【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 3 引用文件《文件控制程序》（CR/CHX 012004）4 職責(zé) 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)酒店行政文件和人事檔案的管理工作。5 管理規(guī)程 酒店檔案分類(lèi)行政文件檔案（酒店內(nèi)部文件含管理體系文件、酒店外來(lái)文件和資料）及人事檔案。 行政文件檔案管理 總經(jīng)理辦公室人事管理員負(fù)責(zé)酒店檔案管理工作，各部門(mén)文件檔案管理由各部門(mén)文員負(fù)責(zé)。 行政文件檔案的分類(lèi)按文件的來(lái)源分為外來(lái)文件和酒店內(nèi)部文件。外來(lái)文件包括市政府及各行政部門(mén)文件、投資公司文件；酒店內(nèi)部文件包括本酒店和總經(jīng)理辦公室發(fā)的文件、備忘錄、管理體系文件、工作指令、上行報(bào)告及各種資料。 人事管理員根據(jù)存文目錄建立相應(yīng)存放文件盒（柜），貼上相應(yīng)標(biāo)簽，同時(shí)建立《卷內(nèi)文件目錄》，方便查找。 日常文件歸檔程序1）傳閱文件閱完、擬辦文件辦完以后，統(tǒng)一將文件原件存檔。2） 管理員要認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，根據(jù)文件發(fā)文單位或文件形式正確區(qū)分文件種類(lèi)，分別存放。3）文件存入之前，認(rèn)真填寫(xiě)《卷內(nèi)文件目錄》，按來(lái)文的先后順序編定卷內(nèi)文件目錄號(hào)，同時(shí)在文件右側(cè)貼上對(duì)應(yīng)目錄號(hào)標(biāo)簽，然后依次存入，《卷內(nèi)文件目錄》放于首頁(yè)。4）各種存放文件盒整齊、集中、規(guī)范陳放，卷內(nèi)文件目錄與文件一一對(duì)應(yīng)。5）待發(fā)文件一經(jīng)發(fā)放生效，即歸入相應(yīng)目錄文件檔案。6）每年元月底對(duì)所有文件進(jìn)行集中整理。對(duì)所存全部文件按存文類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，并運(yùn)用檔案文件夾文件分別裝訂成冊(cè)，貼上標(biāo)簽（包括年代、文件類(lèi)型），集中存放。 文件檔案管理要求1）酒店文件檔案屬企業(yè)機(jī)密，由人事管理員實(shí)施管理，未經(jīng)授權(quán)，其他任何人不得隨便翻閱文件檔案。2）人事管理員必須熟悉存文范圍、類(lèi)別、時(shí)限，熟悉所存文件大體內(nèi)容，能夠快速區(qū)分、識(shí)別并找出任一文件。3）保證文件檔案歸存的及時(shí)性、存文的完整性，不允許任何文件丟失、遺漏現(xiàn)象發(fā)生。 檔案文件內(nèi)部借閱規(guī)范1）凡因工作需要，需借閱機(jī)要檔案文件的，先報(bào)請(qǐng)本部門(mén)經(jīng)理（或辦公室主任）批準(zhǔn)，對(duì)借閱人資格、要求借閱文件密級(jí)進(jìn)行審定。2）經(jīng)審定，能夠借閱的，由借閱人到管理員處登記，填寫(xiě)文件借閱登記，注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間，并簽字后方可借閱。3）管理員將借閱文件備份，將復(fù)印件借給借閱人。4）借閱文件在事先商定的時(shí)間內(nèi)歸還。沒(méi)有按時(shí)歸還的，按一般過(guò)失處罰。文件遺失，對(duì)遺失人按嚴(yán)重過(guò)失處罰。 過(guò)期文件處理檔案文件達(dá)到或超過(guò)保存期限以后，成為過(guò)期文件，可以報(bào)廢。由人事管理員根據(jù)報(bào)廢文件管理要求進(jìn)行正確處理。各類(lèi)檔案文件保存期限見(jiàn)“附表一”。 人事檔案管理 人事檔案包括：1）由員工本人填寫(xiě)的《員工登記表》，內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭情況、聯(lián)系電話、個(gè)人興趣愛(ài)好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)、專(zhuān)業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。2）有關(guān)員工人事調(diào)動(dòng)表、勞動(dòng)合同書(shū)、身份證、專(zhuān)業(yè)文憑、證書(shū)、待業(yè)證明等文件資料的復(fù)印件。3）有關(guān)員工《求職申請(qǐng)表（含面試考評(píng)表）》、《試用期員工表現(xiàn)評(píng)定表》等有關(guān)考評(píng)記錄。4）員工在酒店服務(wù)工作中的各種崗位調(diào)動(dòng)、職位變動(dòng)、級(jí)別變動(dòng)等人事調(diào)整資料。如《員工內(nèi)部工作調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表》、部門(mén)內(nèi)部調(diào)動(dòng)資料、晉升和晉級(jí)相關(guān)資料等。5）員工日常工作中的各種處罰記錄，如《昌潤(rùn)大酒店違章違紀(jì)通知單》及有關(guān)處罰通報(bào)等。6）員工日常工作中的各種獎(jiǎng)勵(lì)記錄，如《昌潤(rùn)大酒店獎(jiǎng)勵(lì)通知單》，酒店內(nèi)部“最佳員工”、“加分優(yōu)勝獎(jiǎng)”、“超時(shí)工作獎(jiǎng)”、“優(yōu)質(zhì)服務(wù)獎(jiǎng)”、“技能高手獎(jiǎng)”等。 各類(lèi)人事資料由人事管理員負(fù)責(zé)收集、審查核對(duì)、分類(lèi)、整理立卷或裝訂成冊(cè)，并進(jìn)行維護(hù)管理。1）歸檔時(shí)，以部門(mén)為大單位統(tǒng)一分類(lèi)，以崗位為小單位按照級(jí)別排序歸檔存放；各崗位員工檔案冊(cè)前，按照員工姓名登記臺(tái)帳；個(gè)人檔案按照材料性質(zhì)、時(shí)間順序裝訂；裝訂紙張統(tǒng)一為16K大小，要求材料字跡清晰，無(wú)破損。2）由人事管理員負(fù)責(zé)，以月為單位，針對(duì)檔案內(nèi)容變動(dòng)或增減統(tǒng)一進(jìn)行檔案調(diào)整。3）所有檔案統(tǒng)一存放于總經(jīng)理辦公室，每年進(jìn)行一次通風(fēng)、除蟲(chóng)等保護(hù)處理。 由人事管理員對(duì)員工人事檔案實(shí)行嚴(yán)格保密控制，材料內(nèi)容不得刪除、銷(xiāo)毀或隨意更改。酒店外來(lái)人員需查詢(xún)時(shí)，必須出示由政府或企業(yè)單位總經(jīng)理辦公室開(kāi)具的介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后方可查閱；屬酒店內(nèi)部查閱的，必須書(shū)面申請(qǐng)并經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意方可查閱。 除離職員工檔案及時(shí)轉(zhuǎn)出外，各類(lèi)人事檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。6 記錄編號(hào)名稱(chēng)形式保存部門(mén)保存期限索引JL CHX 0105文件借閱、復(fù)制記錄表格總經(jīng)理辦公室3年日期JLZBGC 0302卷內(nèi)文件目錄表格各部門(mén)永久類(lèi)型JLZBGC 0303員工登記表表格總經(jīng)理辦公室在店日部門(mén)JLZBGC 0201求職申請(qǐng)表（含面試考評(píng)表）表格總經(jīng)理辦公室1年日期JLZBGC 0305試用期員工表現(xiàn)評(píng)定表表格總經(jīng)理辦公室1年部門(mén)JLZBGC 0306員工內(nèi)部工作調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表表格總經(jīng)理辦公室1年部門(mén)JLGGGC 0302昌潤(rùn)大酒店違章違紀(jì)通知單表格各部門(mén)1年日期JLGGGC 0304昌潤(rùn)大酒店獎(jiǎng)勵(lì)通知單表格總經(jīng)理辦公室1年日期附表一：行政檔案保管期限序號(hào)檔案名稱(chēng)保管期限備注一、管理體系文件1管理體系文件永久包括管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等二、外來(lái)文件2市委、市政府各行政機(jī)關(guān)文件3年3投資公司文件3年4市級(jí)以上外來(lái)文件3年專(zhuān)指國(guó)家旅游局、中國(guó)旅游飯店業(yè)協(xié)會(huì)、中國(guó)飯店協(xié)會(huì)、省政府、省旅游局、省統(tǒng)計(jì)局等省級(jí)及以上文件三、酒店內(nèi)部文件6酒店下發(fā)的“昌潤(rùn)大酒店文件”、總經(jīng)理辦公室下發(fā)的文件永久7備忘錄永久8工作計(jì)劃2年包括周工作計(jì)劃、月度工作計(jì)劃、年度工作計(jì)劃9上行報(bào)告3年10文字資料1年包括各種文字資料 員工入職離職操作規(guī)程（CR/ZBGC 04）編制陸 晶 審核李 奇 批準(zhǔn)張耀武 1 目的為了保證酒店人員接收和離職規(guī)范有序地進(jìn)行，保證為酒店提供合格的員工。2 范圍適用于酒店所有部門(mén)人員招收和離職的操作。3 引用文件《人力資源管理程序》（CR/CHX 072004）4 操作規(guī)程 員工招收入職程序 根據(jù)酒店人員需求，酒店可通過(guò)社會(huì)招聘、人才市場(chǎng)招聘、校園招聘、內(nèi)部推薦招聘及網(wǎng)上招聘的形式進(jìn)行人員招聘。 需申請(qǐng)?jiān)诰频旯ぷ鞯娜藛T，應(yīng)到總經(jīng)理辦公室或總經(jīng)理辦公室指定地點(diǎn)應(yīng)聘，并提供相應(yīng)的證明材料（畢業(yè)證、身份證、戶(hù)口本、職業(yè)資格證書(shū)等），由人事管理員對(duì)《求職申請(qǐng)表（含面試考評(píng)表）》及相關(guān)證件進(jìn)行審核，同時(shí)測(cè)量身高，并在《求職申請(qǐng)表（含面試考評(píng)表）》上予以記錄。 人事管理員根據(jù)酒店崗位任職標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)照《求職申請(qǐng)表（含面試考評(píng)表）》對(duì)申請(qǐng)人進(jìn)行初審和簡(jiǎn)單的目測(cè)，以確定申請(qǐng)人學(xué)歷、身高、外形、語(yǔ)言、行為是否符合酒店基本用人要求。目測(cè)通過(guò)后，填寫(xiě)《面試考評(píng)表》，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后，到相關(guān)部門(mén)參加面試。 由部門(mén)經(jīng)理對(duì)申請(qǐng)人基本情況及專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)等方面進(jìn)行面試，必要時(shí)，對(duì)技術(shù)崗位和關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行考試，最后填寫(xiě)部門(mén)面試意見(jiàn)（不接受、可以考慮）報(bào)總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室經(jīng)理同意后辦理相關(guān)手續(xù)（前廳、財(cái)務(wù)及領(lǐng)班級(jí)以上管理人員由總經(jīng)理批準(zhǔn)）。 總經(jīng)理辦公室人事管理員根據(jù)部門(mén)面試意見(jiàn)通知申請(qǐng)人，不合格人員委婉告知并對(duì)其來(lái)酒店應(yīng)聘表示感謝，并保留資料。合格人員告知在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到指定相關(guān)衛(wèi)生防疫部門(mén)、派出所、居委會(huì)取得以下證件：《健康證》、《暫住證》、《流動(dòng)人員計(jì)劃生育證明》等。 被錄用人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按要求取得必須的相關(guān)證件后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，到總經(jīng)理辦公室辦理入職手續(xù)，具體程序如下：1）總經(jīng)理辦公室開(kāi)具《入職通知書(shū)》給新錄用人員，并予以登記。2）被錄用人員屬本地戶(hù)口或家住本市的，則不予以辦理住宿；若屬外地員工則可申請(qǐng)住宿，由總經(jīng)理辦公室開(kāi)具《員工住宿安排通知單》。3）被錄用人員持以上通知書(shū)到財(cái)務(wù)部交納工裝保證金。4）被錄用人員將個(gè)人有效證件（戶(hù)口本、身份證、畢業(yè)證、失業(yè)證/就業(yè)證/下崗證、流動(dòng)人口計(jì)劃生育證、職業(yè)資格證書(shū)等）交由總經(jīng)理辦公室查驗(yàn)后留存一份復(fù)印件，連同原有檔案一并存檔。5）被錄用人員且與酒店簽定勞動(dòng)合同人員持《計(jì)劃生育工作轉(zhuǎn)移證明》類(lèi)證件到酒店計(jì)劃生育委員會(huì)辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)。6）凡錄用人員符合酒店簽訂勞動(dòng)合同條件的，由總經(jīng)理辦公室代表酒店與其簽訂《勞動(dòng)合同》。7）總經(jīng)理辦公室有關(guān)人員為新員工發(fā)《員工手冊(cè)》《消防手冊(cè)》，負(fù)責(zé)新員工的崗前培訓(xùn)工作，考核合格后，為其制作考勤卡，發(fā)放員工工號(hào)牌、更衣箱、《員工工服領(lǐng)取通知書(shū)》、《員工入職報(bào)到通知書(shū)》等并予以登記。8）總經(jīng)理辦公室告之其考勤卡用于證明員工個(gè)人身份及酒店內(nèi)考勤和就餐使用，告之酒店相關(guān)規(guī)章制度。 員工離職程序 員工離職根據(jù)離職的原因可分為以下兩種形式，并適應(yīng)相應(yīng)的離職程序：1）因個(gè)人原因提出離職，即自動(dòng)離職a. 轉(zhuǎn)正員工自動(dòng)離職需提前一個(gè)月（試用期員工需提前五天）寫(xiě)辭職申請(qǐng)報(bào)所在部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，同意后報(bào)總經(jīng)理辦公室主任審批，部門(mén)主管級(jí)、經(jīng)理級(jí)管理人員應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)?！掇o職申請(qǐng)書(shū)》上注明批準(zhǔn)時(shí)間，若本人要求將最后工作日提前，部門(mén)經(jīng)理可以根據(jù)部門(mén)經(jīng)營(yíng)情況予以批準(zhǔn)，同時(shí)必須告知該員工未達(dá)到一個(gè)月工作日要向酒店賠償一個(gè)月工資的規(guī)定。c.《辭職申請(qǐng)書(shū)》必須經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后方可生效，未被批準(zhǔn)的《辭職申請(qǐng)書(shū)》無(wú)效。d. 員工辭職申請(qǐng)生效后，需在最后工作日結(jié)束第一天到總經(jīng)理辦公室辦理離店手續(xù)（節(jié)假日順延）并在一周內(nèi)辦理完離職手續(xù)。2）辭退，即因員工達(dá)不到崗位素質(zhì)要求或有違紀(jì)情況構(gòu)成辭退的a. 因以上原因需辭退的員工由總經(jīng)理辦公室提前一個(gè)月通知該員工及其所在部門(mén)（違紀(jì)除名的立即執(zhí)行，不必提前告之），并要求該員工在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到總經(jīng)理辦公室辦理離職手續(xù)。b. 非違紀(jì)情況辭退的，酒店應(yīng)按員工工作年限支付賠償金，賠償標(biāo)準(zhǔn)為員工在本單位辭退前3個(gè)月平均工資，最高限額為12個(gè)月。 員工離職生效后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到總經(jīng)理辦公室辦理離店手續(xù)。1）員工到總經(jīng)理辦公室領(lǐng)取《辭職（退）員工調(diào)離手續(xù)表》和《辭職申請(qǐng)書(shū)》，并按離店清點(diǎn)單列舉的順序清退物品，清退物品包括部門(mén)工作物品，如工裝、工號(hào)牌、員工手冊(cè)、消防手冊(cè)、考勤卡，員工宿舍的各種鑰匙等。2）清點(diǎn)完畢后，憑《辭職（退）員工調(diào)離手續(xù)表》和《辭職申請(qǐng)書(shū)》到總經(jīng)理辦公室領(lǐng)取付款通知書(shū)，由人事管理員計(jì)算工資，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽字后，轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部領(lǐng)取最后工資及工裝保證金。5 記錄編號(hào)名稱(chēng)形式保存部門(mén)保存期限索引JLZBGC 0201求職申請(qǐng)表（含面試考評(píng)表）表格總經(jīng)理辦公室1年日期JLZBGC 0402入職通知書(shū)表格總經(jīng)理辦公室1年日期JLZBGC 0403員工住宿安排通知單表格總經(jīng)理辦公室住宿日日期JLZBGC 0404員工工服領(lǐng)取通知單表格客房部在店日部門(mén)JLGGGC 0204員工入職報(bào)到通知書(shū)表格各部門(mén)在店日部門(mén)JLZBGC 0406辭職申請(qǐng)書(shū)表格總經(jīng)理辦公室1年部門(mén)JLZBGC 0407辭職（退）員工調(diào)離手續(xù)表表格總經(jīng)理辦公室1年部門(mén)JLGGGC 0305員工手冊(cè)手冊(cè)總經(jīng)理辦公室在店日文本JLZBGC 0409消防手冊(cè)手冊(cè)總經(jīng)理辦公室在店日文本JLZBGC 0202健康證表格總經(jīng)理辦公室