iso14001內(nèi)稽講義(編輯修改稿)
2025-03-22 03:02 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 之管制 29 問對(duì)人及用對(duì)資料 ? 開始問問題之前，可請(qǐng)對(duì)方就現(xiàn)在即將評(píng)鑑之項(xiàng)目 – 先提出主要的作業(yè)程序或規(guī)定。 (查核一覽表亦佳 ) – 查核該程序 /規(guī)定之文件發(fā)行狀況，以確定稽核所依據(jù)之資料為最新版次。 – 確認(rèn)訪談的人員確實(shí)是該稽核區(qū)域之負(fù)責(zé) – 然後再依照自己原已準(zhǔn)備好之查核表往下進(jìn)行。 稽核之管制 30 保持清楚的稽核路徑 (Route) ? 在稽核的過程中，稽核員心中應(yīng)該清楚的知道，自己現(xiàn)在想查核的是什麼？下一步想查核的是什麼？全部順序了然於心，然後將這項(xiàng)順序隨時(shí)也讓被稽核部門知道，使被稽核的人知道你下一步想要查核什麼？以便配合。 稽核之管制 31 保持清楚的稽核路徑 (Route) ? 例如：在管理部門稽核溝通審查這一項(xiàng)，在工作開始之前，稽核員即說明： 在貴部門中，查核溝通這一項(xiàng)，依計(jì)劃是二 個(gè)小時(shí)的時(shí)間。 擬查核的幾個(gè)大項(xiàng)依序是： ※查核作業(yè)程序 ※查核「誰 /單位」負(fù)責(zé) ※查核溝通之來源，溝通之方式 ※在不同類型的接單方式中抽取樣本 ※依作業(yè)程序查核所抽取之樣本如何審查 ※審查作業(yè)中與其他相關(guān)部門之界面 (interface) ※審查作業(yè)中與客戶之連繫 稽核之管制 32 保持清楚的稽核路徑 (Route) ? 在工作中，稽核員時(shí)時(shí)記得提醒對(duì)方 ： –「現(xiàn)在我們已查明了訂單的來源，及接 單方式，下面應(yīng)該要抽取樣本了」。 ? 或者是： –「現(xiàn)在我們還剩 ”查核與客戶連繫的記 錄” 就結(jié)束了」 稽核之管制 33 稽核路徑清楚之優(yōu)點(diǎn)在於 ? 稽核員容易掌握情況 – 易於保持冷靜，減少工作壓力。 – 不會(huì)漏東忘西，或是跑來跑去。 ? 被稽核人員易於配合 – 被稽核人員總是知道你下一步要作什麼？ – 應(yīng)該準(zhǔn)備的資料是什麼？ ? 時(shí)間容易控制 – 不會(huì)離題太遠(yuǎn)。 ? 使稽核工作具有專業(yè)水準(zhǔn) 保持清楚的稽核路徑 34 訪談（ Interview） 之技巧 ? 訪談對(duì)象 ? 營造訪談之氣氛 現(xiàn)場(chǎng)收集資料 35 訪談對(duì)象 ? 訪談不限於領(lǐng)導(dǎo)階層或部門主管， 應(yīng)包括各種環(huán)境活動(dòng)的真正工作者 或擔(dān)負(fù)責(zé)任的人。 稽核員藉由訪談可了解其工作是否 與程序上所規(guī)定的一致。常發(fā)生的 現(xiàn)象包括： 訪談之技巧 36 訪談對(duì)象 –程序是程序 ， 現(xiàn)況是現(xiàn)況 ， 二者不相符合 。 –依程序執(zhí)行 ， 但某些部分 ， 工作人員自行作主變更 。 –工作人員不知道有程序 ， 或?qū)Τ绦蛄私獠粔?， 或知其然不知其所以然 。 –工作人員所作的事 ， 沒有制訂任何程序 。 訪談之技巧 37 訪談對(duì)象 ?2 、為查證某一事實(shí)，可以對(duì)不同 的人問同一個(gè)問題，以查證答 案是否一致。 ?要問對(duì)人： –針對(duì)目前查核的項(xiàng)目，找到真正負(fù)責(zé)的人員進(jìn)行訪談。 訪談之技巧 38 營造訪談之氣氛 ? 稽核員最大挑戰(zhàn)就是「人」。 在稽核過程中，稽核員必須在最 短的時(shí)間內(nèi)，和一群人發(fā)展出和 諧友善的關(guān)係，讓對(duì)方能夠「放 鬆」、「不緊張」、而且「誠實(shí) 的」 回答你的問題，的確不是 一件簡單的任務(wù)。 訪談之技巧 39 營造訪談之氣氛 ?2 、 用誠懇的態(tài)度讓對(duì)方明白評(píng)審 人員扮演的角色 (如下所列 )、 將有助於訪談的進(jìn)行。 –評(píng)審人員也是人，在稽核中也同樣承受著壓力和挑戰(zhàn)。 –稽核的目的是在驗(yàn)證環(huán)境系統(tǒng)之有效性，而不是來挑毛病，對(duì)你個(gè)人進(jìn)行評(píng)判，非找到你的缺點(diǎn)不可。
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