【文章內容簡介】 窗、鐵柜、滅火器和防 火、防 盜、 防 潮、防鼠、防蟲、防塵 、防水等八防措施。有溫濕度計和記錄。 檔案裝具符合國家標準，使用無酸卷盒。 （五）檔案隊伍的建設 配有專職檔案員，具有檔案專業(yè)技術能力。 學習檔案管理工作規(guī)定標準，按照集團要求對年度歸檔文件及時、整理、歸檔。積極參加檔案工作會議和培訓活動。 2/27/2023 2/27/2023 三、企業(yè)檔案及作用 （一） 企業(yè)檔案 是指企業(yè)從事生產、經營、管理活動中形成的具有一定保存價值的文件、資料等，它是一個企業(yè)正常發(fā)展不可替代的 資產財富 ，是企業(yè)內部運行過程中形成的原始記錄，它客觀、真實地記錄了企業(yè)在生產、經營、管理活動等各方面過程和成果。 （二） 作用： ⑴憑證作用 ， ⑵參考作用 ， 具體體現(xiàn)在幾方面： 檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映。 檔案是一個單位或個人維護自身權益的重要工具。 檔案是我們積累和傳播知識重要載體。 檔案是開展單位文化建設的重要素材，特別是對于企業(yè)建立企業(yè)文化有不可替代的作用。 是不可再生的，全面記錄和延續(xù)經營、發(fā)展的軌跡。 2/27/2023 四、 檔案工作的原則： 統(tǒng)一領導、集中統(tǒng)一管理 。 《 檔案法 》 第五條 檔案工作實行統(tǒng)一領導管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。 《 檔案法 》 第十條 對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。 五 、檔案工作的性質 專業(yè)性：檔案工作有自己專門的研究對象、理論體系和業(yè)務標準、工作規(guī)范。 服務性：為企業(yè)各項工作服務。 機要性：檔案中有不少內容在一定的時間和空間具有機密性。 2/27/2023 六、文件轉化為檔案的基本條件 （ 1）文件必須處理完畢，即完成了文書處理程序； （ 2）文件對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值； （ 3）文件需按照一定的規(guī)律集中保管起來。 七、 檔案工作須貫徹落實“三納入”、“四參加”、“四同步”制度 （ 1）、“三納入”制度 ① 各種載體文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入生產、技術、經營等管理程序。各部門工作流程要有文件材料歸檔的要求 。 ② 檔案工作納入企業(yè)各項工作計劃；檔案工作所需經費要有“資金”作保障。 ③ 檔案工作納入公司分管領導、各職能部門相關人員、檔案專職人員的崗位職責。（全員擔責） 2/27/2023 （ 2）“四參加”制度 ① 檔案部門或檔案人員參加公司重大活動、重要會 議，專門盯控應歸檔文件材料的收集、歸檔工作； ② 檔案部門或檔案人員參加企業(yè)科研課題、設計項目以及產品的評審、監(jiān)定會； ③ 檔案部門或檔案人員參加企業(yè)基建工程竣工驗收工作； ④ 檔案部門或檔案人員參加儀器設備開箱驗收工作 。 2/27/2023 (3)“四同步”制度 檔案工作與科研、生產經營、產品研發(fā)、銷售等各項活動實行“四同步”管理： ① 下達計劃任務，同時提出文件材料的歸檔要求； ② 檢查計劃進度，同時檢查歸檔文件材料形成情況； ③ 評審、鑒定科研成果，同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)情況； ④ 上報登記和評審獎勵科技成果，同時須檔案部門出具文件材料歸檔情況證明材料 2/27/2023 （ 4） 實施“三納入”、“四參加”、“四同步”制度的要求 產品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收， 歸檔文件材料不齊全、不準確、不系統(tǒng)，不能組織鑒定、驗收 ； 施工單位移交的檔案資料不符合歸檔要求， 檔案部門不簽字，工程經費不得結算。 產品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎、 歸檔文件材料不完整，檔案部門不簽署意見，不得申報。 檔案部門或檔案員參加上述活動中，及時收回應歸檔的全部文件材料； 貫徹“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，關鍵要 抓落實。要建立責任追究制度，誰違反規(guī)定，造成檔案流失、損毀，追究相關部門領導及相關責任人的責任，并與經濟考核掛鉤。 2/27/2023 《 檔案法 》 規(guī)定：下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任： （一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的； （二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的； 十八、哪些行為違反檔案法？如何處罰？ 2/27/2023 （三）涂改、偽造檔案的； （四）違反檔案法第十六條、第十七條規(guī)定，擅自出賣或者轉讓檔案的； （五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的； （六）違反檔案法第十條、第十一條規(guī)定， 不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的； （七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的； （八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的 。 2/27/2023 （六）檔案管理工作重要性實例舉證 【 實例一 】 遺失檔案，工齡減少 9年，單位判賠 25萬老陳在一家大型國企工作了 20年后，退休時因單位遺失檔案，工齡少了 9年，老陳兩次將原工作單位告上法庭，共計判賠25萬元。 【 評述 】 企業(yè)在經濟運作之中總要發(fā)生各種糾紛，且以經濟債務糾紛與侵權糾紛居多。企業(yè)要想減少經濟運作中的麻煩與損失，要想勝券在握，就得在平素的企業(yè)管理中謹慎、細致的保存好，既有時效性又有真實性，較為祥實完整的企業(yè)檔案做證據，供以后時段的官司起訴、應訴之用，才能在經濟糾紛中立于不敗之地。 【 實例二 】 合同管理出現(xiàn)漏洞，使企業(yè)遭受損失 甲乙公司雙方合作兩年多，甲公司欠乙公司貨款一直達 20萬元，乙公司向法院提交了要求甲公司支付全部貨款和違約金的請求，法院隨即凍結了甲公司基本賬戶。 乙公司在提供給當地法院的資料中，有一份甲公司蓋章的2023年與之簽署的合同原件，其中在“其他約定事項”欄中有附加的手寫條款為：“如果出現(xiàn)爭議，由雙方協(xié)商，協(xié)商不成的情況下，由原告方人民法院依法解決，貨款延期支付，按銀行貸款利率的 3倍執(zhí)行違約責任賠償。” 甲方因將蓋章附加條款合同交給乙方蓋章，沒有及時索回，乙方填寫了上述內容。 【 實例三 】 勞動爭議案，檔案發(fā)揮作用，維護企業(yè)權益 某企業(yè)于 1993年聘用某職工為下屬企業(yè)的法人代表，由于其不負責任、玩忽職守、疏于管理、從中漁利，使企業(yè)到 1996年嚴重虧損 2023多萬元。該公司將其在年底前免職離任審計。但該員工不服從不配合，私自出境達 3年之久。 2023年該公司經職代會通過，給予他開除處分。因其在境外漂泊無蹤影，開除決定無法送達本人，由掛號信函寄給其妻代為轉告。殊不知該員工到達退休的時間，回國將公司告上法庭，認為開除決定無效。一審法院認為：該員工到達退休年齡且未履行送達本人程序，判令公司收回開除決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時，該公司從檔案中將寄給其妻的 《 開除決定 》 信函退回件舉證法庭，請求法庭支持。二審認定舉證事實有效撤銷一審判決，重新判令開除決定有效。 這個官司，就是因為該公司保留了寄給該員工妻子拒領退回的一封函（告之 《 開除決定 》 的掛號信），向二審法庭舉證而贏得了官司的勝訴。 【 評述 】 我國現(xiàn)行的司法理念為“告訴制”，即不告不訴（訟），且是“誰主張，誰舉證”。對經濟糾紛而言，從民法審判角度，原告及被告都可以舉證、質證，對證據的確認，采信，直接關系到審判的結果。所以原告和被告方在審理過程中，誰能完成舉證責任至關重要。對原告來說是維權的重要手段，對被告來說是有力的抗爭，對法官來說是尋求公正判決的合理支點，一經采信證據，就會以依據、法判決。 第二講 檔案管理工作的內容 2/27/2023