【文章內容簡介】 歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、 真實 ， 文字清楚，手續(xù)齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應 在 蓋章、簽字后歸檔。 歸檔材料必須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠色、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。 三、下列材料不歸檔 材料不完整的。材料殘缺不齊，頁數(shù)不全，頭尾不清，時間不 明 。 材料手續(xù)不完備、不規(guī)范的。 材料用紙或書寫不符合歸檔要求的，要退回處理。 技術報告、技術總結、技術動態(tài)、技術設計與圖紙、實習報告。 信封、調函證明材料信、調查提綱、調查證明材料信、工資介紹信 、行政介紹信、黨員介紹信等。 6未轉正的預備黨員《 入 黨志愿書》。 屬于個人保管的材料，如畢業(yè)、結業(yè)證書，獎狀、聘書等。 四、檔案的提供利用 本單位人查閱檔案，須填寫查閱檔案表，寫明使用目的，經主管 領 導簽字后，方可查閱。 外單位來查閱檔案資料者，必須攜帶蓋 有公章的單位介紹信，并 填寫查閱檔案表，經本單位主管領導簽字批準，方可查閱。 查閱檔案應在勞動科進行，一般不借出查閱。如必須借出查閱 時 ，需說明理由經本單位主管領導批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸 還。 查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換 檔 案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。 借閱檔案者，使用完畢歸還時由勞動社保部檔案管理員核實所 借 資料，然后簽收。 因工作需要需要從檔案中取證的，須請示主管領導，經批準后才能復制辦理。 五、其他參照 1992 年 6 月 9 日頒布的勞力字 【 1992】 33 號文件辦理。 財務 審計 費用報銷管理制度 1．原始票據(jù)要由財務部統(tǒng)一審核、統(tǒng)一粘貼，財務人員填制報銷審批單并加蓋審核章；對不合規(guī)、不合法票據(jù)，財務人員有權不予受理；經辦人自行粘貼的，財務部不予辦理報銷手續(xù)。 經辦人持財務人員粘貼后的原始單據(jù)，分別向部門負責人、系統(tǒng)領導、主管領導、總會計師、財務部長申請簽字批準后，方可辦理報銷手續(xù)。 2．購買實物的原始發(fā)票，必須附政工部、財務部、企管辦及 有關主管部門統(tǒng)一驗收簽字的驗收單，需 入 庫的實物必須填寫 入 庫單，由 實物保管人員驗收后在 入 庫單上如實填寫 入 庫數(shù)量、規(guī)格型號、單價及金城，并簽名或蓋章。 凡對外發(fā)生的材料采購、設備修理等，都要求開具增值稅專用發(fā)票，嚴禁虛列項目虛開發(fā)票，對虛開和無實際交易的發(fā)票一旦被稅務部門查出，造成的經濟損失由供貨方或維修方承擔。 對于不能開具增值稅發(fā)票的業(yè)務，要開具正規(guī)的專用普通發(fā)票，具體要求如下： (1)正 規(guī)渠道取得的由稅務局監(jiān)制的普通防偽發(fā)票，必須加蓋發(fā)票專用章或財務專用章。 (2）發(fā)票填寫要求內容完整，購貨單位必須寫上“鄭州煤炭工業(yè)（集團） 檜樹亭煤 炭 有限 責任 公司”，開票日期、貨物名稱或服務內容、數(shù)量、單價、金額、大小寫及合計、開票人姓名等項目必須完整明確。在貨物名稱或服務欄中不能籠統(tǒng)地寫成辦公用品、電料、勞保用品、書籍、日用品、配件、食品等內容，如購貨種類較多時，發(fā)票下要附購貨清單（或超市購貨小票），且清單上的金額、印章必須與發(fā)票一致。 （ 3） 開票單位經營范圍與發(fā)票內容不符的不得報銷。如商業(yè)發(fā)票開餐費、工業(yè)發(fā)票開住宿費等。 (4）發(fā)票要多聯(lián)套寫、字跡清晰，不得涂改、挖補、“大頭小尾”，不得使用偽造、變造、虛開和過期的發(fā)票。 (5）取自外單位的收費收據(jù)，必須有財政廳的收費票據(jù)監(jiān)制 章，并按規(guī)定填寫收據(jù)有關內容，加蓋收費單位公章方可報銷。 4．支付工程費用、勞務費用等款項，經辦人必須持工程項目合同、勞務合同、驗收報告并根據(jù)工程項目、勞務項目進度，按雙方所簽訂的合同、協(xié)議付款條款的規(guī)定進行付款；合同、協(xié)議中有質量保證金條款的，財務部建立臺帳，質保到期后，憑經辦及使用部門出具的該工程項目（勞務項目）合格的證明，方可支付質量保證金。 5．職工因公外出借款應當如實填寫借據(jù)，載明借款用途、借款日期、人民幣大小寫并由借款人簽章，然 后履行正常的簽字程序。 借款人員返礦后 15日內到財務部門辦理沖帳手續(xù)。所附原始票據(jù)必須與借款用途一致，借出差期間旅游或非因工作需要的參觀而支付的旅游門票、各種禮品、辦公用品、紀念品、餐費等費用均由個人自理。借款人員逾期 30 天不報賬的，扣發(fā)本人工資；原則上前帳不清后帳不借，由此影響正常工作的，由借款部門負責人負責。 職工因公外出培訓或參加業(yè)務學習的，應持有集團公司文件或傳真，并將批準文件或傳真作為原始票據(jù)的附件，如果批準文件需要單獨存檔，應將批文的復印件作為原始票據(jù)的附件。 6．礦屬各 部門的報紙、書刊由綜合辦公室統(tǒng)一訂購，各部門自行訂購的，訂購費用不予報銷；根據(jù)上級部門統(tǒng)一安排采購或分攤的報紙、雜志、工具書等，經主管領導審批后方可報銷。 7．根據(jù)礦制定的經營承包政策，對礦屬各部門的辦公用品、差旅費、微機耗材、電話費實行定額承包管理辦法，各部門的定額指標在財務部建立臺帳管理。 各部門辦公所需要的差旅費、辦公費、微機耗材、電話費可在定額 范 圍內使用。每月控制指標有節(jié)余的，可累計使用；當月指標超支的， 不 能超過本月指標的 10%；全年超承包定額指標的部分，按費用承包理辦法處理。 8。凡私自 購 買的香煙、灑類、紀念品、禮品、服裝以及休閑、旅游、樂等發(fā)票一律不得報銷 入 帳。 ，其他部室和區(qū)隊不 得報銷小汽車修理費用。 從外單位取得的原始票據(jù)如有遺失，應當取得原開票單位蓋公章的證明，注明原發(fā)票的號碼、金額和經濟內容，連同開票單位發(fā)票 存根復印件，由礦主管領導、總會計師、財務部長簽字后方可代作原憑證。 職工借款管理辦法 為進一步完善財務管理，嚴格執(zhí)行財務制度，依據(jù)礦有關規(guī)范化管理規(guī)定，特制定本辦法。 職工因公出差借款，必須 先到財務部領取“借款憑證”，按要求填寫好該憑證后，先經本部門領導同意，再由主管礦長及總會計師批準，最后經財務部長審核后，方予借支，且嚴格執(zhí)行前帳不清后帳不借的原則。 個人因私不予借款，確因特殊情況需要借款者，填寫“借款憑證”后，一律報主管礦長及總會計師審批，經財務部長審核后，方予借支。 其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉金等，審批程序同第一條。 借款出差人員回礦后，應按規(guī)定盡快到財務部報帳，報帳后結欠部分金額或超過 1個月不辦理報銷手續(xù)的人員欠款，財務部門有權在當月工資中扣回。 原始記錄考核制度 為搞好我礦的經營管理，加強經濟核算，切實抓好財務管理的基；工作，監(jiān)督檢查原始記錄的執(zhí)行情況，特制定本制度如下： 真對各部門的具體業(yè)務，設置全礦格式統(tǒng)一的原始記錄表，按 內 容要求認真填寫，并簽名蓋章。 各部室、隊必須建立考勤制度，填寫考勤表，按實際出勤訂工?？?核表要由記工員和部門領導簽字，月底送勞動科作為結算工資的依據(jù) 。無論執(zhí)行日薪或月薪，沒有達到規(guī)定出勤數(shù)，不計發(fā)崗位工資。 材料消耗、配件收發(fā)和領退以及發(fā)生霉爛變質物資、廢舊物資、超 儲積壓物資等情況，保管員都要按 月登記“庫存物資基本情況表”，報 系統(tǒng)礦長、經營管理部和財務部各一份。 機電運輸部要分種類、按單臺、單件建立臺帳，對設備的移動、交 接、增減、租賃及利用情況作詳細記錄，并設有必要的備查薄，每月 終 了及時將有關記錄送交財務部固定資產會計。 各生產連隊根據(jù)井下生產記錄，按實際情況計算本隊產量和進 尺 ，由隊長簽字、驗收部門確認后交調度室匯總，然后向礦長及各單位 發(fā) 放產量進尺日報和月報，并據(jù)以結算工資并制定下期生產計 劃。 綜合辦、企管辦、財務部、政工部要定期對已完和未完工程進行 盤 點和清理，對工程進度、 工程質量、用料情況、預算執(zhí)行情況進行記 錄 ，并會同簽字，交主管礦長和財務部實施監(jiān)督考核并按實際進度結 算 付款。 運銷科負責對煤炭銷售的數(shù)量、煤質跟蹤記錄，提供車次、裝運 、計量、去向等資料，及時了解用戶反饋信息；磅房有關人員對地銷 煤 按實有數(shù)量填列托運單，簽字后將存根送交財務部備查；運銷科按 時向 系統(tǒng)礦長和財務部報送煤炭運銷日報和月報，以便財務部及時掌握煤款回收情況。 財務部自制原始憑證，要以準確可靠資料為依據(jù)，填列明細清單由相關人員簽字，并設置備查帳薄完善記錄。 各種原始記錄力求簡便 易行，反映全面，各單位務必認真填寫，做到內容真實、完整、清晰、正確，編報及時。 各部門不得假做原始記錄，更不能虛填瞞報。若因此影響生產，造成成本失實，報表虛假，導致計劃決策失誤，要追究直接責任人的責任。 合同管理制度 一、礦成立合同審查領導小組 組長：董事長 副組長：經營礦長 合同經辦部門主管領導 成員：財務部、企管辦、政工部、合同經辦部門負責人組成 對合同實行領導成員會簽制度，會簽手續(xù)由起草合同的業(yè)務部門辦理。 二、對外進行經濟項目合作，簽訂合 同（協(xié)議），處理財產權益等活動，必須以鄭煤集團 檜樹亭煤礦 負責人的名義，按照授權范圍進行工作，簽訂各類合同。 三、鄭煤集團的 檜樹亭煤礦 合同監(jiān)督管理機構為企管辦、財務部、政工部，負責全礦的合同監(jiān)督管理。 四、合同（協(xié)議）簽訂的原則要求： 一律用書面形式。 合同（協(xié)議）內容包括：當事人的名稱和住址、標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任及解決爭議辦法。 五、對外簽訂各類合同（協(xié)議），必須到企管辦加蓋“鄭州煤炭工業(yè)（集團） 檜樹亭煤炭有限責任公司 合同專用 章”，否則即為無效合同（協(xié)議）。凡擅用本部門行政章簽約者，由承辦者承擔經濟、法律等一切責任，礦上概不負責，并給予當事人每人 500元的罰款。 六、本礦發(fā)生的一切購銷修理業(yè)務（超過 5000元以上）和工程勞務等經濟活動，必須先簽訂合同。若時間來不及簽訂合同，也必須在業(yè)務發(fā)生前通知財務部、企管辦和政工部，必要時（萬元以上），以上幾個部門可派人參與該項活動，后補簽合同。經濟業(yè)務結束后，到財務部報銷的手續(xù)必須經企管辦加蓋公章，然后經董事長簽字生效。否則，財務部不予辦理有關手續(xù)，并對當事人罰款 500 元。 七、凡對外簽訂各類合同（協(xié)議），必須由合同承辦部門牽頭， 組織企管辦、財務部和政工部參與談判，共同簽訂。 八、凡需簽訂的各類合同（協(xié)議），業(yè)務部門必須事先拿出初步方案，簡要說明項目內容，設計標準，預計價款，乙方情況，交易方式等，報請董事長批示后，轉交財務科、政工部、企管辦按有關收費標準和市場調查情況，核定價格和總金額，否則不予辦理有關手續(xù)。 九、對外出簽訂合同（協(xié)議），金額在 2萬元以內業(yè)務部門可以簽訂，簽訂后應及時履行有關審批手續(xù)；金額在 2 萬元至 10 萬以內，監(jiān)督部門需派人員參加，簽訂后組織財務 部、企管辦和政工部進行會審；金額在 10 萬元以上的，財務科、企管辦和政工部共同派人員參加。 十、凡金額超過 5 萬元以上（含 5萬元）的合同，簽訂前業(yè)務部門要聯(lián)系兩家以上乙方進行競爭招標或議標，必要時財務部、企管辦、政工部和業(yè)務部門共同參加對乙方進行實地考察、綜合評估，以優(yōu)質低價選定乙方后，方可簽訂合同。若業(yè)務部門只聯(lián)系一家來談合同，則該合同不再由業(yè)務部門聯(lián)系，而是由企管辦對外招標簽訂，并對業(yè)務部門罰款 500 元。 十一、任何單位和個人不得持空白介紹信或蓋有公章的空白合同書對外簽訂合同。 十二 、所有合同（協(xié)議），必須經合同審查小組匯簽完畢后，到企管辦蓋合同專用章。手續(xù)不全私自加蓋章者，每項合同（協(xié)議）對企管辦罰款 300元 ，對造 成經濟損失者，按造成金額損失的 3％進行處罰。 十三、對外簽訂各類合同（搬遷協(xié)議除外），必須使用統(tǒng)一印制的合同（協(xié)議）紙，由合同承辦部門起草后交企管辦審核，企管辦要根據(jù)國家法規(guī)、政策審查合同（協(xié)議）中各條款的合規(guī)、合法、合理性。發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，避免事后經濟糾紛。 十四、在審查的同時，要維護我礦正當權益，對重大較復雜事項 必須同有關部門對其進行調研，現(xiàn)場核實、取 證，經礦務會或專業(yè)會議研究后報經董事長批準實施。 十五、屬下列 對外合 同（協(xié)議）者，應提交合同會審 小組 聯(lián)合審查 ： 經濟項目合作、資產重組、技術轉讓。 出售或轉讓資產（固定資產、設備或材料）金額在 10 萬元以上。 購貨預付款一次 10萬元以上的。 50萬元以上征地或搬遷補償合同（協(xié)議） 5\50萬元以上的工程項目。 十六、合同審批權限 凡 200萬元以上（含 200萬元）的合同，上報鄭煤集團公司，實 行集體 審批制度，并加蓋公司合同專用章簽訂。 100萬元以上（含 100萬元）至 200萬元的合同，報鄭 煤集團公 司 監(jiān)督管理機關審查后加蓋鄭州煤炭工業(yè)（集團） 檜樹亭煤炭有限責任公司