【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 19 第五章 行政管理制度 第一節(jié) 公文處理制度 （一）收文的處理 拆封：當(dāng)天的來(lái)文當(dāng)天拆封。收文單位署名公司的 ，由總經(jīng)理辦公室收發(fā)員拆封；署名公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，由秘書轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)本人拆封，由政府部門所發(fā)的文件，由總經(jīng)理辦公室折封存檔并復(fù)印給相關(guān)部門。 登記：凡明確是公司收文的，不論何種形式收到，都統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室登記、編號(hào)。各部門收的由部門登記、編號(hào)。 擬辦：總經(jīng)理辦公室根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。 呈閱、呈批：根據(jù)擬辦意見，由文秘主管輸入電腦后轉(zhuǎn)交秘書人員呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或分送有關(guān)部門或二級(jí)公司辦理。 交辦：根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示傳遞到承辦部門。緊急公文，文書人員應(yīng)提出辦理時(shí)限，加強(qiáng)督促催辦。 辦 結(jié)：經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期，然后存檔。 要求：收文的處理全過(guò)程，各環(huán)節(jié)交接都要辦理簽收登記。文秘主管負(fù)責(zé)跟蹤督辦。 （二）發(fā)文的處理 擬稿：按照各部門、二級(jí)公司誰(shuí)主管，誰(shuí)擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門協(xié)辦。稿件需填寫公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙作面頁(yè)，按規(guī)定要求擬稿。 核稿：由承辦單位的部門經(jīng)理、二級(jí)公司經(jīng)理初核，并在面頁(yè)上簽名并20 簽署日期；送總經(jīng)理辦公室審核，從公文規(guī)格、內(nèi)容上把關(guān)。 簽發(fā)：以公司名義對(duì)人民政府的發(fā)文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)；對(duì)合作單位發(fā)文，由分 管老總簽發(fā)；對(duì)政府部門發(fā)文，由承辦部門經(jīng)理簽發(fā)。 編號(hào)：由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一登記、編號(hào)、計(jì)算份數(shù)。 打印：公司發(fā)文原則上在打字室打印，特殊情況在承辦部門打印的文件，承辦部門要在一個(gè)工作日內(nèi)拷貝送至打字室。 蓋章：由總經(jīng)理辦公室蓋章。 封發(fā)：由公文收發(fā)員封發(fā)，承辦部門自行送達(dá)的文件，應(yīng)在檔案室辦理登記，原稿與正文 2份存檔。 第二節(jié) 檔案管理制度 一、資料的收集歸檔 凡屬歸檔范圍的文件資料，經(jīng)辦人員應(yīng)在辦理完畢一個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)歸檔，不得私自留存。 工程項(xiàng)目資料在各階段形成過(guò)程中，有關(guān) 人員應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集整理，不遺漏，不丟失，保證全套資料能夠真實(shí)，完整齊全地向檔案室移交歸檔。 檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔材料進(jìn)行分類整理，編目歸檔，保證工作的順利進(jìn)行。 附表： 21 資料收集部門確定表 序號(hào) 接收內(nèi)容 收集部門 負(fù)責(zé)人 序號(hào) 接收內(nèi)容 收集部門 負(fù)責(zé)人 1 立項(xiàng)資料 總經(jīng)辦 7 竣工、驗(yàn)收資料 總工室 2 用地資料 開發(fā)部 8 結(jié)算資料 財(cái)務(wù)部 3 報(bào)建資料 開發(fā)部 9 產(chǎn)權(quán)資料 銷售部 開發(fā)部 4 設(shè)計(jì)資料 開發(fā)部 10 合同資料 經(jīng)辦部 門 5 勘察資料 總工室 11 聲像資料 經(jīng)辦部門 6 施工資料 12 其他應(yīng)歸檔資料 經(jīng)辦部門 經(jīng)辦人 二、檔案查閱 查閱借用任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時(shí)，經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理注銷手續(xù)； 借閱非機(jī)密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借出原件，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室同意。 凡辦理銀行貸款按揭所需的項(xiàng)目報(bào)建文件，辦理產(chǎn)權(quán)所需項(xiàng)目資料，如下所列原件未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得借出；復(fù)印件未經(jīng)經(jīng)辦部門同意和總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)不得借出： （ 1）建設(shè)用地批準(zhǔn)書； （ 2） 商品房預(yù)售許可證； （ 3）建設(shè)規(guī)劃用地許可證和紅線圖； （ 4）建設(shè)工程規(guī)劃許可證； （ 5）固定資產(chǎn)許可證； （ 6）建筑工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證； （ 7）報(bào)建審核書； （ 8）國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同； （ 9）規(guī)劃設(shè)計(jì)要點(diǎn)、方案批復(fù)； 22 （ 10）報(bào)建圖； （ 11）房地產(chǎn)權(quán)屬證明和產(chǎn)權(quán)證； （ 12）公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照等各類證件。 外單位人員來(lái)查閱資料，應(yīng)出具其單位書面證明，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。 任何人查閱借用檔案原件，不準(zhǔn)拆散案卷、折頁(yè)、摘抄、復(fù)制，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)；不準(zhǔn)在文件、資料、 圖紙上劃線、圈點(diǎn)、涂改或作記號(hào)，如需要修改圖紙必須按規(guī)定另行辦理手續(xù)。 檔案借閱期限：短期使用資料借閱期不超過(guò)一周，長(zhǎng)期使用資料不超過(guò)30 天。如確需延期應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，否則，超過(guò)每一借閱周期扣發(fā)借閱人獎(jiǎng)金 20 元，直至資料完整歸檔。 資料檔案發(fā)生損毀時(shí)，由于保管員疏忽造成的，首次扣發(fā)獎(jiǎng)金 50 元，再次扣發(fā) 100 元，并給予行政處分；由于借閱者疏忽造成的，對(duì)借閱者進(jìn)行同樣處罰。造成檔案資料遺失者，遺失一般資料扣罰獎(jiǎng)金 50 元 /次，遺失重要資料，追究當(dāng)事人法律、行政責(zé)任。 查閱借用檔案者必須嚴(yán)守公司機(jī)密 ，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄，否則，按公司有關(guān)規(guī)定處罰；由于泄漏機(jī)密而給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失者，將追究其法律責(zé)任。 禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室，外人無(wú)故在室內(nèi)逗留，管理員應(yīng)堅(jiān)決制止。 三、存檔資料的傳遞 檔案管理員收到合同（協(xié)議） 、批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、證書，應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)將復(fù)印件發(fā)送到財(cái)務(wù)部、法律室等有關(guān)部門。 23 第三節(jié) 印章管理制度 公司印章是公司對(duì)內(nèi)對(duì)外行使權(quán)力的標(biāo)志，也是公司名稱的法律體現(xiàn)， 因此，必須對(duì)印章進(jìn)行規(guī)范化、合理化的嚴(yán)格管理，以保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的 正常運(yùn)作。 一、印章的種 類 (一 )正式 (行政 )印章，是按照政府規(guī)定，由主管部門批準(zhǔn)刻制的代表公司權(quán)力的印章。 (二 )專用章，為方便工作專門刻制的用于某種特定用途的印章，如：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等。 (三 )手章 (簽名章 )，是以公司法人代表名字刻制的用于公務(wù)的印章。 二、印章的管理規(guī)定 (一 )印章指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，保管印章的地方 (桌、柜等 )要牢固加鎖，印章使用后要及時(shí)收存鎖好。 (二 )財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管，向銀行備案的印章，應(yīng)由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)、出納人員分別保管。 (三 )印章要注 意保養(yǎng)，防止碰撞，還要及時(shí)清洗，以保持印跡清晰。 (四 )一般情況下不得將印章攜出辦公室外使用，如確實(shí)因工作所需，則應(yīng) 由印章管理員攜帶印章到場(chǎng)蓋章或監(jiān)印。 印章管理人員離職或調(diào)任時(shí)，須履行印章交接手續(xù)。 三、 公司刻制印章需本公司法人代表批準(zhǔn)，并由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)辦理刻制啟用。 四、印章的使用 （一）使用任何級(jí)別的印章，需由該級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人審核簽字。為方便工作，公司領(lǐng)導(dǎo)也可授權(quán)辦公室負(fù)責(zé)人審核一般性事務(wù)用印。 （二）用印前印章管理人員須認(rèn)真審核，明確了解用印的內(nèi)容和目的，確24 認(rèn)符合用印的手續(xù)后，在用印登記簿 上逐項(xiàng)登記，方可蓋章。 （三）對(duì)需要留存的材料，蓋印后應(yīng)留存一份立卷歸檔。 （四）不得在空白憑證、便箋上蓋章。 （五）上報(bào)有關(guān)部門的文件資料，未經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理審簽，不得蓋章。 （六）以公司名義行文，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，不得蓋章。 （七）按照合同會(huì)簽制度的規(guī)定，所有合同和協(xié)議在會(huì)簽手續(xù)齊全后方可蓋章。 （八）公司的章程、合同、協(xié)議，所有涉及公司財(cái)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、財(cái)產(chǎn)抵押、擔(dān)保、貸款、借款的合同和協(xié)議，以及經(jīng)濟(jì)擔(dān)保的法人代表委托書、法人代表證明書，未經(jīng)公司法人代表審簽，不得蓋章。 （九）各印章管理人員，如遇該部門領(lǐng)導(dǎo) 審簽的文件、資料 (包括合同、協(xié)議等 )， 不符合公司的“印章管理制度”、“合同會(huì)簽制度”或其他有關(guān)制度規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)天報(bào)告總經(jīng)理辦公室主任，未經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意不得蓋章。 （十）各印章管理人員如出差，應(yīng)把印章移交總經(jīng)理辦公室，并辦理有關(guān)交接手續(xù)。 五、印章管理人員的責(zé)任 （一）印章管理人員一律要在律師面前與公司簽訂印章管理責(zé)任書，并在“印章管理制度”上簽名。 （二）印章管理人員不得擅自使用印章，對(duì)于非法使用印章者，造成經(jīng)濟(jì)損失的除賠償損失外，還要追究其行政責(zé)任或法律責(zé)任。 （三）蓋章的合同、協(xié) 議，由印章管理員轉(zhuǎn)交檔案管理員，并在用章登記登記本上簽收。先在我司蓋章，后到合作方蓋章的，印章管理人員應(yīng)在會(huì)簽表上注明經(jīng)手人，并負(fù)責(zé)跟蹤。 25 第四節(jié) 會(huì)議管理制度 為更好落實(shí)公司各項(xiàng)計(jì)劃任務(wù)，保證公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制訂會(huì)議制度如下： 一、董事會(huì)議 按公司章程規(guī)定執(zhí)行。 二、總經(jīng)理辦公會(huì) 每隔一周的周四下午召開，綜合分析各部門、下屬公司的業(yè)務(wù)工作情況，研究需要解決的問(wèn)題，落實(shí)下一步的工作任務(wù)，并根據(jù)公司發(fā)展的需要，對(duì)有關(guān)工作計(jì)劃和人事安排作出相應(yīng)的調(diào)整。 會(huì) 議地點(diǎn)：朱總會(huì)議室 參會(huì)對(duì)象：董事長(zhǎng)、副董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、各副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理。 三、總公司業(yè)務(wù)例會(huì) 每隔一周召開一次（與總經(jīng)理辦公會(huì)相同），各部門、二級(jí)公司、項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人要在會(huì)上發(fā)言，時(shí)間約 1015 分鐘， 簡(jiǎn)要匯報(bào)工作完成情況，提出需配合協(xié)調(diào)的工作及下兩周的工作要點(diǎn)。 會(huì)議地點(diǎn)：總公司會(huì)議室 參會(huì)對(duì)象：總經(jīng)理、各副總經(jīng)理及總經(jīng)理助理、各部門、二級(jí)公司、項(xiàng)目公司經(jīng)理。 四、工程協(xié)調(diào)會(huì) 與總公司業(yè)務(wù)例會(huì)同天下午召開，協(xié)調(diào)解決各在建項(xiàng)目工程的設(shè)計(jì)、施工、管理、進(jìn)度、質(zhì)量、安 全等問(wèn)題，參會(huì)代表除在會(huì)上發(fā)言外，必須提交一份書面材料給記錄人。 會(huì)議地點(diǎn)：韓江建筑公司會(huì)議室 26 參會(huì)對(duì)象：總工室、工程部、開發(fā)部、審核部、總辦、設(shè)計(jì)公司、韓江公司及項(xiàng)目公司有關(guān)人員參加。會(huì)議由總工室主持。 五、業(yè)務(wù)專題會(huì)議 根據(jù)業(yè)務(wù)工作進(jìn)展情況，不定期地召開有關(guān)業(yè)務(wù)專題會(huì)議，研究落實(shí)專項(xiàng)工作的安排執(zhí)行，辦公室負(fù)責(zé)或協(xié)助組織會(huì)議的召開。 參會(huì)對(duì)象：由會(huì)議召集人確定。 六、管線工作研討會(huì) 管線老總每月召開一次自己管轄部門、二級(jí)公司、項(xiàng)目公司、合作公司有關(guān)人員會(huì)議，檢查本月工作 計(jì)劃執(zhí)行情況，尋求解決存在問(wèn)題的對(duì)策，并布置下月份工作任務(wù)。 七、部門工作會(huì)議 各部門每二周一次（二級(jí)公司、項(xiàng)目公司每月至少一次），召開本部門、公司全體人員會(huì)議，傳達(dá)總公司有關(guān)精神，介紹公司發(fā)展情況，小結(jié)本部門近期工作，分析存在問(wèn)題，提出下一步工作任務(wù)。 八、會(huì)場(chǎng)紀(jì)律 １、所有參加會(huì)議人員須準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，遲到者須說(shuō)明原因，若無(wú)正當(dāng)理由而遲到的，一律罰款 50 元。 ２、不能參加會(huì)議的應(yīng)提前向辦公室請(qǐng)假，并說(shuō)明原因。無(wú)故缺席處以罰款100 元。 ３、參會(huì)者一律要關(guān)閉手提電話， BP 機(jī)不能 發(fā)出聲響，非緊急重要事情不準(zhǔn)復(fù)機(jī)，不準(zhǔn)接電話，有要事者可交待秘書或本部門有關(guān)人員代為處理，違者罰款 50 元。 ４、凡公司領(lǐng)導(dǎo)或受公司領(lǐng)導(dǎo)委派的職員，對(duì)外洽談業(yè)務(wù)以及本制度規(guī)定的各種類型會(huì)議，除會(huì)議召集人本人外，其他參會(huì)人員（含司機(jī)、勤雜人員）都要27 做記錄，誰(shuí)沒做記錄，每次扣罰 50元。 ５、總經(jīng)理辦公室全體文秘人員（含正、副主任）要隨身帶筆及筆記本，公司領(lǐng)導(dǎo)交辦工作時(shí)做到隨時(shí)做好筆記，誰(shuí)沒做到，每次扣罰 50元。 ６、違反會(huì)議紀(jì)律罰款措施的實(shí)施?？偣菊匍_的會(huì)議，由負(fù)責(zé)會(huì)議記錄或指定人員負(fù)責(zé)登記，并報(bào)總 經(jīng)理辦公室通知財(cái)務(wù)部扣款；各部門、二級(jí)公司、項(xiàng)目公司召開的會(huì)議，由會(huì)議召集人指定專人登記，并和其他指定人員通知財(cái)務(wù)扣款。若登記人未能如實(shí)登記，辦公室負(fù)責(zé)人未能在會(huì)后三天內(nèi)開出執(zhí)罰通知，即和違反會(huì)議紀(jì)律的人員同時(shí)罰款。 第五節(jié)