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正文內(nèi)容

打印頁-項目采購管理(編輯修改稿)

2025-09-14 19:40 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 單證文件(procurement documents)。采購單證文件被用來引誘潛在的賣方提出建議(proposals)。術(shù)語標(biāo)書(bid)和報價單(quotation)一般用在渠道選擇采用價格導(dǎo)向(pricedriven)時候(如商業(yè)采購)。至于術(shù)語意見(proposal)一般用在技術(shù)或方法(technical skill or approach)等非資金因素(nonfinancial consideration)最重要的時候(如購買專業(yè)服務(wù))。然而這些術(shù)語經(jīng)常在使用中互換,因而不要想當(dāng)然的認(rèn)為術(shù)語按其暗含的意思使用。不同采購單證文件的通用名稱包括:投標(biāo)邀請函(invitation for bid)、意見請求書(request for proposal)、報價單請求書(request for quotation)、磋商邀請函(invitation for negotiation)和合同方回函(contractor initial response)等?! ?  采購單證文件應(yīng)使用合理的結(jié)構(gòu),這樣做能促進從賣方得到明確和完整的答復(fù)。采購單證文件應(yīng)包括相關(guān)的工作明細(xì)表,對賣方答復(fù)形式的規(guī)定和必要的合同條款(例如格式合同,不得泄露商業(yè)秘密條款)。   采購單證文件部分或全部內(nèi)容的結(jié)構(gòu)要符合法令,特別是政府機構(gòu)的合同。采購單證文件應(yīng)要有足夠的嚴(yán)謹(jǐn)以確保賣方的答復(fù)準(zhǔn)確完整。但也要有一定夠的彈性從而允許賣方提出滿足需求的更好的建議?! ?2. 評估標(biāo)準(zhǔn)(evaluation of criteria)。評估標(biāo)準(zhǔn)用以給建議評價和打分。標(biāo)準(zhǔn)可是主觀的(例如,項目經(jīng)理應(yīng)具有項目管理專業(yè)證書)或客觀的(例如項目經(jīng)理應(yīng)具有管理相似項目的經(jīng)驗)評估標(biāo)準(zhǔn)往往是采購單證文件的一部分。    如果采購項目已經(jīng)存在于一些可接受的渠道中,評估標(biāo)準(zhǔn)可限于采購價格(采購價格包括采購項目的成本和采購費用)。如采購項目還不存在,那么應(yīng)制定其他標(biāo)準(zhǔn)以形成一個完整的評價制度。例如:   對需求的理解可由賣方建議看出?! ?總周期成本或生命周期成本(overall or life cycle cost)選出的賣方是否能生產(chǎn)出最低成本(采購成本加上經(jīng)營成本)?   技術(shù)水平(technical capability)賣方是否具有,或是否有理由相信賣方得獲得需要的技術(shù)和知識?   管理方式(management approach)賣方擁有,或有理由相信賣方擁有一套確保項目成功的管理程序?   資金(financial capacity)賣方是否擁有,或是否有理由相信賣方獲得所需資金?! ?. 工作明細(xì)表的修訂(statement of work updates)。一份或多份工作明細(xì)表的修訂應(yīng)在詢價計劃期間確定?!  ?2.3 詢價(solicitation)  詢價包括向賣方獲取如何滿足項目要求的信息。此過程的工作大多數(shù)由賣方做,因而對項目來說沒有花費?! ?2.3.1 詢價的輸入(inputs to solicitation)  1. 采購單證文件?! ?. 合格賣方名單(qualified seller lists)。一些組織都維持一個賣方信息名單和文件。這些名單一般都有賣方的相關(guān)經(jīng)驗和其他特點?! ?如果這樣名單不存在,項目小組就必須開拓自己的渠道??蓮膱D書館目錄、相關(guān)的區(qū)域協(xié)會,商業(yè)目錄和其他類似的渠道獲得通用的信息資料。要獲得特定渠道的詳細(xì)信息就要付出更多的努力,例如網(wǎng)站訪問和與前客戶通訊聯(lián)系?! ?采購單證要文件發(fā)送給全部或一部分潛在的賣方?! ?2.3.2 詢價的工具和方法(tools and techniques for solicitation)  1. 投標(biāo)者會議(bidders conferences)。投標(biāo)者會議指在提出建議前(proposal)與潛在賣方的碰頭會,投標(biāo)者會議來確保所有潛在賣方對采購有一個清晰、共同的理解(技術(shù)要求,合同要求等)。對問題的答復(fù)有可能作為修訂條款包含到采購單證文件里去?! ?2. 廣告。現(xiàn)有的潛在賣方名單常常通過在普通出版物如報紙或?qū)iT出版物如專業(yè)刊物上作廣告而得到擴充。在一些國家(government jurisdictions)某些類型的采購項目要求公開向大眾做廣告(public advertising),在大多數(shù)國家要求政府合同下的子合同公開向大眾做廣告(public advertising of subcontracts on a government contract)。  12.3.3 詢價的輸出(output from solicitation)  1. 建議書(proposals)。建議書是賣方準(zhǔn)備的文件,說明賣方提供所需產(chǎn)品的能力和意愿。建議書應(yīng)該同相關(guān)的采購單證文件一致?!  ?2.4 渠道選擇(source selection)  渠道選擇包括標(biāo)書或建議書的接收和使用評估標(biāo)準(zhǔn)評估對供應(yīng)商進行選擇。這個過程很少直線前進?! ?價格也許是主要決定因素。但是如果賣方不能及時應(yīng)貸,最低的價格也許不
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