從時間管理談工作效率［培訓課程］(編輯修改稿)
2025-06-07 15:32 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 會 早 會 季 度 月 份 跨團隊 例會種類 ? 老板太厲害，我不敢提。 ? 老問題反復提，沒有結(jié)果。 ? 臨時方案，不可重復性 ? 跨部門的問題反饋滯后 為什么我開會沒效果？ 會而不議，議而不決，決而不行，行而不果 ? 強調(diào)原因 ——推卸責任 ? 只說做了什么，不提做得怎樣，是否達到目標 ? 跟著感覺走 ——沒目標、方法、程序、時間表等 ? 有目標，沒措施 ——3拍工程 ? 避重就輕（非關(guān)鍵績效指標） ? 報喜不報憂 ? 長篇大論 ——不懂得用數(shù)字說話 匯報工作“葵花寶典” ?議題宣布及會議要求 (可免 ) ?上次會議追蹤 ?問題反饋 ?業(yè)務總結(jié)、目標的設定及措施 ?經(jīng)驗分享 ?會議總結(jié)及行動措施 ?形成文件或標準 優(yōu)質(zhì)的管理層例會的程序 K P I 指標 ? 目的 確定公司及各系統(tǒng)或部門的關(guān)鍵績效標準，使各系統(tǒng)或部門在設立目標時，與公司的總體目標連接起來 ? 范圍 公司及所管轄的各系統(tǒng)或部門 ? 定義 其結(jié)果對公司使命、愿景及目標的達成有著至關(guān)重要影響的領(lǐng)域，是衡量公司、事業(yè)部、部門乃至個人的關(guān)鍵績效的指標 一、關(guān)鍵績效指標（ KPI） 內(nèi)涵： 績效 —— 關(guān)注公司關(guān)鍵結(jié)果領(lǐng)域 （ KRA， Key Result Area) 指標 —— 是指標，不是目標，但是目標設立的依據(jù) 公式：目標 =指標 +程度 +時間 關(guān)鍵 —— 強調(diào)主要的 牽引員工 的行為 設立績效 目標 績效考核 與評估 評測 生產(chǎn)力 用 途 KPI體系的建立原則 體現(xiàn)公司中短期的發(fā)展戰(zhàn)略，以增強核心競爭力為最 終目的。 適當簡化，突出重點；明確主線，抓住主要矛盾。 強調(diào)市場標準和最終成果（利潤）責任。 強調(diào)跨部門連帶責任，促進跨部門的協(xié)調(diào)，不遷就部 門的可控性和權(quán)限。 綜合性、定量化或可度量，指標間相互關(guān)聯(lián)，激勵與 壓力并存。 如何設立績效指標 企業(yè)目標 部門目標 部門流程 職位目標 業(yè) 務 流 程 大 部 門 目 標 過程指標 ——結(jié)果指標 追求的 是結(jié)果 把握好過程 管理的是過程 結(jié)果是必然的 例會使用表格 關(guān)鍵業(yè)績指標 管理會議匯報表 改善措施建議表 會議總結(jié)追蹤表 ? (1)有些會議是可以不用召開的 ， 因此在籌備會議之前應先尋找取代會議的可行途徑 ， 諸如： ① 能由適當?shù)娜藛T有效地解決的問題 (或制定的決策 )， 則歸由該適當人員解決 (或制定 )。 這樣 ， 將可免除會議的召開 。 ② 以電話咨商取代會議 。 將預定中的會議延期舉行 ， 并嘗試將該預定中的會議的議程并入下一次會議的議程之中 。③ 偶而取消一兩次會議 ， 以觀察該等會議的需要程度 。 ④ 委派代表主持會議 。 這樣 ， 一來可節(jié)省自己的時間 ，二來可增進該代表的人際接觸面及主持會議的經(jīng)驗 。 ? (2)取消所有的例會 。 將有需要開會討論的議案集中在卷宗內(nèi) ， 等卷宗內(nèi)的議案累積到相當程度時再召開會議 。 這樣做的好處是 ， 在召開會議前管理者可能發(fā)現(xiàn) ， 有些議案將不再需要被列入議程之中 。 不過 ， 那些重要的且有待緊急處理的議案 ， 則應盡早開會處理 。 ? (3)如有可能 ， 則在一機構(gòu)內(nèi)采取這樣的策略：所有的會議都要獲得上級批準才能召開 。 這一策略的主要用意 ， 在于令各階層主管于開會之前三思有無開會的必要 ， 以杜絕他們?yōu)E用開會手段 。 ? (4)召開會議之前 ， 必須先確立清晰的目標 。 若無清晰的目標 ， 則不應開會 ， 因為目標是會議的指南 。 ? (5)盡量減少與會人數(shù) ， 只邀請有關(guān)人士參加 。 有些主管恐怕是為了表示公正或民主 ， 一遇開會場合則讓手下所有員工參加 。 殊不知與會人數(shù)一增加 ， 則溝通的難度將加速遞增 。 當與會者只有兩個人的時候 ， 溝通極為容易 ， 因為此時只有兩個溝通渠道存在 。 第三個人加入時 ， 溝通渠道隨之增至六個；第四個人加入時 ， 溝通渠道增至十二個；第八個人加入時 ， 溝通渠道增至五十六個；其余可依此類推 。 ? (6)選擇適當?shù)拈_會時間 ， 以令所有與會者都能出席 。參加會議時 ， 則原則上不應開會 。 因為關(guān)鍵性人物不在場時 ， 所制定的決策可能不夠明智 ， 也可能不受支持而終至被推翻 。 ? 為避免過于延長 ， 如有可能 ， 則將會議安排在午餐前 ， 另一會議或活動之前 ， 或是下班之前不久舉行 。 ? (7)選擇適當?shù)拈_會場地 ， 以方便與會者 。 選擇地點時應顧及該地點對完成會議目標是否容易 、 設備提供是否齊全 、 交通是否便利 、
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