【文章內(nèi)容簡介】 收集工作。 員工檔案的健全、更新。員工的考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調(diào)整、職務異動等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應及時協(xié)助人力資源專員整理相關資料并更新員工檔案。 員工的個人資料發(fā)生變更時，須在變更后10個工作日內(nèi)，書面通報人力資源部門以便更改；變更內(nèi)容包括居住地址、通信聯(lián)系方式、個人身份、身體狀況、婚姻狀態(tài)、孕（育）期、直接監(jiān)護人、緊急聯(lián)絡人等。 關于員工檔案查閱、借閱及復印的管理規(guī)定。 有下列情形之一時，方可查、借閱員工檔案。1) 了解所屬員工基本情況；2) 員工晉升、降職；3) 員工獎懲；4) 員工調(diào)動。 查、借閱及復印員工檔案的手續(xù)。1) 需查、借閱員工檔案時，查、借閱人須持所屬部門主管（含）以上管理人員簽批的《員工檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源負責人簽核后，方可從人力資源專員處查、借閱所需的員工檔案資料。查、借閱員工檔案時，不得將有關資料私自帶出或復印。2) 員工檔案的借閱期限，一般為三天，特殊情況可延長至七天。借閱人必須保證員工檔案資料的安全、完整，不得私自復印或轉(zhuǎn)借他人。3) 確因工作需要，要求復印員工檔案資料者，在《員工檔案查閱/借閱單》上標明，必須經(jīng)人力資源負責人核準后方可進行。4) 員工檔案的借閱及復印者，應注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔；5) 查、借閱檔案人員應按時、按期交還所查、借閱之檔案，逾期未還者，人力資源部門有責任進行追索。6) 歸還檔案時，行政人員應依《員工檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，檢查檔案資料的完整性，并將歸還情況如實填寫在《員工檔案查閱/借閱單》備注欄中。 離職人員檔案的處理。人力資源專員需將離職人員離職資料歸檔，按類別順序排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。 檔案的統(tǒng)計、清點1) 人力資源專員應及時將人事信息歸檔，及時記錄，確保員工檔案的完整。2) 人力資源專員定期統(tǒng)計上一周期退檔、歸檔人員清單，并定期匯總。3) 每年一月份，對檔案進行年度清點。統(tǒng)計上年度歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在職人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)明晰、準備。 員工檔案保存期限：1) 已辦理離職手續(xù)的員工，其檔案保存期為兩年，從《員工離職交接表》中核準的日期為依據(jù)計算；2) 未辦理離職手續(xù)但實際已離開公司的人員，其員工檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據(jù)開始計算。3) 每年三月份，對上年度已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進行銷毀。 社保和住房公積金檔案 公司為員工辦理社會保險（養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、工傷、失業(yè)），入職當月開始繳納。員工個人應繳納的部分在工資中代扣。 公司為正式員工繳納住房公積金。員工個人應繳納的部分在工資中代扣。 人力資源部門負責社保和住房公積金資料的歸檔。 勞動合同管理流程 流程定義： 規(guī)范勞動合同的管理程序，包括：單元任務、任務關系、責任人、過程文檔等。 流程說明: 在新員工入職后，人力資源專員應盡早將勞動合同交給新員工以便新員工有充分時間閱讀、咨詢，特別當多名新員工同時入職時。 人力資源專員須精通勞動合同，為員工做好答疑、詮釋工作。 內(nèi)部檔案管理流程 流程定義： 規(guī)范公司內(nèi)部員工檔案的管理程序，包括：單元任務、任務關系、責任人、過 程文檔等。 流程說明: 無。 附件 《員工個人檔案資料登記清單》 《勞動合同續(xù)簽申請單》 《終止勞動合同通知書》 《兼職協(xié)議》 《臨時用工協(xié)議》 《保密竟業(yè)協(xié)議》 《員工個人檔案查閱/借閱單》 《員工離職交接表》。 第6章 離職管理 總則 ，特制定本制度。 本制度適用于公司所有在編員工。 離職管理制度 員工與公司的聘用關系會因辭職、解聘等方式而終止。無論以何種方式（）解除合同，均須以書面形式提前通知對方。提前時間如下: 試用期員工 提前3天 正式員工 提前30天。 員工有下列情形之一，公司可與其立即終止聘用關系：1) 未經(jīng)批準擅自離職者；2) 曾被法院判刑,確定或因案涉訟未決者；3) 未滿16周歲的未成年公民；4) 偽造證件，欺瞞公司者；5) 在試用期間，被證明不符合錄用條件的；6) 吸食毒品或有其它嚴重不良嗜好者；7) 貪污、拖欠公款，有記錄在案者；8) 嚴重違反勞動紀律或公司規(guī)章制度者，如曠工3次及以上者；9) 嚴重失職，營私舞弊，對公司利益造成重大損害的；10) 精神病患者。 正式員工有下列情形之一，公司可以與其終止聘用關系，但應提前30天并以書面的形式通知員工：1) 員工患病或非因工負傷，醫(yī)療期滿后，不能從事原工作也不能從事公司另行安排工作的；2) 員工不能勝任工作，經(jīng)過培訓或者調(diào)整工作崗位，仍不能勝任工作的；3) 勞動合同訂立時所依據(jù)的客觀情況發(fā)生變化，致使原勞動合同無法履行，經(jīng)雙方協(xié)商，不能就變更勞動合同達成協(xié)議的。 當發(fā)生離職情況時，員工直接上級應和員工做充分溝通，了解員工離職的原因或說明公司解聘的原因，避免員工與公司之間產(chǎn)生誤會，并將溝通結果反饋給人力資源部門。 員工離職前須做好工作交接。應在離職前最后一個工作日至人力資源部門辦理離職交接手續(xù)。應歸還所有公司財物，如有遺失、損壞應照價賠償。員工與公司簽有保密合同，離職后亦須執(zhí)行保密合同。 已經(jīng)批準辭職申請而未離開公司的員工，仍是公司的正式員工，應該按正式員工的標準要求自己，如出現(xiàn)怠工等不良情況，公司將按相關制度進行處理。 員工離職手續(xù)辦理完，由人力資源部門與其簽訂《勞動合同解除協(xié)議》并開具《離職證明》。 離職人員正常辦理完離職手續(xù)后，其薪資隨公司薪資發(fā)放日正常發(fā)放。 ，使公司蒙受損失的，公司保留追究其經(jīng)濟及法律等相關責任的權利。 對其他公司進行離職員工背景調(diào)查的規(guī)定。如有其他公司對從本公司離職的員工進行背景調(diào)查，由人力資源部門統(tǒng)一代表公司答復。是否答復由公司決定，也參考員工本人意愿。 離職工作流程 流程定義： 規(guī)范員工離職的工作管理程序，包括：單元任務、任務關系、責任人、過程文檔等。 流程說明: 一般情況下,員工辭職或公司辭退應提前正式書面通知,。 在離職交流環(huán)節(jié)，部門經(jīng)理和員工應做充分的交流，注意傾聽員工的想法并對公司的做法做必要解釋；交流結果應記錄、歸檔。 在確定離職時間環(huán)節(jié)，部門經(jīng)理應先和調(diào)度交流，后綜合考慮工作需要、交接時長、員工意愿等因素和員工達成一致意見。原則是在盡可能降低對工作影響的基礎上滿足員工意愿。 《離職交接表》中含有“是否愿意兼職”的內(nèi)容，請員工慎重填寫，詳細參考《第4章 兼職和臨時員工管理》內(nèi)容。 在人事變動通知環(huán)節(jié)，人力資源專員須將信息通知相關組織、人員，同時，做好通訊錄、rtx、公司內(nèi)部郵箱等信息的更新、維護。 離職工作交接流程 流程定義： 規(guī)范員工在離職時如何進行工作交接的程序，包括：單元任務、任務關系、責任人、過程文檔等。 流程說明: 離職員工應根據(jù)自己手頭的工作，做好工作交接計劃，不得出現(xiàn)倉促、敷衍的情況。 工作交接后，承接人和分管領導要簽字確定，方能進入下一環(huán)節(jié)。 在工作交接環(huán)節(jié)，不僅做好已完成工作的交接，也要做好未完成的工作的交接。 HR部門要根據(jù)實際情況制訂出內(nèi)容詳盡的《離職交接表》，以便離職員工和相關工作人員更好的完成工作交接；《離職交接表》中應包含離職員工的聯(lián)系方式。 HR部門必須在所有工作交接完畢才能通知財務部門進行薪資結算。 附件 《員工辭職申請書》 《員工辭退通知書》 《離職交接表》 《勞動合同解除協(xié)議》 《離職證明》 第7章 考勤管理 總則 為了加強員工時間管理意識，提高員工工作時間的有效性和保證團隊工作的協(xié)作性，特制定本辦法。 本制度適用于公司所有在編員工。 公司的考勤區(qū)間為日歷月。 考勤管理制度 人力資源部門負責管理日?？记诩翱记诮y(tǒng)計工作。人力資源部門須在1) 每周前2個工作日內(nèi)，將上周考勤統(tǒng)計完成并將出勤統(tǒng)計表發(fā)布給員工；2) 每月的第1周內(nèi)將上月的調(diào)休統(tǒng)計報表發(fā)布給員工；3) 每月的前3個工作日內(nèi)公布上月考勤情況并接受員工質(zhì)詢；須于每月前3個工作日內(nèi)將上月考勤報表提交給財務部門。 工作時間。公司實行每周5天、每天8小時的工時制度：周二至周六為工作日，周日、周一為休息日；每日工作時間為：上午08:30 — 12:10；下午13:30 — 18:00（15:30 — 15:40為中間休息時間）。上下班時間可能會根據(jù)具體情況作一定調(diào)整。 如因工作性質(zhì)需要，員工無需按時上下班的，由所屬部門提出申請，報CEO批準后在人力資源部門備案。 打卡制度。公司實行打卡考勤制度。到崗和離崗打卡考勤期間為員工真正在崗工作時間。1) 正常工作時間打卡。需在上、下午進入或離開工作崗位時各打卡1次。正常上下班時，每日應打卡4次。2) 個人事務打卡。如在上班時間內(nèi)發(fā)生必需處理的個人事務，應在事前事后各打卡1次。3) 公出打卡。因公外出，應在事前事后各打卡2次。4) 打卡記錄由人力資源部門負責檢查和統(tǒng)計并于每周第1個工作日將員工上周考勤異常情況予以公示，員工應于異常情況發(fā)生后24小時內(nèi)填寫《誤打卡記錄表》，否則將被視為遲到、早退或未到崗。5) 公司嚴禁員工互相代打卡。 遲到和早退。公司要求員工在規(guī)定的上班時間內(nèi)應該處于工作狀態(tài)。在正常上班的情況下（排除公出等情況），到上班時間而未到崗則被視為遲到；未到下班時間而離崗則被視為早退。1) 遲到。 ①、分為“因故遲到”和“非因故遲到”。員工因惡劣天氣、突發(fā)緊急情況 、班車晚點等原因造成的、在上班時間30分鐘（不含）內(nèi)到崗的遲到 為“因故遲到”；員工無特殊原因的，在上班時間30分鐘（不含）內(nèi) 到崗的遲到為“非因故遲到”。 ②、發(fā)生“非因故遲到”時，公司將從當事人的個人假中扣除以下時長： 遲到時長4，不足1小時的按1小時計算，精度為分鐘?！胺且蚬蔬t 到”是員工評估依據(jù)之一。 ③、事先通知公司的“因故遲到”被視為已批準的事務假，由考勤專員統(tǒng) 一辦理手續(xù)，詳見《第9章 請休假管理》。事先未通知公司的“因故 遲到”按“非因故遲到”處理。“因故遲到”不影響員工評估。 ④、員工在上班時間30分鐘（含）后到崗的遲到按事務假處理，詳見《第 9章 請休假管理》。 2） 早退。 ①、員工未請假而提前30分鐘（不含）內(nèi)離開工作崗位的為早退。 ②、發(fā)生早退時，公司將從當事人的個人假中扣除以下時長：早退時長4， 不足1小時的按1小時計算，精度為分鐘。 ③、員工未請假而提前30分鐘（含）以上離崗的早退按事務假處理，詳見 《請休假管理辦法》。 請假。需辦理請休假手續(xù)的假別分為事務假、年休假和個人假，詳見《請休假管理辦法》。 離崗。1) 員工請假未得到批準仍離開工作崗位的視為離崗。2) 離崗處理：從個人假中扣除離崗時長的3至5倍時間，并影響員工評估。 曠工。1) 未請假就擅離工作崗位超過30分鐘（含）者視為曠工。2) 曠工的處理：從個人假中扣除曠工時長的10倍時間，并影響員工評估。3) 對月度曠工2次或年度曠工3次者，公司將作出辭退等處分。 特殊情況下的考勤處理。因自然災害等不可抗力造成的不能按時考勤的情況，如破壞性風災、嚴重雨雪天氣、酷暑天氣等，參照國家及地方相關規(guī)定執(zhí)行。如無國家及地方相關規(guī)定的，公司將做臨時的特殊處理。 每周考勤統(tǒng)計流程 流程定義： 規(guī)范公司每周考勤統(tǒng)計的工作程序