六、文字溝通技能訓練(編輯修改稿)
2024-09-13 08:15 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 完成上述三步，就可以著手寫了。2． 寫作過程有人曾經(jīng)說過：在寫作過程中，寫作的目的要絕對清楚地牢記心中。在信件寫作方面，雖然內(nèi)容千差萬別，但大致可以分為三類：（1） 轉(zhuǎn)達肯定的信息；（2） 轉(zhuǎn)達否定的信息；（3） 轉(zhuǎn)達指示的信息；（1） 轉(zhuǎn)達肯定信息信件的寫作方式。這類信件可能是同意某種請示，提供一個機會，或者是一些好的消息。在寫這類信件的時候，可按下列格式進行：a) 直接了當?shù)亟o受信者好消息，使之高興。b) 然后解釋這個好消息，目的是解除受信者可能產(chǎn)生的一些疑問。c) 用好祝愿來結(jié)束信件，目的是使受信人知道，你在與他分享愉快的感覺。（2） 轉(zhuǎn)達否定信息信件的寫作方式。這種信件可能是對要求的一種否定，或者是一個壞消息。下面幾點是寫這類信件時的格式：a)信的開始以一種自然的、漸進的方式敘述，為受信者接受壞消息先行輔墊。b)在給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，對受信者進行暗示，使之有進一步的思想準備。c)給出壞的消息，要清楚、準確。不能使受信者產(chǎn)生誤解。d)如果有可能的話，建議選擇其他方式，這樣做減緩受信人的心理壓力，使之易于接近現(xiàn)實。e)用良好的祝愿結(jié)束信件。不要為壞消息辯解，以免引起反感。（3） 轉(zhuǎn)達指示的信件寫作方式。這類信件一般是指示他人進行某項工作，開展某些活動、同意你的見解或提供你的信息等。下列幾點是寫作這類信件應注意的：a) 信件的開頭對受信人應具有吸引力，使其有興趣讀下去。吸引受信人的方法可以用直接的提問（例：你想獲得……），也可以是直接的敘述（例：這是你……），或者是一種命令式的口氣。b) 表述事實、要求或建議。當這些與某種利益有關時，使受信者屈從。c) 清楚地指示受信者如何去做。d) 鼓勵受信者克服困難，盡快完成任務。3． 寫畢后的檢查。信件完成以后，應檢查：a) 是否有不準確的地方，如錯誤的描述、夸大的事實、忽略的問題或錯誤的數(shù)字、日期等。b) 有否文法、文字上的錯誤。文字溝通練習第一部分寫一封信或便條，應清楚地、簡明扼要地表達你要說明的問題。下面是一項練習，要求每個學員寫一封信，然后分成兩至三人一組，互相傳閱你們所寫的信，并根據(jù)各自對信的不同見解進行討論。信的背景材料。1． 這是一封復信，信中你要拒絕來信者的請求。2． 來信者是一位骨干員工，他提出脫產(chǎn)進修的要求。3． 在寫信前，先新聞記者一下你手中的有關材料，然后獨立完成它，寫在下面的空白處。 第二部分下面分組，相互傳閱信件，就下面幾個項目完成對信的評價：1． 是否清楚地表達了自己的目的。2． 信的結(jié)構是否符合前面所講的要求。3． 換種方式表達是否效果更好。4． 對文字進行評價，評價的內(nèi)容如下：（1） 信中有否使用不常用的詞句？如有，請把它們記下來，考慮用什么詞句來替代；（2） 信中有沒
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