【正文】 單準(zhǔn)備 （二）選擇供應(yīng)商 （三）簽訂訂單 （四） 訂單跟蹤 序號(hào) 統(tǒng)一編號(hào) 科號(hào) 名稱 / 規(guī)格 單位 數(shù)量 單價(jià) 金額 合 計(jì) 茲同間依照本訂購(gòu)單所述條件交貨 簽認(rèn)： 職稱： 日期： 簽章： 簽認(rèn)聯(lián)： 編號(hào)： 訂購(gòu)日期： 預(yù)定交貨日： 交易條件（分批交貨） 交貨方法： 付款條件： 訂 購(gòu) 單 某石油公司訂購(gòu)單 交貨地點(diǎn)： ? 定單包括的要素有：定單編號(hào)、產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、品質(zhì)簡(jiǎn)介、單價(jià)、需求數(shù)量、交易條件、運(yùn)輸方式、交貨期限、交貨地址、發(fā)票單位等。 手冊(cè)有益于員工培訓(xùn)與訓(xùn)練。 員工應(yīng)該知道行政管理的規(guī)定。 （三）步驟 用文字結(jié)合圖表來(lái)說(shuō)明采購(gòu)步驟。 因此 ， 企業(yè)的采購(gòu)成本水平對(duì)企業(yè)產(chǎn)品的總成本有直接的影響 ， 并進(jìn)而影響企業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)的盈利水平 。 采購(gòu)范圍受地理局限 在傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)中 ， 采購(gòu)部門選擇供應(yīng)商很大程度上受到地理位置的局限性 ， 一方面 ， 與外地的供應(yīng)商聯(lián)系 ， 差旅費(fèi)用 、 通訊費(fèi)用都較高 ，無(wú)形中會(huì)增加企業(yè)負(fù)擔(dān)：另一方面 ， 與外地供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系 ， 往往在資信 、 運(yùn)輸?shù)确矫婕哟箫L(fēng)險(xiǎn) 。 企業(yè)的電子化采購(gòu)一般是通過(guò)應(yīng)用相關(guān)的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的 ， 不同的軟件提供了不同的解決方案 。 電子化采購(gòu)對(duì)加強(qiáng) 、 優(yōu)化企業(yè)的采購(gòu)管理具有重要意義 。 第一 ， 電子化采購(gòu)可提高供應(yīng)商的透明度 。 電子化采購(gòu)系統(tǒng) 4． 1 采購(gòu)申請(qǐng)模塊 4． 2 采購(gòu)審批模塊 4． 3 采購(gòu)管理模塊 采購(gòu)申請(qǐng)模塊 采購(gòu)申請(qǐng)這一模塊主要應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下一些功能： (1)接受生產(chǎn)部門和關(guān)鍵原材料供應(yīng)部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)； (2)接受企業(yè) ERP系統(tǒng)自動(dòng)提交的原材料采購(gòu)申請(qǐng)； (3)接受管理人員 、 后勤服務(wù)人員提出的采購(gòu)低值易耗品 、 電腦軟硬件或服務(wù)方面的申 請(qǐng)等 。 (3)對(duì)已生成的訂單 ， 依據(jù)設(shè)定規(guī)則決定是立即發(fā)給供應(yīng)商 ， 或者是留待采購(gòu)管理部門再次審核修改 。因此，電子化采購(gòu)軟件的作用顯得十分重要。 1． 節(jié)約政府開(kāi)支 ， 提高采購(gòu)效率 ， 促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展 3． 加快政府信息化進(jìn)程 ， 加快電子政務(wù)進(jìn)程 4． 規(guī)范政府采購(gòu)行為 ， 密切政府與企業(yè)的交流和溝通 政府電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成 我們以政府電子化采購(gòu)較為成功的珠海市政府采購(gòu)中心的電子化采購(gòu)系統(tǒng)為例 ， 分析電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成 。 惠普對(duì)這個(gè)問(wèn)題早有察覺(jué) ， 并于 1998年進(jìn)行過(guò)調(diào)查 。 運(yùn)行的結(jié)果使惠普官員們確信： Ariba網(wǎng)上采購(gòu)方案將能夠讓公司每年在 MRO維護(hù) 、 修理與運(yùn)行 項(xiàng)目 上的支出減少 6000萬(wàn)到 1億美元 。因此，一個(gè)獨(dú)立的公開(kāi)對(duì)外服務(wù)的專業(yè)采購(gòu)網(wǎng)站就更有可能把賣主與買 主拉到一起。 傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端有： (1)采購(gòu)成本居高不下； (2)采購(gòu)周期冗長(zhǎng)； (3)采購(gòu)信息缺乏溝通與共享； (4)采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力； (5)庫(kù)存積壓和物資短缺并存； (6)采購(gòu)范圍受地理局限； (7)采購(gòu)環(huán)節(jié)監(jiān)控困難； (8)采購(gòu)招標(biāo)往往流于形式。 政府電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成包括： (1)采購(gòu)中心內(nèi)部 OA系統(tǒng)； (2)銀行卡管理系統(tǒng)； (3)電子化采購(gòu)招投標(biāo)系統(tǒng)； (4)政府采購(gòu)網(wǎng)站系統(tǒng)。她站在馬路的中間，拼命地大笑著，車燈把雨幕打得絲絲分明，那亮光穿過(guò)雨幕，又射進(jìn)了羽鴻的眼里。她站在馬路的中間，拼命地大笑著，車燈把雨幕打得絲絲分明，那亮光穿過(guò)雨幕，又射進(jìn)了羽鴻的眼里。她站在馬路的中間，拼命地大笑著，車燈把雨幕打得絲絲分明，那亮光穿過(guò)雨幕，又射進(jìn)了羽鴻的眼里。她站在馬路的中間，拼命地大笑著，車燈把雨幕打得絲絲分明，那亮光穿過(guò)雨幕，又射進(jìn)了羽鴻的眼里。她站在馬路的中間，拼命地大笑著，車燈把雨幕打得絲絲分明，那亮光穿過(guò)雨幕，又射進(jìn)了羽鴻的眼里。 流程包括： (1)填寫訂購(gòu)單； (2)審核訂購(gòu)單； (3)聯(lián)系供應(yīng)商； (4)選擇供應(yīng)商； (5)采購(gòu)結(jié)算 。網(wǎng)站對(duì)所有的交易都有詳細(xì)的記錄，以方便日后的維修與保養(yǎng)。在惠普實(shí)行采購(gòu)電子化的過(guò)程中，發(fā)生了一件很有意思的事情。 “ 許多雇員自己跑到附近的一家電腦與公用品商店去隨意采購(gòu)東西拿回來(lái)報(bào)銷 ， 而不是到與我們有供應(yīng)協(xié)議的供貨商那里去采購(gòu) ， 這樣做的結(jié)果當(dāng)然是要多花很多冤枉錢 ?；萜展練v來(lái)都是商務(wù)史上的革新者 。 加強(qiáng)采購(gòu)管理人員培訓(xùn) 電子化采購(gòu)的有效實(shí)施離不開(kāi)高素質(zhì)的管理人員 ， 他們應(yīng)掌握專業(yè)的采購(gòu)管理知識(shí) ， 同時(shí)還必須有較高的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的知識(shí) ， 懂得電子商務(wù)的運(yùn)作 ， 能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)這一先進(jìn)工具為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù) 。 (5)自動(dòng)接受供應(yīng)商或承運(yùn)商提交的產(chǎn)品運(yùn)輸信息和到貨信息 。 (2)對(duì)接收到的采購(gòu)低值易耗品的申請(qǐng)，直接向倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)檢查庫(kù)存，如庫(kù)存已有，立即通知申請(qǐng)者領(lǐng)用，如庫(kù)存沒(méi)有，用 Email通知申請(qǐng)者：申請(qǐng)已批準(zhǔn)，正在采購(gòu)中。 第三 ， 提高采購(gòu)價(jià)格的透明度 。 第二，提高企業(yè)存貨管理水平。 從上可見(jiàn)，在電子化采購(gòu)的整個(gè)流程中，人工參與因素越來(lái)越少，信息的傳遞基本依賴 網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，從而保證了采購(gòu)過(guò)程的公正、高效，對(duì)克服采購(gòu)過(guò)程中的“黑箱操作”十分有效。 有的企業(yè)為了加大對(duì)采購(gòu)監(jiān)管的力度 ， 建立起一套分級(jí)采購(gòu)審批程序 ， 以防止采購(gòu)費(fèi)用的過(guò)度支出以及 濫用職權(quán) ， 但這種審批程序?yàn)楸緛?lái)就低效和費(fèi)時(shí)的采購(gòu)工作又增添了新的枷鎖 。 采購(gòu)信息缺乏溝通與共享 由于各業(yè)務(wù)部門 “ 各自為政 ” ， 導(dǎo)致采購(gòu)信息在企業(yè)內(nèi)部不能得到及時(shí)順暢的流轉(zhuǎn) ， 影響采購(gòu)效率的提高 。 關(guān)于報(bào)廢處理的處理步驟。 政策中說(shuō)明的內(nèi)容還可以擴(kuò)充到有關(guān)價(jià)格、質(zhì)量等總原則中去。 二、采購(gòu)手冊(cè)運(yùn)用書面形式有下列作用 手冊(cè)協(xié)調(diào)了政策和步驟的關(guān)系，并確保采購(gòu)原則與操作一致性和連貫性。 ? （二）接收的幾個(gè)步驟： ? 協(xié)商送貨事宜 ? 貨物接收入庫(kù) ? 貨物接收過(guò)程中的問(wèn)題 ? 七、開(kāi)票和支付貨款 ? 付款操作的具體過(guò)程是： ? 查詢物料入庫(kù)信息 ? 準(zhǔn)備付款申請(qǐng)單據(jù) ? 付款審批 ? 向供應(yīng)商付款 ? 供應(yīng)商收款 ? 八、記錄維護(hù) ? 一些必須要保存的記錄有以下幾種： ? 采購(gòu)定單目錄 ? 采購(gòu)定單卷宗 ? 商品