【文章內(nèi)容簡介】 15 （ 8） 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)當事先經(jīng)總裁批準。 （ 9） 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談?wù)摴久孛?，不準通過其他方式泄露公司秘密。 （ 10） 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)當立即采取補救措施并及時報告行政部，行政部接到報告，應(yīng)立即處理。 4. 責任與處罰： 出現(xiàn)下列情 況之一者，給予警告，并扣發(fā) 50 元以上 500 元以下的工資： （ 1） 泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的。 （ 2） 已泄露公司秘密但采取補救措施的。 出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經(jīng)濟損失的處罰，情節(jié)嚴重的移交司法機關(guān)處理： （ 1） 利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。 （ 2） 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的。 （ 3） 違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或聲音提供公司秘密的。 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一： （ 1） 使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的。 （ 2） 使公司秘密超出了限 定的傳遞范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。 16 第 六 節(jié) 公司會議制度 一、 總則 1. 為了規(guī)范公司會議管理，提高會議管理工作效率，杜絕會議管理中的不合理行為，特制定本制度。 2. 適用范圍 ： 本制度適用于公司各級、各類會議的組織和管理。 二、 會議的組織 1． 公司級會議：公司員工大會、公司技術(shù)人員會議以及各種代表大會應(yīng)報請公司最高領(lǐng)導(dǎo)批準后，由各負責部門分別負責組織召開。 2． 專業(yè)會議：公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會 (如經(jīng)營活動分析會、質(zhì)量分析會、生產(chǎn)技術(shù)準備會、生產(chǎn)調(diào)度會、安全工作會等 )，由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準， 主管業(yè)務(wù)部門負責組織。 3． 系統(tǒng)和部門工作會：各系統(tǒng)和部門召開的工作會，由各系統(tǒng)、部門領(lǐng)導(dǎo)決定召開并負責組織。 上級或外單位在公司召開的會議，一律由公司受理安排，相關(guān)部門協(xié)作做好會務(wù)工作。 4． 會議一般應(yīng)安排在所有應(yīng)會人員都能到會時舉行 ， 如無非常特殊的情況，所有被通知人員均應(yīng)準時出席。 5． 集團各公司應(yīng)按公司的實際情況召開定期的工作例會，最長間隔不超過一個月，專業(yè)會議按實際情況不定期召開，工作例會和有決議的會議應(yīng)有會議紀要并上報集團。 6． 工作例會時間應(yīng)報集團備案。 三、 會議準備 會議主持人、召集部門及與會 人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準備工作，包括擬好會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、落實會場、備好座位，通知與會人員等。 會議要求： 1． 要嚴格遵守會議的開始時間。 2． 要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。 3． 要把會議事項的進行順序與時間的分配預(yù)先告知與會人員。 4． 主持人應(yīng)當引導(dǎo)會議進程，以便在預(yù)定時間內(nèi)得出結(jié)論。 5． 在必須延長會議時間時，應(yīng)先取得大家的同意。 6． 應(yīng)當把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認。 7． 公司會議主要由辦公例會、日常工作會議組成。 8． 最高級會議通常情況下由總裁通知召開，就一定時期 內(nèi)的工作事項做出研究和決策。 17 9． 所有參會人員均需簽到，每次會議必須有會議紀錄，記錄人由組織部門安排，記錄人應(yīng)具備相應(yīng)能力，并能嚴格保密 四、 會議紀要的形成與簽發(fā) 1． 公司會議紀要、決議，由 指定人員 整理成文。 2． 指定人員根據(jù)會議內(nèi)容的需要在限定時間內(nèi)完成紀要和決議的整理工作 ，工作例會為會議召開的第二天 11點前，專業(yè)會議為第三天 11 點前送達簽發(fā)，并在會議召開后三天內(nèi)上報集團 。 3． 會議紀要和決議形成后，由與會的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認。 4． 會議紀要發(fā)放時應(yīng)填寫“文件發(fā)放記錄”，并由接收人簽收。 5． 會議紀 要應(yīng)分類存檔，并按重要程度確定保存期限。 6． 會議紀要作為公司的重要文件，備忘已研究決定的事項，應(yīng)發(fā)放給參加會議的全體人員，以便對照、核查、落實。 18 會 議 流 程 圖各 部 門 負 責 人行 政 部 門主 持 人開 始根 據(jù) 工 作 情 況發(fā) 出 通 知協(xié) 助 會 議 設(shè) 備調(diào) 試有 需 要 時準 備 資 料按 時 參 加指 定 人 員整 理 會 議 紀 要簽 發(fā)各 部 門 傳 閱 ， 抄報 上 一 級 單 位 或下 發(fā) 下 一 級 單 位總 裁 辦 歸 檔 ， 按時 上 交結(jié) 束根 據(jù) 會 議 內(nèi) 容開 展 工 作 19 日期： Date: 發(fā)至： Sent to: 項目： Project: 主題： Subject 出席人員： Attendee: 地點： Address: 序 Preface 會議摘錄 Abstract 發(fā)言人 Spokesman 20 第七 節(jié) 公文管理制度 一、 總則 為提高本公司的工作效率，切實減少公司文件在流通過程中的各種 拖延 ，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，特制定本制度。 二、 本公司文件種類 1． 請示：請上級指示和批準，用“請示”。 2． 報告：向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，用“報告”。 3． 指示：對下級機關(guān)布置工作，闡明工作、活動的指導(dǎo)原則，用“指示”。 4． 布告、公告、通告：對公眾公布應(yīng)當遵守或周知的事項，用“布告”；向國內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵 守或周知的事件，用“通告”。 5． 批復(fù)：答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”。 6． 通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者知悉的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。 7． 通報：表揚好人好事，批評錯誤行為，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。 8． 決定、決議：對某些問題或者重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。 9． 函：平等的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題，用“函”。 10. 會議紀要： 傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。 三 、 文件等級劃分 1． 機密：最高級別保密文件，由報告人直接送主管領(lǐng)導(dǎo) 。 2． 秘密： 指不宜向無關(guān)人員透露內(nèi)容的文件 。 3． 一般：指非機密 、秘密的 文件 。 4． 特急： 隨到隨辦 。 5． 緊急：指必須在二個工作日內(nèi)處理完畢的文件 。 6． 一般：指應(yīng)當在三個工作日內(nèi)處理完畢的文件。 四 、 行文規(guī)范 1． 中美宏凱億投資（集團）有限公司簡稱為“ 中美集團 ”，所有公司公文由檔案負責人統(tǒng)一規(guī) 21 范文號。 2． 集團及子公司各部門的請示、匯報等文件，對外函件、內(nèi)部發(fā)文 等文件的編寫。 （ 1） 文件開頭須有“ 中美宏凱億投資（集團）有限公司 ”隸書、小一號字的文頭，下有上細下粗 ，或使用公司發(fā)文紙 。 （ 2） 文件題目： 關(guān)于 ????的 ** 黑體、小三號字 （ 3） （ **的含義為：文件內(nèi)容的性質(zhì)，如請示、說明、匯報等） （ 4）文件正文使用宋體、小四號 字 ，行距為 ，頁邊距上下為 、左右為 ，頁碼居中 。 （ 5） 文號格式： 集團 簡稱 +（代稱） + 字 + [所在年號 ] + 第 + 第 N 次發(fā)文 +號 例 1： 中美集團（ 財 ）字 【 20xx】 第 011 號 含 義：中美宏凱億投資（集團）有限公司 財務(wù)部在 20xx 年 發(fā)出 的第 11 份 文件。 例 2：中美集團（閥門）字【 20xx】第 3 號 含義： 中美宏凱億投資（集團）有限公司 子公司 中美宏凱威閥門制造有限公司 在20xx 年發(fā)出的第 3 份文件。 集團及子公司簡稱一覽表 部門名稱 代稱 中美宏凱億投資 （ 集團 ） 有限公司 中美集團 集團總部 總裁辦公室 總辦 人事部 人 行政部 行 財務(wù)部 財 法務(wù)部 法 子公司 中美宏凱威閥門制造有限公司 閥門 中美宏凱威國 際拍賣（北京）有限公司 拍賣 中美宏凱星國際傳媒（北京）有限公司 傳媒 中美宏凱星網(wǎng)絡(luò)科技（北京）有限公司 網(wǎng)絡(luò) 中美宏凱億國際擔保有限公司 擔保 中美宏凱億國際電氣有限公司 電氣 注：如有新公司或新部門成立，則取最代表其性質(zhì)的文字為簡稱，公司取兩字，部門取一字；分公司則為主公司代稱與地點合稱，如電氣公司在福建的分公司，則稱之為“電氣福建” 。 3． 簽發(fā)人：發(fā)文及會議紀要一律由集團總裁 或 相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)親手簽名，各部門上報文件一律由發(fā)起部門的負責人親手簽名。 4． 文件落款應(yīng)包括發(fā)起公司名稱及部 門名稱。 22 5． 底款：為抄報、抄送、歸檔三行，需要時報送另一個上級部門的，用 “抄報 ”；對同級或下級則用 “抄送 ”，歸檔部門應(yīng)為行政管理部門 。 6． 文件印章：加印在發(fā)文日期中間，采用壓年蓋月方式 。 7． 頁數(shù)：使用頁腳中 “第 N 頁，共 N 頁 ”形式，居中 。 8． 表格制作時，頁邊距、行距、字號等可根據(jù)內(nèi)容自行設(shè)定，但應(yīng)在裝訂或打印不出現(xiàn)缺失現(xiàn)象為準，字體仍使用文件規(guī)定字體 。 9． 公文的內(nèi)容要求一文一事，絕對真實，并具有較強針對性，且行文有條理、準確。 五 、 印裝格式： 1． 文件均采用橫書橫排。 2． 單面印刷可在上端裝訂，雙面 印刷在左面裝訂。 3． 裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。 4． 必要時可使用專用裝訂機構(gòu)。 六 、 文件的署名 ： 1． 對內(nèi)文件，如果是一般往來文件，只需主管署名；如果是單純的上報文件或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文件，只需部門署名；如果是重要文件，按責任范圍由總裁、副總裁、或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù) 2． 對外文件，如責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署總裁或總經(jīng)理職務(wù)與姓名。如果是總裁或總經(jīng)理委托事項可由指名責任者署名 七 、 文件制作注意事項 ： 1． 文件必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準確規(guī)范 。 2． 可行可不行的堅決不行文，減少行文數(shù)量，提高行文權(quán)威性和質(zhì)量 。 3． 減少聯(lián)合行文，避免聯(lián)合行文過程中時間延誤和扯皮 。 4． 行文分清主次，提高行文針對性，減輕行文對象單位負擔 。 5． 不輕易越級行文 。 八 、 發(fā) 文 管理 1． 發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、用印、登記、發(fā)送、原件歸檔等程序 。 2． 擬稿： 草擬文稿必須從全公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確。并應(yīng)詳細寫明發(fā)送范圍、份數(shù)和密級。 3． 發(fā)文部門擬稿后，交行政管理部門核稿，凡以集團或公司名義發(fā)出的公文、函件及用 集團或公司印章的，行政管理部門對內(nèi)容和文字有權(quán)審核，并負有把關(guān)責任； 對涂改不清、文字錯漏嚴重、 23 內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回重新擬稿。 4． 核稿后填寫《發(fā)文審批單》，發(fā)文的密級按《保密工作條例》有關(guān)規(guī)定確定執(zhí)行，如為聯(lián)合發(fā)文則需要雙方部門負責人簽字確認，同時發(fā)文部門應(yīng)注明文件傳達范圍 。 5． 簽發(fā)：有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，明確簽署意見、姓名、日期。集團正式文件須經(jīng)總裁簽發(fā)。公司正式文件須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，遇緊急事項，總裁、總經(jīng)理均可由行政管理部門請示用印后補辦審批手續(xù)。凡涉及資金轉(zhuǎn)移、聯(lián)營參股、股權(quán)變化、下設(shè)機構(gòu)等重要 事宜的，均須報 總裁 簽發(fā) 。 6. 編號： 按相關(guān)制度統(tǒng)一編制。 7． 用?。喝〉镁幪柡罂梢罁?jù)《發(fā)文審批單》，在核稿完畢無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一用印 。 8． 印 發(fā) ： 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿由行政部統(tǒng)一打印， 依據(jù)《發(fā)文審批單》上印制文件份數(shù)，如頁數(shù)較多時，也可使用電子版文件，但需在發(fā)文編號本上注明接收人及傳輸方式 。 9． 填寫《發(fā)文編號本》：行政部門統(tǒng)一填寫集團的《發(fā)文編號本》，如文件傳達范圍為全體員工，則可直接發(fā)文給部門或公司專職收文人員，如為指定傳達范圍，則必須由本人簽字接收。 九 、 收文 管理 1． 收文辦理一般包括簽收登記 、分發(fā)傳閱、收回存檔、銷毀等程序 。 2． 公文簽收應(yīng)由專人負責，簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字 。 3． 指名或親啟文件、密級文件原則上由責任者或當事者自行處理，其他人不得擅自啟封，如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束 。 4． 收文拆封后應(yīng)對文件進行認真清點，填寫《收文處理單》 。 5． 一般函、電等公文，分別由前臺秘書直接分轉(zhuǎn)處理。 6． 為加速文件運轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當天或第 2 天將文件送到承辦部門，如關(guān)系到 2 個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按指示次序依次傳閱，最遲不得超過 2 天 (特殊情況例外 )。 7． 由行 政主管負責對公文進行審閱、回答、批辦以及其他必須處理，或者由其指定下屬對文件進行具體處理，并將意見填寫在《收文處理單》