【文章內(nèi)容簡介】 評估總結(jié)后再在全國范圍內(nèi)推廣實(shí)施。： 電商采購項(xiàng)目推進(jìn)情況示意圖12 / 51四、項(xiàng)目實(shí)施（一）電商采購形式電商采購項(xiàng)目采取全地區(qū)公開招標(biāo)的形式，擇優(yōu)選擇一家具有較高資質(zhì)條件、具備較大自營規(guī)模的綜合性電子商務(wù)企業(yè)作為網(wǎng)絡(luò)采購定點(diǎn)供應(yīng)商。結(jié)合前期調(diào)研資料和市場上潛在電商供應(yīng)商的情況，重點(diǎn)把握招標(biāo)文件的制定工作；而招標(biāo)流程與線下傳統(tǒng)招標(biāo)類似，技術(shù)成熟，操作性強(qiáng)，合理規(guī)范。2022年1月6日，臺州煙草商業(yè)系統(tǒng)電商采購項(xiàng)目順利招標(biāo)，確定了網(wǎng)絡(luò)定點(diǎn)供應(yīng)商是京東商城。臺州電商采購項(xiàng)目的成功試點(diǎn)，為電商項(xiàng)目在全省推廣奠定了基礎(chǔ)。2022年11月3日，全省煙草商業(yè)系統(tǒng)統(tǒng)一的定點(diǎn)電商采購項(xiàng)目順利招標(biāo)，最終確定的長期戰(zhàn)略合作伙伴也是京東商城，完成臺州試點(diǎn)與全省推廣的順利銜接。（二）電商采購內(nèi)容電商采購的使用范圍鎖定在辦公耗材、IT耗材、電器設(shè)備及日用品等通用類物資上，涵蓋簡單易耗品和相對復(fù)雜、需安裝調(diào)試維保的電器設(shè)備。這類物資具有經(jīng)常性、不定期、小零散的特點(diǎn)，非常適合采取電商采購的形式。在電商采購逐漸成熟后，不僅產(chǎn)品采購類別可進(jìn)一步擴(kuò)大，甚至發(fā)展成統(tǒng)一或分散定制多元化產(chǎn)品，作為零售客戶的獎勵產(chǎn)品直接郵寄至零售客戶手中；同時(shí)，零售客戶也可以憑借卷煙銷售積分等，從電商平臺采購差別化、個性化的獎勵商品。（三）電商采購要求基本服務(wù)要求（1）要求提供所有商品的包郵服務(wù)；（2）承諾7天無理由退、換貨；（3）要求承諾對所供商品，均提供相應(yīng)的送貨上門及安裝服務(wù)；（4）承諾所供產(chǎn)品均為正品；（5）提供產(chǎn)品“三包”服務(wù)； （6）缺貨時(shí)，進(jìn)行全國貨源調(diào)配；（7）配備專門的服務(wù)團(tuán)隊(duì)及項(xiàng)目經(jīng)理，提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)。13 / 51個性化服務(wù)要求（1）自營產(chǎn)品。（2）庫存鎖定。（3）賬期。（4）定制專屬頁面和平臺LOGO。（5）專場促銷活動。（四）電商采購流程電商采購的采購流程和相關(guān)節(jié)點(diǎn)控制均不同于傳統(tǒng)的線下采購，因此需要單獨(dú)設(shè)計(jì)電商采購的內(nèi)部工作流程。根據(jù)ECRS分析法，在傳統(tǒng)的線下采購流程基礎(chǔ)上，對已有的采購流程進(jìn)行取消（Eliminate ）、合并（ Combine）、重排（Rearrange）、簡化（ Simplify），優(yōu)化電商采購流程，保證電商采購合理有序開展，科學(xué)高效，：圖 電商采購流程ECRS分析示意圖，傳統(tǒng)的線下采購流程，基本采取的是“計(jì)劃編制項(xiàng)目審批公開（邀請）招標(biāo)/競爭性談判/單一來源/詢價(jià)采購下單貨物驗(yàn)收獲取發(fā)票付款結(jié)算 服務(wù)評價(jià)采購信息公示”這9個步驟。由于電商采購的特殊性，采購流程需進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整：14 / 51（1）由于電商采購在臺州試點(diǎn)成功以后，采取的是全省統(tǒng)招的模式，因此對于地市公司來說不需要再單獨(dú)發(fā)起公開招標(biāo)等采購方式，因此原步驟三“公開（邀請）招標(biāo)/競爭性談判/單一來源/詢價(jià)”可以取消。（2）傳統(tǒng)采購在確定供應(yīng)商之后，就可以采購下單，而電商采購作為新興的采購方式，為保證充分的監(jiān)督，則需增加“采購需求提報(bào)需求匯總、公示”2個環(huán)節(jié)，即讓各單位、各部門每月進(jìn)行需求上報(bào)并全市統(tǒng)一匯總、公示；同時(shí)，從整個電商采購流程的完整性角度上來看，每個采購部門均需在下單之前進(jìn)行商品搜索、庫存鎖定并完成需求審批工作，即增加“搜索商品、庫存鎖定需求審批”2個環(huán)節(jié)（具體參見下文），以保證電商平臺上商品的順利采購。（3）在采購過程中的“采購下單貨物驗(yàn)收獲取發(fā)票付款結(jié)算”這四個環(huán)節(jié)中，電商采購與傳統(tǒng)采購的步驟相同，但是每個步驟的具體發(fā)生形式、采購人員工作要點(diǎn)、監(jiān)管人員監(jiān)管內(nèi)容都不盡相同，因此需對這四個環(huán)節(jié)的責(zé)任部門責(zé)任人、責(zé)任內(nèi)容、記錄表單、監(jiān)管內(nèi)容等都進(jìn)行重新設(shè)置，在制度中作出詳細(xì)明確的規(guī)定。（4）傳統(tǒng)采購中，全部采購流程完結(jié)之后就可以進(jìn)行“采購信息公示”，但是電商采購由于采購部門多、發(fā)生頻次高、單次采購金額少，信息公示較傳統(tǒng)采購更為繁雜、瑣碎，如臺州一個地區(qū)就有10個采購部門，每個月發(fā)生電商采購的頻率，少則幾筆多則幾十筆，每筆金額幾十元至幾百幾千元不等，如果每筆都進(jìn)行公示，不僅工作量大、監(jiān)督成本也提高，因此在公示之前增加“已實(shí)施項(xiàng)目分類匯總”環(huán)節(jié)，即在對采購部門當(dāng)月實(shí)施的采購項(xiàng)目進(jìn)行分類匯總，每個月公示一次，既起到了應(yīng)有的監(jiān)督作用，又減少了采購人員的工作量，降低了監(jiān)督成本。綜上所述，根據(jù)ECRS分析結(jié)果，我們歸納出完整的電商采購示意圖，對每個流程進(jìn)行細(xì)化分解，并對每個工作步驟設(shè)置相對應(yīng)的負(fù)責(zé)部門和崗位，規(guī)定相應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和詳細(xì)的表單記錄，：15 / 51 電商采購流程示意圖采購計(jì)劃每年11月份由市公司按全省統(tǒng)一的采購計(jì)劃四級目錄編制下一年度采購計(jì)劃；下一年度1月份，由市公司相關(guān)職能部門按下達(dá)的采購計(jì)劃完成項(xiàng)目審批程序?？蓪?shí)行電商采購的項(xiàng)目按采購標(biāo)的類別分項(xiàng)，均含線上線下兩種采購?fù)緩?，但并不對線上線下進(jìn)行資金分配，由采購主體在實(shí)際執(zhí)行時(shí)自行決策。納入電商采購范圍的辦公耗材、IT耗材、電器設(shè)備及日用品等通用類物資我們也同時(shí)通過公開招標(biāo)建立了線下傳統(tǒng)定點(diǎn)供應(yīng)商庫，形成電商采購與傳統(tǒng)采購并舉互補(bǔ)的采購格局，以防范電商采購模式導(dǎo)入初期可能面臨的各類風(fēng)險(xiǎn)，確保電商采購穩(wěn)步推進(jìn)。需求審批在每筆采購發(fā)生之前，需求部門需要提前一個月提出采購需求，由采購人員填寫《臺州煙草電商采購項(xiàng)目需求目錄》（參見附件），報(bào)送至企管處，企管處匯總后在行業(yè)辦事公開公告欄中進(jìn)行公示。如有臨時(shí)性發(fā)生的零星采購需求，沒有提前在上月進(jìn)行集中申報(bào)的，在未超出本單位信用額度的基礎(chǔ)上，由采購人員向企管處報(bào)備后可增補(bǔ)項(xiàng)目。16 / 51進(jìn)入正式采購環(huán)節(jié)，采購人員先搜索確定商品，加入購物車，啟動庫存鎖定，確保在需求審批期間，產(chǎn)品庫存有保證且產(chǎn)品價(jià)格不會變動；然后填寫電商采購專用的《采購需求申報(bào)表》（參見附件），列出已鎖定庫存的擬采購貨物的名稱、品牌、規(guī)格型號、單價(jià)、數(shù)量，進(jìn)入采購需求審批程序。審批通過后在電商采購專用電腦上完成采購下單，并在《電商采購專用電腦使用登記表》（參見附件）中進(jìn)行使用登記，以便接受監(jiān)管部門的檢查。下單賬戶管理臺州全地區(qū)設(shè)立市縣兩級母子賬號體系，上級單位可以宏觀調(diào)控下級單位的采購計(jì)劃，實(shí)時(shí)監(jiān)測采購行為，掌握采購數(shù)據(jù)，自動進(jìn)行數(shù)據(jù)分析整理和行為測算。根據(jù)采購需求部門設(shè)置，臺州全地區(qū)共建立了10個企業(yè)下單賬戶，分別為市級公司辦公室、信息中心、配送中心和七個縣級分公司辦公室。市級公司三個采購需求部門獨(dú)立下單，市公司其他職能部門的采購項(xiàng)目匯總至辦公室代為下單?？h級分公司的采購項(xiàng)目統(tǒng)一由辦公室下單。各下單賬戶均有50萬元信用額度。企業(yè)下單賬戶綁定IP地址，須在專用機(jī)位登錄，該機(jī)位配置桌面監(jiān)控系統(tǒng)，對訪問信息全程記錄。市級公司采購需求部門，縣級分公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)電商采購下單賬戶的管理，嚴(yán)禁下單賬戶私用，借用，竄用等行為發(fā)生。下單人員在專用機(jī)位登陸電商網(wǎng)站進(jìn)行貨物搜索和比選時(shí)僅能開展與工作有關(guān)的操作。專用機(jī)位室的管理主要采用“目視管理”，即將電商采購的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)文件、采購流程、管理規(guī)定、登記表單等內(nèi)容一目了然地展現(xiàn)在相應(yīng)區(qū)域，提高管理透明度，并結(jié)合電腦桌面監(jiān)控系統(tǒng)和室內(nèi)高清攝像頭，便于各方面人員的協(xié)調(diào)配合與相互監(jiān)督，實(shí)際效果圖。17 / 51 電商采購專用機(jī)位室目視管理實(shí)際效果圖貨物驗(yàn)收采購部門實(shí)物資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)電商采購的貨物接收和驗(yàn)收，驗(yàn)收時(shí)應(yīng)就下單貨物與實(shí)收貨物是否符合進(jìn)行核實(shí)，并填寫《電商采購物資驗(yàn)收單》（參見附件）后交部門負(fù)責(zé)人審核。采購部門負(fù)責(zé)人對采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)。但是，在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，貨物接收和驗(yàn)收人員與下單人員不能為同一人。貨物驗(yàn)收無誤后由實(shí)物資產(chǎn)管理員簽收入賬，采購人員憑后續(xù)收到的增值稅專用發(fā)票至財(cái)務(wù)部門辦理貨款結(jié)算。評價(jià)反饋機(jī)制每筆采購?fù)瓿芍螅枰M(jìn)行電商采購服務(wù)評價(jià)，填寫《供應(yīng)商單次采購評價(jià)表》和《臺州煙草電商采購項(xiàng)目滿意度測評表》（參見附件），以收集采購部門的意見和建議，與電商及時(shí)溝通，完善電商采購運(yùn)作模式。最后在每月月末，采購部門需要對當(dāng)月已實(shí)施的每筆采購項(xiàng)目按計(jì)劃條目進(jìn)行分類匯總，并提報(bào)企管處，由企管處進(jìn)行采購信息公示。具體每一筆訂單的采購流程，從普通物品采購到定制化商品采購，從安裝維保類商品采購到集中采購、分散送貨入戶等，除個別細(xì)節(jié)外（如定制商品無18 / 51法使用賬期功能，需要先網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬進(jìn)行付款；安裝維保類商品需在收貨后聯(lián)系品牌商全國統(tǒng)一售后進(jìn)行安裝調(diào)試；分散送貨商品需提供多個收貨地址），基本操作一致，就不一一贅述。（五）監(jiān)管措施為了進(jìn)一步規(guī)范電商采購活動，完善內(nèi)控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)電商采購行為的有效監(jiān)管，項(xiàng)目組運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)（Standard Operation Procedure）程序?qū)φ麄€電商采購過程中的所有監(jiān)控行為進(jìn)行細(xì)化和量化，并形成電商采購標(biāo)準(zhǔn)操作步驟，擬定《臺州市煙草系統(tǒng)電商采購管理暫行規(guī)定》（參見附件）。總的來看，電商采購活動共包含了4個監(jiān)控點(diǎn)，每個監(jiān)控點(diǎn)由不同的監(jiān)控部門和責(zé)任人進(jìn)行定期或?qū)崟r(shí)的檢查監(jiān)管。 電商采購監(jiān)控示意圖監(jiān)控點(diǎn)1：需求審批環(huán)節(jié)，要求采購人員填寫《采購需求申報(bào)表（電商采購專用表）》報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人需要核對表上填寫的品類、規(guī)格、價(jià)格等內(nèi)容是否同電商平臺上下單的內(nèi)容相一致。 19 / 51監(jiān)控點(diǎn)2：采購下單環(huán)節(jié)，要求每家單位配備一臺電商采購的專用電腦，采購人員必須在該臺電腦上實(shí)施采購，后臺全程監(jiān)控采購過程并錄像存檔，監(jiān)管部門不定期抽查下單的真實(shí)性。 監(jiān)控點(diǎn)3：貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)，采購部門的實(shí)物資產(chǎn)管理員需要現(xiàn)場核對下單貨物與實(shí)收貨物是否相符，是否存在質(zhì)量問題等。采購部門負(fù)責(zé)人對驗(yàn)收結(jié)果負(fù)全責(zé)。 監(jiān)控點(diǎn)4：付款結(jié)算環(huán)節(jié)，由財(cái)務(wù)部門的出納員在付款前核查轉(zhuǎn)賬憑證與發(fā)票帳實(shí)是否相符。付款結(jié)算環(huán)節(jié)還是一個廉情風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，需要由采購部門和監(jiān)察部門進(jìn)行實(shí)時(shí)過程跟蹤，查看采購人員是否按采購流程操作。作為新興的采購模式，電商采購涉及到的企業(yè)資金安全是風(fēng)險(xiǎn)防控的關(guān)鍵內(nèi)容，如何有效監(jiān)管、實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金的安全使用是核心問題。因此，在設(shè)置電商采購程序的各個監(jiān)控點(diǎn)及廉情風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)后，項(xiàng)目組通過潛在失效模式與后果分析（Failure Mode and Effects Analysis）對電商采購的整個風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控程序重新進(jìn)行了風(fēng)險(xiǎn)評估，示： 電商采購資金安全監(jiān)控FMEA分析根據(jù)FMEA分析結(jié)果，項(xiàng)目組在普通監(jiān)控的基礎(chǔ)上，針對性加強(qiáng)了企業(yè)下單賬戶的安全監(jiān)控，并采取了以下幾點(diǎn)監(jiān)管措施： 一是由信息中心負(fù)責(zé)落實(shí)設(shè)置下單專用機(jī)位，并在專用機(jī)子上安裝實(shí)時(shí)電腦監(jiān)控軟件，全程記錄專用機(jī)子的工作信息。 專用機(jī)位室配置攝像頭，對室內(nèi)活動進(jìn)行監(jiān)控。通過機(jī)位訪問信息的全程監(jiān)控20 / 51可確保下單信息與電商網(wǎng)站的實(shí)時(shí)信息相一致，防止出現(xiàn)下單人員以截屏歷史信息冒充實(shí)時(shí)信息，在網(wǎng)絡(luò)低價(jià)時(shí)下單以截屏高價(jià)報(bào)銷的情況出現(xiàn)。二是由監(jiān)管部門負(fù)責(zé)組織監(jiān)管人員，對電商采購項(xiàng)目開展定期或不定期檢查，檢查內(nèi)容包括下單賬戶的聊天記錄；專用機(jī)位的電腦監(jiān)控信息；采購需求申報(bào)表；下單記錄；物資驗(yàn)收單；財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)賬憑證增值稅發(fā)票賬實(shí)相符性等內(nèi)容。 當(dāng)監(jiān)管人員在檢查中發(fā)現(xiàn)采購人員在電商專屬采購平臺進(jìn)行工作以外的下單、聊天等行為時(shí)，由監(jiān)管部門負(fù)責(zé)人向市局（公司）三項(xiàng)工作管理委員會主任報(bào)告，需要問責(zé)的，應(yīng)將問題及線索移交給紀(jì)檢監(jiān)察部門進(jìn)行處理。21 / 51五、項(xiàng)目成效（一）項(xiàng)目效益測算實(shí)現(xiàn)電商采購，不僅是行業(yè)內(nèi)采購模式的創(chuàng)新，還是精益采購的重要內(nèi)容，該項(xiàng)目主要包含社會效益、經(jīng)濟(jì)效益和管理效益。社會效益電商采購是國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的重要組成部分，順應(yīng)了“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代發(fā)展趨勢，代表了現(xiàn)代企業(yè)采購工作的發(fā)展方向，是創(chuàng)新行業(yè)采購模式的重要探索，也是精益采購的重要內(nèi)容。企業(yè)電商采購的大范圍實(shí)施能有力地促進(jìn)商品和各種要素的流動，有利于促進(jìn)社會產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，提高國民經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量和效率；電商采購的公開透明更有利于消除妨礙公平競爭的制約因素，進(jìn)一步降低交易成本，推動全國統(tǒng)一市場的形成與完善，實(shí)現(xiàn)市場對資源的基礎(chǔ)性配置作用。經(jīng)濟(jì)效益通過電商采購可以有效降低采購成本、節(jié)約采購資金，電商采購的經(jīng)濟(jì)效益主要體現(xiàn)在采購資金節(jié)約率和招標(biāo)費(fèi)用節(jié)約額這兩個指標(biāo)上：（1）采購資金節(jié)約率電商平臺上的產(chǎn)品價(jià)格相對來說，會明顯低于實(shí)體店價(jià)格。由于品牌制造商為了避免同個產(chǎn)品在線上、線下不同分銷商之間的惡意競爭，通常會錯開線上、線下的供貨品類、規(guī)格等，因此資金節(jié)約率的數(shù)值僅選取那些線上、線下同時(shí)具備且規(guī)格、型號相同的產(chǎn)品進(jìn)行比較。由于物資種類龐大，不能進(jìn)行一一比對，我們以隨機(jī)抽取的物資樣本來測算電商采購的資金節(jié)約率，并以此估算全省系統(tǒng)一年的資金節(jié)約額。所示，從臺州地區(qū)已采購的電商物資中隨機(jī)抽取臺州當(dāng)?shù)貙?shí)體店和京東商城同時(shí)具備的21種同規(guī)格物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，測算出采購資金節(jié)約率：（注：?= 資金節(jié)約率；s i=某類產(chǎn)品實(shí)體店價(jià)格；p i=某類產(chǎn)品電商價(jià)格；n=樣本量）22 / 51 電商采購資金節(jié)約對比表據(jù)統(tǒng)計(jì)，2022年臺州全市電商采購共計(jì)44萬，按25%的電商采購資金節(jié)約率，可測算出2022年全市電商采購資金節(jié)約額為：??= ??1?????= 441?25%44=(萬元 )2022年全省電商采購計(jì)劃預(yù)計(jì)4500萬元，按25%的電商采購資金節(jié)約率，可測算出2022年全省電商采購資金預(yù)計(jì)節(jié)約額為：??= ??1?????=45001?25%4500=1500(萬元 )（注：U= 電商采購資金節(jié)約額；?=資金節(jié)約率；P=電商采購金額）即，2022年臺州一個地區(qū)共發(fā)生電商采購44萬元，；按照