【文章內(nèi)容簡介】 對方身份、電話號碼及通話內(nèi)容送交受話人，如屬緊急要事，則應遞字條請示受話人。 ⑥ 不要隨便地離席。 20 會議當中主辦者應注意事項 ⑶ 作會議記錄 ① 會議之前，先把前兩次，會議記錄過目一下。 ② 必要時，取得許可后，使用錄音機來錄音。 ③ 記錄時，有不明白的地方，通知主席，再三詢問。 ④ 贊成者、反對者之姓名也要記錄。 ⑤ 會議終了后，應將會議記錄送請上司過目確認。 ⑥ 如果不清楚出席者之性名，可以用不會混淆之號碼、姓氏、或自己想出的符號等記之，事后再改正過來。 21 會議之善后工作 ⑴ 迅速地執(zhí)行回收工作 ⑵轉告之留言要無誤地轉達到 ⑶資料、紀念品、寄存物等，要盡早轉交對方或以寄存券交換物品。 ⑷向出席者表示感謝 ⑸作會場之善后工作 ① 確認遺失物。 ② 撤去揭示牌。 ③ 清理使用器物（煙灰缸、茶杯、水壺）。 ④ 關掉冷暖氣、電燈之開關。 ⑤ 與會場人員招呼寒暄。 21 會議之善后工作 ⑹ 作成會議記錄及其他 ① 若有規(guī)定之式樣，則按照規(guī)定填寫。 ② 讓上司過目后保管好。 ③ 盡快發(fā)布出席者與缺席者。 ④ 公布后之剩余資料，除了保管起來外，其他的要焚毀。 ⑤ 分析整理問卷調(diào)查后提出報告。 ⑥ 整理保管出缺席名單。 ⑦ 向出席者、講演者、與幫忙的人發(fā)出謝函或道謝。 ⑧ 盡早作成會場費、茶點費、雜費、未收取之費用等收支計算書。 22 公司內(nèi)之各種聯(lián)絡 ⑴ 正確地聽取傳達之內(nèi)容。 ⑵ 把握要點（5W 1H法） ①when（何時） ②who（何人） ③where（何處） ④what（何事） ⑤why（何因） ⑥how（如何）⑶以不失禮為原則⑷了解上司與公司同仁的人際關系 23 轉達消息注意事項 ⑴ 不要自以為是 ⑵ 不要昌然判斷 ⑶ 不要使上司誤會你話中之意 ⑷ 不要離題 ⑸ 不要歪曲 ⑹ 不要有暖味之表現(xiàn) 24 來信文書之處理（遞交上司前之處理） ⑴ 了解權限范圍 ⑵ 收到時，馬上拆開 ⑶ 記人受信簿中（特別是署日及時間） ⑷ 拆開信件之后，馬上閱讀，區(qū)分出緊急信、重要信等。 ⑸ 開封后，里面之文書與信封一起用別針或釘書機釘起來。 ⑹ 檢查同封之物 ⑺ 開封之后，若失誤將信用剪刀或拆信刀弄破時，要以透明膠帶貼好。 25 來信文書之處理（遞交上司之時） ⑴ 上司可以不必過目信件之處理 ⑵ 檢查文書之內(nèi)容后遞交 ⑶ 檢查要點后遞交 ⑷ 有關資料一起遞交 ⑸ 把緊急信、重要信及不可開封之私信遞交上去。 ⑹ 上司不在時，放入卷宗置于桌上。 ⑺ 必須日后處理的文書，附上備忘卡片后遞交。 26 事務文書之完成 ⑴ 把握事務文書之流程 ①（在上司之指示下）作成草稿 ②（上司之）口述筆記 ③（上司之談話、會議等）要點備忘—作成草稿 ④（根據(jù)秘書之工作）作成草稿 ⑵ 明白作成事務文書之要點 ⑶ 不要有女性格調(diào) ⑷ 不要出現(xiàn)錯字、漏字、贅字。 26 事務文書之完成 ⑸ 按照規(guī)則使用標點符號。 ⑹ 字的排列要平衡。 ⑺ 以正楷來書寫。 ⑻ 知道原稿用紙之書寫方法。 ⑼ 勝清的階段用手寫或以打字方法，把作好之 文件拿來好好點檢細讀一下。 ⑽ 要發(fā)出之文書正確地折疊后放入信封中。 27 事務文書之發(fā)送 ⑴ 公司秘密處理之文書，一定要放入信封，加封后再傳送。 ⑵ 把信件寄到公司外時，要注意以下事項： ① 檢查信封上之收信人姓名、地址是否正確。 ② 有附件須裝在信封里，注意不要忘記放入。 ③ 有好幾種隨函封入之附件時，要各自封入不同之信件中，不可放錯信件！ ④ 特別的郵件在信封上記上特殊處理之記號。 ⑤ 親啟之信要確實封好。 27 事務文書之發(fā)送 ⑥「郵資已付」、「廣告回信」郵件要使用特別印刷好之信 封，或者貼上郵票。 ⑦ 開窗之信封，要使收信人之姓名、住址等可以正確地從窗口看到。 ⑧ 要選擇與封人物大小配合之信封。 ⑨ 信封以膠糊緊緊地粘貼，避免用釘書機。 ⑩ 不要貼不足郵票或貼斜了、或角邊弄破損等，應規(guī) 矩地貼好、貼正。 ⑾ 記入發(fā)信簿中。 28 資料之整理（文件、事務文書、名片之整理）⑴ 不管是公司內(nèi)之文件、公司外之文書，為了必要時馬上可利用，省略尋找之時間，必須建立整理基準。 ① 對象別整理……依發(fā)信人分別整理。 ② 人案別整理……依個案分類來整理。 ③ 標題別整理……依事務標題來整理。 ④ 每件個別整理……交易、工事，依慣例之儀式、交 涉、談判等之文書，從開始到結束、集中歸納整理。 ⑤ 形式別整理……依制作通知、傳閱、書面請示等之形式標題來整理。 28 資料之整理（文件、事務文書、名片之整理）⑵ 收藏入公文柜中⑶ 每年一次資料重整（另行放置）⑷ 名片之整理，用名片整理簿或名片整理箱來處理。 ① 以姓名之策劃順序來整理。 ② 依公司名之筆劃順序來整理。 ③ 依公司之營業(yè)別來整理。⑸ 當住址、電話號碼有變更，因異遷或異動而頭銜、職位有所變更時，在名片上予以更正。⑹ 每年一次整理舊名片。 29 資料之整理（新聞、雜志、備忘條等之整理）⑴ 剪下新聞、雜志 ①無論是上司指示要剪下之記事消息，或是逢到主題應剪下的，用紅鉛筆把要剪下的部分圈起來。 ②昨天的新聞、上周的周刊、上月的雜志，以剪刀或美工刀剪下。 ③新聞（周刊、雜志）之名稱、日（晚）報、年月日（年月號）等剪下記入記事中。⑵ 剪下后之整理法 ①貼在剪貼簿（scrap book）上。 ②收藏于柜（cabinet）中，（剪報放入folder里） 29 資料之整理（新聞、雜志、備忘條等之整理）⑶ 目錄小冊子（catalougue pamphlet）之整理法 ① 利用懸掛式卷宗夾（hanging folder）。 ② 普通多依主題別來整理。⑷ 雜志、圖書之整理 ① 圖書之封面與雜志之封面上印上公司之印章（以公司 費用購入時）。 ② 排列在上司辦公室、接待室之書架上。 ③ 周刊、雜志要經(jīng)常以最新一期排列。 ⑸ 備忘條之整理 ① 利用桌上之書信夾子。 ② 利用桌上之日歷。 ③ 利用簽條夾。 ④ 保留之物用櫥柜或卷宗夾來整理。 30 公事約會之訂定者與接受者⑴ 訂定（接受）公事約會之方法 ① 以書信或電話預約（接受）。 ② 提出到對方那里之要求（或對方到這里之預約）。 ③ 上司與客人面談時，安排下次會面之約定。 ④ 由上司之部下請求與客人會面。⑵ 上司把他的時間表委托秘書全權處理時，