【文章內(nèi)容簡介】 時(shí)間管理與差旅服務(wù) 第三節(jié) 差旅服務(wù) ? 細(xì)心周到安排領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)旅行 ? 周斌是一家外貿(mào)公司營業(yè)總監(jiān)的秘書 。 許多秘書常常是面對(duì)老板時(shí)畢恭畢敬 、 端茶倒水 、 一絲不茍 ， 老板一出去開會(huì) ， 就放松下來 ， 偷偷做些自己的私事 。 而周斌一空下來 ， 馬上就回想最近幾天老板交代的事情 ， 自己有哪幾件還辦得不夠好 ？自己還有哪些方面的不足 ， 需要繼續(xù)充電 ？ 然后利用空閑 ， 與其他秘書交換信息 ， 還打聽打聽哪里開張了新飯店 ， 哪家五星級(jí)賓館請(qǐng)了新的法國廚師來獻(xiàn)技 。 這些情報(bào)在老板應(yīng)酬客戶的時(shí)候都是關(guān)鍵 。 同時(shí) ， 注意在各行各業(yè)建立一些自己的關(guān)系 ， 以備不時(shí)之需 。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) ? 有一天快下班時(shí) ， 老板突然對(duì)助理說：今晚有朋友來 ， 我請(qǐng)他們到賓館吃飯 。 但偏偏這一天周末賓館爆滿 ， 定不到位子 ， 急得助理不知如何是好 。周斌在一旁得知后說：讓我來試試 。 結(jié)果 ， 靠著一點(diǎn)小小 “ 神通 ” 辦妥了一切 ， 得到老板的贊許 。這點(diǎn)功夫若不是平時(shí)積累 ， 燃眉之際是拿不出來的 。 一次 ， 周斌跟隨老板去簽一個(gè)重要的合作合同 。 下車的時(shí)候 ， 天空中飄起了小雨 ， 周斌悄悄對(duì)司機(jī)說： “ 請(qǐng)你幫忙立刻到附近買一把傘來 ，尺寸要大些 。 ” 等老板簽完約從樓里出來時(shí) ， 大雨滂沱 ， 周斌將司機(jī)買回的大號(hào)雨傘遞給老板 ，老板得以極有風(fēng)度地為合作伙伴撐起傘 ， 送對(duì)方上車 。 終于有一天 ， 老板把周斌叫到面前 ， 對(duì)他說： “ 從下周起 ， 提升你為我的助理 。 ” 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) 情景案例 在安排上司的差旅事務(wù)上 ， 有兩件事讓經(jīng)理助理李強(qiáng)至今記憶猶新 ， 教訓(xùn)深刻 。 那一次是宏利公司肖總與金通公司經(jīng)理就某合作項(xiàng)目安排了約見 ， 預(yù)定在 7月 9日下午 1： 00開始 。 當(dāng)時(shí)李強(qiáng)預(yù)訂了 7月 8日晚直飛金通公司所在 A城的機(jī)票 。 但肖總說8號(hào)晚上有個(gè)宴約 ， 恐怕不能飛往 A城 。 于是李強(qiáng)改訂 7月 9日上午 8： 00的機(jī)票 。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) 但是 ， 由于肖總晚上應(yīng)酬時(shí)間太晚 ， 而早班飛機(jī)又比較早 ， 所以最終沒能趕上班機(jī)。 9號(hào)上午又只有那一次航班 ， 于是 ， 肖總只能立即買飛往相鄰城市 B城的機(jī)票 ， 再乘大巴車趕到 A城的金通公司 。 由于遲到 ， 金通公司經(jīng)理不悅 ， 認(rèn)為宏利公司對(duì)該項(xiàng)目的合作缺乏誠意 。 宏利公司差點(diǎn)失去了與金通公司合作的商機(jī) 。 ? 還有一次是肖總要出國出差一個(gè)星期。李強(qiáng)把整理好的具體的行程安排打印后交給肖總。他自認(rèn)為已經(jīng)做得很好，誰知肖總順口問他一句那里的天氣最近怎么樣？李強(qiáng)一時(shí)啞口無言。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) ? 他趕緊邊上網(wǎng)查邊通知外銷公司負(fù)責(zé)這個(gè)區(qū)域的業(yè)務(wù)員幫他問問客戶 。 忙碌一陣 ， 終于把未來一周的天氣趨勢(shì)交給肖總 ， 他也暗暗松了口氣 。 誰知肖總又問李路明有沒有新的名片 。 他準(zhǔn)備帶一盒完整的名片出去 。 李強(qiáng)暗暗叫苦：印刷好的那么多名片偏偏在這個(gè)節(jié)骨眼上沒有了 。 于是趕緊通知總務(wù)后勤緊急印刷 。 當(dāng)李強(qiáng)再一次交給肖總印好的名片時(shí) ， 真的怕他再問什么 。 但肖總偏偏又問了 。 肖總要去的國家包括美國 ， 李強(qiáng)卻不知道普通雙頻手機(jī)在美國是不能用的 。 肖總問他的時(shí)候 ， 李強(qiáng)只好回答說： “ 只要開通國際漫游就能用 ” 。 肖總卻說： “ 怎么我聽說 ， 要什么 3頻手機(jī)呢 ？ ” 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) ? 李強(qiáng)趕緊說 ， 我去問問 。 李強(qiáng)立刻打電話去本地的移動(dòng)公司 。 對(duì)方非常熱情 ， 回答說不能在美國用 ，但是他們可以提供出租手機(jī)服務(wù) ， 并列舉了一系列要辦的手續(xù) …… 李強(qiáng)頭都大了 ， 只能一一記錄 ， 準(zhǔn)備幫肖總辦理租機(jī) 。 誰知等李強(qiáng)轉(zhuǎn)達(dá)這個(gè)信息時(shí) ，肖總輕輕問他： “ 可以直接買一個(gè)這樣的 3頻手機(jī)嗎 ？ ” 李強(qiáng)又傻眼了 ， 趕緊又說： “ 我去問問 ” 。當(dāng)時(shí)李強(qiáng)真是尷尬萬分 ！ 最搞笑的是 ， 當(dāng)李強(qiáng)開始查詢關(guān)于 3頻手機(jī)的介紹時(shí)才發(fā)現(xiàn) ， 并不是只有移動(dòng)電信局才有 3頻手機(jī) ， 現(xiàn)在很多上市比較晚的手機(jī)早就是 3頻了 。 可李強(qiáng)只知道肖總用的是 Nokia， 什么型號(hào)卻不清楚 。 只有硬著頭皮去問 。 那一刻他真的想殺了自己 ， 怎么就這樣笨 。 果然 ， 最后肖總的手機(jī)功能非常強(qiáng)大 ， 早就是 3頻 。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) 項(xiàng)目任務(wù) 宏利公司的經(jīng)理助理李強(qiáng)在安排上司的差旅事務(wù)上有何不當(dāng)之處 ？ 上司公務(wù)旅行 ，秘書應(yīng)該要做好哪些準(zhǔn)備工作 ？ 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) 任務(wù)分析 宏利公司差點(diǎn)失去了與金通公司合作的商機(jī) ， 表面上看是宏利公司肖總?cè)狈r(shí)間觀念誤事 ， 其實(shí) ， 主要責(zé)任還在于經(jīng)理助理李強(qiáng) 。 約見時(shí)間是 7月 9日下午 ， 預(yù)訂 7月 8日晚的飛機(jī)票是正確的 ， 但當(dāng)肖總表示 7月 8日晚上有應(yīng)酬 ， 出發(fā)時(shí)間要改變時(shí) ， 作為秘書就要多長個(gè)心眼了 ， 要充分考慮肖總的決定是否適宜 ， 一是 7月 9日上午 8： 00雖然有一次飛往 A城的飛機(jī) ， 但飛機(jī)能否按時(shí)起飛就是一個(gè)未知數(shù) ， 如果晚點(diǎn)起飛肯定會(huì)要影響下午的約見 ， 二是即使飛機(jī)能按時(shí)起飛 ， 但起飛時(shí)間較早 ， 肖總?cè)绻耙煌響?yīng)酬過晚 ， 早晨未必能早起趕得上飛機(jī) ， 同樣會(huì)影響下午的約見 。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) 因此 ， 李強(qiáng)應(yīng)向上司說明自己的想法 ， 由肖總自己決定出發(fā)的時(shí)間 ， 如果肖總?cè)詧?jiān)持乘坐 7月 9日上午的飛機(jī) ， 李強(qiáng)也應(yīng)及時(shí)提醒上司注意時(shí)間不要誤機(jī) ， 履行作為一個(gè)秘書應(yīng)盡的職責(zé) 。 上司外出公務(wù)旅行 ,特別是出國公務(wù)旅行 ,秘書要為上司考慮的事情就更多 ， 李強(qiáng)自認(rèn)為只要安排好上司的具體行程即可 ， 卻不知作為秘書 ，上司差旅中事無巨細(xì)凡是要考慮到的事務(wù)都要考慮到 ， 如對(duì)方國家的特殊國情 、 節(jié)假日 、 氣候 、小費(fèi)行情等一切能想到的都要想到 ， 提前準(zhǔn)備好出差必帶的東西如名片 、 禮節(jié)性拜訪贈(zèng)品等都要準(zhǔn)備好 ， 李強(qiáng)在安排上司的國外差旅事務(wù)時(shí)因準(zhǔn)備不足處處顯得被動(dòng) ， 以至于在上司的咨詢中尷尬萬分 ！ 長此下去 ， 只怕在上司的心中其印象要大打折扣了 。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) 在秘書的準(zhǔn)備工作 ， 常識(shí)的具備也是必須的 ， 如普通雙頻手機(jī)在國外不能用等就應(yīng)該要知道 ， 要把這個(gè)情況及時(shí)告之上司 ， 我們常說秘書是 “ 雜家 ” ， 也包括了一些常識(shí)秘書必須要熟識(shí) ， 這是秘書的職業(yè)特點(diǎn)所決定的 。 上司公務(wù)旅行 ， 秘書的準(zhǔn)備工作是很多的 ， 無論作什么樣的準(zhǔn)備工作 ， 秘書一定要細(xì)心周到 ， 任何事情都要想在前 ， 以保證上司的公務(wù)差旅順利進(jìn)行 。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) 第三節(jié) 差旅服務(wù) 一 、 差旅服務(wù)概述 （ 一 ） 差旅服務(wù)的概念 差旅服務(wù)就是為上司的公務(wù)旅行提供各方面服務(wù) 。 公務(wù)旅行有兩種類型： 下基層 —— 到所領(lǐng)導(dǎo)的地區(qū)或下級(jí)單位調(diào)查研究 、 布臵任務(wù) 、 檢查工作 、 處理問題等 。 出公差 —— 到外地出席會(huì)議 、 商務(wù)談判 、接洽業(yè)務(wù) 、 觀摩考察等 。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) （二）差旅服務(wù)工作的意義 第一 ,良好周到的差旅服務(wù)可以提高上司公務(wù)活動(dòng)的效率。 第二 ,良好周到的差旅服務(wù)有利于樹立單位的公關(guān)形象。 第三 ,良好周到的差旅服務(wù)有利于鍛煉秘書的才干。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) 秘書在差旅安排中應(yīng)注意哪些事項(xiàng)？ ? （ 1） 鐵路訂票方面 ， 要查用最新列車時(shí)刻表 ，以防車次變化 。 （ 2） 航空方面 ， 要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)等級(jí) 、 待遇要求訂相應(yīng)艙位 。 （ 3） 其他方面 ， 要注意車次更換 、 交通工具更換等事項(xiàng) 。 ? ? 領(lǐng)導(dǎo)出差安排旅店 ， 一定要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人喜好和習(xí)慣安排決定 ， 安排要謹(jǐn)慎合理 。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) 領(lǐng)導(dǎo)出差攜帶物品要想好 ， 例如名片 、 資料 、 筆記本 、 活動(dòng)日程表 、 地圖 、 照相機(jī)以及一些生活用品 ， 一定要安排得當(dāng) ， 但不宜太多 。 秘書一方面為領(lǐng)導(dǎo)出差做準(zhǔn)備 ， 但在另一方面也要讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司的事情作個(gè)安排 。但秘書要注意安排好領(lǐng)導(dǎo)的休息 ， 不要讓領(lǐng)導(dǎo)帶著疲憊和牽掛出差 。 領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)身當(dāng)天 ， 要安排好送站的車 。有什么突發(fā)變化要及時(shí)通知應(yīng)付等 。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) 案例分析 ? 一天 ， 總經(jīng)理告訴秘書小于 ， 他要到 x市去開會(huì) ， 讓她陪同一起去 。 她問總經(jīng)理坐啥車 ， 秘書長說坐火車 ， 趕上開會(huì)就行 ， 不用早了 。 ? 小于看了看列車時(shí)間表 ， 算了一下 ， 坐明天 9點(diǎn)車就正好 ， 既不用起早又不用貪黑 ，欣賞一路風(fēng)光 ， 晚上又不耽誤休息 。 她下午買了預(yù)售票 ， 就告訴領(lǐng)導(dǎo)明天在家等著就行了 。 文件 、 路費(fèi)都準(zhǔn)備齊了 ， 車也安排了 。她就安心回家了 。 ? 第二天 ， 她按時(shí)去接了領(lǐng)導(dǎo) ， 在貴賓室檢票 ， 她見貴賓室候車人很少 ， 很是得意 。 第十章 時(shí)間管理與差旅服務(wù) ? 檢票時(shí) ， 傻眼了 !買的票不是軟臥 ， 但時(shí)間有限 ， 車還是上了 。 但要補(bǔ)軟臥票時(shí) ，列車員告訴他 ， 這次車沒軟臥 ， 有軟臥的是 7點(diǎn)快車 。 雖然領(lǐng)導(dǎo)一再說 “ 沒事 ” ， 但她身上就像背個(gè)大麻袋似的 ， 壓力太大了 。 ? 一路上 ， 為了減輕秘書小于的壓力 ，總經(jīng)理總是找話說 ， 就像哄小孩似的 。 但是 ， 這樣更使小于覺得不自在 。 ? 總算到站了 ， 而且接站車也一直在等他們 。 這總算給小于一點(diǎn)欣慰 。 ? 由于他們是坐慢車來的 ， 會(huì)議的晚飯開過了 ， 又現(xiàn)給他們熱飯 。 雖然飯