【文章內(nèi)容簡介】 求，將會議內(nèi)容、時間、地點(diǎn)等以書面或電話形式通知與會人員，并有登記記錄。例會不予另行通知。 （二） 與會人員應(yīng)按會議內(nèi)容、要求準(zhǔn)備好與會發(fā)言材料及會議記錄所需文具。 （三） 承辦部門應(yīng)于會議召開前 30 分鐘，會同 總經(jīng)辦 準(zhǔn)備、擺放好會議所需用品，將桌椅、桌簽、白板、音響、投影儀及其它設(shè)備檢查好，確保能夠正常使用。 （四） 行政部安排人員做好會議室內(nèi)的衛(wèi)生清潔及會務(wù)服務(wù)人員工作。 （五） 除各部門例會外的其它各種會議， 總經(jīng)辦 需派專 人參加，同時做好記錄、整理、歸檔工作。 第三條 會中紀(jì)律 與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守以下會議紀(jì)律： （一） 與會人員應(yīng)準(zhǔn)時到會，不得遲到、早退。 （二） 會議期間，與會人員手機(jī)應(yīng)設(shè)置關(guān)機(jī)或靜音狀態(tài)，無特殊情況禁止接打電話，如有特殊事務(wù)可到會議室外接聽。 （三） 與會人員因生病、休假或公差不能按時與會者，應(yīng)向會議召集人或承辦部門請假，如是重要會議要委派能代表本部門意見的人員代為出席。 （四） 與會人員要認(rèn)真作好會議記錄，并將會議有關(guān)精神及時傳達(dá)到分管部門。 第四條 會后工作 （一） 會議承辦部門通知會議室管理部門（ 總經(jīng)辦 ）并協(xié)同清理會議室物品及衛(wèi)生，關(guān) 閉門、窗、燈及有關(guān)電器等。 （二） 承辦部門應(yīng)于會后 24 小時內(nèi)（特殊情況下除外）整理出會議記錄歸檔備查，整理會議紀(jì)要需經(jīng)會議主持人簽字后歸檔（不宜公布的）或分發(fā)相關(guān)部門及人員。 上海承譽(yù)營銷策劃有限公司 9 第四章 證件管理制度 第一條 營業(yè)證件種類 （一） 總經(jīng)辦 留存：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（正、副本）、組織機(jī)構(gòu)代碼證（正、副本、 IC卡）、統(tǒng)計登記證（正、副本）、社會保險登記證、專項(xiàng)資格證書及其它資格證書。 （二） 財務(wù)部留存：（國）稅務(wù)登記證（正、副本）、（地）稅務(wù)登記證（正、副本）、開戶許可證及其它財務(wù)專項(xiàng)審批證書。 第二條 監(jiān)管人員 （一） 公司營業(yè)執(zhí)照類 由行政部監(jiān)管，行政部助理為監(jiān)管人。 （二） 公司稅務(wù)類執(zhí)照由財務(wù)部監(jiān)管，主管會計為監(jiān)管人。 第三條 用證程序 （一） 申請使用（借用）營業(yè)證件原件，由使用人通知監(jiān)管人使用時間，監(jiān)管人口頭詢問其它部門是否用證后借用，使用（借用）人需按要求填寫《借用營業(yè)證件、印章記錄單》（借用財務(wù)證件要填寫《借用文件記錄單》，具體流程以財務(wù)規(guī)定為準(zhǔn)）。記錄單以年度為期進(jìn)行立冊存檔 1 年。 （二） 外送加蓋公章的營業(yè)證件復(fù)印，由使用人向監(jiān)管人提出使用時間，由監(jiān)管人按時準(zhǔn)備，使用人需按要求填寫《企業(yè)證件外送領(lǐng)用一覽表》，記錄單存檔 1 年。 （三） 填寫表格立冊 存 檔 1 年，在存檔到期消檔前需報 總經(jīng)辦 進(jìn)行審批后才能進(jìn)行銷毀。 第四條 執(zhí)照管理 （一） 各種執(zhí)照由各監(jiān)管人員負(fù)責(zé)保管，如有損壞、誤用等情況，由監(jiān)管人員負(fù)完全責(zé)任。 （二） 申請使用營業(yè)證件當(dāng)日無法歸還時，要提前向證件監(jiān)管部門經(jīng)理申請。 現(xiàn)所有證照均在總經(jīng)辦 上海承譽(yù)營銷策劃有限公司 10 （三） 監(jiān)管人員工作交接時應(yīng)將營業(yè)證件原件、復(fù)印件、及變更前的執(zhí)照樣本列冊專案移交，并將現(xiàn)使用的營業(yè)證件復(fù)印件報送 總經(jīng)辦 備案。 （四） 監(jiān)管人員根據(jù)公司要求進(jìn)行變更時，如此證件變更涉及其它證照變更時，要填寫《企業(yè)證照變更交接單》交給關(guān)聯(lián)部門。變更證照領(lǐng)取 2 日內(nèi)，將變更證件的復(fù)印件報送 總經(jīng)辦 備案。 （五） 執(zhí)照在外遺 失的由經(jīng)辦人負(fù)完全責(zé)任。 （六） 執(zhí)照遺失除立即向上級報告外，并通過 總經(jīng)辦 依法公告作廢。 第五章 印章管理制度 第一條 公章使用范圍及流程 凡公司對外公函、宣傳資料、辦理有關(guān)工商、稅務(wù)事務(wù)需上交的資料等 不涉及商業(yè)合作的文本，可使用公章； 用章部門經(jīng)辦人填寫 用印申請表 ， 經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo) 審核后，由行政專員在文本上加蓋公章 。 總經(jīng)辦 須將用印單及加蓋公章后的文本復(fù)印件存檔。 對外公函須經(jīng)法務(wù)人員審核，由法務(wù)人員持公函到 總經(jīng)辦 蓋章，法務(wù)人員須將公函復(fù)印存檔。 第二條 合同專用章使用范圍及流程 凡公司對外簽訂的合作協(xié)議、合作意向、場租協(xié)議、委托加工合同、工程合同等涉及金額和法律責(zé)任的商業(yè)合同，均使用合同專用章； 用章部門填寫 用印申請表 ， 連同合同流程單、 用章文本交法務(wù)人員評審； 必要時，法務(wù)人員須征求計劃財務(wù)部及有關(guān)部門意見； 通過評審的用章文本交 總經(jīng)辦 蓋章，未通過的文本退還經(jīng)辦人，并提交修改意見； 完善蓋章的合同文本原件 及合同流程單 統(tǒng)一由 總經(jīng)辦 保管。 如有須付款的合同，則交一份合同文本原件至財務(wù)。 第三條 印章的保管及外借 公司印章統(tǒng)一由 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé)保管，非 總經(jīng)理 經(jīng)理批準(zhǔn)，不得委托 他人代管代辦； 行政專員須在用章審批、登記手續(xù)完備的條件下，方可使用印章，嚴(yán)防 濫用和使用不當(dāng)； 上海承譽(yù)營銷策劃有限公司 11 印章如有損壞、丟失等情況，須立即 上報公司 ，以便盡快采取對應(yīng)措施； 員工辦事需借用印章外出時，應(yīng)填寫《印章 /證照借用申請單》，經(jīng)審批 后辦理借用登記手續(xù)； 公章外帶使用必須同時有兩名及兩名以上的經(jīng)辦人。 借用印章原則上應(yīng)當(dāng)天歸還，當(dāng)天不能歸還者，須事前征得 總經(jīng)理 同意后方可借用。 借用印章者須妥善保管和使用印章，事畢盡快歸還，以免影響其他使用。 第四條 附件及相關(guān)表格 《 用印申請單 》 《印 章 /證照借用申請單》 第六章 公文管理規(guī)定 第一條 公文管理 （一） 公司的 公文是傳達(dá)貫徹 公司 的方針政策、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。 （二） 公司公文的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由行政部專人負(fù)責(zé)。 （三） 公司與行政機(jī)關(guān)相互傳遞的各種文書，工商由 總經(jīng)辦 專人負(fù)責(zé)，稅務(wù)由財務(wù)部專人負(fù)責(zé)。 （四） 公司的 公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。 （五） 各分公司、駐外辦事處于當(dāng)年 工作中形成的 公文 ，都必須由 公司 總經(jīng)辦 指定人員 收集齊全 并 分類整理歸檔 ，以備公司派人進(jìn)行監(jiān)檢 。 （六） 重要文件 需要 移交 總經(jīng)辦 由專人 核對整理后，于 次 年 初 送檔 案 室 歸檔， 各分公司、駐外辦事處 不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件 。 （七） 公司、各分公司、駐外辦事處要 建立嚴(yán)格的 公文 管理制度，加強(qiáng)對相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，確保 公司 機(jī)密 不外泄 。 （八） 沒有存檔價值和存查必要的公文，由 專管 人員 鑒別、登記 ，報 總經(jīng)辦 同意后進(jìn)行銷毀 。 （九） 嚴(yán)禁將秘密 公文 帶往公共場所或家中。 （十） 遇公司（或分公司、各地辦事處）搬家、全國年節(jié)假日，各部門要提前 24 小時上海承譽(yù)營銷策劃有限公司 12 給相關(guān)業(yè)務(wù)單位發(fā)送傳真通知，通知內(nèi)容中要包含搬家（或放假）時間，新辦公地址、郵編、電話、傳真等。 第二條 公文范圍和種類 （一） 本管理辦法中所指公文，包括公司內(nèi)部上報 下發(fā)的各種文件、 會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料 以及公司與外部公司、政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體等單位間相互傳遞的各種文書。 （二） 公文種類 1． 請示 適用于向 上級指示和批準(zhǔn)。 2． 報告 適用于 向上級反映 、 匯報工作情況， 答復(fù)上級的詢問 。 3． 指示 適用于 對 各公司、駐外辦事處 布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。 4． 布告、公告、通告 對 公司員工 公布應(yīng)當(dāng)遵守的事項(xiàng)，用 “ 布告 ” 。向 公司內(nèi)外 宣布重大事件，用 “ 公告 ” 。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守的事件，用 “ 通告 ” 。 5． 批復(fù) 適用于 答復(fù) 下級 請示事項(xiàng)。 6． 通知 適用于 傳達(dá)上級 的指示， 任免人員， 要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文 。 7． 通報 適用于 表揚(yáng)好人好事 、 批評錯誤 、 傳達(dá)重要情況以及需要所屬各 公司和駐外辦事處 知道的事項(xiàng)。 8． 決定、決議 適用于 對某些問題或者重大行動 做 出安排， 撤銷各分公司及駐外辦事處不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng) 。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。 9． 函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作， 向有關(guān)主管部門 詢問、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 10． 會議紀(jì)要 用于記載、傳達(dá)會議情況和并 要求有關(guān) 各分公司、駐外辦事處共同遵守執(zhí)行 的議定事項(xiàng) 。 第三條 公文行文規(guī)定 （一） 以公司文件形式行文的，一律須經(jīng) 董事長 /總經(jīng)理或 授權(quán)人核準(zhǔn)；涉及法律事務(wù)的相關(guān)公文，須經(jīng)法律顧問核準(zhǔn)。 （二） 各 分公司、駐外辦事處一般 不得聯(lián)合行文 ，如須聯(lián)合行文的，須經(jīng) 總經(jīng)辦 核準(zhǔn)。 上海承譽(yù)營銷策劃有限公司 13 （三） 行文應(yīng)逐級傳遞， 各 分公司、駐外辦事處 一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應(yīng)當(dāng)抄報越過的 上級 單位。 （四） 向上級請示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個單位，不 得 同時抄送下級單位；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。 （五） 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主 要 抄送單位，不得濫發(fā) 。 第四條 公文效力 （一） 凡以總公司下發(fā)的公文在整個公司內(nèi)部 或指定的部門內(nèi)部必須執(zhí)行。 （二） 公司領(lǐng)導(dǎo)對單一或幾個單位下達(dá)的指示，相關(guān)部門必須執(zhí)行。其他部門可參照執(zhí)行。 第五條 公文格式 （一） 公文格式一般包括：標(biāo)題、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、主送單位、抄送 （ 抄報 ） 單位等。 （二） 公 文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點(diǎn)符號。 （三） 向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。 （四） 發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 （五） 公文字號一 般包括單位代號 、文件編號 、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號。 （六） 秘密公文應(yīng)根據(jù)秘密程度分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“公開”。 （七） 緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急件”、“急件”、“一般”。 （八） 會議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前，居中注明通過日期和會議名稱。 （九） 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。 （十） 收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。 （十一） 所有文件格式包括字體、字號；一律嚴(yán)格執(zhí)行格式范例要求；可以直接套用，以求格式的統(tǒng) 一。 上海承譽(yù)營銷策劃有限公司 14 第六條 公文編號方法 （一） 文件編號方法 文件編號由行政部行政部門專人統(tǒng)一編制。 1. 規(guī)章制度 文件的附件，以文件編號 +兩位碼表示。 例如： XZ01，表示公司行政管理制度的第一份文件是“公司公文管理辦法”。 XZ0101, 表示公司行政管理制度的第一份文件 —— “公司公文管理辦法”的第一個子文件或附件是“公司規(guī)章制度格式”。 2. 對內(nèi)發(fā)文編號： “ X 字” +兩位數(shù)年度碼 +3 位流水號表示，例如： X 字 04001。 3. 會議紀(jì)要 例：會字 04001，代表 20xx 年第一次會議的紀(jì)要。 4. 內(nèi)部請示報告 例：內(nèi)請 04001，代表 20xx 年第一份請示報告。 5. 內(nèi)部協(xié)作函 例：內(nèi)協(xié) 04001。 6. 對外文書 例：外字（ 20xx） 001。 7. 部門發(fā)文 以該部門簡稱（兩個漢字） +兩位數(shù)年度碼 +三位數(shù)流水碼，例：行政 03001。 8. 傳真格式 對外加蓋公章的傳真須發(fā)件人部門存檔，同時報行政部辦公室存檔。 （二） 外部來文收文登記 按收文時間順序編列序號、存檔。 （三） 文件分發(fā)號 重要文件分發(fā)時必須編列分發(fā)號，以便區(qū)分收件人責(zé)任。 （四） 版次 規(guī)章制度的修改是十分嚴(yán)肅的工作，所以必須實(shí)行版本管理。 上海承譽(yù)營銷策劃有限公司 15 第七條 公文處理程序 （一） 發(fā)文處理。 一般包括 起草 、 會稿、 審 核 、 審批、打印、 簽發(fā)、 發(fā)文 、 收文、存檔 等程序 ，詳見（舉例）： 公 司 行 文 行文流程 部 門 行 文 管理權(quán)限 管理權(quán)限 董事長 總經(jīng)理 總經(jīng)辦 相關(guān)部 門經(jīng)理 文員 承辦人 步驟 內(nèi)容 承辦人 綜合 內(nèi)勤 部 門 經(jīng) 理 總經(jīng)辦 董事長 總經(jīng)理 √ 一 起草 √ √ 二 會稿 √ √ 三 審核 √ √ 四 審批 √ √ 五 打印 √ √ 六 簽發(fā) √ √ √ 七 發(fā)文 √ √ 八 收文 √ 九 存檔 √ √ （二） 起草公文 的要求 1. 要