從時間管理談工作效率［培訓課程］(已改無錯字)
2023-06-17 15:32:08 本頁面
【正文】 場地大小是否適中等因素 。 議程特別長的會議 ， 最好是在辦公地點以外的地方舉行 ，以免受到干擾 。 ? (8)議程及有關資料應先發(fā)給與會人 ， 使他們能事先作必要的準備 。 ? (9)按每一與會者每分鐘的工資額及每一分鐘所享有的福利額估計會議成本 。 假定： ① 與會者計有十位； ②每一位工資 20， 000元； ③ 每一位的每個月工作時間為 10， 000分鐘；以及 ④ 每一位在平時所享有的福利等于工資的 25%。 在這些假設下 ， 組織本身對每一位與會者每開一分鐘的會議所須支付的代價為 ， 而對十位與會者每開一個鐘頭的會議所須支付的代價則為 1500元 !會議成本的估計有助于提醒會議召集者審慎處事 ，將有助于提醒其他與會者珍惜會議時間 。 ? (10)應該對會議加以時間限制 (即事先制定起迄時間 )， 并按每一個議案的重要程度而分配給它適當的時間 。 ? (11)可能的話，應限定出席會議的次數，只出席與自己有關的或是自己有所貢獻的會議。 (1) 會議應準時開始 。 在會議中如等候遲到者 。 為則等于懲罰準時者 。 等候遲到者的先例一開 ， 則原來的準時者將可能變?yōu)檫t到者 ， 而原來的遲到者將可能變本加利地成為更嚴重的遲到者 ， 避免和消除這種局面 ， 召集會議者應先預告會議將準時舉行 ， 然后毫無例外地堅持準時舉行 。 (2) 在會議進行中可指定專人控制時間 。 (3) 不要令與會者過于舒服 ——盡量避免提供茶水或點心；當議程很短而且無 需作記錄時 ， 可考慮采取站立的方式開會 。 (4) 應按議程所編列的優(yōu)先次序進行討論 。 (5) 除非緊急事件 ， 否則應避免會議受到干擾 ——包括電話及訪客的干擾 。 (6) 視實際需要可讓部分與會者參加會議的一部分 ， 即令與會者只參加與他們有關的議案的討論 。 這樣 ， 有些與會者可在會議進行到某一階段時才加入 ， 另一些與會者則可在會議結束之前離席 。 (7) 在結束會議之前 ， 主席應概括復述所完成的結論 ， 或經過與會者所同意的各項工作分配及完成各種工作的時限 。 (8) 會議應準時結束 ， 好讓與會者安排自己的時間與工作 。 在開會之前 ， 如能將重要的議案排在議程的前端 ， 則可令休會前未及處理的議案只限于次要者 。 會議后 (1) 偶而令與會者對剛剛結束的會議作即席而不具名的考核 。 考核表中至少應包括下列各項：會議的目標是否清晰 ?議程與有關資料是否在開會前適當的時間收到 ?會議是否準時開始與準時結束 ?倘若會議不是準時開始與準時結束 ， 那是因為什么 ?會議是否按議程所制定的次序進行 ?會議的目標是否被完成 ?如有必要分配工作并決定其履行期限 ， 則這些事是否被做妥 ?在全部會議時間內 ， 有百分之幾的時間不被有效利用 ?為什么 ? (2) 會議記錄應盡快作成 。 精簡完備的會議記錄應在二十四小時之內 ， 或至遲在四十八小時之內派給有關人士 。 會議記錄如能在極短的時間內派發(fā) ，則可令一部分人士免于參加會議 。 (3) 為杜絕與會者無故缺席 、 遲到或早退 ， 可考慮在會議記錄上注明哪些人無故缺席 、 遲到或早退 。 這是一種極度嚴重的懲戒措施 。 (4) 追蹤會議的決議與待辦事項 。 (5) 處方，主要是供會議召集者使用。倘若你并非會議召集者，則不妨設法將上列的處方介紹給他們。只是 “ 良藥苦于口 ” ，你必須具備足夠的勇氣與高超的技巧，才能令會議召集者接受它們。 誤區(qū)之七：“文件滿桌病” ? (1) ? (2) ? (3) ? (4) ? (5) 5S ? (1)充分發(fā)揮字紙簍的功能 ， 亦即非確實有用的資料或文件盡量棄去 。 ? (2)不要為了使辦公桌看來干凈而將桌上的東西全部擠進抽屜中 ， 或是堆積于另一處 。 ? (3)建立一套便于排斥 、 儲存 、 與調閱文件的處置系統(tǒng) 。 ? (4)可能的話 ， 在每天同一時間處理文件 。 這樣將可避免文件被拖延處理 。 ? (5)辦公桌上或辦公桌周圍的物件的擺置 ， 必須遵守這樣的準則：每一件物品必須被擺置于固定的地方 (此即 “ 各就各位 ” )。 ? (6)只容許最優(yōu)先辦理的文件擺在辦公桌的中央 ， 優(yōu)先次序較低的文件 ， 則應擺在其它地方 ，因為管理者每一次只能集中精力做一件事 。 ? (7)零星的裝飾物 ——照片 、 紀念品等 ， 不應擺在辦公桌上 。 它們不但占用空間 ， 而且也容易令注意力分散 。 ? (8)每天下班之前應將辦公桌整理就緒 。 ? (9)除了資料不足 ， 否則每種文件原則上只應處理一次 。 每次拿起文件 ， 不要只將它擺在“ 待辦 ” 的卷宗之中 ， 而應當場處理掉 。 這即是說 ， 應答復的即當場答復 ， 要研讀的即當場研讀 。 這樣做才能令文件及早脫離辦公桌 。 ? (10)訓練助手處理例行性文件 。 不要令助手一收到文件立即交給你 ， 而要讓他們判別文件的類別與重要性 。 對那些沒有用處的文件 (如宣傳品之類 )， 授權助手棄去 ， 需要保留的但不必你過目的文件 ， 讓他們即刻直接歸檔 ， 例行性的信函則由他們代為答復 。 ? (11)交代部屬閱讀外來文件 ， 并要求他們在文件上標示要點 。 這些文件若須由你答復 ， 則在文件上批示答復要點 ， 讓部
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