【文章內(nèi)容簡介】 二、適用范圍 本制度適用于 XXX 建材 有限公司對文書檔案和聲像檔案的管理。 三 、控制要求 （一）文書檔案管理 、人事檔案、技術(shù)檔案 三 類。 （ 1） 行政檔案包括： ①重要會議 材料，如報告、決議、總結(jié)、領導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議紀要等； ②政府部門出臺或發(fā)來的相關文件，包括通知、決定、紀要、決議、指示、條 19 例、規(guī)定、計劃等； ③公司對外正式發(fā)文或與有關單位來往的文件，包括請示、報告、總結(jié)、計劃、公函等； ④公司的各種行政文件，包括決議、總結(jié)、計劃、請示、工作協(xié)調(diào)單、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等； ⑤公司其他文件，包括合同、協(xié)議書等。 ⑥其它文件，包 括檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、工作標準、管理標準、工會資料等。 注：公司對外蓋章文件留一份存檔。公司各職能部門及內(nèi)部形成的文 件，一份交綜合事務部歸檔。 （ 2）人事檔案包括： ① 員工勞動合同書、入職登記表、應聘書、員工試用期考評表； ② 員工求職自薦（推薦）材料、簡歷、學歷證明、各類資格證明的復印件等； ③ 員工績效考核材料、培訓資料、小結(jié)材料、個人述職材料等； ④ 人事任免、職工獎懲、工資、福利、調(diào)動、離職通知書； ⑤ 公司員工花名冊及其它有保存價值的文件資料等。 （ 3）技術(shù)檔案包括： ① 規(guī)劃類資料，如設計任務書、規(guī)劃成果資料等； ② 勘察類資料，如方案、勘察報告等； ③ 設計類資料，如任務書、方案確認資料、施工圖紙、審查資料等； ④ 監(jiān)理類 資料，如規(guī)劃、細則、月報等； ⑤ 施工類資料，如圖紙會審、工程變更、工程簽證、施工組織設計、專項施工 20 方案、竣工資料等； ⑥ 綜合性資料，如發(fā)件、收件、會議記錄等。 注：各類技術(shù)文檔收到和形成當日要在本部門的“檔案登記簿”上登記，以備查閱。 、立卷管理 （ 1）檔案分類：依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別； （ 2）歸檔前將資料按類分組放置在待辦卷宗內(nèi)； （ 3）檔案的立卷按永久、長期、短期分別組卷；卷內(nèi)應把文件正文、底稿、附件、請示和批復按一定順序放在一起； （ 4） 每個檔案案 卷要及時整理，使之厚度適宜，一般應控制在 1cm 至 2cm 之間，材料過窄應加稱邊，材料過寬應折疊整齊，字跡難以辨認的，應附抄件，并為每一案卷書寫端正的標題； （ 5）對所有公司檔案應按一定次序排列和存放，并確定保管期限。 （ 6） 應編制檔案目錄（卡片），并在每年年底對檔案進行一次檢查，清理不必要保存的檔案。 （ 7）文書檔案存放的環(huán)境要求：干燥、整潔、無污染。 （二）聲像檔案管理 ：反映公司主要活動和其他單位形成的與本公司有關的錄音、錄像、照片。 、整理和歸檔 （ 1）各部門形成和收到的聲像資料應及 時交綜合事務部存檔。綜合事務部應 21 對聲像檔案進行整理，其工作內(nèi)容包括分類、組合、排列和編目。 （ 2）聲像檔案的分類、編號 照片檔案按年代、事件分類，同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號，底片在卷宗內(nèi)編流水號，格式為：卷宗號 — 流水號；錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代分類，按內(nèi)容編號，同一內(nèi)容分錄幾盤的應視為一宗卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。 （ 3）聲像檔案應編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號，其格式為：（檔案形態(tài)）檔號 /（檔案形態(tài)）檔號。 ；應視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱 、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。 （ 1）文字說明的基本內(nèi)容可包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等。 （ 2）文字說明的要求 ① 準確揭示檔案的內(nèi)容，概括其全部信息，標注項目正確齊全； ② 照片的自然張（內(nèi)容相似的亦可以若干張）編寫文字說明； ③ 錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明；一組聲像資料聯(lián)系密切的也應加文字說明。該文字應簡潔，通順，時間用阿拉伯數(shù)字表示。 （ 1）照片編制按橫寫格式編制，其格式為：照片 /底片 — 文字說明 — 參見號— 攝制時間 — 攝 制者；照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄。 （ 2）錄像帶、錄音帶、攝像帶的格式編制參照 的要求逐項填寫；錄像 22 帶、錄音帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。 （ 1）聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理。 （ 2）底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放。 （ 3）存放磁帶最好不用鐵皮柜，對庫存的照片檔案，要一年檢查一次。 （ 4）對有共同主題的若干聲像資料組成案卷，集中編放。 （ 5）案卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理和變動情況。 ，做好聲 像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等各項統(tǒng)計工作。 （三）檔案的借閱、使用 ，必須填寫文件“檔案借閱單”，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)主管領導簽批后方能借閱。 ，立卷的文件、資料可外借，外借的須辦理登記審批手續(xù)，填寫“檔案借閱登記審批表”。 ，到期需歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。 ，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀，借閱檔案交還時當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應及時報告主管領導。 ，經(jīng)主管領導批準后方可借閱，且不得帶離檔案室，其摘抄內(nèi)容需經(jīng)主管領導同意且審核后方能帶出。 、使用制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機密程度，確定使用范圍。 23 ，如有特殊需要，經(jīng)主管領導批準，備份后方可辦理。 ，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、工程信息等。 （四）文書與聲像檔案的保管 ，確保檔案的壽命，維護檔案的安全。 專門地點或?qū)Ｓ梦募煲员４鏅n案。 、防潮、防塵、防高溫、防水、防火、防鼠、防強光等工作，門窗應結(jié)實牢固。 （五）文書與聲像檔案的鑒定 、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。 ，檔案保存分永久、長期、短期三種，介于兩種保管期限的，保管期限從長。 （六）文書與聲像檔案的銷毀 對已失效的檔案，要經(jīng)過認真鑒定，方?jīng)Q定是否銷毀，同時編制“檔案銷毀清單”，并永久保存；辦理銷毀手續(xù)征得歸檔 部門 和主管領導及 總經(jīng)理 批準后方能銷毀；銷毀時要有二人以上 監(jiān)銷，并在“檔案銷毀清單”上簽字。 會議管理規(guī)定 一、目的 為加強會議管理 ,確保會議的時效性和有序化，特制定本規(guī)定。 二、適用范圍 24 本規(guī)定適用于 XXX建材 有限公司的會議管理。 三 、控制要求 （一） 會議管理原則 ：盡量壓縮會議時間 ,減少會議頻次，能合則合，能減則減，準備充分，發(fā)言言簡意明。 ：會議中匯報內(nèi)容要具體詳實，措施要切實可行，研究或討論問題不可帶有個人色彩。 ：會議應確保圍繞既定主題進行，不要偏離會議主題和不能形成會議決議或結(jié)果。 （二） 會議分類及其歸口和協(xié)助部門 ：公司董事會安排組織的例行或臨時會議，董事會是其歸口部門，綜合事務部按照董事會要求負責會務工作。 ：周例會、月度、季度、年度績效考核總結(jié)會、總經(jīng)理辦公會、工作總結(jié)會及員工大會等。綜合事務部是其歸口部門，全面負責會議組織及會議安排事項，各部門協(xié)助。 ：公司范圍內(nèi)組織對內(nèi)或?qū)ν膺M行的項目討論會、業(yè)務會、座談會、調(diào)度會、現(xiàn)場會、質(zhì)量分析會、新聞發(fā)布會、招投標會、文體活動等專題性質(zhì)的會議。會議牽頭部門是其歸口部門，全面負責會議組織及會議安排事項督辦，綜合事務部協(xié)助；若 不能明確歸口部門或會議牽頭部門不便歸口負責的，則由綜合事務部歸口負責全面組織會議和會議安排事項督辦，相關部門協(xié)助。 ：因工作需要僅限于本部門員工參加的各類會議，部門自行負責。 25 （三） 組織程序： 董事會級會議組織程序遵照《公司章程》執(zhí)行；公司辦公會、專題項目會組織程序為： “會議審批通知單”，確定會議時間、地點、參加人員、主持人、記錄人、會議議程、其它要求等事項，經(jīng)分管領導審批（重要會議需經(jīng)總經(jīng)理批準）后，由綜合 事務 部下發(fā)各職能部門，由其負責通知 參會人員。周例會等已形成既定制度的會議按照正常要求召開時不另行審批和通知；情況緊急時，歸口部門可經(jīng)主管領導口頭批準或直接通知參會人員。 歸口部門提前布置好會場，包括安排會議室、清理衛(wèi)生、制作安放各類標示牌、檢查并調(diào)試會議用設施設備等工作。凡在公司內(nèi)部舉行的會議，會議地點由綜合事務部按歸口部門要求落實。歸口部門提前準備好會議所需材料或物品 ,并擺放到位；其它參會部門準備好所需的材料或物品。 公司辦公會、周例會會議程序是先由各部門匯報上周工作完成情況、本周工作計劃以及需協(xié)調(diào)事宜； 其次，主管領導總結(jié)和安排管轄范圍內(nèi)的事宜；最后總經(jīng)理總結(jié)強調(diào)重要事項并安排總體工作。專題項目會和其它公司辦公會按主管領導批準確認后的會議議程進行；若情況變化需調(diào)整會議議程時，會議歸口部門視具體情況及時上報主管領導審批后執(zhí)行。 會議歸口部門指定專人進行會議簽到、現(xiàn)場會議記錄、會場秩序維護，若需 26 安排食宿的則由 綜合事務部負責落實。會議歸口部門負責會議茶水服務、設備操作、安全保衛(wèi)和會后衛(wèi)生清理等工作。 ：會議結(jié)束后一天內(nèi)歸口部門指定的會議記錄人將整理好的“會議紀要”報會議歸口部門負 責人審核，綜合事務部核稿，報主管領導審批后下發(fā)相關部門。 ：根據(jù)“會議紀要”中需有關部門或個人限時限量完成的事項和部門自行計劃的事項，歸口部門編制“會議安排工作督辦表”，派專人督辦，并及時將工作進展情況向主管領導匯報反饋。凡未按期完成和完成不達標的，按“會議安排工作督辦表”的處罰措施執(zhí)行。 部門內(nèi)部會議可根據(jù)部門實際情況靈活組織安排；部門周例會和其它較重要部門內(nèi)部會議必須形成“會議紀要”并呈報主管領導閱示；部門內(nèi)部會議安排事項督辦由部門自行負責。 （四） 會議紀律及處理 ，不準遲到、提前退場。違紀一次罰款人民幣 50元。 ，如吃東西、發(fā)出響聲、交頭接耳等。 ，違反一次罰款人民幣 50元，并于會后 交到財務管理部，綜合事務部督辦。 。 ，視情況程度，按照《員工獎懲條例》執(zhí)行。 27 接待管理規(guī)定 一、目的 接待工作是公司行政事務和公關活動的重要組成部分，是代表公司形象、提高公司聲譽的窗口性工作，為使接待工作規(guī)范有序，體現(xiàn)公司良好形象，特制定本規(guī)定。 二、適用范圍 本規(guī)定 適用于 XXX建 材 有限公司接待工作的管理。 三 、控制要求 （一） 接待要求 （ 1）舉止大方，語言得體，熱情主動； （ 2）儀表整潔，風度優(yōu)雅，女士可化淡妝，男士不宜留長發(fā)、胡須； （ 3）口齒清晰，語意表達準確，講普通話。 （ 4）指甲長度適宜，不允許涂抹有色指甲油。 （ 1）接待貴賓時要制定出“接待計劃表”確定接待人員、車輛、食宿、地點、陪同人員等，并分步實施； （ 2）接待較重要客人時要到公司大門口或辦公室門口迎接； （ 3）接客人時，到火車站或汽車站時提前 30分鐘到達并做好聯(lián)系 ,到機場時提