【文章內(nèi)容簡介】 程序和技術(shù)的過程中，實施控制的程度是一個合理業(yè)務(wù)判斷。決定內(nèi)部控制實施程度應(yīng)使用一般準則是，控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的收益?！安少徶芷凇卑ǖ木唧w職能或部門是：３．ｌ選擇和保留供應(yīng)商３．２購貨３．３驗收３．４應(yīng)付帳款３．５付款３．ｌ選擇和保留供應(yīng)商 內(nèi)部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．１．１ 必須按照事業(yè)總部／集團政策制定供應(yīng)商選擇和資格確認的程序，并經(jīng)過批準。事業(yè)總部／集團政策必須明確，選擇供應(yīng)商過程涉及采購、工程設(shè)計和制造，質(zhì)量保障，財務(wù)與銷售等方面。選擇供應(yīng)商不得只由采購部門或采購人員負責。選擇和確認供應(yīng)商資格的責任必須與付款和會計業(yè)務(wù)劃分。參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３ Ａ－ｌ 購貨可能：。ｂ．購自未經(jīng)批準的供應(yīng)商。 Ａ－２ 可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公開。司內(nèi)部往來或利益沖突問題。差錯和違反法規(guī)的可能性急劇增大 Ａ－３ 所購貨物可能不符合質(zhì)量標準?？赡芙邮芰宋唇?jīng)核準的價格或條款。 ３．１．２ 選擇和確認供應(yīng)商資格過程中所使用的所有標準必須形成文件并妥善保管。選擇／證明資格確認標準應(yīng)包括：；ｂ．供應(yīng)商的技術(shù)能力；ｃ．為企業(yè)提供恰當服務(wù)的能力，其中包括對需求和變化的反應(yīng)能力；ｄ．評價供應(yīng)商現(xiàn)行的質(zhì)量管理規(guī)劃，其中包括殘次品自動檢查的過程控制，質(zhì)量管理報告及記錄保管是否完善；ｅ．按時交貨記錄；ｆ．供應(yīng)商潛在的人力及或能力局限性；ｇ．評價供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和未來成本預(yù)測／降低的合理性，其中包括單位數(shù)量假設(shè)；ｈ．供應(yīng)商對工程協(xié)助的接受能力；ｉ．供應(yīng)商設(shè)施地點與摩托羅拉的距離；ｊ．供應(yīng)商在類似情況下與其它客戶進行交易的歷史；ｋ．供應(yīng)商的財務(wù)穩(wěn)定性。參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４，Ａ－５，Ａ－６ Ａ－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．1．３ 必須按照事業(yè)總部／集團的政策制定供應(yīng)商名錄／數(shù)據(jù)庫并經(jīng)過批準。至少每年要對供應(yīng)商名錄／數(shù)據(jù)庫進行審查、更新并刪除不常用的供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇過程和財務(wù)驗證一經(jīng)完成，應(yīng)將供應(yīng)商補入供應(yīng)商名錄／數(shù)據(jù)庫。參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ３ Ａ－5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而有損于摩托羅拉及其供應(yīng)商。 ３．１．４ 如果根據(jù)取得貨源政策決定使用獨家或單一供應(yīng)渠道提供一種產(chǎn)品或商品，必須按照事業(yè)總部／集團的政策編制書面文件，說明其原因，該文件需經(jīng)批準并妥善保存。如果某供應(yīng)渠道的中斷可能對一項業(yè)務(wù)或摩托羅拉產(chǎn)生重大的消極影響，必須制定業(yè)務(wù)中斷準備計劃，編制成文并經(jīng)過批準，以保證在緊急情況時有充足的材料供應(yīng)。業(yè)務(wù)中斷準備計劃應(yīng)包括材料和安裝。獨家供應(yīng)指某種材料／產(chǎn)品只能從唯一的一家供應(yīng)商那里購進。當有幾家供應(yīng)商能夠提供產(chǎn)品或材料但僅使用其中一家時，則屬于單一供應(yīng)渠道。參照風險：Ａ－２，Ａ－３，Ａ．６ Ａ－6 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫存積壓。 必須按照事業(yè)總部／集團的政策定期監(jiān)測供應(yīng)商以保證實際績效與預(yù)期相符?？冃蟾婵砂ǎ海幔磿r交貨的百分比；ｂ貨物的準確性；Ｃ．產(chǎn)品質(zhì)量；ｄ．與前一年或公式／目標成本相比的實際成本。參照風險：Ａ－１，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－６ 3．2購貨 內(nèi)部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．2．１ 所有購貨責任必須與付款和會計業(yè)務(wù)劃分開。參照風險：Ｂ－１，ＢＺ B－ｌ 購貨可能：ａ．未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當。ｂ．購自未經(jīng)批準的供應(yīng)商。Ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨 ３．2．２ 購貨代理人或采購人員與供應(yīng)商之間必須保持相互獨立。這種獨立性可通過定期輪換采購人員，公司合同參與或商品采購小組來實現(xiàn)。如果商業(yè)環(huán)境使上述措施不切實際，必須具備其它補償性控制措施。參照風險：Ｂ－１，Ｂ２ B－２ 可能發(fā)生敏感性付款；違反出口管制，公司內(nèi)部往來或利益沖突問題。差錯和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 ３．2．３ 購買貨物或勞務(wù)應(yīng)按照事業(yè)總部／集團政策的規(guī)定填寫進貨訂單／請購單。對于一次性支出，例如培訓(xùn)研討會，業(yè)務(wù)公費等，進貨訂單／請購單有時不合適或不必要。在無紙業(yè)務(wù)處理情況下，進貨訂單／請購單井不一定是書面文本，但必須要求有完整的文件，控制授權(quán)和記錄保管。參照風險：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－４，Ｂ－１０ B－３ 接受了應(yīng)該退貨或拒收的項目并支付了款項，包括：ａ．未訂購的貨物或勞務(wù)；ｂ．數(shù)量超出或合同錯誤；Ｃ．撤銷訂單或訂單復(fù)本。 ３．2．４ 采購申請單必須在作出購貨承諾之前由申請部門正式發(fā)出并經(jīng)過恰當批準。參照風險：b1,b2 B－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．2．5 所有購貨訂單／業(yè)務(wù)事項必須能夠單獨確認和查詢，并且必須定期進行會計處理。如果序號的完整性不是由計算機控制的，購貨訂單必須預(yù)先編號。參照風險：Ｂ－５，Ｂ６ B－5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商的利益。 ３．2．6 所有購貨訂單或輸入屏幕的地點均必須予以保護，業(yè)務(wù)處理和批準過程中的內(nèi)部控制程序必須完善，以防上未經(jīng)授權(quán)的使用。參照風險：Ｂ－ｌ，Ｂ－２，Ｂ－４，Ｂ－５ B－6 貨物和勞務(wù)可能已接受，但未予報告或報告不準確。負債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯報。 ３．2．7 購貨訂單／業(yè)務(wù)事項必須包括所有正式承諾資料，其中包括數(shù)量，交貨方法和要求支付條款以及帳戶分配等等。參照風險：Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－７，Ｂ－８ Ｂ－７ 所購貨物可能不符合質(zhì)量標準。價格或條件未經(jīng)批準便予以接受。 ３．2．8 購貨訂單／業(yè)務(wù)事項必須指示供應(yīng)商將其帳單直接送交應(yīng)付帳款部門。參照風險：Ｂ一衛(wèi)，Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－９ Ｂ－８ 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫存積壓。 ３．2．9 所有超過事業(yè)總部／集團財務(wù)和經(jīng)營管理部門規(guī)定和預(yù)先確定金額的購貨，必須公開投標。不進行公開招標或接受非最低標價和合同中未列貨物品目，必須在作出承諾之前，充分說明理由并由管理部門批準。參照風險：Ｂ－２，Ｂ７ Ｂ－９ 可能發(fā)生重復(fù)付款，支付金額可能有誤，或貨款支付給未經(jīng)批準或不存在的供應(yīng)商。 ３．2．10 購貨訂單或類似文件必須送至收貨部門以便與進貨核對，還應(yīng)送至應(yīng)付帳款部門，以便與供應(yīng)商帳單核對；參照風險：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－９，Ｂ－１２ Ｂ－１０ 可能無法向外部的法律，稅務(wù)或?qū)徲嫴块T提供記錄。 ３．2．11 由于價格或數(shù)量的提高，購貨訂單超過采購人員批準權(quán)限，對購貨訂單進行的修改必須符合事業(yè)總部／集團的政策并經(jīng)過批準。參照風險：Ｂ－１，Ｂ．７ Ｂ－１１ 購貨及或付款金額可能入錯，還可能入錯帳戶或入錯會計期間。 ３．2．12 修改或撤銷的購貨訂單必須及時通知應(yīng)付帳款部門。參照風險：Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－１１，Ｂ－１２ Ｂ－1２ 可能對無法收到的貨物或勞務(wù)支付了款項。 ３．2．13 必須建立程序確保所有因質(zhì)量低劣，規(guī)格原因要退回供應(yīng)商的生產(chǎn)材料，資本或費經(jīng)過恰當?shù)呐鷾什⑼咨迫霂ぁ⒄诊L險：Ｂ－１３ Ｂ－1３ 對次品的處理可能不嚴格，誤送回倉庫及或出現(xiàn)記錄錯誤。被盜的可能性急劇增加。 ３．2．14 摩托羅拉負有財務(wù)責任的合同，諒解備忘錄以及意向書，必須按照事業(yè)總部／集團政策，經(jīng)管理部門認可。此類文件還應(yīng)經(jīng)過法律部門批準，曾經(jīng)被批準使用的，常用格式和文字的文件除外。參照風險：Ｂ－１，Ｂ－６ ３．2．15 應(yīng)根據(jù)供應(yīng)管理目標對購貨代理人，采購人員和商品采購小組進行評價，即降低庫存，提高質(zhì)量，降低成本以及持續(xù)可靠的提交貨物（即公司總成本）。參照風險：Ｂ－７，Ｂ．８ 3．3驗收 內(nèi)部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．3．１ 驗收部門地點應(yīng)與生產(chǎn)設(shè)施和裝運部門分開，除非良好的業(yè)務(wù)慣例另有規(guī)定。參照風險：Ｃ一1，Ｃ－２ C－ｌ 購貨可能：ａ．未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當；ｂ．購自未經(jīng)批準的供應(yīng)商；Ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和收貨 C－２ 可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公司內(nèi)部往來或利益沖突問題。差錯和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 C－３ 應(yīng)該退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項，包括：ａ．未訂購的貨物或勞務(wù)；ｂ．數(shù)量超出或合同錯誤；Ｃ．撤銷訂單或訂單復(fù)本。 ３．3．２ 未經(jīng)授權(quán)任何人不得進入驗收部門。參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ－２ C－4 記錄可能丟失或毀損。 ３．3．３ 所有購進的材料、貨物和用品必須在每一設(shè)施的指定驗收站驗收，除非按照事業(yè)總部／集團政策另有安排和批準。參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ－２，Ｃ－４，Ｃ－５ C－5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商利益。 ３．3．４ 驗收站應(yīng)只驗收那些有經(jīng)批準的購貨訂單或類似文件的貨物。所有其他進貨應(yīng)及時退還供應(yīng)商或調(diào)查其是否正當。參照風險：Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－5 C－6 貨物和勞務(wù)可能已被接受，但未予報告或報告不準確。負債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯報。 ３．3．5 每一指定的驗收站必須對驗收所有的材料，貨物或用品進行會計處理并提供驗收憑證。參照風險：Ｃ－２，Ｃ－６，Ｃ７ C－7 所購貨物可能不符合質(zhì)量標準，價格或條件可能未經(jīng)批準便予以接受。 ３．3．6 如果沒有實際收到貨物或勞務(wù)和恰當?shù)奶嶝涀C明。不得辦理驗收業(yè)務(wù)。參照風險：Ｃ－６ C－8 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫存積壓。 ３．3．7 如果沒有行之有效的供應(yīng)商資格審查和績效監(jiān)督程序，必須采用抽樣檢驗方法，對購進的貨物加以清點，稱重或測量，以確定供應(yīng)商發(fā)貨的準確性。所有數(shù)量偏差必須在驗收業(yè)務(wù)中記錄，并與供應(yīng)商妥善解決。參照風險：Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－７ C－9 采購或付款業(yè)務(wù)可能記錯金額，入錯帳戶和記錯會計期間 ３．3．8 驗收業(yè)務(wù)資料必須保存于驗收部門，并及時送達購貨和應(yīng)付帳款部門，以便向供應(yīng)商付款。參照風險：Ｃ－２，Ｃ－６，Ｃ－７ ３．3．9 如果沒有行之有效的供應(yīng)商資格審查和績效監(jiān)督程序，必須立即檢驗進貨以查明質(zhì)量特性，產(chǎn)品規(guī)格及毀損情況。參照風險：Ｃ－４，Ｃ－７ ３．3．10 驗收業(yè)務(wù)資料必須要妥善保護，以防被盜，毀損或未經(jīng)授權(quán)任意使用。驗收業(yè)務(wù)文件必須能夠單獨確認和查詢，并且必須定期進行會計處理。參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ．８，Ｃ－９ ３．3．11 購進貨物一經(jīng)收到必須予以安全保管。昂貴商品，例如貴重金屬，必須在驗收過程中予以保護。參照風險：Ｃ一1 ３．3．12 糾正驗收業(yè)務(wù)原始文件中的差錯須經(jīng)事業(yè)總部／集團政策指定人員的授權(quán)。參照風險：Ｃ－１，Ｃ－２，Ｃ．４，Ｃ７ 內(nèi)部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．4．１ 應(yīng)付帳款職能必須：ａ．與購貨和驗收業(yè)務(wù)分開；ｂ．與應(yīng)付帳款部門內(nèi)的總帳入帳業(yè)務(wù)劃分開。參照風險：Ｄ－ｌ，Ｄ．２ D－ｌ 購貨可能被盜，丟失，毀損或暫時挪用。差錯和違反規(guī)定的可能性急劇增加。 ３．4．２ 在支付之前，必須按照事業(yè)總部／集團的政策，對供應(yīng)商發(fā)票或相當于發(fā)票的單據(jù)，材料或勞務(wù)收入憑證、價格準確性，數(shù)量以及帳戶分配等項目是否完善進行審查。缺少任何上述信息或信息之間有任何偏差，均須在付款前予以解決。參照風險：Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ－８ D－２ 購貨可能已被收到，但沒有報告或報告不準確?？赡芪从涁搨?，庫存和應(yīng)付帳款可能錯報。 ３．4．３ 如果采用其它處理方法，例如，貨到付款，使用供應(yīng)商倉庫方案，或電子數(shù)據(jù)交換，必須具備完善的控制，以確保價格和收貨數(shù)量正確。參照風險：Ｄ－１，Ｄ－３，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－７，Ｄ－８ D－３ 貨物或勞務(wù)可能由未經(jīng)授權(quán)的人員訂購和收貨。 ３．4．４ 沒有購貨訂單或驗收報告的發(fā)票（如，非生產(chǎn)性勞務(wù)，支票申請單，一次性購貨等等），必須在付款之前由管理人員按照事業(yè)總部／集團的審批權(quán)限予以批準。參照風險：Ｄ－２，Ｄ－３，Ｄ－５，Ｄ－７，Ｄ．８ D－4 應(yīng)退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項。包括：ａ．未訂購的貨物；ｂ．不符合質(zhì)量標準；C。數(shù)量超出或品目錯誤。 ３．4．5 超過事業(yè)總部／集團政策規(guī)定限度的運費發(fā)票，必須在支付之前與裝運證明或驗收單據(jù)進行核對。參照風險：Ｄ－４，Ｄ－７，Ｄ－８ D－5 生產(chǎn)用材料可能提前或推遲到貨，可能發(fā)生業(yè)務(wù)中斷或庫存積壓。 ３．4．6 所有準備付款的發(fā)票包括經(jīng)批準的費用報表和支票申請單，必須附上充分的證明單據(jù)或者與證明單據(jù)核對。必須對發(fā)票，支票申請單或費用報表予以審查，然后才能批準付款。參照風險：Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ8 D－6 貨物或勞務(wù)可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。 ３．4．7 凡使用電子計算機系統(tǒng)管理應(yīng)付帳款的，