【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 儀式）或座談交流 ? ? 、送行 （五）布置與檢查 二、接待實(shí)施 （一）迎接 由主管親自迎接或由秘書代勞，或需組織一定的歡迎儀式。 介紹 —— 握手 —— 獻(xiàn)花 （二）安排來賓生活 之前要預(yù)定食宿：即按計(jì)劃規(guī)格在賓館預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)客房或套間，預(yù)訂中式或西式餐飲，說明特殊要求或指定菜譜。 （三）看望及商定活動(dòng)日程 秘書到賓客下榻處和客房商定日程 （四）禮儀性會(huì)見 主方負(fù)責(zé)人去客方下榻處進(jìn)行禮節(jié)性拜訪，秘書隨同 （五）宴請(qǐng)：主方宴請(qǐng)客方，一般固定席位的正宴、晚宴，不用酒會(huì)、自助餐等。 了解來賓飲食和生活習(xí)慣。注意與宗教有關(guān)的飲食忌諱。 宴請(qǐng)形式： 正式宴會(huì)；便宴；酒會(huì)；冷餐會(huì)；茶會(huì)；工作餐。 （六）會(huì)見、會(huì)談及 簽約儀式等 會(huì)見與會(huì)談 會(huì)見，國際上一般稱接見或拜會(huì)。就內(nèi)容而言，有禮節(jié)性、政治性、事務(wù)性。 企業(yè)常用的會(huì)見主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見。政治性會(huì)見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。 會(huì)談：指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科技、文化等問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見。 也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。 會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。 二者區(qū)別： ① 對(duì)身份要求不同 ② 目的不同 ③ 約束力不同 案例：一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談，會(huì)上欲就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒有準(zhǔn)備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會(huì)談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會(huì)談結(jié)果。會(huì)談開始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問題，因?yàn)檫@對(duì)于合作項(xiàng)目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對(duì)方以滿意的答復(fù)，會(huì)議沒有做出任何決定，只得暫時(shí)休會(huì)。 ? 為什么會(huì)談沒有取得結(jié)果？秘書能否采取一些應(yīng)急措施？ 會(huì)見與會(huì)談準(zhǔn)備 收集對(duì)方的相關(guān)資料 ①對(duì)方求見的目的與求見對(duì)象 ②對(duì)方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征 ③對(duì)方參加會(huì)見的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。 ⑤主要求見人的詳細(xì)資料 通知主方參加會(huì)見和會(huì)談的人員 ①通知主方接見人與陪同人員 ② 通知主談人與其他會(huì)談人員 了解會(huì)見與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間 （ 1）會(huì)見的地點(diǎn)和時(shí)間 會(huì)見的地點(diǎn)一般安排在主人的辦公室、會(huì)客室或小型 會(huì)議室，也可在客人的住所進(jìn)行。 會(huì)見的時(shí)間根據(jù)會(huì)見的性質(zhì)來定。 （ 2）會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間 會(huì)談的地點(diǎn)一般安排在客人所住的賓館會(huì)議室。 會(huì)談的時(shí)間安排應(yīng)先征求對(duì)方的意見。 通知對(duì)方 會(huì)見、會(huì)談的座位安排。 可以是賓主穿插而坐，也可以是賓主各坐一邊。我國習(xí)慣于后一種方式。涉外會(huì)見、會(huì)談時(shí)，一般是遵循“右上左下”的原則，即把客方安排在主方的右側(cè)，其他人員按禮賓次序就座。 會(huì) 見 座 位 圖 會(huì)見應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見還應(yīng)有譯員。座位通常排成扇形或半圓型。 會(huì)談座位圖（ 1） 雙方會(huì)談一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)或進(jìn)門后的左側(cè)，雙方主談人位于各方長(zhǎng)排的中央，其他人員按照右高左低排列。 會(huì)談座位圖（ 2） 案例 1：一次， A公司召開座談會(huì)，邀請(qǐng) B公司參加， B公司到會(huì)人數(shù)為 15人，為方便工作，密切 A公司與 B公司的關(guān)系， A公司決定，會(huì)議結(jié)束后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)這次接待工作的秘書小張接到任務(wù)后，慌慌張張來到宴會(huì)現(xiàn)場(chǎng)安排。誰知道，忙中有錯(cuò)，秘書小張擬寫宴席座位方案時(shí)，漏寫了應(yīng)編在主桌的 B公司馮副經(jīng)理，這樣一來，席桌上的入席人員座位名單中就缺少了 B公司馮副經(jīng)理的名字。入席時(shí)，站在旁邊的秘書小張突然看到馮副經(jīng)理在找座位，不由得心里一驚，頭上直冒冷汗。 請(qǐng)思考： 如果你是秘書小張，你應(yīng)該怎么辦 ? 從中應(yīng)當(dāng)吸取什么教訓(xùn) ? 【分析與對(duì)策】 接待工作往往任務(wù)急、時(shí)間緊，要求負(fù)責(zé)接待的文秘人員工作要細(xì)致周到，保證萬無一失。 本例中由于一時(shí)疏忽，接待名單中漏掉了馮副經(jīng)理這位重要的客人，如不采取及時(shí)的補(bǔ)救措施，后果相當(dāng)嚴(yán)重。此時(shí)，馮副經(jīng)理已至，作為這次接待的秘書小張應(yīng)當(dāng)首先去迎接，并主動(dòng)將其引導(dǎo)到主桌。因?yàn)槭孪劝才胖惺前才?A公司主管在主桌接待 B公司的重要客人，因此，可將馮副經(jīng)理引至這個(gè)位置就座，并適時(shí)抽走原來的名單，另作適當(dāng)?shù)陌才拧? 簽訂協(xié)議： 如雙方達(dá)成協(xié)議并簽訂協(xié)議書，秘書應(yīng)事先擬寫協(xié)議書草稿，并安排好簽約儀式。 簽字儀式圖 布置好簽字廳（要求：莊重、整潔、清凈） 準(zhǔn)備好簽字用具 簽署涉外商務(wù)合同時(shí)，需在簽字桌上擺放雙方國旗 簽字時(shí)的座次安排 ? 簽約儀式正常程序：簽字儀式開始，雙方簽字人員進(jìn)入簽字廳。簽字人入座時(shí)，其他出席人員各列于各自的簽字人座位之后，雙方的助簽人分別站立于各簽字人的外側(cè)，以協(xié)助自己的簽字人翻開文本、指明簽字處。當(dāng)簽字人在本方文本上簽完字后，由雙方助簽人互相傳遞文本，由簽字人再在對(duì)方保存的文本上簽字。之后，雙方