【文章內(nèi)容簡介】 ............ 92 檔號格式定義 ................................................................................................................................ 94 輔助字典維護(hù) ................................................................................................................................ 97 增加類目和關(guān)鍵詞 .................................................................................................................. 98 修改類目和關(guān)鍵詞 .................................................................................................................. 99 刪除類目和關(guān)鍵詞 .................................................................................................................. 99 全宗管理 ....................................................................................................................................... 99 原 文服務(wù)設(shè)置 ......................................................................................................................... 99 4 前 言 興檔檔案管理系統(tǒng) 通過運用高速發(fā)展的計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對文書、科技、會計、聲像、實物、電子等不同門類和載體檔案實現(xiàn)檔案數(shù)字化，并且對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)實施全面管理，同時還提供方便的數(shù)字化檔案信息查詢服務(wù)。 本系統(tǒng)從檔案工作的實際需要出發(fā)， 堅持 “文檔一體、綜合管理、館室銜接 ”的 原則，涵蓋了檔案業(yè)務(wù)處理的全過程，包括文件管理、檔案管理和資料管理，以及業(yè)務(wù)處理流程中的收集、整理、統(tǒng)計、檢索等。在靈活性和可擴(kuò)展 性上，用戶 不僅可以個性化地設(shè)計操作界面，動態(tài)調(diào)整實體分類和檔號格式，還可靈活定義信息門類結(jié)構(gòu)和創(chuàng)建報表格式。 本系統(tǒng)實現(xiàn)了對各種類型檔案的著錄標(biāo)引、檔案整理（立卷歸檔）、多套檔案分類方案并存管理、檔案數(shù)據(jù)分級篩選查詢及全文檢索功能。通過多層的授權(quán)控制機制，較好地保證了數(shù)據(jù)的安全。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的職能，賦予用戶不同的級別和權(quán)限，使不同用戶有不同的系統(tǒng)操作界面，做到了分工細(xì)致，權(quán)限明確。 在數(shù)據(jù)管理上，為確保運行數(shù)據(jù)的安全，不僅可以輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)，還可通過 導(dǎo)入導(dǎo)出功能，不同機器和用戶之間的數(shù)據(jù)可自由輸入、 輸出，互相交換，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。 總之， 興檔檔案管理系統(tǒng) 符合檔案管理人員使用習(xí)慣， 是 集人性化、智能化和科學(xué)化為一體的綜合性檔案管理軟件。 系統(tǒng)特點 ? 本 系統(tǒng)涵蓋檔案業(yè)務(wù)全過程，易學(xué)易用。 系統(tǒng)包括對文件、檔案、資料的管理以及檔案業(yè)務(wù)處理的全過程，包括錄入、檢索、利用、統(tǒng)計以及數(shù)據(jù)管理等功能。 統(tǒng)一美觀的界面，方便可行的操作向?qū)В瓜到y(tǒng)簡單易用。 興檔檔案管理系統(tǒng) 5 ? 優(yōu)化文件管理和檔案管理 ,做到兩者無縫連接 文書檔案的管理真正做到 “ 文檔一體化 ” 管理，輕松實現(xiàn)文件向檔案的轉(zhuǎn)化；遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，同時支持傳統(tǒng)與簡化（新式 ）兩種組卷方式 ,允許用戶自定義檔號格式。 ? 檢索方式靈活多樣，確保查詢速度 檢索速快，十萬條記錄 20 秒以內(nèi)響應(yīng)；查詢方式除簡單查詢外，系統(tǒng)還提供自定義查詢和多表查詢 。 通過自定義查詢目錄保存查詢條件 并實現(xiàn)多級關(guān)鍵詞篩選 ，以后只要通過點擊就可實現(xiàn)快速檢索；多表查詢則是同時在多個目錄數(shù)據(jù)表中找出符合條件的記錄。同時系統(tǒng)還提供分頁瀏覽的方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速查詢 。 ? 管理對象可隨意擴(kuò)充，體現(xiàn)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和開放性 系統(tǒng)管理對象可擴(kuò)充，用戶可以任意增加各門類的文件、檔案及相關(guān)信息，也可按自己需要實施分類方案，對管理對象逐級 劃分，充分契合用戶業(yè)務(wù)變化的需要 。 ? 量身定制和通用標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合，優(yōu)化檔案管理 全面符合檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)在追求通用性的同時，滿足不同行業(yè)用戶的不同需求，實行量身定制，將最先進(jìn)的檔案管理理論與實際操作有機融合，站在專業(yè)角度提升用戶檔案管理的科學(xué)性。 ? 人性化的設(shè)計理念，讓用戶完全自定義 以人性化為設(shè)計理念，為用戶營造一個輕松自在的工作氛圍。用戶可根據(jù)實際情況和個人喜好隨心所欲選擇和設(shè)計界面、報表格式。系統(tǒng)設(shè)計了動態(tài)聯(lián)機在線幫助，對操作提供第一時間支持，讓用戶享受工作樂趣和科技魅力 。 ? 完善的數(shù) 據(jù)管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，確保數(shù)據(jù)安全 實現(xiàn)多種備份功能，可以將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)壓縮后向軟盤、光盤備份， 6 也可將各種備份資料迅速恢復(fù)丟失的數(shù)據(jù)，確保用戶的寶貴數(shù)據(jù)安全無虞。通過 導(dǎo)入導(dǎo)出，使不同機器和用戶之間的數(shù)據(jù)自由輸入、輸出，互相交換，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。 ? 多套實體分類方案共存管理 在實際的檔案管理中，檔案實體分類方案具有時間的延續(xù)性，但往往會遇到修改檔案實體分類方案的情況，因此，就造成多套分類方案共存。興檔檔案管理系統(tǒng)針對這一情況，特別設(shè)計了根據(jù)年度設(shè)置分類方案，使其共存管理的功能。 ? 根據(jù)保管期限自定義 分類編排件號 傳統(tǒng)的文書檔案保管期限分類有永久、長期與短期分開編列件號的“兩分開法”和永久、長期、短期分開編列件號的“三分開法”?，F(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)設(shè)置的是固定模式，而在興檔檔案管理系統(tǒng)中，可以充分讓用戶自由組合保管期限，達(dá)到更自由的靈活性。 興檔檔案管理系統(tǒng) 7 第一章 快速入門 快速入門是為初次使用“ 興檔 檔案管理系統(tǒng)”（ for window 2020/XP）的用戶準(zhǔn)備的，它可 以幫助您盡快熟悉和使用本系統(tǒng)。 初次使用本系統(tǒng)時，用戶必須了解一些最基本的概念，熟悉系統(tǒng)的基本操 作流程。 如果您是本系統(tǒng)的老用戶，只要直接閱讀 本用戶手冊 的其它章節(jié)。 第一次啟動系統(tǒng) 第一次啟動系統(tǒng)是指安裝好了“ 興檔 檔案管理系統(tǒng) ” 之后，第一次進(jìn)入本系統(tǒng)。 在您第一次進(jìn)入系統(tǒng)時，系統(tǒng)會提示您注冊本系統(tǒng)。 啟 動 方法一， 從 “ 開始 ” 菜單中選擇 “ 興檔 檔案管理系統(tǒng) ” 中的可執(zhí)行文件 “ 興檔檔案管理系統(tǒng) ” ； 方法二， 直接雙擊屏幕上的 “ 興檔 檔案管理系統(tǒng) ” 的圖標(biāo)，啟動本系統(tǒng)。 登 錄 啟動系統(tǒng)后 ,系統(tǒng)將彈出用戶 “ 登錄 ” 窗體。 在 “ 用戶 代號 ” 中輸入正確的用戶 代號 ，在 “ 密碼 ” 欄中輸入正確的密碼，按“ 登陸 ” 則開 始登錄，按 “ 取消 ” 則退出本系統(tǒng)。 對于單機版程序，“服務(wù)器地 8 址”欄中可不輸入信息。 注意： 系統(tǒng)中用戶代號和密碼都由系統(tǒng)管理員分配和設(shè)定，用戶應(yīng)牢記，不得隨意泄漏，更不能讓無關(guān)人員或低權(quán)限人員獲得登錄信息； 系統(tǒng)概覽 進(jìn)入本系統(tǒng)之后，就可以看見系統(tǒng)的主界面，在主界面的前面，有一個 “ 用戶注冊 ” 浮動窗口，系統(tǒng)提示您對本系統(tǒng)進(jìn)行注冊，否則本系統(tǒng)只能在演示狀態(tài)進(jìn)行，您只需在 “ 注冊碼 ” 輸入框中填寫本系統(tǒng)提供的注冊碼，點擊 “ 現(xiàn)在注冊 ” 按鈕就可進(jìn)行注冊。 關(guān)閉此浮動窗口，可以看到主界面的全貌，它是指示本系統(tǒng)的基本功能的 主要流程圖。主界面上左邊所列的是系統(tǒng)主要的軟件功能，系統(tǒng)右面是各功能相應(yīng)的流程圖，點擊不同的流程圖標(biāo)可以進(jìn)入不同的功能模塊完成不同的檔案業(yè)務(wù)工作。 通常，計算機檔案管理系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)來自文件和各種案卷的著錄，用戶通過項目、案卷和文件級目錄數(shù)據(jù)的錄入來形成這些數(shù)據(jù)集，在此基礎(chǔ)上，再實現(xiàn)檔案的檢索，以及打印出各種報表目錄等。 興檔檔案管理系統(tǒng) 9 重要概念和名詞解釋 全宗 ：是一個獨立的機關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體。 檔案 ：是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活 動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 立檔單位 ：全宗構(gòu)成者，是指形成檔案全宗的機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或個人。 案卷 ：是一組關(guān)系密切的單份文件的組合，有時稱檔案保管單位。 檔案著錄 ：在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。 檔號 ：檔案館（室）在檔案整理過程中對檔案的編號，檔號通常包括全宗號、目錄號、案卷號、件號或頁號。 案卷號 ：著錄案卷目錄內(nèi)每一案卷的編號。 分類號 ：檔案類別的代碼。 主題詞 ：主題詞是揭示檔案主題內(nèi)容的規(guī)范詞。 題名 ：題名是 直接表達(dá)檔案內(nèi)容特征，中心主題并區(qū)別于另一檔案的名稱。 責(zé)任者 ：責(zé)任者是指對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造，負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個人。 一般操作描述 l、 TAB 鍵： 在本系統(tǒng)中，在格與格之間移動光標(biāo)使用 TAB 鍵。按一下 TAB 鍵則下移一格，按住 Shift 鍵再按 TAB 鍵則上移一格。 2 、復(fù)制和粘貼：舉例說明：在文件或案卷著錄時，如果將要輸入的正題名與上一個正題名大同小異，為節(jié)省時間，您可以使用復(fù)制和粘貼功能。在添加之前，如果你預(yù)計到下一個正題名與當(dāng)前的正題名大同小異，你可以用鼠標(biāo)把當(dāng)前的正題名拖成藍(lán)色，然后按鼠標(biāo)的右鍵，在彈 出的菜單中選擇 “ 復(fù)制 ” 。在 10 下一條目添加時，在正題名輸入框中選擇右鍵右鍵菜單中的 “ 粘貼 ” ，上一條記錄的正題名就輸入進(jìn)去了。這樣，只需稍作修改就可以了。復(fù)制和粘貼是Windows 中通用的操作，在很多場合都有用。 滾動操作：在顯示界面右側(cè)、底邊或者界面中兩個顯示區(qū)域的中間常常存在滾動條，拖動滾動條內(nèi)的滾動塊或單擊滾動條兩端的箭頭按鈕可將顯示的內(nèi)容滾動到其它部分。 4：調(diào)整窗體大?。? 在頁面視圖中，在顯示界面的邊緣移動鼠標(biāo)指針。光標(biāo)將變成雙頭箭頭 ,拖動箭頭可縮放窗體。 其余窗體操作如還有不明之處請參照 Windows2020/XP 有關(guān)書籍。 系統(tǒng)常用功能描述 類目 選擇 選擇類目是本系統(tǒng)中一種通用和常見的使用方法，檔案 /文件的錄入和檢索過程中，幾乎所有功能都要通過選擇類目才能進(jìn)行。 以檔案為例，在 “ 檔案管理 ” 主界面，窗體左邊有一個樹型類目列表，系統(tǒng)定義過的所有檔案門類都可在這里找到，在樹型結(jié)構(gòu)的最頂部，是 “ 檔案 ” ，這里是樹根。雙擊樹根可以展開它，再次雙擊可以關(guān)閉它。 下面的文字列表代表不同的檔案門類（也叫類目）。例如，“ 科技檔案 ” ，這些類目叫做底層門類，底層門類對應(yīng)具體的目錄表。又如 “ 文書檔案 ” ，這是中間門 類，在文字的左邊有一個加號 ，表明樹枝可以展開。單擊加號或雙擊加號旁邊的文字，都可以展開樹枝。展開后加號會變成減號 ，表明樹枝已經(jīng)展開，可以收回。單擊減號或雙擊減號旁邊的文字，都可以將展開的樹枝收回。樹枝展開后，會出現(xiàn)詳細(xì)的下級類目列表，中間門類下可以有多級子門類，但最底層是底層門類。 興檔檔案管理系統(tǒng) 11 要對具體的類目進(jìn)行操作時，必須在類目列表區(qū)進(jìn)行選擇。本系統(tǒng)在退出時自動記錄退出前的操作表和查詢條件，當(dāng)再次進(jìn)入時系統(tǒng)將恢復(fù)退出前的操作環(huán)境，即根據(jù)當(dāng)時的查詢條件顯示相應(yīng)的數(shù)據(jù)表。 下面說明選擇類目的方法。 第一次進(jìn)入 系統(tǒng)時系統(tǒng)會在類目列表區(qū)顯示本系統(tǒng)中已定義的全部類目。 在類目列表區(qū)點擊選擇需要操作的底層門類，則屏幕右邊的表數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)會顯示相應(yīng)于此底層門類的數(shù)據(jù)表，數(shù)據(jù)表最多可以有三層，這些都是在 系統(tǒng)維護(hù)中的 門類維護(hù) 中進(jìn)行設(shè)置的。 日期輸入說明 為了統(tǒng)一錄入的日期格式，方便用戶操作，本系統(tǒng)在各窗口中需要輸入日期時，采用下拉列表中選擇輸入方式，說明如下：點擊下拉鍵，系統(tǒng)打開如下窗口（為當(dāng)前月份的日期列表）。 系統(tǒng)默認(rèn)為當(dāng)前日期（紅圈所示），您也可以按如下步驟自己選擇。 1． 選擇年度：點擊日期表上面的年度如： 2020，其旁邊會出現(xiàn)一個向上、向下的按鈕，點擊它們選擇想要的年度。 2． 選擇月份：點擊上面的月份，其旁邊會出現(xiàn)一個月份下拉列表，您可以從中選擇；或者點擊表中的左右兩個按鈕，按月份前移或后移日期列表。 3． 選擇日期：方法是用鼠標(biāo)點擊所要的日期。 全宗號選擇 “ 全宗名稱 ” 輸入框旁的 按鈕，系統(tǒng)會打開全宗號選擇列表，如下圖所示： 12 ,再點擊 “ 確定 ” 按鈕，點擊 “ 取消 ” 按鈕則取消