【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 15 （ 8） 在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總裁批準(zhǔn)。 （ 9） 不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過(guò)其他方式泄露公司秘密。 （ 10） 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告行政部，行政部接到報(bào)告，應(yīng)立即處理。 4. 責(zé)任與處罰： 出現(xiàn)下列情 況之一者，給予警告，并扣發(fā) 50 元以上 500 元以下的工資： （ 1） 泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的。 （ 2） 已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。 出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經(jīng)濟(jì)損失的處罰，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)處理： （ 1） 利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。 （ 2） 故意或過(guò)失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的。 （ 3） 違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買(mǎi)或聲音提供公司秘密的。 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一： （ 1） 使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的。 （ 2） 使公司秘密超出了限 定的傳遞范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。 16 第 六 節(jié) 公司會(huì)議制度 一、 總則 1. 為了規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議管理工作效率，杜絕會(huì)議管理中的不合理行為，特制定本制度。 2. 適用范圍 ： 本制度適用于公司各級(jí)、各類(lèi)會(huì)議的組織和管理。 二、 會(huì)議的組織 1． 公司級(jí)會(huì)議：公司員工大會(huì)、公司技術(shù)人員會(huì)議以及各種代表大會(huì)應(yīng)報(bào)請(qǐng)公司最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各負(fù)責(zé)部門(mén)分別負(fù)責(zé)組織召開(kāi)。 2． 專(zhuān)業(yè)會(huì)議：公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì) (如經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、安全工作會(huì)等 )，由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 主管業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織。 3． 系統(tǒng)和部門(mén)工作會(huì)：各系統(tǒng)和部門(mén)召開(kāi)的工作會(huì)，由各系統(tǒng)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)決定召開(kāi)并負(fù)責(zé)組織。 上級(jí)或外單位在公司召開(kāi)的會(huì)議，一律由公司受理安排，相關(guān)部門(mén)協(xié)作做好會(huì)務(wù)工作。 4． 會(huì)議一般應(yīng)安排在所有應(yīng)會(huì)人員都能到會(huì)時(shí)舉行 ， 如無(wú)非常特殊的情況，所有被通知人員均應(yīng)準(zhǔn)時(shí)出席。 5． 集團(tuán)各公司應(yīng)按公司的實(shí)際情況召開(kāi)定期的工作例會(huì)，最長(zhǎng)間隔不超過(guò)一個(gè)月，專(zhuān)業(yè)會(huì)議按實(shí)際情況不定期召開(kāi)，工作例會(huì)和有決議的會(huì)議應(yīng)有會(huì)議紀(jì)要并上報(bào)集團(tuán)。 6． 工作例會(huì)時(shí)間應(yīng)報(bào)集團(tuán)備案。 三、 會(huì)議準(zhǔn)備 會(huì)議主持人、召集部門(mén)及與會(huì) 人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作，包括擬好會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、落實(shí)會(huì)場(chǎng)、備好座位，通知與會(huì)人員等。 會(huì)議要求： 1． 要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間。 2． 要在開(kāi)頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說(shuō)明。 3． 要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)人員。 4． 主持人應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，以便在預(yù)定時(shí)間內(nèi)得出結(jié)論。 5． 在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)先取得大家的同意。 6． 應(yīng)當(dāng)把整理出來(lái)的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。 7． 公司會(huì)議主要由辦公例會(huì)、日常工作會(huì)議組成。 8． 最高級(jí)會(huì)議通常情況下由總裁通知召開(kāi)，就一定時(shí)期 內(nèi)的工作事項(xiàng)做出研究和決策。 17 9． 所有參會(huì)人員均需簽到，每次會(huì)議必須有會(huì)議紀(jì)錄，記錄人由組織部門(mén)安排，記錄人應(yīng)具備相應(yīng)能力，并能?chē)?yán)格保密 四、 會(huì)議紀(jì)要的形成與簽發(fā) 1． 公司會(huì)議紀(jì)要、決議，由 指定人員 整理成文。 2． 指定人員根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的需要在限定時(shí)間內(nèi)完成紀(jì)要和決議的整理工作 ，工作例會(huì)為會(huì)議召開(kāi)的第二天 11點(diǎn)前，專(zhuān)業(yè)會(huì)議為第三天 11 點(diǎn)前送達(dá)簽發(fā)，并在會(huì)議召開(kāi)后三天內(nèi)上報(bào)集團(tuán) 。 3． 會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，由與會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn)。 4． 會(huì)議紀(jì)要發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫(xiě)“文件發(fā)放記錄”，并由接收人簽收。 5． 會(huì)議紀(jì) 要應(yīng)分類(lèi)存檔，并按重要程度確定保存期限。 6． 會(huì)議紀(jì)要作為公司的重要文件，備忘已研究決定的事項(xiàng)，應(yīng)發(fā)放給參加會(huì)議的全體人員，以便對(duì)照、核查、落實(shí)。 18 會(huì) 議 流 程 圖各 部 門(mén) 負(fù) 責(zé) 人行 政 部 門(mén)主 持 人開(kāi) 始根 據(jù) 工 作 情 況發(fā) 出 通 知協(xié) 助 會(huì) 議 設(shè) 備調(diào) 試有 需 要 時(shí)準(zhǔn) 備 資 料按 時(shí) 參 加指 定 人 員整 理 會(huì) 議 紀(jì) 要簽 發(fā)各 部 門(mén) 傳 閱 ， 抄報(bào) 上 一 級(jí) 單 位 或下 發(fā) 下 一 級(jí) 單 位總 裁 辦 歸 檔 ， 按時(shí) 上 交結(jié) 束根 據(jù) 會(huì) 議 內(nèi) 容開(kāi) 展 工 作 19 日期： Date: 發(fā)至： Sent to: 項(xiàng)目： Project: 主題： Subject 出席人員： Attendee: 地點(diǎn)： Address: 序 Preface 會(huì)議摘錄 Abstract 發(fā)言人 Spokesman 20 第七 節(jié) 公文管理制度 一、 總則 為提高本公司的工作效率，切實(shí)減少公司文件在流通過(guò)程中的各種 拖延 ，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制定本制度。 二、 本公司文件種類(lèi) 1． 請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。 2． 報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，用“報(bào)告”。 3． 指示：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作、活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用“指示”。 4． 布告、公告、通告：對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“布告”；向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵 守或周知的事件，用“通告”。 5． 批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。 6． 通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者知悉的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用“通知”。 7． 通報(bào)：表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤行為，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。 8． 決定、決議：對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。 9． 函：平等的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，用“函”。 10. 會(huì)議紀(jì)要： 傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。 三 、 文件等級(jí)劃分 1． 機(jī)密：最高級(jí)別保密文件，由報(bào)告人直接送主管領(lǐng)導(dǎo) 。 2． 秘密： 指不宜向無(wú)關(guān)人員透露內(nèi)容的文件 。 3． 一般：指非機(jī)密 、秘密的 文件 。 4． 特急： 隨到隨辦 。 5． 緊急：指必須在二個(gè)工作日內(nèi)處理完畢的文件 。 6． 一般：指應(yīng)當(dāng)在三個(gè)工作日內(nèi)處理完畢的文件。 四 、 行文規(guī)范 1． 中美宏凱億投資（集團(tuán)）有限公司簡(jiǎn)稱(chēng)為“ 中美集團(tuán) ”，所有公司公文由檔案負(fù)責(zé)人統(tǒng)一規(guī) 21 范文號(hào)。 2． 集團(tuán)及子公司各部門(mén)的請(qǐng)示、匯報(bào)等文件，對(duì)外函件、內(nèi)部發(fā)文 等文件的編寫(xiě)。 （ 1） 文件開(kāi)頭須有“ 中美宏凱億投資（集團(tuán)）有限公司 ”隸書(shū)、小一號(hào)字的文頭，下有上細(xì)下粗 ，或使用公司發(fā)文紙 。 （ 2） 文件題目： 關(guān)于 ????的 ** 黑體、小三號(hào)字 （ 3） （ **的含義為：文件內(nèi)容的性質(zhì)，如請(qǐng)示、說(shuō)明、匯報(bào)等） （ 4）文件正文使用宋體、小四號(hào) 字 ，行距為 ，頁(yè)邊距上下為 、左右為 ，頁(yè)碼居中 。 （ 5） 文號(hào)格式： 集團(tuán) 簡(jiǎn)稱(chēng) +（代稱(chēng)） + 字 + [所在年號(hào) ] + 第 + 第 N 次發(fā)文 +號(hào) 例 1： 中美集團(tuán)（ 財(cái) ）字 【 20xx】 第 011 號(hào) 含 義：中美宏凱億投資（集團(tuán)）有限公司 財(cái)務(wù)部在 20xx 年 發(fā)出 的第 11 份 文件。 例 2：中美集團(tuán)（閥門(mén)）字【 20xx】第 3 號(hào) 含義： 中美宏凱億投資（集團(tuán)）有限公司 子公司 中美宏凱威閥門(mén)制造有限公司 在20xx 年發(fā)出的第 3 份文件。 集團(tuán)及子公司簡(jiǎn)稱(chēng)一覽表 部門(mén)名稱(chēng) 代稱(chēng) 中美宏凱億投資 （ 集團(tuán) ） 有限公司 中美集團(tuán) 集團(tuán)總部 總裁辦公室 總辦 人事部 人 行政部 行 財(cái)務(wù)部 財(cái) 法務(wù)部 法 子公司 中美宏凱威閥門(mén)制造有限公司 閥門(mén) 中美宏凱威國(guó) 際拍賣(mài)（北京）有限公司 拍賣(mài) 中美宏凱星國(guó)際傳媒（北京）有限公司 傳媒 中美宏凱星網(wǎng)絡(luò)科技（北京）有限公司 網(wǎng)絡(luò) 中美宏凱億國(guó)際擔(dān)保有限公司 擔(dān)保 中美宏凱億國(guó)際電氣有限公司 電氣 注：如有新公司或新部門(mén)成立，則取最代表其性質(zhì)的文字為簡(jiǎn)稱(chēng)，公司取兩字，部門(mén)取一字；分公司則為主公司代稱(chēng)與地點(diǎn)合稱(chēng)，如電氣公司在福建的分公司，則稱(chēng)之為“電氣福建” 。 3． 簽發(fā)人：發(fā)文及會(huì)議紀(jì)要一律由集團(tuán)總裁 或 相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)親手簽名，各部門(mén)上報(bào)文件一律由發(fā)起部門(mén)的負(fù)責(zé)人親手簽名。 4． 文件落款應(yīng)包括發(fā)起公司名稱(chēng)及部 門(mén)名稱(chēng)。 22 5． 底款：為抄報(bào)、抄送、歸檔三行，需要時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)部門(mén)的，用 “抄報(bào) ”；對(duì)同級(jí)或下級(jí)則用 “抄送 ”，歸檔部門(mén)應(yīng)為行政管理部門(mén) 。 6． 文件印章：加印在發(fā)文日期中間，采用壓年蓋月方式 。 7． 頁(yè)數(shù)：使用頁(yè)腳中 “第 N 頁(yè)，共 N 頁(yè) ”形式，居中 。 8． 表格制作時(shí)，頁(yè)邊距、行距、字號(hào)等可根據(jù)內(nèi)容自行設(shè)定，但應(yīng)在裝訂或打印不出現(xiàn)缺失現(xiàn)象為準(zhǔn)，字體仍使用文件規(guī)定字體 。 9． 公文的內(nèi)容要求一文一事，絕對(duì)真實(shí)，并具有較強(qiáng)針對(duì)性，且行文有條理、準(zhǔn)確。 五 、 印裝格式： 1． 文件均采用橫書(shū)橫排。 2． 單面印刷可在上端裝訂，雙面 印刷在左面裝訂。 3． 裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。 4． 必要時(shí)可使用專(zhuān)用裝訂機(jī)構(gòu)。 六 、 文件的署名 ： 1． 對(duì)內(nèi)文件，如果是一般往來(lái)文件，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文件或者不涉及各部門(mén)且內(nèi)容不重要的文件，只需部門(mén)署名；如果是重要文件，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、或者署有關(guān)部門(mén)的主管姓名與職務(wù) 2． 對(duì)外文件，如責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū)，一律署總裁或總經(jīng)理職務(wù)與姓名。如果是總裁或總經(jīng)理委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名 七 、 文件制作注意事項(xiàng) ： 1． 文件必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議，語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范 。 2． 可行可不行的堅(jiān)決不行文，減少行文數(shù)量，提高行文權(quán)威性和質(zhì)量 。 3． 減少聯(lián)合行文，避免聯(lián)合行文過(guò)程中時(shí)間延誤和扯皮 。 4． 行文分清主次，提高行文針對(duì)性，減輕行文對(duì)象單位負(fù)擔(dān) 。 5． 不輕易越級(jí)行文 。 八 、 發(fā) 文 管理 1． 發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、用印、登記、發(fā)送、原件歸檔等程序 。 2． 擬稿： 草擬文稿必須從全公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。并應(yīng)詳細(xì)寫(xiě)明發(fā)送范圍、份數(shù)和密級(jí)。 3． 發(fā)文部門(mén)擬稿后，交行政管理部門(mén)核稿，凡以集團(tuán)或公司名義發(fā)出的公文、函件及用 集團(tuán)或公司印章的，行政管理部門(mén)對(duì)內(nèi)容和文字有權(quán)審核，并負(fù)有把關(guān)責(zé)任； 對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、 23 內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回重新擬稿。 4． 核稿后填寫(xiě)《發(fā)文審批單》，發(fā)文的密級(jí)按《保密工作條例》有關(guān)規(guī)定確定執(zhí)行，如為聯(lián)合發(fā)文則需要雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，同時(shí)發(fā)文部門(mén)應(yīng)注明文件傳達(dá)范圍 。 5． 簽發(fā)：有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，明確簽署意見(jiàn)、姓名、日期。集團(tuán)正式文件須經(jīng)總裁簽發(fā)。公司正式文件須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，遇緊急事項(xiàng)，總裁、總經(jīng)理均可由行政管理部門(mén)請(qǐng)示用印后補(bǔ)辦審批手續(xù)。凡涉及資金轉(zhuǎn)移、聯(lián)營(yíng)參股、股權(quán)變化、下設(shè)機(jī)構(gòu)等重要 事宜的，均須報(bào) 總裁 簽發(fā) 。 6. 編號(hào)： 按相關(guān)制度統(tǒng)一編制。 7． 用?。喝〉镁幪?hào)后可依據(jù)《發(fā)文審批單》，在核稿完畢無(wú)誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一用印 。 8． 印 發(fā) ： 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿由行政部統(tǒng)一打印， 依據(jù)《發(fā)文審批單》上印制文件份數(shù)，如頁(yè)數(shù)較多時(shí)，也可使用電子版文件，但需在發(fā)文編號(hào)本上注明接收人及傳輸方式 。 9． 填寫(xiě)《發(fā)文編號(hào)本》：行政部門(mén)統(tǒng)一填寫(xiě)集團(tuán)的《發(fā)文編號(hào)本》，如文件傳達(dá)范圍為全體員工，則可直接發(fā)文給部門(mén)或公司專(zhuān)職收文人員，如為指定傳達(dá)范圍，則必須由本人簽字接收。 九 、 收文 管理 1． 收文辦理一般包括簽收登記 、分發(fā)傳閱、收回存檔、銷(xiāo)毀等程序 。 2． 公文簽收應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，簽收時(shí)須對(duì)來(lái)件嚴(yán)格檢查，明確無(wú)誤后方可簽字 。 3． 指名或親啟文件、密級(jí)文件原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理，其他人不得擅自啟封，如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者，不受本條規(guī)定的約束 。 4． 收文拆封后應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，填寫(xiě)《收文處理單》 。 5． 一般函、電等公文，分別由前臺(tái)秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。 6． 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第 2 天將文件送到承辦部門(mén)，如關(guān)系到 2 個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按指示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò) 2 天 (特殊情況例外 )。 7． 由行 政主管負(fù)責(zé)對(duì)公文進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必須處理，或者由其指定下屬對(duì)文件進(jìn)行具體處理，并將意見(jiàn)填寫(xiě)在《收文處理單》