公司檔案管理培訓xxxx年11月(參考版)
2025-02-25 19:05本頁面
【正文】 照片檔案保管要求防光、防潮、防高溫； 照片檔案上架豎放，不應相疊平放； 錄音、錄像檔案要求防磁，錄音（像）帶、磁帶分別單個放入塑料盒或?qū)Ｓ么尜A柜（防磁柜）平放，沒有防磁柜的單位可放在鐵制檔案箱或密集架上； 光盤放入塑料盒或光盤檔案冊； 不能放置樟腦丸等揮發(fā)性藥物 上架入庫 ① 區(qū)分載體： 一般按種類分為 證書、獎牌、獎杯 … ② 清潔修整 ③ 分類排序： 按證書、獎牌、獎杯 …… 分類，并給予 4…… 的代碼（在總體分類方案中標明），同一類的實物檔案按時間順序排列 ④ 貼標簽： 貼在實物檔案的背面或貼在底座上，標簽上填寫實物檔案的檔號，一般由實物檔案代號、類別號、流水號構(gòu)成。 錄音錄像帶整理；光盤整理 光盤是電子文件的主要存儲形式，一張光盤即自然形成一個保管單位，每張光盤寫好文字說明。 ① 分類： 一般是 “ 年度 問題 ” 分類法 ② 組卷： 分年度混問題組卷，按照形成日期依次整理入冊 ③ 照片編號： “卷號 — 張?zhí)枴? ④ 編制說明： 一種是單張說明，一種是組合照片說明 ⑤ 裝冊 ⑥ 編目： 卷內(nèi)目錄、封面、備考表、脊背等 照片檔案整理 一個錄音文件、一盤錄像帶自然形成一個保管單位，可形成時間先后分別進行排列編號，即錄音檔案一個流水號，錄像檔案一個流水號。財會部門保管期間需向檔案室提供會計檔案目錄。 本單位的經(jīng)費預算、財務收支計劃、調(diào)資定級、財務制度、財務政策等管理性文件材料，應納入文書檔案歸檔范圍，不納入會計檔案歸檔范圍。須每份文件材料上依次標注順序號。 大于 A4的圖紙采用“手風琴”式折疊，使標題欄外露。 設(shè)備檔案一般有： ? 隨機文件； ? 合同發(fā)票（或復印件） ? 開箱驗收； ? 安裝調(diào)試； ? 使用維護、 ? 更新改造。 科研檔案一般有： ? 調(diào)研、申報立項、 ? 研究、試驗、 ? 總結(jié)、鑒定、 ? 報獎、推廣應用。 特點：具有 成套性 。 裝訂前的整修內(nèi)容主要有：修裱、復制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。 ?正文與文件會簽單，為一件； ?正文與發(fā)文稿紙， 為一件； 按 “ 件 ” 裝訂 特殊情況： ? 來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函），原則上各為一件，也可合為一件； ? 會議記錄和會議紀要，原則上各為一件； ? 一次會議形成的會議通知、與會名單、會議議程、領(lǐng)導講話、新聞報道稿等文件各為一件； ? 歸檔前已自然成本（冊）的會議記錄本、各種簿冊（名冊、圖冊等），按其固有的裝訂方式，每本（冊）各為一件； ? 重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件； 裝訂前對文件的修整： 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應符合檔案保護要求。 ⑧ 排架 要點 ? 文書檔案以件為單位整理要點 ? 科技檔案整理要點 ? 會計檔案整理要點 ? 特殊載體檔案整理要點 ? 實物檔案整理要點 ? 電子檔案管理要點 六項 文書檔案以件為單位整理要點 以“件”為單位整理的前提： 適應辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要 件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計量單位 形成 是自然的 ? 形式 是單個獨立成冊的 （實體上裝訂在一起，編目時體現(xiàn)為一條目錄） ? 效用 是獨立可用的 ? 是文件歸檔時的基本保管單位 按 “ 件 ” 裝訂 一般情況：以自然形成的每份文件，為一件。 將歸檔文件按室檔號順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。 ③ 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 ① 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、 移出、銷毀等情況。 ③檔案盒應采用無酸紙制作 47 檔案盒編目 （ 2）備考表。 ②檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊設(shè)置年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu) (問題 )等選擇項。 （ 1）填寫檔案盒封面 ①檔案盒封面應標明公司名稱。歸檔文件目錄封面設(shè)置年度、保管期限、 機構(gòu)、主題等項目。 ⑦
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