【文章內(nèi)容簡介】 收集工作。 員工檔案的健全、更新。員工的考核、任免、獎懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時協(xié)助人力資源專員整理相關(guān)資料并更新員工檔案。 員工的個人資料發(fā)生變更時，須在變更后10個工作日內(nèi)，書面通報人力資源部門以便更改；變更內(nèi)容包括居住地址、通信聯(lián)系方式、個人身份、身體狀況、婚姻狀態(tài)、孕（育）期、直接監(jiān)護(hù)人、緊急聯(lián)絡(luò)人等。 關(guān)于員工檔案查閱、借閱及復(fù)印的管理規(guī)定。 有下列情形之一時，方可查、借閱員工檔案。1) 了解所屬員工基本情況；2) 員工晉升、降職；3) 員工獎懲；4) 員工調(diào)動。 查、借閱及復(fù)印員工檔案的手續(xù)。1) 需查、借閱員工檔案時，查、借閱人須持所屬部門主管（含）以上管理人員簽批的《員工檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源負(fù)責(zé)人簽核后，方可從人力資源專員處查、借閱所需的員工檔案資料。查、借閱員工檔案時，不得將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。2) 員工檔案的借閱期限，一般為三天，特殊情況可延長至七天。借閱人必須保證員工檔案資料的安全、完整，不得私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。3) 確因工作需要，要求復(fù)印員工檔案資料者，在《員工檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后方可進(jìn)行。4) 員工檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍，而對當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個人承擔(dān)；5) 查、借閱檔案人員應(yīng)按時、按期交還所查、借閱之檔案，逾期未還者，人力資源部門有責(zé)任進(jìn)行追索。6) 歸還檔案時，行政人員應(yīng)依《員工檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，檢查檔案資料的完整性，并將歸還情況如實填寫在《員工檔案查閱/借閱單》備注欄中。 離職人員檔案的處理。人力資源專員需將離職人員離職資料歸檔，按類別順序排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。 檔案的統(tǒng)計、清點1) 人力資源專員應(yīng)及時將人事信息歸檔，及時記錄，確保員工檔案的完整。2) 人力資源專員定期統(tǒng)計上一周期退檔、歸檔人員清單，并定期匯總。3) 每年一月份，對檔案進(jìn)行年度清點。統(tǒng)計上年度歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在職人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)明晰、準(zhǔn)備。 員工檔案保存期限：1) 已辦理離職手續(xù)的員工，其檔案保存期為兩年，從《員工離職交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計算；2) 未辦理離職手續(xù)但實際已離開公司的人員，其員工檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門出具的書面報告中標(biāo)稱的離開公司時間為依據(jù)開始計算。3) 每年三月份，對上年度已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。 社保和住房公積金檔案 公司為員工辦理社會保險（養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、工傷、失業(yè)），入職當(dāng)月開始繳納。員工個人應(yīng)繳納的部分在工資中代扣。 公司為正式員工繳納住房公積金。員工個人應(yīng)繳納的部分在工資中代扣。 人力資源部門負(fù)責(zé)社保和住房公積金資料的歸檔。 勞動合同管理流程 流程定義： 規(guī)范勞動合同的管理程序，包括：單元任務(wù)、任務(wù)關(guān)系、責(zé)任人、過程文檔等。 流程說明: 在新員工入職后，人力資源專員應(yīng)盡早將勞動合同交給新員工以便新員工有充分時間閱讀、咨詢，特別當(dāng)多名新員工同時入職時。 人力資源專員須精通勞動合同，為員工做好答疑、詮釋工作。 內(nèi)部檔案管理流程 流程定義： 規(guī)范公司內(nèi)部員工檔案的管理程序，包括：單元任務(wù)、任務(wù)關(guān)系、責(zé)任人、過 程文檔等。 流程說明: 無。 附件 《員工個人檔案資料登記清單》 《勞動合同續(xù)簽申請單》 《終止勞動合同通知書》 《兼職協(xié)議》 《臨時用工協(xié)議》 《保密竟業(yè)協(xié)議》 《員工個人檔案查閱/借閱單》 《員工離職交接表》。 第6章 離職管理 總則 ，特制定本制度。 本制度適用于公司所有在編員工。 離職管理制度 員工與公司的聘用關(guān)系會因辭職、解聘等方式而終止。無論以何種方式（）解除合同，均須以書面形式提前通知對方。提前時間如下: 試用期員工 提前3天 正式員工 提前30天。 員工有下列情形之一，公司可與其立即終止聘用關(guān)系：1) 未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離職者；2) 曾被法院判刑,確定或因案涉訟未決者；3) 未滿16周歲的未成年公民；4) 偽造證件，欺瞞公司者；5) 在試用期間，被證明不符合錄用條件的；6) 吸食毒品或有其它嚴(yán)重不良嗜好者；7) 貪污、拖欠公款，有記錄在案者；8) 嚴(yán)重違反勞動紀(jì)律或公司規(guī)章制度者，如曠工3次及以上者；9) 嚴(yán)重失職，營私舞弊，對公司利益造成重大損害的；10) 精神病患者。 正式員工有下列情形之一，公司可以與其終止聘用關(guān)系，但應(yīng)提前30天并以書面的形式通知員工：1) 員工患病或非因工負(fù)傷，醫(yī)療期滿后，不能從事原工作也不能從事公司另行安排工作的；2) 員工不能勝任工作，經(jīng)過培訓(xùn)或者調(diào)整工作崗位，仍不能勝任工作的；3) 勞動合同訂立時所依據(jù)的客觀情況發(fā)生變化，致使原勞動合同無法履行，經(jīng)雙方協(xié)商，不能就變更勞動合同達(dá)成協(xié)議的。 當(dāng)發(fā)生離職情況時，員工直接上級應(yīng)和員工做充分溝通，了解員工離職的原因或說明公司解聘的原因，避免員工與公司之間產(chǎn)生誤會，并將溝通結(jié)果反饋給人力資源部門。 員工離職前須做好工作交接。應(yīng)在離職前最后一個工作日至人力資源部門辦理離職交接手續(xù)。應(yīng)歸還所有公司財物，如有遺失、損壞應(yīng)照價賠償。員工與公司簽有保密合同，離職后亦須執(zhí)行保密合同。 已經(jīng)批準(zhǔn)辭職申請而未離開公司的員工，仍是公司的正式員工，應(yīng)該按正式員工的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，如出現(xiàn)怠工等不良情況，公司將按相關(guān)制度進(jìn)行處理。 員工離職手續(xù)辦理完，由人力資源部門與其簽訂《勞動合同解除協(xié)議》并開具《離職證明》。 離職人員正常辦理完離職手續(xù)后，其薪資隨公司薪資發(fā)放日正常發(fā)放。 ，使公司蒙受損失的，公司保留追究其經(jīng)濟(jì)及法律等相關(guān)責(zé)任的權(quán)利。 對其他公司進(jìn)行離職員工背景調(diào)查的規(guī)定。如有其他公司對從本公司離職的員工進(jìn)行背景調(diào)查，由人力資源部門統(tǒng)一代表公司答復(fù)。是否答復(fù)由公司決定，也參考員工本人意愿。 離職工作流程 流程定義： 規(guī)范員工離職的工作管理程序，包括：單元任務(wù)、任務(wù)關(guān)系、責(zé)任人、過程文檔等。 流程說明: 一般情況下,員工辭職或公司辭退應(yīng)提前正式書面通知,。 在離職交流環(huán)節(jié)，部門經(jīng)理和員工應(yīng)做充分的交流，注意傾聽員工的想法并對公司的做法做必要解釋；交流結(jié)果應(yīng)記錄、歸檔。 在確定離職時間環(huán)節(jié)，部門經(jīng)理應(yīng)先和調(diào)度交流，后綜合考慮工作需要、交接時長、員工意愿等因素和員工達(dá)成一致意見。原則是在盡可能降低對工作影響的基礎(chǔ)上滿足員工意愿。 《離職交接表》中含有“是否愿意兼職”的內(nèi)容，請員工慎重填寫，詳細(xì)參考《第4章 兼職和臨時員工管理》內(nèi)容。 在人事變動通知環(huán)節(jié)，人力資源專員須將信息通知相關(guān)組織、人員，同時，做好通訊錄、rtx、公司內(nèi)部郵箱等信息的更新、維護(hù)。 離職工作交接流程 流程定義： 規(guī)范員工在離職時如何進(jìn)行工作交接的程序，包括：單元任務(wù)、任務(wù)關(guān)系、責(zé)任人、過程文檔等。 流程說明: 離職員工應(yīng)根據(jù)自己手頭的工作，做好工作交接計劃，不得出現(xiàn)倉促、敷衍的情況。 工作交接后，承接人和分管領(lǐng)導(dǎo)要簽字確定，方能進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。 在工作交接環(huán)節(jié)，不僅做好已完成工作的交接，也要做好未完成的工作的交接。 HR部門要根據(jù)實際情況制訂出內(nèi)容詳盡的《離職交接表》，以便離職員工和相關(guān)工作人員更好的完成工作交接；《離職交接表》中應(yīng)包含離職員工的聯(lián)系方式。 HR部門必須在所有工作交接完畢才能通知財務(wù)部門進(jìn)行薪資結(jié)算。 附件 《員工辭職申請書》 《員工辭退通知書》 《離職交接表》 《勞動合同解除協(xié)議》 《離職證明》 第7章 考勤管理 總則 為了加強(qiáng)員工時間管理意識，提高員工工作時間的有效性和保證團(tuán)隊工作的協(xié)作性，特制定本辦法。 本制度適用于公司所有在編員工。 公司的考勤區(qū)間為日歷月。 考勤管理制度 人力資源部門負(fù)責(zé)管理日常考勤及考勤統(tǒng)計工作。人力資源部門須在1) 每周前2個工作日內(nèi)，將上周考勤統(tǒng)計完成并將出勤統(tǒng)計表發(fā)布給員工；2) 每月的第1周內(nèi)將上月的調(diào)休統(tǒng)計報表發(fā)布給員工；3) 每月的前3個工作日內(nèi)公布上月考勤情況并接受員工質(zhì)詢；須于每月前3個工作日內(nèi)將上月考勤報表提交給財務(wù)部門。 工作時間。公司實行每周5天、每天8小時的工時制度：周二至周六為工作日，周日、周一為休息日；每日工作時間為：上午08:30 — 12:10；下午13:30 — 18:00（15:30 — 15:40為中間休息時間）。上下班時間可能會根據(jù)具體情況作一定調(diào)整。 如因工作性質(zhì)需要，員工無需按時上下班的，由所屬部門提出申請，報CEO批準(zhǔn)后在人力資源部門備案。 打卡制度。公司實行打卡考勤制度。到崗和離崗打卡考勤期間為員工真正在崗工作時間。1) 正常工作時間打卡。需在上、下午進(jìn)入或離開工作崗位時各打卡1次。正常上下班時，每日應(yīng)打卡4次。2) 個人事務(wù)打卡。如在上班時間內(nèi)發(fā)生必需處理的個人事務(wù)，應(yīng)在事前事后各打卡1次。3) 公出打卡。因公外出，應(yīng)在事前事后各打卡2次。4) 打卡記錄由人力資源部門負(fù)責(zé)檢查和統(tǒng)計并于每周第1個工作日將員工上周考勤異常情況予以公示，員工應(yīng)于異常情況發(fā)生后24小時內(nèi)填寫《誤打卡記錄表》，否則將被視為遲到、早退或未到崗。5) 公司嚴(yán)禁員工互相代打卡。 遲到和早退。公司要求員工在規(guī)定的上班時間內(nèi)應(yīng)該處于工作狀態(tài)。在正常上班的情況下（排除公出等情況），到上班時間而未到崗則被視為遲到；未到下班時間而離崗則被視為早退。1) 遲到。 ①、分為“因故遲到”和“非因故遲到”。員工因惡劣天氣、突發(fā)緊急情況 、班車晚點等原因造成的、在上班時間30分鐘（不含）內(nèi)到崗的遲到 為“因故遲到”；員工無特殊原因的，在上班時間30分鐘（不含）內(nèi) 到崗的遲到為“非因故遲到”。 ②、發(fā)生“非因故遲到”時，公司將從當(dāng)事人的個人假中扣除以下時長： 遲到時長4，不足1小時的按1小時計算，精度為分鐘?！胺且蚬蔬t 到”是員工評估依據(jù)之一。 ③、事先通知公司的“因故遲到”被視為已批準(zhǔn)的事務(wù)假，由考勤專員統(tǒng) 一辦理手續(xù)，詳見《第9章 請休假管理》。事先未通知公司的“因故 遲到”按“非因故遲到”處理?！耙蚬蔬t到”不影響員工評估。 ④、員工在上班時間30分鐘（含）后到崗的遲到按事務(wù)假處理，詳見《第 9章 請休假管理》。 2） 早退。 ①、員工未請假而提前30分鐘（不含）內(nèi)離開工作崗位的為早退。 ②、發(fā)生早退時，公司將從當(dāng)事人的個人假中扣除以下時長：早退時長4， 不足1小時的按1小時計算，精度為分鐘。 ③、員工未請假而提前30分鐘（含）以上離崗的早退按事務(wù)假處理，詳見 《請休假管理辦法》。 請假。需辦理請休假手續(xù)的假別分為事務(wù)假、年休假和個人假，詳見《請休假管理辦法》。 離崗。1) 員工請假未得到批準(zhǔn)仍離開工作崗位的視為離崗。2) 離崗處理：從個人假中扣除離崗時長的3至5倍時間，并影響員工評估。 曠工。1) 未請假就擅離工作崗位超過30分鐘（含）者視為曠工。2) 曠工的處理：從個人假中扣除曠工時長的10倍時間，并影響員工評估。3) 對月度曠工2次或年度曠工3次者，公司將作出辭退等處分。 特殊情況下的考勤處理。因自然災(zāi)害等不可抗力造成的不能按時考勤的情況，如破壞性風(fēng)災(zāi)、嚴(yán)重雨雪天氣、酷暑天氣等，參照國家及地方相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如無國家及地方相關(guān)規(guī)定的，公司將做臨時的特殊處理。 每周考勤統(tǒng)計流程 流程定義： 規(guī)范公司每周考勤統(tǒng)計的工作程序