【文章內(nèi)容簡介】 配備。 （ 5） 員工應(yīng)節(jié)約使用，杜絕浪費。 （ 6） 各種報刊、雜志由集團辦公室統(tǒng)一征訂。 低值易耗品、 固定資產(chǎn) 管理 制度 （ 1） 公司 低值易耗品、 固定資產(chǎn)統(tǒng)一由各公司辦公室管理，對各公 司、部門使用的財產(chǎn)進行造冊登記，做到責(zé)任到人，專人負責(zé)，辦公室備案。 （ 2） 辦公設(shè)施如辦公桌、椅 、文件柜等因責(zé)任人沒有做到愛護，在使用 過程中 因管理失職 造成 損壞或丟失的， 或 沒有及時維修造成無法使用的，則按其原價負責(zé)賠償，所賠資金上交各公司財務(wù)部。 （ 3） 公司人員如因離職、調(diào)動等而引起的財產(chǎn)變動，統(tǒng)一由辦公室進行調(diào)整，并重新辦理登記手續(xù)。 （ 4） 各公司辦公室會同財務(wù)部每年組織一次低值易耗品和固定資產(chǎn)盤點工作，對于短缺、丟失、損壞的資產(chǎn)要查出原因，由責(zé)任人賠償；落實不 到責(zé)任人的，由辦公室承擔(dān)賠償責(zé)任。凡屬賠 償?shù)奈锲芬宦梢匀嗣駧庞媰r ，辦公室向財務(wù)部核實所購價格后填寫“資產(chǎn)丟失、損壞賠償單 ” ,由資產(chǎn)盤點人員、辦公室主任、賠償人主管領(lǐng)導(dǎo)、賠償人簽字后 ，將賠償款項交到本公司財務(wù)部。 二、 印章管理制度 公司公章 及合同用章 ，由辦公室責(zé)成專人保管；財務(wù)專用章、名章由各公司會計、出納 分別 保管。 管理人員應(yīng)嚴格控制公司印章的使用范圍，并應(yīng)按照簽發(fā)規(guī)定用印。 各部門因業(yè)務(wù)聯(lián)系，出公函和介紹信等，須經(jīng)辦公室主任簽字后方可蓋?。? 公司內(nèi)部往來 文件經(jīng)辦公室主任審核后加蓋公章；對外往來函件經(jīng)分管副總 審核后加蓋公章；集團及各 子公司對外簽訂各種合同、協(xié)議，必須先由各級領(lǐng)導(dǎo)逐級審核后加蓋公章。合同、協(xié)議簽訂后送交公司辦公室存檔一份。 蓋章完畢后，需由承辦人、負責(zé)人在登記簿上簽字。 空白、空頭介紹信、空白表格一律不得用印，特殊情況須總 經(jīng)理 批準(zhǔn)方可蓋印。 用印要求與方法： （ 1）公司印章蓋在文件正面； （ 2）蓋印文件應(yīng)蓋騎縫??； （ 3）蓋公司名章除特殊規(guī)定外，如另行規(guī)定或無固定要求，一般遵循以下要求蓋印要求： A、 公司名稱章一般蓋于公司名稱、部門名稱等右側(cè)。 B、 要求位置恰當(dāng)，騎年蓋月，印跡清晰，端端正正。 印章管理人 員應(yīng)對印章嚴密保存，無論何人用印，都應(yīng)由管理人員親手蓋印。 管印人員若有事外出，由分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人代管。必須攜帶印章外出時，要由總經(jīng)理批準(zhǔn)，帶印章者要嚴格管理，防止丟失。 三、 檔案管理制度 （ 一 ） 、檔案管理的原則： 檔案資料應(yīng)合理分類，科學(xué)管理，妥善保存。 檔案指定專人負責(zé)管理，注意防水、防蟲、防潮、防盜，保證原始資料的完整性。 文書類檔案交由 辦公室 指定專人 保管；員工人事檔案 由人事 專 管員保管；財務(wù)檔案 由財務(wù)部 專人保管。 （二） 、檔案管理的 要求 ： 建立檔案登記簿，收文后，由檔案員根據(jù) 日期對 文件進行統(tǒng)一編號、分類整理，同時編制檔案分類表，存入檔案， 借閱檔案時，需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并進行登記。檔 案 文件資料排列要遵循以下原則： （ 1） 根據(jù)文件的形成時間、內(nèi)容、形式、重要程度、簽發(fā)部門 等 進行分類存放、保管； （ 2） 批復(fù)、批示在前，請示、報告在后； （ 3） 正件在前，附件在后； （ 4） 正本在前，定稿在后； （ 5） 轉(zhuǎn)發(fā) 文 件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。 各公司、各部門移交的檔案資料，必須完整準(zhǔn)確、 字跡清晰。 合同存檔應(yīng)具備營業(yè)執(zhí)照，法人身份證及其它有效證件的復(fù)印件。 任何人未經(jīng)集團 董事長 批準(zhǔn)不得隨意銷毀公司 檔案。 批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，管理人員要認真編制清單 ，逐級報批 。 檔案管理員應(yīng)對公司一切檔案保密。 （ 三 ） 、歸檔范圍： 本公司的歷史、大事及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等載體記載的各種有價值的記錄資料。 與公司生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的、具有參 考、利用價值的文件資料。 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、指示、條例、計劃等文件資料。 公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、決議、決 定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。 本公司員工履歷表、身份證、學(xué)歷證明、資格證明、考核記載、人事任免等人事檔案資料。 本公司財務(wù)總賬、明細帳、報表及原始憑證等檔案資料。 本公司設(shè)備臺帳、設(shè)備技術(shù)與使用說明書、圖紙等設(shè)備技術(shù)檔案資料。 本公司各類證書、榮譽、資質(zhì)等其他資料。 （四） 、檔案的借閱： 檔案借閱應(yīng)辦理登記手續(xù)，借閱原件需 總經(jīng)理 簽字。 集團董事長 、 總經(jīng)理、副總 、辦公室主任可通過檔案人員直接借閱非保密級檔案。 公 司其他人員需借閱檔案時，須 嚴格履行審批手續(xù)，經(jīng)主管副總（子公司經(jīng)總經(jīng)理）批準(zhǔn) ，辦理提檔手續(xù)，并按期歸還。 借閱檔案人員必須注意愛護、保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借。如確需摘錄和復(fù)印的，凡屬保密檔案，必須經(jīng) 公司總經(jīng)理 簽批后可摘錄和復(fù)印。 四、 辦公設(shè)備及打印、復(fù)印管理 制度 （ 一 ） 、辦公設(shè)備 辦公設(shè)備 實行專管專用，操作者必須熟悉設(shè)備性能和規(guī)程，嚴格按正確的程序進行操作。 未經(jīng)專用人員允許，他人不得隨意使用，嚴禁使用設(shè)備進行與工作無關(guān)的操作。 定期對電腦進行磁盤掃描、碎片整理、殺毒等日常維護工作 。 保持辦公設(shè)備清潔，做好日常清理工作。 使用中出現(xiàn)故障，要請專業(yè)維修人員進行檢修，他人不得隨意操作。 嚴禁隨意安裝與工作無關(guān)的其它軟件（如游戲、光碟等）。 操作者應(yīng)對打印、復(fù)印的文件、資料內(nèi)容保密。 （ 二 ） 、文件打印 公司打印文件，到辦公室進行打印。所有擬定的文件，要觀點明確、文理通順、語言簡煉、字跡清晰、標(biāo)點符號正確、篇幅力求簡短。 打印出的文件應(yīng)保證準(zhǔn)確、整齊、清晰、美觀，打完后由擬稿人校對，校對必須認真負責(zé)。 打印文件一次成稿，做到節(jié)約用紙。 報表、合同、對外報送的資 料使用 A4 紙，內(nèi)部文件可使用 B5 紙。 打印需辦理登記手續(xù)。 （ 三 ） 、資料復(fù)印 復(fù)印資料只限本公司工作業(yè)務(wù)需要。 使用中注意對設(shè)備進行維護，并力求節(jié)約用紙，杜絕浪費。 復(fù)印內(nèi)容必須字跡清楚，干凈整齊。 不得擅自復(fù)印絕密文件和個人材料，復(fù)印機密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 復(fù)印需辦理登記手續(xù)。 五、 電話管理制度 公司電話包括內(nèi)線電話、外線電話。內(nèi)線電話用于公司各部門之間內(nèi)部聯(lián)系；外線電話用于日常對外業(yè)務(wù)的聯(lián)系。 （ 一 ） 、電話的使用 電話實行卡式管理，根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況，實行一人一卡或多人一卡 制，如因個人原因話卡發(fā)生損壞丟失，要 負責(zé) 賠償。 員工使用本部門專用電話，通話要求簡捷明了。 接聽電話使用公司統(tǒng)一用語：“您好， 晉隆公司 ”，在鈴響三聲之內(nèi)接聽，并做好來電登記。 （ 二 ） 、話費管理 內(nèi)線電話 各部門內(nèi)線電話只用于公司內(nèi)部之間聯(lián)系。 外線電話 （ 1） 每月 1 日 — 5 日由辦公室輸入話費，各部門責(zé)成專人攜帶本部門全部話卡集中輸費，并由承辦人簽字。 （ 2） 因業(yè) 務(wù)量增加超支話費，需責(zé)任人提出申請，經(jīng)公司總經(jīng)理或分管副總 簽字批準(zhǔn)，辦公室審核后方可補輸。 （ 3） 各部門話費控制由本部門負責(zé)人進行監(jiān)督 管理，如月話費超出定額，超出部分從本部門負責(zé)人當(dāng)月工資中扣除（特殊情況除外）；如發(fā)現(xiàn)撥打聲訊業(yè)務(wù)的，按產(chǎn)生費用 的雙倍