)，時(shí)間比重越大，時(shí)間管理問(wèn)題越大。 √ 除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項(xiàng)是否真的那么急。 分析五：工作重要性分析 目標(biāo)：分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時(shí)。 方法：運(yùn)用 《 工作重要分析表 》 √ 將各種事項(xiàng)的緊急性分四檔，其標(biāo)準(zhǔn)如下： 非常重要 絕對(duì)要做（即其他事情都可以不做，也要做的事 項(xiàng)） 重要 應(yīng)該做（你不做就要出問(wèn)題） 不很重要 可做可不做（做比不做好一點(diǎn)） 不重要 可不做（做也不見(jiàn)得好） 例：李經(jīng)理的各種事項(xiàng)如下： 某地?cái)嘭? 非常重要 競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手降價(jià) 非常重要 撰寫(xiě)銷(xiāo)售報(bào)告 重要 向幾名下屬問(wèn)候 不很重要 替下屬校對(duì)報(bào)告 不重要 √統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同重要程度的工作事項(xiàng)各占多少（單位：日、周、月） 例：在一個(gè)工作日內(nèi)，在肖經(jīng)理的工作事項(xiàng)中 非常重要 2件 重要 2件 不很重要 6件 不重要 2件 時(shí)間管理問(wèn)題： √ 你每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作？ √ 非常重要的工作，如果很緊急，則與時(shí)間管理無(wú)關(guān)。 √ 重要的工作事項(xiàng)所占時(shí)間越多，時(shí)間管理就越合理。 √ 一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過(guò)授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。 √ 特別注意對(duì)“重要”的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析。 非常重要 （絕對(duì)要做） 重要 （應(yīng)該做） 不很重要 （可做可不做） 不重要 （可不做） 頻次 時(shí)間 重要性 工作事項(xiàng) 工作重要性分析表 （表 6） 姓名： 日期： 年 月 日 ? 時(shí)間管理問(wèn)題： ? √ 你每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作？ ? √ 非常緊急的工作事項(xiàng)，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。制度、營(yíng)銷(xiāo)策略、產(chǎn)品品質(zhì)等重大問(wèn)題，與時(shí)間管理無(wú)關(guān)。 ? √ “緊急事項(xiàng)”越多，時(shí)間管理問(wèn)題越大。 ? √“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項(xiàng)，時(shí)間比重越大，時(shí)間管理問(wèn)題越大。 ? √ 除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項(xiàng)是否真的那么急。 分析 六 ：會(huì)議分析 目標(biāo)： 分析會(huì)議的必要性及其浪費(fèi)、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法 。 方法： 運(yùn)用《會(huì)議分析表》 √首先，分析會(huì)前準(zhǔn)備工作。 — 有無(wú)會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程、用時(shí)安排 — 時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng) — 參加人員是否適當(dāng)和必須 √其次，分析會(huì)議過(guò)程。 — 是否準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，為什么 — 是否跑題 — 是否按計(jì)劃進(jìn)行 — 秩序是否正常 — 是否有人中途退出 — 是否按時(shí)結(jié)束 √會(huì)后分析 — 會(huì)議紀(jì)要有沒(méi)有？發(fā)給與會(huì)者沒(méi)有？ — 會(huì)議決議的執(zhí)行情況 — 會(huì)議必要性估計(jì) √以上三步分析，主要用于對(duì)浪費(fèi)時(shí)間嚴(yán)重的“馬拉松”會(huì)議或嚴(yán)重?zé)o效會(huì)議的詳細(xì)分析。 一般情況，按照會(huì)議分析表的項(xiàng)目分析即可。 時(shí)間管理的啟示： √根據(jù)統(tǒng)計(jì)，公司經(jīng)理用于會(huì)議的時(shí)間約占工作時(shí)間的 20％，如何利用好這 20％的時(shí)間，是時(shí)間管理的重要環(huán)節(jié)。 √公司經(jīng)理自行主持召開(kāi)的會(huì)議主要有“部門(mén)例會(huì)”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)”、“專(zhuān)題討論會(huì)”等。對(duì)于自己可以決定是否召開(kāi)的會(huì)議，一定要 評(píng)估開(kāi)會(huì)的必要性。 √事先準(zhǔn)確通知參會(huì)人員，即使是部門(mén)里只有幾個(gè)人或幾十個(gè)人。最好養(yǎng)成以簡(jiǎn)明的書(shū)面形式通知大家會(huì)議計(jì)劃，而不要簡(jiǎn)要一句“下午開(kāi)會(huì)”就把大家召集起來(lái)。 √嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。 √參加別人召集的會(huì)議，可請(qǐng)求召集人確認(rèn)到會(huì)規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間。 日期 會(huì) 議 名 目 會(huì) 議 內(nèi) 容 計(jì) 劃 用 時(shí) 實(shí) 際 用 時(shí) 原 因 分 析 會(huì) 議 必 要 性 評(píng) 估 必須的 目的 明確的 目的 不明確的 可不開(kāi)的 姓名： 日期： 年 月 日 會(huì)議分析表 （表 7） 三、時(shí)間管理的原則 時(shí)間在使用過(guò)程中，確實(shí)存在著一些不可抗拒的原則，如果我 們了解并遵循這些原則，就會(huì)使時(shí)間很好地為我們所用；如果不 知道、不遵循時(shí)間管理的原則就會(huì)盲目地將時(shí)間浪費(fèi)掉。你是否 問(wèn)過(guò)自己：自己的時(shí)間是否缺乏詳細(xì)和有效的計(jì)劃？壞的時(shí)間使 用習(xí)慣是否左右著自己？我的工作是否有輕重和優(yōu)先次序？如果 沒(méi)有，基本原因就是你沒(méi)有遵循時(shí)間管理的原則。時(shí)間管理具有 以下五個(gè)原則 ,它們是： ◆ 80/20原則 ◆ 目標(biāo) ABC原則 ◆ 優(yōu)先順序原則 ◆ 計(jì)劃原則 ◆ 習(xí)慣原則 原則一： 80/20原則 所謂 80/20原則是：假如工作項(xiàng)目是以某價(jià)值序列排定的，則80 ％的價(jià)值來(lái)自于 20％的項(xiàng)目，而剩下的 20％的價(jià)值則來(lái)自于 80％的 項(xiàng)目。當(dāng)然有時(shí)可能會(huì)稍微多一些，有時(shí)也可能會(huì)少一些，但是如 果你認(rèn)真去實(shí)現(xiàn)這個(gè)原則，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)原則是正確的。 簡(jiǎn)單地說(shuō)就是： ★ 20％的工作占整個(gè)工作 80％的價(jià)值 ★ 集中 80％的精力要做 20％的工作 ★ 投入 20％精力做另外 80％的工作 仔細(xì)觀(guān)察，我們是否經(jīng)常遇到以下一些事例： ⊙ 80％的銷(xiāo)售量來(lái)自于 20％的客戶(hù) ⊙ 80％的電視時(shí)間用來(lái)收看 20％的你最喜歡的電視節(jié)目 ⊙ 80％的閱讀時(shí)間用在 20％的報(bào)刊和雜志上 ⊙ 80％的電話(huà)是由 20％的外人打進(jìn)來(lái)的 ⊙ 80％的外餐是在 20％你最喜歡的餐館中進(jìn)行的 ⊙ 80％的請(qǐng)假是 20％的員工請(qǐng)的 ⊙ 80％的宴會(huì)重復(fù) 20％的食譜 例：你一天的工作有 15件事項(xiàng)要完成，依據(jù) 80/20的原則，其中只 有 3件事是需要集中你 80％的時(shí)間完成的，這樣你就可以取得 80％的價(jià)值，也就是最大的價(jià)值。所以你要認(rèn)真地挑選價(jià)值 80％的 3件事項(xiàng)，然后就去做。而其他的 12件事可以慢慢去做 或沒(méi)有時(shí)間就不做，因?yàn)檫@ 8項(xiàng)工作所取得的價(jià)值，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于 你所挑選出的 3個(gè)項(xiàng)目的價(jià)值。 在你的工作或生活中，把一些十分重要的事項(xiàng)挑選出來(lái)，你就 會(huì)因此而專(zhuān)心致志地去完成這些高價(jià)值地工作或項(xiàng)目并感到愉快。 這時(shí)你也會(huì)十分樂(lè)意地去忽略其他較低價(jià)值地工作或項(xiàng)目。 既然存在著這樣一個(gè)原則，那么作為公司經(jīng)理地你也一定希望 把自己地時(shí)間用在更有意義地事情上。如果你想得到更多的 時(shí)間 并想做有效利用時(shí)間的人，你就該牢牢記住和活用 80/20原則。 如何堅(jiān)持這一原則呢？ √首先將你每天的工作全部列出 —— …… √對(duì)工作進(jìn)行如下分類(lèi)：