【文章內(nèi)容簡介】 貌問候語，如“早上好”“收件好” 等。 ?如果收件人有職務(wù)，應(yīng)以職務(wù)尊稱對(duì)方，如“ x經(jīng)理”、“ x課長”等，切勿直呼其名； ?對(duì)外商務(wù)郵件，如不清楚職務(wù)可以尊稱“ x先生”、“ x小姐”，但要把性別先搞清楚； ?不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名； 3）郵件主題 +尊稱與問候語 三 ：郵件禮儀 ? 郵件正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述； ? 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。 最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧； ?注意郵件的論述語氣，根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同， 選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述 ，以免引起對(duì)方不適； 4）郵件正文 .1 三 ：郵件禮儀 4）郵件正文 .2 ?尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)，輕易不要使用多個(gè)感嘆號(hào)等表示強(qiáng)烈； ?郵件正文應(yīng)多用 1234之類列表，以清晰明確。如果事情相對(duì)復(fù)雜，最好 4的列幾個(gè)段落進(jìn)行說明。保持每個(gè)段落簡短，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒有分段的長篇大論； ? 一次郵件交代完整信息，說準(zhǔn)確，盡量不要過二分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人反感； ?盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，這是對(duì)別人的尊重，也是自己修養(yǎng)的體現(xiàn)； 三 ：郵件禮儀 ?不要過度使用粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示，過多則讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀； ?合理利用圖片、表格與表單等形式來輔助闡述需要表達(dá)的內(nèi)容； ?電子郵件不是你的情書，所以盡量不要使用 :）之類的笑臉字符，在公務(wù)信函中這樣顯得比較輕佻。只用在特殊需要強(qiáng)調(diào)輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在 :） ； 4）郵件正文 .3 三 ：郵件禮儀 ?如果郵件帶有附件，應(yīng)該正文里面 提示收件人查看附件 或者對(duì)附件審閱； ?正文中應(yīng)該對(duì)附件內(nèi)容作簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)，對(duì)于特殊格式附件，因說明打開方式 ，以免影響使用； ?附件的文件應(yīng)該 按照有意義的名字命名 ，不可以用內(nèi)外不符的文件名，甚至外星人才能看懂的文件名； ?附件數(shù)目一般不宜超過 4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)該打包壓縮成一個(gè)文件； ?附件不宜過大 （竹昌設(shè)置不超過 10MB）， 能小盡量小，即使自己的服務(wù)器支持，也要考慮到網(wǎng)絡(luò)延遲和收件人郵箱服務(wù)器的控管要求； 5）郵件附件 三 ：郵件禮儀 6）郵件回復(fù)與轉(zhuǎn)發(fā) .1 ?回復(fù)郵件要及時(shí)，盡量不要少于 10個(gè)字，回復(fù)的內(nèi)容不要答非所問，針對(duì)性的回復(fù)發(fā)件人提出的問題或相關(guān)事宜。同一問題不要多次回復(fù)討論，不要蓋高樓； ?收到他人郵件后，即時(shí)的回復(fù)對(duì)方，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是 2個(gè)小時(shí)內(nèi)，特別是一些緊急重要的郵件 。 ?如果事情復(fù)雜，無法及時(shí)確切回復(fù)，至少應(yīng)該及時(shí)回復(fù)如“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果及時(shí)反饋 ?? ”，不要對(duì)對(duì)方苦苦等待； 三 ：郵件禮儀 ?如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作； ?當(dāng)回件答復(fù)問題時(shí)，最好把相關(guān)問題抄到回件中，然后附上答案，讓對(duì)方一次性理解； ?同一問題反復(fù)交流回復(fù)過多時(shí)，說明交流不暢，必要時(shí)可以電話或當(dāng)面直接溝通一下，避免反復(fù)郵件交流，浪費(fèi)資源； ?如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事情，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人即可。不要隨意回復(fù)所有人，不停的 RE來 RE去，讓他人感覺收到是垃圾郵件； 6）郵件回復(fù)與轉(zhuǎn)發(fā) .2 三 ：郵件禮儀 6）郵件回復(fù)與轉(zhuǎn)發(fā) .3 ?為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源?？稍谖闹兄付ú糠质占私o出回復(fù)，或在文末添上“全部辦妥”、“僅供參考，無需回復(fù)”等內(nèi)容； ?轉(zhuǎn)發(fā)郵件要小心謹(jǐn)慎，重要的機(jī)密和敏感的話題不要使用電子郵件，因?yàn)樗荒鼙ＷC嚴(yán)守機(jī)密，要注意寫在電子郵件里的每一個(gè)字，每一句話，因?yàn)楝F(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據(jù)，是合法的； 三 ：郵件禮儀 ?郵件結(jié)尾中文可以根據(jù)時(shí)間情況，寫個(gè)”祝您工作順利”、“祝您新年快樂”、“預(yù)祝商祺”等禮貌用語； ?郵件信尾加上簽名檔是有必要的，注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來與你的聯(lián)系； ?引用一個(gè)短語作為您的簽名的一部分是可行的，比如您的座右銘，或者公司的經(jīng)營理念等，但是要分清收件人對(duì)象和場合，切記一定要得體； ?對(duì)外、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等不同群體郵件外來，可以設(shè)置多個(gè)簽名檔來靈活調(diào)用，有時(shí)過于正式的簽名檔會(huì)讓對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)； 7）結(jié)尾與簽名 為了營造一個(gè)良好的辦公環(huán)境，我們一起來培養(yǎng)辦公好習(xí)慣吧！ 四 ：辦公好習(xí)慣 1）個(gè)人禮儀好習(xí)慣 ?見到同事要微笑，問候、打招呼或點(diǎn)頭示意。 ?有客人造訪時(shí)，熱情地招呼客人，并請(qǐng)客人落座，然后奉上熱茶。 ?乘電梯時(shí)，應(yīng)注意乘電梯時(shí)主人要先進(jìn)去，按住按鈕，再請(qǐng)客人進(jìn)來。出電梯時(shí)要請(qǐng)客人先出去。 ?同事之間要互相幫助，要有積極的團(tuán)隊(duì)合作精神。 ?會(huì)議中要把手機(jī)調(diào)至振動(dòng)狀態(tài)或關(guān)閉狀態(tài)，接聽手機(jī)時(shí)盡量在室外接聽。 ?工作日里，大家要統(tǒng)一著裝工作服。 ?不要習(xí)慣性說話帶臟字，不要亂扔煙頭雜物、隨地吐痰。 四 ：辦公好習(xí)慣 2）個(gè)人工作好習(xí)慣 ?遵守上班時(shí)間。外出要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 ?辦公時(shí)間不應(yīng)該接聽私人電話，確實(shí)重要，應(yīng)該快速處理。 ?不要在辦公區(qū)大聲說話或叫喊，以免影響其他同事工作。 ?下班最后一件事要關(guān)燈、關(guān)門。要力行節(jié)約，維護(hù)財(cái)產(chǎn)安全，長時(shí)間離開辦公區(qū)要關(guān)燈、關(guān)電、關(guān)空調(diào)、關(guān)電腦。 ?電話可以放在桌面的左前緣，方便左手及時(shí)接聽電話，右手做電話記錄。 四 ：辦公好習(xí)慣 3）辦公整潔好習(xí)慣 ?隨時(shí)保持辦公環(huán)境清潔，保持辦公物品擺放有序。下班前要將辦公桌面整理完畢方可離開。 ?不要在辦公區(qū)域用餐和吃零食。 ?辦公區(qū)應(yīng)經(jīng)常打開窗戶換氣。 ?禁止在辦公區(qū)吸煙，吸煙應(yīng)到規(guī)定的吸煙區(qū)。 四 ：辦公好習(xí)慣 4）愛護(hù)公物好習(xí)慣 ?要愛護(hù)公司的辦公設(shè)備，保管好自己辦公的鑰匙。 ?區(qū)分重要文件和非重要文件，在打印或復(fù)印時(shí)，非重要文件盡量兩面使用。操作要認(rèn)真，確保紙型無誤。 ?打印、復(fù)印后要撤掉紙張，并把廢棄的紙張整理好扔進(jìn)廢紙簍。出現(xiàn)卡紙或更換碳粉，不知道如何處理，可請(qǐng)他人幫忙，不要把問題留給下一個(gè)使用者。 四 ：辦公好習(xí)慣 第四節(jié)：日常交際禮儀 1）自我介紹時(shí) 一 .介紹的禮儀 先向他人點(diǎn)頭致意，得到回應(yīng)后再向?qū)Ψ浇榻B自己，再遞上事先準(zhǔn)備好的名片。 介紹順序 （ 介紹他人應(yīng)遵循 “ 尊者居后 ” 的原則。先將身份低者介紹給身份高者） 介紹年輕的 給年長的 介紹女士 給男士 介紹公司同事 給客戶 介紹非官方人士 給官方人士 介紹自己公司同事 給別家公司同行 介紹本國同事 給外籍同事 2）介紹一方給另一方認(rèn)識(shí)時(shí) 一 .介紹的禮儀 主動(dòng)報(bào)上自己姓名及相關(guān)個(gè)人信息 設(shè)法記住對(duì)方姓名 不過分追問對(duì)方 3）雙方互相介紹時(shí) 一 .介紹的禮儀 4）集體介紹時(shí) 應(yīng)按職務(wù)自高而低依次介紹。 一 .介紹的禮儀 介紹時(shí)說明要介紹的 人是誰 介紹時(shí)多提供一些 相關(guān)的個(gè)人資料 介紹時(shí)記住加上 頭銜 介紹時(shí) 不使