公司檔案管理培訓xxxx年11月(編輯修改稿)
2025-03-13 19:05 本頁面
【文章內容簡介】 部簽報及批復類 等三級類目。 各技術類檔案可以根據(jù)所屬行業(yè)標準、專業(yè) 特征、工作程序特征等標準進行細化。 分類的一般方法有： 34 三、分類號、檔號編制方法 ?分類號。 本分類細則采用代碼制分類標識法。一級類目使用 09 標識，二級類目使用 標識、三級類目使用 標識，依此類推。沒有標注出來的數(shù)碼標識為空號，留作今后類目擴展使用。各級類目標識之間用“ .”隔開。 ?檔號編制方法 ? 檔號以“ 件 ”為單元進行標識的，檔號編制的規(guī)則為六段號碼制，即： ?檔號 =機構代碼 +年度 +分類號 +保管期限代號 +載體類型代碼 +件號（文件順序號） ?各號段之間以“ ”隔開。 ? 機構代碼 載體類型代碼 分類號代碼 件號 年度 保管期限代碼 36 ? 檔號以“ 卷 ”為單元進行標識的，檔號編制的規(guī)則為六段號碼制，即： ?檔號 =機構代碼 +年度 +分類號 +保管期限代號 +載體類型代碼 +案卷號 ? ? 機構代碼 ? 案卷號 ? 年度 ? 保管期限代碼 ? 載體類型代碼 ? 分類號代碼 37 ? 分類表中的一級類目應該原則遵循。公司可以根據(jù)自己的實際需要，調整和細化分類表中的二級以下類目，如果確實需要增加一級類目的，需要報集團公司和地產中心檔案部門備案。 ?公司檔案分類表使用說明 38 公司文件歸檔整理方法 一、基本概念（術語定義） 歸檔：指產業(yè)園公司所屬各單位（部門）將屬于歸檔范圍的公司文件，按照公司檔案管理的有關規(guī)定，移交給公司或本單位檔案管理機構集中保存的過程，是文件轉化為檔案的必要手續(xù)。 歸檔文件：是指各單位在企業(yè)活動中形成、辦理完畢并符合歸檔范圍，作為檔案歸檔保存的各種載體形式的文件材料。 39 歸檔時間：是指應當歸檔的文件向檔案室移交的時間。不同種類的文件材料，根據(jù)其形成的具體情況有不同的要求。 歸檔文件整理：是指將零散、無序的文件有序化的過程。 具體是將歸檔文件以件為單位進行裝訂（或組成案卷裝訂）、按照一定的聯(lián)系將歸檔文件裝入檔案盒、進行盒內排列、加蓋歸檔章、編制盒內目錄和填寫備考表等幾項系統(tǒng)整理的工作。 40 文件歸檔整理 檔案盒：是一組具有有機聯(lián)系的歸檔文件的最小存放單元。對不同種類的文件材料，裝盒方式有所不同。 編目，是指以檔案盒內的歸檔文件為對象，通過編制盒內文件目錄，固定盒內文件整理的成果，揭示盒內文件的內容和成 份。 41 ?二、歸檔工作管理 ? 歸檔工作管理的內容 ? ?歸檔范圍： ?確定文件的價值，決定文件是否向檔案轉化 ?歸檔時間： ?根據(jù)科技活動特別，確定文件何時歸檔 ?歸檔要求： ?明確便于長遠和安全保存檔案的措施 ?歸檔份數(shù)： ?根據(jù)歸檔文件重要性確定原件與復制件數(shù)量 ?歸檔手續(xù)： ?明確歸檔文件的移交手續(xù) 42 歸檔程序 （ 1）兼職檔案員在歸檔材料整理完畢后填寫《 文件移交登記表 》 一式兩份，隨同歸檔材料移交本單位檔案管理人員。 （ 2）專職檔案管理人員清點文件材料移交情況，核對之后在 《 文件移交登記表 》 簽字確認，正式簽收。 《 文件移交登記表 》 一式兩份，一份歸檔，一份交由兼職檔案管理人員保存。 43 三、整理工作管理 ? 整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同 價值，便于保管和利用。 ? 整理要求 （ 1）歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模 糊或易退變的文件應予以復制。 （ 2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應 符合檔案保護要求。 （ 3）有公司文號的文件歸檔時，必須歸有公司領導在發(fā)文稿紙上簽發(fā)的定稿和蓋有公章的正本。 44 歸檔文件編目 （ 1） 、歸檔文件應逐件編目。歸檔文件目錄設序號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。 ① 序號：文件在檔案盒內的順序號。 ② 文號：文件的發(fā)文字號
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