六、文字溝通技能訓(xùn)練(編輯修改稿)
2025-09-13 08:15 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 完成上述三步，就可以著手寫(xiě)了。2． 寫(xiě)作過(guò)程有人曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：在寫(xiě)作過(guò)程中，寫(xiě)作的目的要絕對(duì)清楚地牢記心中。在信件寫(xiě)作方面，雖然內(nèi)容千差萬(wàn)別，但大致可以分為三類：（1） 轉(zhuǎn)達(dá)肯定的信息；（2） 轉(zhuǎn)達(dá)否定的信息；（3） 轉(zhuǎn)達(dá)指示的信息；（1） 轉(zhuǎn)達(dá)肯定信息信件的寫(xiě)作方式。這類信件可能是同意某種請(qǐng)示，提供一個(gè)機(jī)會(huì)，或者是一些好的消息。在寫(xiě)這類信件的時(shí)候，可按下列格式進(jìn)行：a) 直接了當(dāng)?shù)亟o受信者好消息，使之高興。b) 然后解釋這個(gè)好消息，目的是解除受信者可能產(chǎn)生的一些疑問(wèn)。c) 用好祝愿來(lái)結(jié)束信件，目的是使受信人知道，你在與他分享愉快的感覺(jué)。（2） 轉(zhuǎn)達(dá)否定信息信件的寫(xiě)作方式。這種信件可能是對(duì)要求的一種否定，或者是一個(gè)壞消息。下面幾點(diǎn)是寫(xiě)這類信件時(shí)的格式：a)信的開(kāi)始以一種自然的、漸進(jìn)的方式敘述，為受信者接受壞消息先行輔墊。b)在給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，對(duì)受信者進(jìn)行暗示，使之有進(jìn)一步的思想準(zhǔn)備。c)給出壞的消息，要清楚、準(zhǔn)確。不能使受信者產(chǎn)生誤解。d)如果有可能的話，建議選擇其他方式，這樣做減緩受信人的心理壓力，使之易于接近現(xiàn)實(shí)。e)用良好的祝愿結(jié)束信件。不要為壞消息辯解，以免引起反感。（3） 轉(zhuǎn)達(dá)指示的信件寫(xiě)作方式。這類信件一般是指示他人進(jìn)行某項(xiàng)工作，開(kāi)展某些活動(dòng)、同意你的見(jiàn)解或提供你的信息等。下列幾點(diǎn)是寫(xiě)作這類信件應(yīng)注意的：a) 信件的開(kāi)頭對(duì)受信人應(yīng)具有吸引力，使其有興趣讀下去。吸引受信人的方法可以用直接的提問(wèn)（例：你想獲得……），也可以是直接的敘述（例：這是你……），或者是一種命令式的口氣。b) 表述事實(shí)、要求或建議。當(dāng)這些與某種利益有關(guān)時(shí)，使受信者屈從。c) 清楚地指示受信者如何去做。d) 鼓勵(lì)受信者克服困難，盡快完成任務(wù)。3． 寫(xiě)畢后的檢查。信件完成以后，應(yīng)檢查：a) 是否有不準(zhǔn)確的地方，如錯(cuò)誤的描述、夸大的事實(shí)、忽略的問(wèn)題或錯(cuò)誤的數(shù)字、日期等。b) 有否文法、文字上的錯(cuò)誤。文字溝通練習(xí)第一部分寫(xiě)一封信或便條，應(yīng)清楚地、簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)你要說(shuō)明的問(wèn)題。下面是一項(xiàng)練習(xí)，要求每個(gè)學(xué)員寫(xiě)一封信，然后分成兩至三人一組，互相傳閱你們所寫(xiě)的信，并根據(jù)各自對(duì)信的不同見(jiàn)解進(jìn)行討論。信的背景材料。1． 這是一封復(fù)信，信中你要拒絕來(lái)信者的請(qǐng)求。2． 來(lái)信者是一位骨干員工，他提出脫產(chǎn)進(jìn)修的要求。3． 在寫(xiě)信前，先新聞?dòng)浾咭幌履闶种械挠嘘P(guān)材料，然后獨(dú)立完成它，寫(xiě)在下面的空白處。 第二部分下面分組，相互傳閱信件，就下面幾個(gè)項(xiàng)目完成對(duì)信的評(píng)價(jià)：1． 是否清楚地表達(dá)了自己的目的。2． 信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求。3． 換種方式表達(dá)是否效果更好。4． 對(duì)文字進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)的內(nèi)容如下：（1） 信中有否使用不常用的詞句？如有，請(qǐng)把它們記下來(lái)，考慮用什么詞句來(lái)替代；（2） 信中有沒(méi)
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