【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 人數(shù)10安排出席者座位11是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12是否安排交通工具13是否安排參會(huì)者住宿14是否發(fā)出了會(huì)議通知15確定視聽教材16確定輔助教材17準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖18是否要求參會(huì)者準(zhǔn)備資料19確定自己人的相關(guān)資料20是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知以上20個(gè)條款是一般會(huì)議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：l 如果與會(huì)人員超過10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論；l 如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室的形式；l 5到7人的會(huì)議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。四、主持人如何做會(huì)前準(zhǔn)備主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作SWOT分析圖34 SWOT分析SWOT是以上四個(gè)英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)；而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會(huì)議主持工作對(duì)你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機(jī)會(huì)或是威脅。第四講 成功會(huì)議的五種策略本講重點(diǎn)：一、如何做開場(chǎng)白 二、如何分配發(fā)言時(shí)間 三、如何掌握議事進(jìn)度 四、如何達(dá)成會(huì)議決策 五、如何圓滿結(jié)束會(huì)議一、如何做開場(chǎng)白二、如何分配發(fā)言時(shí)間三、如何掌握議事進(jìn)度掌握議事進(jìn)度對(duì)一次會(huì)議的成功可謂至關(guān)重要?？貓?chǎng)也就成為一個(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會(huì)議的議事進(jìn)度。例如，面對(duì)一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對(duì)其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時(shí)間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時(shí)間給我們簡(jiǎn)單的說一下？”當(dāng)他說到5分鐘的時(shí)候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的。”或者可以采用一帶而過的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對(duì)下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個(gè)問題帶到另一個(gè)問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對(duì)象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過以上這些話語即語言方式，主持人可以有意識(shí)的、合理的控制議事進(jìn)度。非語言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢(shì)等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達(dá)到同樣的效果。語言和非語言這2種形式的合理運(yùn)用，可以做到有效的控場(chǎng)，使會(huì)議既不會(huì)太短，也不會(huì)太長(zhǎng)，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。四、如何達(dá)成會(huì)議決議彼德德魯克決議法彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。4種群體決策圖41 4種群體決策216。 權(quán)威決策u 權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。u 適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。u 不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)。216。 少數(shù)服從多數(shù)決策u 少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。u 適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。u 注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入。216。 共識(shí)決策u 共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。u 共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。u 注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。216。 無異議決策u 無異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。u 當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無異議決策。u 注意：無論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重 要時(shí)才有可能作出無異議決策。4種團(tuán)隊(duì)決策法五、如何圓滿結(jié)束會(huì)議第五講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧本講重點(diǎn)：一、會(huì)議中的溝通技巧 二、會(huì)議中的反饋技巧一、會(huì)議中的溝通技巧3種溝通圖畫216。 溝通漏斗圖51 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢(shì)，因?yàn)槁┒返奶匦跃驮谟凇奥?。?duì)溝通者來說，是指如果一個(gè)人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會(huì)的場(chǎng)合用語言表達(dá)心里100%的東西時(shí)，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。而當(dāng)這80%的東西進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識(shí)背景的關(guān)系，只存活了60%。實(shí)際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動(dòng)時(shí)，已經(jīng)變成20%了。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強(qiáng)大。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時(shí)時(shí)刻刻發(fā)生在我們周圍，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭(zhēng)取讓這個(gè)漏斗漏得越來越少。216。 溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖52所示，在三角形的底端，“自己”和“對(duì)方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對(duì)話，是不會(huì)成功的；只有在金三角的頂端，只有開會(huì)溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對(duì)方的角度上，設(shè)身處地的為對(duì)方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。216。 溝通的冰山模式圖53 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話時(shí)，談的是同一個(gè)話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對(duì)方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個(gè)冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對(duì)方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到80%～95%。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時(shí)，雙方都有明確的溝通目標(biāo)，并且有明確的時(shí)間約束。在溝通前，有充分的準(zhǔn)備工作。在溝通過程中，彼此積極主動(dòng)，善于傾聽對(duì)方，注重雙方的每一個(gè)細(xì)節(jié)，并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。造成溝通困難的因素如何建立信任信任是溝通的前提。二、會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型圖54 反饋的兩種類型u 正面指導(dǎo)反饋——積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。u 建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評(píng)。批評(píng)要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。批評(píng)三步曲：首先表揚(yáng)特定的成就、指出做得不好的地方、以肯定和支持來結(jié)束。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋：第六講 主持人的會(huì)議管理技巧本講重點(diǎn)：一、傾聽的技巧 二、實(shí)際的說話技巧 三、情景模擬一、傾聽的技巧傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括 3項(xiàng)