【文章內(nèi)容簡介】 2020年第 1版 10 第八條 每月 28 日前，辦公室應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的各類公司級會議，統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后，會同公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、部門日常管理例會，編制“公司月度會議計劃”，于月底前發(fā)放給公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人。凡辦公室已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況安排新的臨時會議時，會議主辦部門應(yīng)提前 2 天完成會議提議和報批手續(xù)，并報請辦公室調(diào)整會議計劃。未經(jīng)辦公室主任同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。 第九條 部門日常管 理例會每周一早 8:10 開始，其他會議均需提前通知，一般會議應(yīng)提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前 2 個工作日下發(fā)正式書面通知。會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容和要求等。 第十條 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應(yīng)向會議主持人履行請假手續(xù)。 不允許遲到、早退，中間有急事需離開會場應(yīng)向會議主持人請假。會議期間應(yīng)將移動通訊工具關(guān)機或置于振動位置，如遇緊急事情應(yīng)到會場外接聽。 第十一條 會議發(fā)言要注重質(zhì)量、言簡意賅，按照規(guī)定時間發(fā)言。會前做好充分準(zhǔn)備，做到充分溝通，對議而不 決的事項提出解決的原則與方法。各類會議力求精干、高效，嚴(yán)肅認(rèn)真，工作進(jìn)展和安排應(yīng)明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。若無特殊情況，會議時間應(yīng)控制在 120 分鐘內(nèi)。各級會議主持人應(yīng)主動接受監(jiān)督。會議期間與會人員注意傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，充分尊重他人，不提倡對某一問題無休止地爭論。 第十二條 會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法與措施，與會人員要按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹、落實，力求取得具體成果。 第十三條 公司級會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人或公司總經(jīng)理確定，各部門的會議記錄由本部門兼職 會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，會議記錄內(nèi)容應(yīng)載明發(fā)言概要、工作要點及時限要求，所有會議記錄均應(yīng)由辦公室統(tǒng)一存檔備查。部門會議記錄可保留副本在本部門存檔。會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第十四條 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受本規(guī)定限制。 本章完 XXXXXXXXXXX股份有限公司規(guī)章制度文件 2020年第 1版 11 第 四 章 文件管理制度 第一條 必須依據(jù)銷售或管理過程的實際情況，根據(jù)要求起草適用的文件和記錄。起草前需填寫“文件審核表”，注明 起草原因、文件名稱、涉及部門，交檔案室備案后方可起草。初稿經(jīng)過審核程序?qū)徍撕?，起草者按審核意見進(jìn)行文件和記錄的修改定稿。 部門內(nèi)部文件必須由本部門負(fù)責(zé)人或負(fù)責(zé)人指定人員進(jìn)行起草，公司文件必須由公司總經(jīng)理或 總經(jīng)理指定人員 起草。 第二條 文件在修訂前，需填寫“文件審核表”，注名修訂原因、文件名稱及涉及部門，交檔案室備案后方可修訂。修訂稿經(jīng)審核程序?qū)徍撕?，修訂者按審核意見進(jìn)行文件和記錄的再次修訂。 第三條 因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的，需要廢除 /銷毀該文件和記錄前，需填寫“ 文件審核表”，注明廢除原因、文件名稱、涉及部門，交檔案室備案，經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后，由辦公室通知相關(guān)部門回收資料，統(tǒng)一銷毀，并留一份存檔備查。 第四條 涉及某一方面工作的部門文件由該部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核，涉及其他部門的文件需報分管副總進(jìn)行審核，涉及公司全局性重要文件在完成初稿后連同文件審核表一同經(jīng)辦公室轉(zhuǎn)交由總經(jīng)理審核，由總經(jīng)理決定此文件配合審核的部門。辦公室將文件審核表和文件初稿一同傳遞至各審核部門進(jìn)行審核。各審核部門須由有與新文件所要求操作有經(jīng)驗的人員進(jìn)行審核，在接到審核表的一個工作日內(nèi)須完成審核意見并向下一個審核部門 傳遞審核表和文件初稿。辦公室將各部門審核后的意見反饋給文件修訂 /起草者。 第五條 公司全部申請表及文件均應(yīng)由規(guī)定的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批準(zhǔn)并簽字，無批準(zhǔn)權(quán)限的人員批準(zhǔn)無效，若規(guī)定的負(fù)責(zé)人無法簽字責(zé)應(yīng)由其指定人員進(jìn)行代簽，格式為“ XXX 代”，規(guī)定的相關(guān)負(fù)責(zé)人事后需進(jìn)行補簽。若無補簽則申請不生效。 第六條 公司新起草 /修訂的文件由辦公室根據(jù)需要統(tǒng)一印制分發(fā)，各部門或個人不得私自印制公司文件 /記錄。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個人接收的 文件由個人親自簽字接收。需發(fā)放到主管以下管理、輔助人員和職工的文件，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)主管人員，再由主管安排，發(fā)放到相關(guān)個人。持有文件的部門或個人不得私自轉(zhuǎn)借傳閱，如需查閱職權(quán)外文件需由本部門負(fù)責(zé)人同意后到公司辦公室文件檔案管理處借閱。新起草 /修訂的文件由辦公室統(tǒng)一組織培訓(xùn)。 XXXXXXXXXXX股份有限公司規(guī)章制度文件 2020年第 1版 12 第七條 部門之間交辦事宜需持有“事件聯(lián)絡(luò)單”，注明收發(fā)部門、待辦事宜、時限等，接收部門需衡量是否能夠按時完成。外來文件、標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)由辦公室負(fù)責(zé)登記、發(fā)放、并備案保存。 第八條 各部門應(yīng)將公司下發(fā)的各類文件妥善保存以備本部門員工隨時查閱，對辦公 室通知廢除的文件各部門應(yīng)及時遞交，無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。公司各部門應(yīng)在每年十二月底前將上年度應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文書檔案收集整理后向檔案室集中移交，并履行清交手續(xù)。各部門應(yīng)明確檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。 第九條 已申請或正在審核中的文件如需撤銷，需填寫“文件審核表”，注名撤銷原因、文件名稱，交檔案室備案且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即可撤銷。 第十條 對秘密文件執(zhí)行各項操作僅允許秘密權(quán)限規(guī)定范圍內(nèi)的人員進(jìn)行， 如有違反將對該部門保密工作負(fù)責(zé)人及當(dāng)事人進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。 第十一條 公司的所有電子文件均應(yīng)有備份存檔，文件名應(yīng)能清楚表示該文件內(nèi)容性質(zhì)方便查閱，員工不可私自轉(zhuǎn)發(fā)公司重要電子文件。 第十二條 公司所有內(nèi)部文件均執(zhí)行統(tǒng)一格式，對外文件按照 國家 公文書寫規(guī)范執(zhí)行。 內(nèi)部文件均使用 A4 紙打印，頁邊距左 20mm、右 15mm、上 20mm、下 10mm， 頁眉 15mm、頁腳 7mm， 標(biāo)題用黑體、小三， 段前、 段后 1 行，正文用宋體、小四、 倍行距， 段前、段后0 行， 字母及數(shù)字用 Arial 字體，頁眉標(biāo)注 XXXXXXXXX 股份有限公司 XX部文件，頁腳居中插入頁碼，多頁文件需裝訂。 本章完 XXXXXXXXXXX股份有限公司規(guī)章制度文件 2020年第 1版 13 第 五 章 安全及值班制度 第一條 下班時，文件、文具、用紙等要整理，要收拾桌子、椅子歸位，關(guān)好門窗及時上鎖，檢查處理火、電、水等安全事宜。 第二條 必須遵守用火規(guī)則（下班前關(guān)閉煤氣、清理煙缸、切斷電源），全公司每年進(jìn)行一次安全防火培訓(xùn)，普及安全防火知識，各部門指定一位安全防火責(zé)任人。 第三條 裝有重要物品、文件的抽屜、柜子等必須上鎖，且由專人保管鑰匙。 第四條 所有設(shè)備、器具等必須保持可正常安全運作狀態(tài)。 第五條 發(fā)生傳染病立即報告。 第六條 綜合辦公室主導(dǎo)，各部門配合負(fù)責(zé)組織編制公司培訓(xùn)教材（或課件）、做好崗前安全培訓(xùn)的組織、記錄、考核等各項工作。 第七條 特殊崗位上崗前必須接受專門 培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后方能上崗。 第八條 各部門需定期對本部門員工進(jìn)行崗位安全教育，包括所在崗位可能遭受的職業(yè)傷害、崗位安全操作規(guī)程及安全注意事項、崗位之間工作銜接配合的安全與職業(yè)衛(wèi)生事項、有關(guān)事故案例等。 第九條 員工崗位調(diào)動的，須接受與其新崗位相適應(yīng)的崗前安全培訓(xùn)。 第十條 安保部需做好公司安全宣傳工作，提高全體員工安全意識。 第十一條 公司所屬部門應(yīng)組織定期和不定期安全檢查。包括公司日常檢查、季節(jié)檢查、專業(yè)（項）檢查和綜合檢查、隱患排查、反違章、重點檢查、抽查、危險源排查等。 第十二條 任何員工發(fā)現(xiàn)安全隱患，均有權(quán)向安保部或公司綜合辦公室報告，情況 危險時有權(quán)立即采取相關(guān)緊急措施。 第十三條 提高公司保安人員的素質(zhì)，加強保安人員責(zé)任意識。 第十四條 公司車輛定期保養(yǎng)檢查，保證車輛使用安全。車輛安全裝置必須齊全有效。機動車輛的操縱機構(gòu)、制動機構(gòu)、喇叭、燈光、雨刷和后視鏡等必須齊備、靈敏、可靠和有效。經(jīng)常保持良好的技術(shù)狀態(tài)。 第十五條 對持有駕駛證或操作證的人員，應(yīng)按規(guī)定時間參加安全學(xué)習(xí)，積極參加各種安全活動，并定期進(jìn)行審核。 第十六條 節(jié)假日值班人員的輪值由辦公室統(tǒng)一安排，如做調(diào)整需提前與辦公室聯(lián)系。具體安排見“公司輪流值班表”。 XXXXXXXXXXX股份有限公司規(guī)章制度文件 2020年第 1版 14 第十七條 公司員工應(yīng)遵守公司安保部門制定的有關(guān)規(guī)定。 本章完 XXXXXXXXXXX股份有限公司規(guī)章制度文件 2020年第 1版 15 第 六 章 月工作計劃及總結(jié)匯報制度 第一條 各部門于每月 27 日 ~30 日之間將本月部門工作進(jìn)行匯總，并對下個月工作擬定計劃，以書面材料形式向公司進(jìn)行匯報，將工作總結(jié)與工作計劃交至公司辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人處 ，辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一向總經(jīng)理提交 。 第二條 工作計劃應(yīng)包括上月未處理完畢的事 項 在本月的預(yù)期處理進(jìn)度、本月預(yù)期的工作 /銷售目標(biāo)、年度計劃內(nèi)本月的任務(wù)、計劃內(nèi)重點事件等有關(guān)重要信息。月末工作總結(jié)應(yīng)包含月初計劃目標(biāo)完成情況、計劃外任務(wù)完成情況、本月重要事件匯總，本月未完成任務(wù)及進(jìn)度等有關(guān)重要信息。 第三條 特殊部門可以不寫月工作計 劃，但必須對每月工作進(jìn)行總結(jié)。 第四條 工作計劃與工作總結(jié)需客觀、實事求