【文章內(nèi)容簡介】 發(fā)部門很少有機(jī)會與供應(yīng)商直接接觸 ， 對缺乏經(jīng)驗的采購人員或有較高技術(shù)要求的采購物資來說 ， 經(jīng)常會產(chǎn)生所采購物資與實際需要不符 ， 既造成資源浪費(fèi) ， 又可能耽誤生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行 。 采購文檔處理費(fèi)時費(fèi)力 傳統(tǒng)的采購活動是建立在大量的紙面文件的基礎(chǔ)之上的 ， 從生產(chǎn)部門采購需求的提出 、 到采購部門與供應(yīng)商的各種聯(lián)系 、 再到交貨及資金的結(jié)算 ， 整個過程產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)憑證 ， 如領(lǐng)導(dǎo)的批示文件 、 合同 、 匯票 、 收貨單等等 ， 這些單證的制作 、 填寫 、 保存牽涉到各部門員工大量的精力 ， 常常會因某一單據(jù)的錯誤或遺漏而影響整個采購工作的進(jìn)行 。 繁雜的采購文檔 ， 加之復(fù)雜的采購程序 ， 勢必導(dǎo)致采購活動的低效率 。 庫存積壓和物資短缺并存 在消費(fèi)者需求越來越追求多樣化和個性化的今天 ， 如果有過多的庫存成品 ， 就必然加大銷售的風(fēng)險 。 過高的原材料 、 零部件的庫存同樣也會給企業(yè)增加經(jīng)營負(fù)擔(dān) ， 產(chǎn)生較高的存 貨成本 ， 進(jìn)而提高產(chǎn)成品的成本 。 采購范圍受地理局限 在傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)中 ， 采購部門選擇供應(yīng)商很大程度上受到地理位置的局限性 ， 一方面 ， 與外地的供應(yīng)商聯(lián)系 ， 差旅費(fèi)用 、 通訊費(fèi)用都較高 ，無形中會增加企業(yè)負(fù)擔(dān)：另一方面 ， 與外地供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系 ， 往往在資信 、 運(yùn)輸?shù)确矫婕哟箫L(fēng)險 。 采購環(huán)節(jié)監(jiān)控困難 傳統(tǒng)的采購活動 ， 對采購活動的監(jiān)控有很多困難 ， 因為有許多權(quán)力和關(guān)系在采購過程中發(fā)揮作用 。 有的企業(yè)為了加大對采購監(jiān)管的力度 ， 建立起一套分級采購審批程序 ， 以防止采購費(fèi)用的過度支出以及 濫用職權(quán) ， 但這種審批程序為本來就低效和費(fèi)時的采購工作又增添了新的枷鎖 。 采購招標(biāo)往往流于形式 采購招標(biāo)是傳統(tǒng)采購模式中比較科學(xué)和有效的采購方法，特別是在大額采購或貴重物品的采購中用得很普遍。但在傳統(tǒng)的采購招標(biāo)過程中，真正達(dá)到招標(biāo)目的的采購活動并不多見，不少流于形式。 電子化采購的含義及流程 電子化 采購就是通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò) ， 借助計算機(jī)管理企業(yè)的采購業(yè)務(wù) 。 電子化采購從采購要求的提出 、 訂單的產(chǎn)生 、商品運(yùn)輸以及存貨管理等方面都有了重大的改變 。網(wǎng)絡(luò)的介入使采購流程得到優(yōu)化 ， 并在降低成本 、提高效率 、 增加采購?fù)该鞫鹊确矫娑伎墒共少徠髽I(yè)和供應(yīng)商雙方受益 ， 實現(xiàn) “ 雙贏 ” 。 企業(yè)的電子化采購一般是通過應(yīng)用相關(guān)的軟件來實現(xiàn)的 ， 不同的軟件提供了不同的解決方案 。這些解決方案各有其特點(diǎn) ， 但基本都包括如下流程： (1)填寫訂購單 ； (2)審核訂購單； (3)聯(lián)系供應(yīng)商； (4)選擇供應(yīng)商； (5)采購結(jié)算 。 從上可見，在電子化采購的整個流程中，人工參與因素越來越少，信息的傳遞基本依賴 網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，從而保證了采購過程的公正、高效，對克服采購過程中的“黑箱操作”十分有效。 電子化采購的主要優(yōu)勢 3． 1 顯著降低采購成本 3． 2 有效提高采購效率 3． 4 優(yōu)化采購管理 3． 5 保證采購質(zhì)量 3． 6 增加交易的透明度 3． 7 加強(qiáng)供求雙方之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系 3． 8 適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展大潮 顯著降低采購成本 據(jù)美國全國采購管理協(xié)會稱 ， 使用電子化采購系統(tǒng)可以節(jié)省大量成本：采用傳統(tǒng)方 式每生成一份訂單所需要的平均費(fèi)用為 150美元 ， 使用電子化采購可以將這一費(fèi)用降低到 30美元 。 早在數(shù)年前 ， IBM公司就已開始了由傳統(tǒng)采購方式向電子化采購方式的轉(zhuǎn)變 。 電子化采購使 IBM的運(yùn)營成本不斷降低 ， 自 1995年以來 ， 平均每年節(jié)約采購成本約 20億美元 。 有效提高采購效率 電子化采購使得以前漫長而艱難的信息收集 、認(rèn)證 、 商務(wù)談判 、 資金結(jié)算等工作流程大大簡化 ，采購人員可在很短的時間內(nèi)得到比以前更廣泛 、更全面 、 更準(zhǔn)確的采購資料 ， 采購 工作的效率必將會大大提高 。 電子化采購可使采購企業(yè)牢牢把握采購的主動權(quán) 。 電子化采購對加強(qiáng) 、 優(yōu)化企業(yè)的采購管理具有重要意義 。 可以從兩方面來理解： 第一，便于對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行集中管理。 第二，提高企業(yè)存貨管理水平。 電子化采購可以逐漸使企業(yè)從高庫存生產(chǎn)向低庫存生產(chǎn) 、 微庫存生產(chǎn)過渡 ， 直至實現(xiàn)零庫存生產(chǎn) 。 電子化采購中采購商可以在很大范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商 ， 盡可能找到質(zhì)量和價格最為理想的 合作伙伴 。 通過電子化采購 ， 制造商只要直接登錄到零部件生產(chǎn)廠家的站點(diǎn) ， 選擇所需要的零部件品種 ，再在網(wǎng)上或用其他方式支付一定數(shù)量的預(yù)定金 ，當(dāng)廠家確認(rèn)訂單后 ， 即可為制造商安排貨源 ， 通過物流配送部門或設(shè)在制造商當(dāng)?shù)氐纳a(chǎn)廠家的分支機(jī)構(gòu)送貨上門 ， 即可使制造商采購到 “ 正宗 ”的零 部件 ， 并且價格更為合理 。 增加交易的透明度 在傳統(tǒng)的采購活動中 ， 交易透明度常常因為采購信息的不充分受到影響 ， 有的交易是由 人為原因造成的 “ 黑箱操作 ” ， 不僅給企業(yè)造成損失 ，也使不少人犯了錯誤 。 電子化采購對 提高交易的透明度 ， 減少 “ 黑箱操作 ” 將起到重要的作用 。 第一 ， 電子化采購可提高供應(yīng)商的透明度 。 第二 ， 提高采購商品的透明度 。 第三 ， 提高采購價格的透明度 。 電子化采購將大量買方和賣方聚集在一起 ，形成公平的市場交易價 ， 供求雙方必須在公平價格的基礎(chǔ)上 ， 加強(qiáng)雙方的業(yè)務(wù)聯(lián) 系 ， 以保證雙方共同的利益 。 為了降低生產(chǎn)成本 ， 采購商會邀請供應(yīng)商共同設(shè)計改造生產(chǎn)流程 ， 開展多種形式的技術(shù)合作 ，幫助企業(yè)提高原材料和零部件的利用率 ， 同時還會要求供應(yīng)商在合適的時間 、 合適的地點(diǎn) ， 向采購商提供合適數(shù)量和質(zhì)量的物資 ， 使采購商做到零庫存生產(chǎn) 。 電子化采購使供求雙方更好地成為利益共同體 。 適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展大潮 電子化采購相對利用網(wǎng)絡(luò)開展?fàn)I銷業(yè)務(wù)來說 ，投入少 ， 難度小 ， 而見效十分明顯 ， 并且 ， 通過實施電子化采購對促進(jìn)企業(yè)全方位實施電子商務(wù)有重要的意義 。 電子化采購順應(yīng)了電子商務(wù)發(fā)展潮流 ， 對提高企業(yè)的市場競爭力和經(jīng)濟(jì)效益有很大的促進(jìn)作用 。 電子化采購系統(tǒng) 4． 1 采購申請模塊 4． 2 采購審批模塊 4． 3 采購管理模塊 采購申請模塊 采購申請這一模塊主要應(yīng)實現(xiàn)以下一些功能： (1)接受生產(chǎn)部門和關(guān)鍵原材料供應(yīng)部門提交的采購申請； (2)接受企業(yè) ERP系統(tǒng)自動提交的原材料采購申請； (3)接受管理人員 、 后勤服務(wù)人員提出的采購低值易耗品 、 電腦軟硬件或服務(wù)方面的申 請等 。 采購審批模塊 采購審批模塊應(yīng)主要完成以下功能： (1)系統(tǒng)能根據(jù)預(yù)設(shè)的審批規(guī)則自動審核并批準(zhǔn)所接收到的各種申請。 (2)對接收到的采購低值易耗品的申請，直接向倉庫管理系統(tǒng)檢查庫存，如庫存已有，立即通知申請者領(lǐng)用，如庫存沒有，用 Email通知申請者：申請已批準(zhǔn)，正在采購中。 (3)對于被自動審批未獲通過的申請 ，立即通知或郵件通知申請者：申請由于何種原因 未