【文章內(nèi)容簡介】 （ 6） 暫停等待（秘密工具）。 （ 7） 分機(jī)鎖定 （ 8） 免提。 （ 9） 中斷。 （ 10） 信息待用指示器。 （ 11） 等待音樂。 （ 12） 重?fù)堋? （ 13） 電話會(huì)議。 （ 14） 轉(zhuǎn)接。 （ 15） 電話留言。 答錄機(jī)的使用功能、操作方法與維護(hù)？ 答：答錄機(jī)與電話機(jī)相連 ，通過事先錄制好信息，使呼叫者在一天的任何時(shí)候都可以留言。其使用功能有： （ 1） 能控制音量 （ 2） 用發(fā)光或數(shù)字顯示已經(jīng)收到信息 （ 3） 用戶可以方便地從其他地方通過撥叫本機(jī)電話并輸入密碼而訪問留言信息。 （ 4） 轉(zhuǎn)移呼叫。 （ 5） 回叫和記錄。 （ 6） 中斷。 （ 7） 信箱功能。 （ 8） 掉電保護(hù)。 （ 9） 遠(yuǎn)程更改預(yù)錄信息。 （ 10） 節(jié)省費(fèi)用。 （ 11） 可變信息。 （ 12） 聲音信息。 （ 13） 擦除工具。 使用方法有： （ 1） 等到預(yù)先錄制的信息結(jié)束，在特殊的提示音之后立即講話。 （ 2） 清楚地說出你的姓名和你的單位的名字。 （ 3） 給出你留言的日期和時(shí)間。 （ 4） 詳細(xì)說明給誰留言。 （ 5） 拼寫不常見的詞，特別是姓名和地址。 （ 6） 緩慢重復(fù)信息中 的數(shù)字。 （ 7） 保持信息簡潔。 （ 8） 掛斷之前，對(duì)你所留言的人說‘謝謝’或其它禮貌用語。 一般維護(hù)措施有： （ 1） 小心使用。 （ 2） 答錄機(jī)中的磁帶應(yīng)輕柔地插入或取出。 （ 3） 定期清潔設(shè)備外面一般的灰塵。 （ 4） 用專用的清潔劑，來清洗電話的話筒。 簡述尋呼機(jī)的使用功能及優(yōu)缺點(diǎn)？ 答：尋呼機(jī)具有傳遞信息和聯(lián)系溝通的功能，它的優(yōu)點(diǎn)是： （ 1） 成本低 （ 2） 便于攜帶 （ 3） 能一直處于待機(jī)狀態(tài) （ 4） 提醒用戶回話 （ 5） 夜間照明 （ 6） 存儲(chǔ)信息 （ 7） 連接答錄機(jī) 其缺點(diǎn)是： （ 1） 無法回復(fù)尋呼 （ 2） 無法反饋是否收到信息或是否收到全部信息。 簡述移動(dòng)電話的使用功能、操作方法與維護(hù)？ 答：移動(dòng)電話是辦公通 訊設(shè)備的一種，購買時(shí)要注意手機(jī)的價(jià)格性能比。移動(dòng)電話的特點(diǎn)是： （ 1） 顯示、存儲(chǔ)、重?fù)堋⒂洉r(shí) （ 2） 低電量報(bào)警 （ 3） 密碼 （ 4） 免提 對(duì)移動(dòng)電話的一般維護(hù)方法是： （ 1） 保持清潔 （ 2） 避免摔碰 （ 3） 及時(shí)充電。 簡述多功能通訊設(shè)備的使用功能和優(yōu)缺點(diǎn)？ 答：多功能設(shè)備是多種功能聯(lián)合使用的辦公設(shè)備，主要有傳真機(jī)、個(gè)人計(jì)算機(jī)等。與單一功能設(shè)備比較，多功能設(shè)備的優(yōu)點(diǎn)是，總成本低，辦公室占地空間小。其缺點(diǎn)是更新和維修費(fèi)用高。 簡述計(jì)算機(jī)的使用功能、操作方法與維護(hù)？ 答：計(jì)算機(jī)是辦公設(shè)備的一種，包含計(jì)算機(jī)硬件和辦公軟件。硬件包括；輸入數(shù)據(jù)的鍵盤和鼠標(biāo)，處理 數(shù)據(jù)的主機(jī)，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的硬盤和軟盤，以及產(chǎn)生數(shù)據(jù)的顯示器和打印機(jī)。軟件包括；數(shù)據(jù)庫、電子表格、文字處理、財(cái)務(wù)、桌面出版、繪圖、電子郵件、日常記錄和集成軟件等。 計(jì)算機(jī)的優(yōu)點(diǎn)是： （ 1） 可以制作高質(zhì)量的文件 （ 2） 迅速處理大量的數(shù)據(jù) （ 3） 大量信息資料的存儲(chǔ)和傳送。 計(jì)算機(jī)操作包括單機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)操作。 主機(jī)維護(hù)有： （ 1） 要注意鍵盤的清潔，定期清洗計(jì)算機(jī)屏幕和鍵盤，防止灰塵 （ 2） 當(dāng)計(jì)算機(jī)不能正常工作時(shí)，在進(jìn)行常規(guī)性檢查后，應(yīng)尋求計(jì)算機(jī)專家的幫助。 （ 3） 定期復(fù)制磁盤備份，異地保存，防火防盜， （ 4） 不要觸摸磁盤的有磁區(qū)，貼上標(biāo)簽，放在避光、無磁、防熱 的磁盤盒內(nèi)。 簡述文字處理器的使用功能、操作方法與維護(hù)？ 答：文字處理器包括計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)和專用文字處理設(shè)備，其主要功能是： （ 1） 制作信函、文字報(bào)告等文件 （ 2） 具有郵件合并的功能 （ 3） 在文檔中具有頁眉、頁腳、分頁和選擇文本、字體的功能 （ 4） 能夠創(chuàng)建和存儲(chǔ)版面格式、檢查文件拼寫錯(cuò)誤和語法錯(cuò)誤、查找和替換文件、以及用邊框修飾文件 （ 5） 具有制表、用數(shù)字或字母順序存儲(chǔ)文件、剪切、粘貼和編輯的功能 1 簡述使用打字機(jī)的原因和主要功能？ 答：目前有些辦公室仍保留打字機(jī)的原因，是用打字機(jī)在信封上打印姓名、地址，或根據(jù)文件要求打印水平或垂直排列數(shù) 據(jù)的表格。 電子打字機(jī)的主要功能包括使用“ Liftoff”和“ coverup”鍵自動(dòng)改錯(cuò)、存儲(chǔ)和顯示版面。 1 簡述裝訂設(shè)備的使用功能、操作方法與維護(hù)？ 答：裝訂設(shè)備包括裝訂機(jī)和壓膜機(jī)，裝訂機(jī)主要有三種，梳狀裝訂機(jī)、熱裝訂機(jī)和塑邊裝訂機(jī)。在把紙頁放入裝訂機(jī)之前，先要檢查文件順序和是否缺頁。 用壓膜機(jī)把塑料薄膜壓在文件封面或一頁一封，以防灰塵、潮濕和摩擦。 1簡述郵件收發(fā)專有設(shè)備的功能和服務(wù)？ 答：郵件收發(fā)專有設(shè)備有： （ 1） 自動(dòng)郵件開啟設(shè)備，即開信刀。這種設(shè)備用于開啟信件，將信封送入機(jī)器后，機(jī)器能切掉信封頂部 很突出的一條，而將信件開啟。 （ 2） 自動(dòng)郵資蓋印機(jī)，這種設(shè)備用于打印包括郵資的郵戳，使用時(shí)要先稱重，再把蓋印機(jī)設(shè)置為正確的郵資數(shù)，打印出自帶粘接劑的標(biāo)簽，然后把標(biāo)簽粘貼到包裹上。使用郵資蓋印機(jī)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： A、 不用時(shí)鎖好 B、 每天更改日期 C、 確保有足夠的墨水，使印跡清楚 D、 檢查郵資是否充足 E、 自動(dòng)郵資蓋印郵件，必須放進(jìn)專用信封或郵局提供的郵袋中直接交往郵局 （ 3）封面打印機(jī)，這種設(shè)備用于打印信封標(biāo)簽，可將收件人的姓名、地址打印到粘貼標(biāo)簽上，然后粘貼到信封上。 （ 4）分撿設(shè)備，主要有鴿籠式信件架、金屬絲信件盤等。這種設(shè)備用于 部門信件或個(gè)人信件的分類。 （ 5）折疊和插入設(shè)備，這種設(shè)備用于封口前，能自動(dòng)折疊、插入的信件，并將其插入信封中。 （ 6）穩(wěn)重設(shè)備，這種設(shè)備用于計(jì)算郵費(fèi)，大多數(shù)辦公室使用電子稱，可準(zhǔn)確而迅速地計(jì)算郵費(fèi)。 ？ 答： （ 1）如果文件或信息需求很急，最重要的是考慮信件或信息的發(fā)送速度，在這種情況下，可選擇以下幾種方法： A、 電子郵件 B、 傳真 C、 在英國皇家郵政提供的特殊投遞、數(shù)據(jù)郵寄、頭等郵件等優(yōu)先服務(wù)。 D、 航空郵寄：其中包括航空郵件、信紙信封一體郵件、預(yù)付郵資特快、數(shù)據(jù)郵寄、大宗航空郵件。 E、 快 遞服務(wù) （ 2）需要安全和保密投遞時(shí)，可選擇以下幾種方法： A、郵寄費(fèi)貴重物（現(xiàn)金、珠寶等）可用掛號(hào)郵寄、特保掛號(hào)等方式 重要且保密的文件選用文件掛號(hào)、回執(zhí)掛號(hào)等郵寄服務(wù) （ 3）物品類的郵寄可選擇包裹郵寄 （ 4）運(yùn)輸不適合其它方式的大型物品可選擇貨運(yùn)服務(wù) 1 怎樣選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商？ 答：選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商時(shí)要考慮以下幾點(diǎn)： （ 1） 現(xiàn)金付款是否有折扣 （ 2） 貨物的費(fèi)用是否包括運(yùn)費(fèi) （ 3） 批量訂購是否提供折扣 （ 4） 如果有折扣如何按單位有關(guān)政策開發(fā)票 （ 5） 如果不提供折扣，是否有其它優(yōu)惠的付款方式。 （ 6） 供貨的便捷和供應(yīng)商的位置 （ 7） 交付期、送 貨、服務(wù)質(zhì)量 （ 8） 供應(yīng)商及有關(guān)工作人員的可靠性、信譽(yù) （ 9） 有關(guān)貨物的安全性 1怎樣識(shí)別辦公用品和易耗品的范圍？ 答：辦公用品及易耗品的范圍包括： （ 1） 紙簿類： A B5 等類型辦公用復(fù)印紙；帶單位抬頭用紙；普通白紙；復(fù)寫紙；便條紙；留言條；標(biāo)簽紙；牛皮紙；專用復(fù)寫紙；大、中、小及開窗信封；橫格筆調(diào)本；速記本；專用本冊（如現(xiàn)金收據(jù)本） （ 2） 筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子、修正液 （ 3） 小裝訂類：大頭針、曲別針、剪刀、打孔機(jī)、訂書機(jī)、訂書釘、橡皮筋；膠帶、起釘器 （ 4） 歸檔用品：各種文件夾、檔案袋、收件日期戳 （ 5） 辦公設(shè)備專用易耗品：打字機(jī)用色帶、修正液等；復(fù)印機(jī)用黑盒等；計(jì)算機(jī)用磁盤、磁盤盒等。 1怎樣進(jìn)行辦公易耗品的存儲(chǔ)？ 答：辦公易耗品要按以下方法進(jìn)行存儲(chǔ)： （ 1） 儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖 （ 2） 各類物品要貼標(biāo)簽 （ 3） 新物品置于舊物品的下面 （ 4） 體積大、分量重的放置在最下面 （ 5） 小的物品、常用的物品應(yīng)放在前面，易于見到和領(lǐng)取 （ 6） 儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)和照明，房間保持干燥 （ 7） 訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人 1怎樣做好辦公設(shè)備故障報(bào)告與記錄？ 答：辦公設(shè)備的故障報(bào)告應(yīng)注意如下幾點(diǎn)： （ 1）大多數(shù)單位有記錄設(shè)備或服務(wù)出現(xiàn)故障或缺陷的規(guī)定。 應(yīng)任命一名工作人員負(fù)責(zé) 一件設(shè)備，例如傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)。 （ 2）當(dāng)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，要及時(shí)與負(fù)責(zé)此項(xiàng)設(shè)備的工作人員報(bào)告。 （ 3） 工作人員接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)向在有關(guān)管理人員或辦公室主任報(bào)告，由其與售后服務(wù)工程師或租借設(shè)備的公司聯(lián)系進(jìn)行維修。 （ 4） 一般單位保留“故障登記”本，工作人員發(fā)現(xiàn)故障后，應(yīng)在上面記錄相關(guān)的細(xì)節(jié)。故障登記本如下表示： 日期 設(shè)備 故障情況 故障報(bào)告人 采取的措施 修理日期 計(jì)算機(jī) 打印機(jī)多頁送紙 蘇珊 向計(jì)算機(jī)技術(shù)人員報(bào)告 1簡述辦公設(shè)備安全使用規(guī)范？ 答：所有工作人員 在使用設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)安全操作和使用規(guī)范。 （ 1）設(shè)備安全使用規(guī)范包括以下幾個(gè)方面： A、 要遵守操作規(guī)程。為了便于操作人員了解操作規(guī)程，應(yīng)將操作手冊保存在合適的位置，以便需要時(shí)可以很容易地找到。 B、 要隨時(shí)警惕危險(xiǎn)。要及時(shí)發(fā)現(xiàn)險(xiǎn)情并采取有效措施，如發(fā)現(xiàn)活動(dòng)電纜，應(yīng)把設(shè)備移到更安全的地方，發(fā)現(xiàn)損壞的插座應(yīng)及時(shí)報(bào)告給有關(guān)人員進(jìn)行維修或更換。 C、 設(shè)備操作要當(dāng)心。操作中要注意以下有關(guān)事項(xiàng)： （ 2）使用設(shè)備時(shí)應(yīng)禁止： A、 在插座上插過多的插頭 。 B、 對(duì)設(shè)備小修時(shí)不關(guān)閉電源 。 C、 穿松散的首飾或長絲巾操作設(shè)備，因?yàn)橛斜豢ㄗ〉目赡?。 D、 除去任 何設(shè)備的安全防護(hù)罩 。 E、 使用設(shè)備時(shí)吸煙、吃東西或喝水。 （ 3）使用設(shè)備時(shí)應(yīng)做到 ： A、 停止作用不安全設(shè)備，直到它修好 。 B、 在鍵盤上操作，手的姿勢要正確 。 C、 定期休息，減少眼睛疲勞 。 D、 定期清理監(jiān)視器屏幕，確保容易閱讀 。 E、 如果移動(dòng)設(shè)備先斷開電源 。 F、 設(shè)備放在離電源近的地方，不用活動(dòng)電纜。 （ 4）負(fù)責(zé)管理設(shè)備的人員應(yīng)幫助和提醒他人。應(yīng)保證： A、 定期檢查機(jī)器，以保證其正常工作和安全使用； B、 在發(fā)生火災(zāi)或爆炸報(bào)警的情況下，所有工作人員應(yīng)知道如何離開，機(jī)器著火，工作人員應(yīng)知道滅火器的位置； C、 電氣設(shè)備每年應(yīng)由專業(yè)人員進(jìn)行檢查； D、 有關(guān)安全 和健康內(nèi)容的教育，應(yīng)成為上崗教育的一部分； E、 應(yīng)該把安全警告放在明顯的位置，如在復(fù)印機(jī)旁邊。 如何做好辦公設(shè)備故障的維修記錄？ 答：許多單位保留辦公設(shè)備的維修記錄，以證明設(shè)備有維修的經(jīng)歷。維修記錄應(yīng)包括以下信息： （ 1） 設(shè)備及設(shè)備供應(yīng)商的名字； （ 2） 設(shè)備所在的位置及購買日期和費(fèi)用； （ 3） 維修協(xié)議和協(xié)議的細(xì)節(jié)； （ 4） 上次檢查設(shè)備的日期和人員； （ 5） 設(shè)備損害的記錄、發(fā)生故障的類型及修理費(fèi)用。 企業(yè)行政管理二級(jí)教材講授指南 第三單元 工作環(huán)境的創(chuàng)建和管理 中心思想： 強(qiáng)調(diào)工作環(huán)境的安全及工作條件的基本要求，掌握在發(fā)生緊急情況 和事故時(shí)應(yīng)采取的措施和處理方法以及對(duì)辦公室人、財(cái)、物的管理和監(jiān)督。 分段內(nèi)容： 課時(shí) 一、工作環(huán)境安全及整潔的重要性（教材 ， ） 課時(shí) 用人單位、工作人員及衛(wèi)生安全檢查員為保證環(huán)境的安全應(yīng)負(fù)的基本責(zé)任（見思考題 1） 對(duì)任何有礙健康和安全的隱患進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和處理（見思考題 2） 單位工作環(huán)境安全的必要性及應(yīng)采取的措施（見思考題 3） 教學(xué)方法： 組織學(xué)生進(jìn)行工作場所的模擬安全檢查 討論 總結(jié)講授 二、工作區(qū)的基本要求 （教材 ） 2 課時(shí) 工作區(qū)的家具、設(shè)備和裝飾（見思考題 5） 傳統(tǒng)辦公室的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)（見思考題 6） 開放式辦公的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)（見思考題 7） 最有利于辦公的流程（見思考題 8） 工作區(qū)的采光、采暖、通風(fēng)、舒適、健康和福利應(yīng)考慮的因素（見思考題 9） 教學(xué)方法： 組織學(xué)生在辦公場所內(nèi)參觀 討論 總結(jié)講授 （拍錄相） 三、緊急情況的識(shí)別和處理（教材 ） 2 課時(shí) 單位內(nèi)部有可能發(fā)生的緊急情況（見思考題 10） 為降低員工的風(fēng)險(xiǎn)可采 用的措施（見思考題 11） 事故發(fā)生后的措施，事故記錄本和事故報(bào)告表的填寫（見思考題 1 13） 防火要求和措施，火災(zāi)發(fā)生后應(yīng)采取的措施（見思考題 1 15） 教學(xué)方法： 講課 填寫各種格式的事故記錄表和事故報(bào)告表。 四、辦公