公司檔案管理培訓(xùn)xxxx年11月(已改無錯字)
2023-03-14 19:05:19 本頁面
【正文】 。 ③ 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 ④ 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加 “ 〔〕 ”號。 ⑤ 日期：文件的形成時間，以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 20230816。 45 歸檔文件編目 ⑥ 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中凡有圖文的頁面均為一頁。 ⑦ 備注：注釋文件需說明的情況。 （ 2）歸檔文件的檔案盒目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面設(shè)置年度、保管期限、 機(jī)構(gòu)、主題等項目。 46 檔案盒編目 將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案 盒封面、盒脊及備考表項目。 （ 1）填寫檔案盒封面 ①檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明公司名稱。檔案盒的外形尺寸為 310 220mm，可根據(jù)需要選用盒脊厚度適合的檔案盒。 ②檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊設(shè)置年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu) (問題 )等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號，中間用“ —”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)檔案室時，由專職檔案人員按要求編制。 ③檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作 47 檔案盒編目 （ 2）備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項 目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 ① 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、 移出、銷毀等情況。 ② 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 ③ 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 ④ 裝盒時間：歸檔文件整理完畢裝盒的日期。 將歸檔文件按室檔號順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi) 裝盒 盒脊 年度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問題） 起止件號 盒號 2023 永久 辦公室 17 1 裝盒 歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實體管理。 ⑧ 排架 要點 ? 文書檔案以件為單位整理要點 ? 科技檔案整理要點 ? 會計檔案整理要點 ? 特殊載體檔案整理要點 ? 實物檔案整理要點 ? 電子檔案管理要點 六項 文書檔案以件為單位整理要點 以“件”為單位整理的前提： 適應(yīng)辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要 件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計量單位 形成 是自然的 ? 形式 是單個獨立成冊的 （實體上裝訂在一起，編目時體現(xiàn)為一條目錄） ? 效用 是獨立可用的 ? 是文件歸檔時的基本保管單位 按 “ 件 ” 裝訂 一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。 特殊情況： ?正文與定稿，為一件；原件與復(fù)制件， 為一件； ?正文與附件，為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件； ?式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計表）可以裝訂在一起作為一件 。 ?正文與文件會簽單，為一件； ?正文與發(fā)文稿紙， 為一件； 按 “ 件 ” 裝訂 特殊情況： ? 來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函），原則上各為一件，也可合為一件； ? 會議記錄和會議紀(jì)要，原則上各為一件； ? 一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、新聞報道稿等文件各為一件； ? 歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各種簿冊（名冊、圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（冊）各為一件； ? 重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件； 裝訂前對文件的修整： 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。 例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫字跡等。 裝訂前的整修內(nèi)容主要有：修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。 按“件”裝訂 裝訂順序 ? 正本在前，定稿在后； ? 正文在前，附件在后； ? 原件在前，復(fù)制件在后； ? 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； ? 復(fù)文在前，來文在后；
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