【文章內容簡介】 額不足，則該項無法選擇。 所有資料都準確完成后，最后點擊下單就完成了本次都下單操作 ，開始進入其他的訂單處理流程 。 群發(fā)短信 在后臺可以進行單個或者批量客戶發(fā)送短信。 注意不要 短信內容不要包括非法關鍵字 。如果發(fā)送成功，系統(tǒng)會 返回成功信息，如果失敗，會返回失敗原因代碼?？梢圆樵兪〈a所對應的說明和 非法 關鍵字 列表，非法關鍵字會根據短信公司要求定期更新。 每 條 短信不超過 60 個 字（字符也算），超過 60 個字會當成多條短信收費 。 如果是群發(fā)，每個號碼之間可用逗號，分號或者回車換行來間隔。 此項功能需要開通短信網關功能，需要和短信公司合作。 或者購買短信貓設備。 最新更近記錄 這里是 列表顯示，銷售客服對客戶的 所有 跟進記錄，可以按時間或者 工號 進行篩選查詢 ，銷售工號只能查看到自己設置的記錄 。 客戶高級搜索 系統(tǒng)除了提供前面所述的簡單查詢功能外，高級搜索還提供了 10 多項客戶資料的綜合查詢功能，可以選擇按照若干項資料進行 客戶搜索 。 搜索出來的客戶列表，有 轉 單權限的 工號可以進行批量 轉單 等操作。 搜索結果可以按資料創(chuàng)建時間，最新跟進時間，消費金額等字段排序，每頁可以設置顯示 30,50,100 條 。 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 9 頁 共 77 頁 電話進線記錄 這里默認提供當天的所有客戶電話進線記錄 。 包括未接，已接，已撥（ 設備 暫時不支持）等類型 。 未接電話，系統(tǒng)會標紅顯示該電話客戶所屬的銷售人員 ?？梢园凑諘r間，類型，是否處理等條件篩選進線記錄。 未接電話，客服銷售人員可以進行處理操作，以便分清哪些記錄是否已經處理過。 查看單個客戶的通話記錄，可以在該客戶資料頁面上查看。 這項 功能需要有電話交換機 及錄音系統(tǒng) 設備支持。 轉 客戶資料 客戶可以隨時轉給不同的銷售人員跟進。 轉單需要授予轉單權限。 可以在客戶資料頁面進行單個轉，也可以在客戶資料高級搜索頁面進行批量轉單。 如圖： K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 10 頁 共 77 頁 在客戶訂單詳情頁面也可以把該訂單及該客戶一并轉給其他工號。 訂單 管理 產品訂單 銷售人員后臺下單后，發(fā)貨之前的訂單處理流程都在此操作。 可以按 各篩選 條件查詢訂單，亦可直接點擊待處理 等 各個狀態(tài)的 快捷 訂單列表。 訂單查詢 可以根據訂單信息或客戶信息或產品信息進行訂單篩選查詢 ， 待發(fā)貨狀態(tài)的訂單列表，如果缺貨，會有 缺 貨 提示 ， 換貨 或重發(fā) 單也有相應換 或重 標識。 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 11 頁 共 77 頁 訂單狀態(tài) 說明 訂單狀態(tài)分 2 種情況 ： a) 貨到付款訂單 流程 未確認 已確認 客服審核 待發(fā)貨 已發(fā)貨 收 (退 )貨 已作廢 b) 先付款訂單 流程 等待支付 已支付 客服審核 財務審核 待發(fā)貨 已發(fā)貨 收 (退 )貨 已作廢 訂單狀態(tài)處理 正常按照上述流程進行訂單處理。 其中已確認和已支付狀態(tài)的訂單，銷售人員可以確認到審單環(huán)節(jié)， 否則待審列表不會出現該訂單， 經過 客服 審單和財務審核 (只限先付款訂單 )后，自動到待發(fā)貨狀態(tài)，進入物流 發(fā)貨 環(huán)節(jié)。 在審單之前的訂單，可以作廢 ， 如果是已支付 并且需要退 K幣 的訂單，須到“退還 K 幣”處操作，系統(tǒng)自動作廢 訂單 并退給客戶 K 幣。 審單過后的訂單作廢，需要有相應的權限才可操作 。 已 作廢訂單恢復也需要 特別的 操作 權限。 不同狀態(tài)的訂單頁面會出現不同的操作按鈕。 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 12 頁 共 77 頁 如果是銀行轉賬的訂單，需要提交客戶匯款記錄， 可以直接在訂單頁面點擊添加匯款記錄，系統(tǒng)跳轉到添加匯款記錄頁面后，請認真填寫相關信息，確認無誤后點擊提交等財務審核， 財務審核后自動變?yōu)橐阎Ц队唵巍? 特別說明 點擊收貨時， 一定要特別謹慎，一但收貨，客戶的積分，等級，還有 相關 財務數據都已計算，所以 點擊收貨之前，認真看清快遞的狀態(tài)，盡量不要點錯 。 如果訂單是部分退貨，先點訂單收貨，再做部分退貨處理 ，如果是整單退貨，就直接退貨。 已經收貨或者退貨的訂單，不能再做任何修改。 如果萬一點錯收貨，如果沒有跨月，可以 先撤銷收貨再 重 新點退貨，但需要特別的操作權 。 審單 銷售人員確認到審單的訂單，會出現在審單列表 ， 審單人員可以進行審核操作 ，審核時必須認真對照每項信息，做到準確無誤 ， 尤其是產品價格和 贈品情況 ，還有訂單運費 。 貨到付款的訂單，審過之后 就直接到倉庫待發(fā)貨，而先付款的訂單還需先到財務審核 后 再到倉庫待發(fā)貨 。 可以單個訂單逐一審核，也可以批量審核。 如圖： 如果覺得訂單有問題，需要銷售人員重新修改，則點擊撤回 ，不撤回銷售人員不能修改 ,除非有特別的權限 ，審單人員自己修改就點改單。 增加匯款記錄 客戶通過銀行轉帳匯款，由銷售或者客服人員幫助提交匯款記錄， 由財務審核過后生效，才能支付訂單或者充值 K 幣 。特別注意，本次匯款是充值 K幣還是支付客戶訂單需要分清，如果是充值 K幣，就不需填寫客戶訂單號，匯款金額全部充值 K 幣賬戶，如果是支付訂單，準確填寫客戶的 訂單號， 如果匯款金額小于訂單金額，系統(tǒng)提示金額不足，不能完成支付，如果匯款金額大于訂單金額，則本次匯款除了支付訂單外，多余的金額會充值 K 幣給客戶 。 支付方式為銀行轉賬的訂單，在等待支付狀態(tài)下，會出現“增加匯款記錄”的按鈕 ，直接點擊去提交匯款記錄，等財務審核通過后，該訂單自動變?yōu)橐阎Ц?。如圖： K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 13 頁 共 77 頁 轉移訂單 由于存在一個客戶可你注冊多個帳戶 的情況，所以有時需要把訂單轉移到 該 客戶 其他 帳戶 (ID)下，就在此進行操作。 訂單詳情 訂單產品的信息包括： 價格：實際銷售價格 原價： 系統(tǒng)制定的 銷售價格 數量：單個 產品的訂購數量 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 14 頁 共 77 頁 庫存： 目前該 產品的實際庫存量 預訂數：審單后發(fā)貨前的客戶訂購數量 如果數字判斷有異常情況 ，比如實際售價低于系統(tǒng)里的原價 ，會特別標紅顯示 在訂單詳情頁面，可以對不同狀態(tài)的訂單進行相應的操作 ，比如改單，確認，作廢，刪除 ，簽收，退貨等 。 客服功能 郵件群發(fā) 通過后臺群發(fā)郵件，可以給現有所有客戶，或者指定部分客戶，也可直接導入外部郵件列表來發(fā)送郵件?？梢杂糜诠?jié)假日的促銷活動或者郵件營銷。 需要設定郵件服務器 才能操作。 客戶短信 查看 銷售發(fā)送和 客戶回復的短信。 短信功能 需要開通短信網關 才能使 用 。 需要開通短信網關或者購買短信貓設備。 客戶投訴 增加客戶投訴的記錄，可以投訴的原因，對應的產品，銷售工號，投訴部門等。 統(tǒng)計后臺有各個方面的投訴報表統(tǒng)計。 采購管理 采購單列表 所有的采購單列表，可以按各條件進行篩選 查詢。 下單人員 在財務過帳之前 可以進行審核，修改等操作 。 財務人員在認真確認產品采購價及運費后，做過帳操作，過帳之前發(fā)現運費或價格有誤的 請先 修改正確后再操作過帳。 財務操作人員需要注意的是， 默認過帳金額為采購單總金額 ，但本次過帳可以根據 與該供應商的結余情況 修改 ，過帳生成的過往明細是最終修改后 的總金額 。 財務 過帳之后的采購單，不允許再做任何修改。 采購單的款號采購價，會與目前的庫存均價對比， 如果相差 5%以上，會特別標紅顯示 。 采購單的供應商余額也會不同顏色顯示，方便直觀查看。 下 采購單 采購文員下采購單，正確輸入所要采購的款號及數量，進貨價等信息， 一張采購單可以包括若干款號，并一定選好供應商 ， 供應商的選擇 方法 ，是模糊輸入供應商名稱，系統(tǒng) 會 自動彈出符合條件的供應商 下拉 列表，再點擊選擇 。 除了供應商的選擇外，還有運費，付款信息備注，預計到貨時間等都須準確填寫，否則會引起其他人員查看或處理數據時出現差錯。 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 15 頁 共 77 頁 所 有信息校對無誤后，點擊提交就完成采購單的錄入工作。 需要說明的是，采購人員只能查看自己名下的采購單，不能查看其他采購人員的采購單。 供應商 列表 添加或者管理供應商 。 采購人員可以添加，修改，刪除在 自己名下的供應商 ， 財務人員可以進行單個或者批量把供應商分配給對應的采購人員。 添加供應商時， 認真填寫各項相關信息，不可有錯。 這里按篩選條件查詢出來的供應商列表， 采購人員也只能看到已經分配給自己的供應商，而其他采購人員的供應商無法看到 。 產品銷售統(tǒng)計 產品的銷售情況統(tǒng)計，包括下單的，發(fā)貨的，收貨等幾項數據。 可以方便查詢 某時間 段的 銷售 數據，供采購人員分析 。也可以按供應商或者分類來查詢。 在這里， 采購人員也只能查詢已經分配給自己的供應商和產品的數據，其他人員的數據無法看到 。 預訂采購報表 客戶已經訂購，但訂購數量大于現有庫存數量的所有款號列表在這里可以看到， 采購人員可以查詢自己所負責頻道的產品，可以看到預訂產品的訂單號和 對應的銷售人員 ，以便和銷售人員溝通 。 除了顯示預訂款號外，還可以看到預訂數量，庫存數量，已采購 (在途 )數量。 供應商統(tǒng)計報表 查詢供應商的采購，發(fā)貨，收貨，庫存等情況。 采購人員也只能那個查看自己名下等供應商數 據。 采購統(tǒng)計報表 這里是采購專員的相關數據報表。 包括新增款號，采購量，庫存量，發(fā)貨量，收獲量等 ，可以按時間段篩選 ，采購專員只能查看自己的數據 。 物流管理 物流發(fā)貨 所有等待發(fā)貨的客戶訂單。 在發(fā)貨之前，須先打印好出貨單和快遞單， 并完善比如重量，快遞單號，服務專員 ，配送專員，備注 等必要信息。 待發(fā)貨訂單分缺貨和不缺貨 2個列表 。如果遇上銷售客服人員還需要修改訂單的情況，請先撤回 ，待銷售修改完成后會再出現再待發(fā)貨列表。 如有什么特別信息需要告知銷售人員的，可以通過訂單備注或者跟進記錄。 發(fā)貨產品核對無誤后，一旦點擊 發(fā)貨，相關產品的庫存 數量，變動明細 ，發(fā)貨 量等 數據都已更新，并且同時會給客戶手機發(fā)送發(fā)貨通知的短信， 所以請慎重點擊發(fā)貨，確保不出差錯。 已點擊發(fā)貨的訂單，如果發(fā)現有錯，可以撤回，庫存等數據也會自動更新 ，但盡量少用此功能 。 點擊發(fā)貨時， 可以選擇是否同時給客戶發(fā)送發(fā)貨短信 。 K8 客戶管理系統(tǒng) 操作規(guī)范手冊 第 16 頁 共 77 頁 產品入庫 產品入庫分類采購單入庫和直接入庫 2 種。 一張采購單，可以 1 次或者多次入庫 ，如果該采購單的所有產品都全部到庫， 注意不一定非得所有產品都要全部入庫，因為有可能出現所采購產品缺貨，供應商不再發(fā)貨的情況 ，在該入的產品全部入庫之后，最后一次入庫操 作必須點擊入庫并完成 ，這樣這張采購單的狀態(tài)才是完成狀態(tài)，否則未完成狀態(tài)的采購單的產品，如果沒有入庫，就會一直處于采購在途狀態(tài) ，采購單的完成狀態(tài)只表示這張單該來的該入的庫已經入完了，如果有沒入的也不會再入了 。 完成狀態(tài)的采購單不可再入庫，入庫數量請認真填寫，采購單入庫，會默認為采購數量，如果是分多次到庫的，請修改為實際到庫數量。 提交入庫單后需要審核才能生效。 庫存明細 所有款號的庫存明細列表 。 涉及到價格，金額等數據有相應的權限才可看到。 除了看款號的實時庫存外，還可以查看每個款號的庫存變動明細 。 綜合查詢條件包括 ，分類，供應商，款號，名稱，庫存數量，庫存均價，是否預警，最后入庫時間，最后出庫時間 ，包含次品 等 ，其中通過最后入庫和出庫時間，庫存數量等條件可以看出某些款號的庫存壓力情況 。 庫存管理人員可以在此進行正品和次品的調倉操作。 退貨入倉 退貨流程： 客戶決定不收貨物， 跟單人員先做退貨操作，然后客戶貨物退回途中，倉庫收到貨物后再做退貨入庫的操作。 已經 退到倉庫的產品，需做退貨入庫操作 。 該操作會增加款號庫存， 款號退貨數據 也會在相關財務報表反應。 操作時，須輸入對應的訂單編號，選擇所退的款號和退貨數量，核對無誤后提交完成退 貨入庫。 打印條碼 在庫存明細列表，可以直接打印某個款號的條碼，也可以在這里按款號或者采購單號 進行條碼 打印 。 如果按采購單打印，會列出該采購單下的所有款號，可以進行選擇打