【文章內(nèi)容簡介】 請材料的符合性分為形式和內(nèi)容符合性兩種，形式的符合性，即要求材料的格式符合要求。公司按照第一章的要求，該使用專用表格要使用專用表格，未要求使用專用表格的，各公司的申請材料要做到整潔，包括文字的大小、字體行距的大小、頁面的大小在一個文件中做到統(tǒng)一。對審核發(fā)證材料的符合要求描述如下。 一、公司各類審核的申請報告 公司各類審核的申請報告要使用紅頭文件，對該文件的要求有： 申請報 告的抬頭：中華人民共和國 浙江 杭州海事局 。 報告的正文，可分成四個部分來寫： 第一部分，公司的基本情況?？梢砸浴拔夜鞠蒂F 局 轄區(qū)內(nèi)的一家國內(nèi)航運(yùn)公司， …… ”，描述基本情況，如 ： 成立于 …… ，注冊于 …… ，辦公地 …… ，法人 …… ，從事 …… ，等。 第二部分，公司的 SMS建立及“符合證明”取得情況?？梢砸浴拔夜镜陌踩芾眢w系于何時建立，何時通過了審核，取得了何證書，證書的編號及有效期（說明 DOC、最近一次年度審核簽注的簽發(fā)日期及有效期）”等為內(nèi)容進(jìn)行描述。 第三部分，申請的理由，闡述如何滿足審核發(fā)證的申請條件。 臨 時審核，通過闡述公司安全管理體系已完全按照 ISM/NSM規(guī)則進(jìn)行建立，并準(zhǔn)備運(yùn)行，公司的準(zhǔn)備運(yùn)行計劃已制定。 航運(yùn)公司安全管理體系審核工作指導(dǎo)手冊 16 初次審核，通過闡述體系試運(yùn)行期間的情況，具體可包括：如何開展體系運(yùn)行，特別是代表船的情況，開展的聯(lián)合演習(xí)、內(nèi)審與評價的情況，運(yùn)行體系中船舶滯留、事故及其處理情況等方面來表明公司安全管理體系運(yùn)行有效果，所以提出初次審核申請。 年度審核，通過闡述一年來體系運(yùn)行情況，如：文件的修改情況、各方面活動按文件的要求開展情況、體系運(yùn)行的取得的效果等等，來表明公司安全管理體系持續(xù)有效地運(yùn)行中，且在運(yùn)行中不斷改進(jìn)。 換證審核，通過闡述五年來體系的運(yùn)行情況，重點突出近一年來的運(yùn)行情況，來表明公司安全管理體系持續(xù)有效地運(yùn)行中，且在運(yùn)行中不斷改進(jìn)，并因 DOC證書的有效期將至，因而要求進(jìn)行換證審核。 第四部分，申請的要求?？梢砸浴案鶕?jù)《航運(yùn)公司安全管理體系審核發(fā)證規(guī)則》等的相關(guān)規(guī)定”為開頭，提出明確的申請要求。（如要求審核的時間段、審核的種類和覆蓋的船種、審核的地點及代表船的安排。） 二、船舶各類審核的申請報告 船舶的各類審核申請報告要使用紅頭文件，對該文件的要求有： 申請報告的抬頭： 中華人民共和國浙江 杭州海事局 。 報 告的正文，可分成四個部分來寫： 第一部分，公司的基本情況?？梢砸浴拔夜鞠蒂F 局 轄區(qū)內(nèi)的一家國內(nèi)航運(yùn)公司， …… ”，描述基本情況，如：成立于 …… ，注冊于 …… ，辦公地 …… ，法人 …… ，從事 …… ，等。 第二部分，公司的“符合證明”取得情況、船舶 SMC取得情況。航運(yùn)公司安全管理體系審核工作指導(dǎo)手冊 17 可以以“我公司的安全管理體系于何時建立，何時通過了審核，取得了何證書，證書的編號及有效期（說明 DOC、最近一次年度審核簽注及 SMC的簽發(fā)日期及有效期）”等為內(nèi)容進(jìn)行描述。 第三部分，申請的理由，闡述船舶已具備審核發(fā)證的申請條件。 臨時審核，通過闡述船舶系本公司管 理、公司 DOC船種覆蓋本輪，DOC副本已取得（或正在申辦中）、安全管理體系文件已配備到船、體系運(yùn)行的計劃已制定，船員特別是高級船員已經(jīng)過培訓(xùn)并對體系文件和計劃熟悉。 初次審核，通過闡述公司安全管理體系在船試運(yùn)行情況，具體可包括：如何開展體系運(yùn)行，特別是開展的聯(lián)合演習(xí)、內(nèi)審與評價的情況，運(yùn)行體系中船舶滯留、事故及其處理情況等方面來表明船舶在運(yùn)行安全管理體系過程中有效果，所以提出初次審核申請。 中間審核，通過闡述二年多來體系運(yùn)行情況，如：公司體系文件的修改 、 修改后及時下達(dá)、船舶各方面活動按文件的要求開展情況、船長的管理復(fù)查情況、船舶運(yùn)行體系過程中安檢、事故等情況、內(nèi)審和評價體系運(yùn)行取得的效果等，來表明船舶在兩年多的時間中按公司執(zhí)行并有力地保障船舶安全營運(yùn)與防止海洋污染。 換證審核，通過闡述五年來體系的運(yùn)行情況，重點突出近一年來的運(yùn)行情況，來表明船舶安全管理體系持續(xù)有效地運(yùn)行中，且在運(yùn)行中不斷改進(jìn)，并因 DOC證書的有效期將至，因而要求進(jìn)行換證審核。 第四部分，申請的要求。可以以“根據(jù)《航運(yùn)公司安全管理體系審核發(fā)證規(guī)則》等的相關(guān)規(guī)定”為開頭，提出明確的申請要求，如 審航運(yùn)公司安全管理體系審核工作指導(dǎo)手冊 18 核的種類、要求審核的時間、地點。 三、 DOC副本增發(fā)的申請報告 DOC副本增發(fā)的申請報告要使用紅頭文件，對該文件的要求有： 申請報告的抬頭： 中華人民共和國浙江 杭州海事局 。 報告的正文，可分成四個部分來寫： 第一部分，公司的基本情況?？梢砸浴拔夜鞠蒂F 局 轄區(qū)內(nèi)的一家國內(nèi)航運(yùn)公司， …… ”，描述基本情況，如：成立于 …… ，注冊于 …… ，辦公地 …… ，法人 …… ，從 事 …… ，等。 第二部分，公司的“符合證明”取得情況?？梢砸浴拔夜镜陌踩芾眢w系于何時建立，何時通過了審核，取得了何證書，證書的編號及有效期（說明 DOC簽發(fā)日期及有效期、最近一次年度審核簽注簽發(fā)日期）等”為內(nèi)容進(jìn)行描述。 第三部分，申請的理由。闡述新增的船舶系由本公司按照已建立的安全管理體系進(jìn)行管理、闡述新增船舶的船種系本公司 DOC覆蓋的船種，闡述岸基管理人員的數(shù)量滿足相關(guān)要求，闡述公司的一年管理情況良好。 第四部分，申請的要求?？梢砸浴案鶕?jù)《航運(yùn)公司安全管理體系審核發(fā)證規(guī)則》等的相關(guān)規(guī)定”為開頭，提出明確的申請要求，如增發(fā) DOC副本船種、份數(shù)。 四、 DOC/SMC補(bǔ)發(fā)、展期、變更等的申請報告 參照 DOC副本增發(fā)的申請報告，詳細(xì)闡述補(bǔ)發(fā)、展期、變更的理由 ，從而提出申請補(bǔ)發(fā)、展期、變更的具體要求。 航運(yùn)公司安全管理體系審核工作指導(dǎo)手冊 19 五、安全管理手冊 公司的安全管理體系文件中的安全管理手冊要對如何實施ISM/NSM規(guī)則作出綱領(lǐng)性的闡述。一是安全管理手冊的覆蓋性，即手冊所闡述的內(nèi)容要覆蓋 ISM或 NSM規(guī)則的所有管理要素；二是符合性，即手冊所闡述的內(nèi)容要符合 ISM或 NSM規(guī)則的及國際、國內(nèi)所有強(qiáng)制性規(guī)定，并對行業(yè)組織等的一些建議性規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行充分考慮。 六、上次審核以來安全管理體系修改情況說明 文件的修改說明，要突出三個方面的內(nèi)容：一是修改的時間；二是修改前的主要存在的問題；二是修改后的主要內(nèi) 容。但這其中要注意文件的標(biāo)題，可以以“ 20XX審核年度文件修改說明”。（修改的文件名、章節(jié)條款等，建議以表格形式進(jìn)行表述） 七 、 6個月內(nèi)實施滿足 ISM或 NSM全部要求的安全管理體系的計劃。 該計劃要以時間為主線，對實施 ISM/NSM工作進(jìn)行詳細(xì)的闡述。要求時間安排合理，工作內(nèi)容符合實際并能實施，工作的責(zé)任人明確。 八 、航運(yùn)公司安全管理信息傳遞表 該信息傳遞表的填寫欄中要注意： 時間范圍，系指上次審核以來至今，對于初次審核的公司，自體系運(yùn)行以來； 航線與運(yùn)力，以公司“水路運(yùn)輸許可證”上的經(jīng)營范圍來填寫 ，運(yùn)力以公司的船舶載重噸之和來填寫。 九 、船舶清單 “船舶清單”需要使用專用的船舶清單 ，詳見 上 表 3。 航運(yùn)公司安全管理體系審核工作指導(dǎo)手冊 20 十 、一年來安全管理狀況。 公司要如實填寫一年來的管理情況，特別是一年來船舶發(fā)生變化的情況，即使出售的也要填寫，包括事故、滯留、違章等情況并不因船舶的出售而不進(jìn)行填寫。 體系內(nèi)人員的數(shù)量與資質(zhì)情況是一項較為重要的內(nèi)容，這涉及DOC能否增發(fā)的重要依據(jù)，人員的數(shù)量與資質(zhì)要注意公司的高層與一般部門要分開，資質(zhì)主要是否具有海上船長 /輪機(jī)長 ,大副 /大管輪的資歷 。 十 一 、相關(guān)證書的復(fù)印件 對相關(guān)證書的復(fù)印件要求，在證書的 適當(dāng)位置，加蓋公司的公章并注明本復(fù)印件與原件一致。 另外， 船舶國籍證書第三頁的變更信息 即使空白 也需要復(fù)印，并在船舶國籍證書上注明該輪的最低配員數(shù)量和實際配員數(shù)量。 航運(yùn)公司安全管理體系審核工作指導(dǎo)手冊 21 第二篇 聯(lián)系溝通 保持體系的有效運(yùn)行 為方便溝通聯(lián)系，提高工作效率， 請各公司設(shè)立一個專用電子郵箱 和 與 我 局 聯(lián)系， 妥善保存好郵箱 和 的密碼（最好有書面方式留存），人事變動時做好交接工作。 浙江 杭 州海 事 局 的工 作 郵箱 為 ， ：236430447。 第一章 審核計劃的上報 與船舶動態(tài)報告 公司應(yīng)在每月 20日前上報下月的 公司 審核計劃 和船舶審核計劃 ，上報格式詳見 本篇 附件一 和 附件 二 ，如沒有計劃可以不報送 。 公司審核申請?zhí)峤缓?，?