【正文】 – 發(fā)生之事實(shí)或現(xiàn)象 (What) ?記錄究竟發(fā)生了什麼事。 抽樣之技巧 48 樣本數(shù)的大小 ?2 、 若是已抽的樣本經(jīng)查核之後發(fā)現(xiàn)問 題，最好再進(jìn)一步抽樣深入調(diào)查。 –稽核的目的是在驗(yàn)證環(huán)境系統(tǒng)之有效性，而不是來挑毛病，對(duì)你個(gè)人進(jìn)行評(píng)判，非找到你的缺點(diǎn)不可。 擬查核的幾個(gè)大項(xiàng)依序是： ※查核作業(yè)程序 ※查核「誰 /單位」負(fù)責(zé) ※查核溝通之來源，溝通之方式 ※在不同類型的接單方式中抽取樣本 ※依作業(yè)程序查核所抽取之樣本如何審查 ※審查作業(yè)中與其他相關(guān)部門之界面 (interface) ※審查作業(yè)中與客戶之連繫 稽核之管制 32 保持清楚的稽核路徑 (Route) ? 在工作中，稽核員時(shí)時(shí)記得提醒對(duì)方 ： –「現(xiàn)在我們已查明了訂單的來源，及接 單方式，下面應(yīng)該要抽取樣本了」。 ? 法規(guī)查核人員 稽核人員的角色與責(zé)任 13 稽核人員之人格特質(zhì) ? 溝通技巧 口頭上 、 書面上 ? 圓 通 ? 彈 性 ? 堅(jiān) 持 ? 客 觀 ? 廉 正 稽核人員的角色與責(zé)任 14 獨(dú) 立 性 ? 稽核人員須獨(dú)立於被稽核單位 稽核人員的角色與責(zé)任 15 稽 核 計(jì) 劃 ? 稽核準(zhǔn)備 ? 稽核頻率決定因素 ? 稽核的策略 ? 稽核之樣本與查核表 (CHECK LIST)來源參考 ? 建立查核表單的好處 ? 稽核表單的格式 ? 稽核計(jì)劃的內(nèi)容 16 稽 核 準(zhǔn) 備 ? 在稽核之前必需先確定 ， 將被稽核的這一個(gè)環(huán)境管理系統(tǒng)已有書面化之系統(tǒng) ， 如環(huán)境手冊(cè) 、 作業(yè)程序 。 –工作人員所作的事 ， 沒有制訂任何程序 。 抽樣之技巧 43 抽樣的原則 ? 在理論上，抽取樣本應(yīng)取最具代表性之樣本 。 ? 訂有程序 ， 依程序執(zhí)行 ， 但程序有缺陷 。 矯正措施跟催 65 管理階層的參與 ? 管理階層必須確保矯正措施有效地實(shí)施及評(píng)估環(huán)境目標(biāo)標(biāo)的之改善提升。 ? 訂有程序 ， 但未依程序執(zhí)行 。 訪談之技巧 41 抽樣之技巧 ? 抽樣範(fàn)圍 ? 抽樣的原則 ? 如何選擇具代表性之樣本 ? 樣本數(shù)的大小 現(xiàn)場(chǎng)收集資料 42 抽樣範(fàn)圍 ? 為了驗(yàn)證被稽核部門環(huán)境系統(tǒng)之有 效性，稽核員在稽核現(xiàn)場(chǎng)勢(shì)必要利 用抽樣的方式來查核一些發(fā)生的事 件、文件、工作、產(chǎn)品等，並詢問 相關(guān)的人員，以找出事實(shí)真象。 –依程序執(zhí)行 ， 但某些部分 ， 工作人員自行作主變更 。 ? 稽核結(jié)果資訊應(yīng)提交管理階層。 – 不會(huì)漏東忘西，或是跑來跑去。 – 良好的溝通技巧源於：?jiǎn)?、傾聽、少發(fā)言。 抽樣之技巧 49 問問題之技巧 ? 問對(duì)問題 ? 選擇問題 ? 問題之型式 現(xiàn)場(chǎng)收集資料 50 問對(duì)問題 ? 問對(duì)問題的前題 目標(biāo)要清楚 。 (但以記錄其職位為宜 ， 如非必要 ， 儘可能不要記錄人名如製一課課長(zhǎng) ， 插件操作員等 )。 – 當(dāng)時(shí)未參與稽核，但事後執(zhí)行追蹤的人員， 其工作時(shí)所能得到的線索，祇有「缺點(diǎn)報(bào)告」 上所敘述的文句而已，因此稽核員再敘述缺 點(diǎn)時(shí)，應(yīng)以「拿給不相干的人看也看的懂」 的心情著手。 –相關(guān)資料之取得 ， 也易於了解選擇何種樣品為宜 抽樣之技巧 46 如何選擇具代表性之樣本 –更可以依下列之方向加以考慮 ?該部門主要的功能是什麼 ?該部門所負(fù)責(zé)的權(quán)責(zé)是什麼 ?若有錯(cuò)誤發(fā)生時(shí) ， 其處理之方式 –事前充分的準(zhǔn)備 ， 如妥當(dāng)準(zhǔn)備查核表 ，用以規(guī)範(fàn)取樣的重點(diǎn)及方向 ， 較易抽取到具有代表性之樣本 。 訪談之