【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 后，擬稿人應(yīng)在 OA 上填寫《發(fā)文審批表》 （附表四） 。2. 核稿擬發(fā)文部門須在《發(fā)文審批表》 （附表四） “申請(qǐng)部門總監(jiān)意見”處簽字，簽字人為部門總監(jiān)；無(wú)3 / 83部門總監(jiān)的，由分管副總直接簽字，簽字人對(duì)文稿內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)。3. 會(huì)簽擬稿確定后需要會(huì)簽，由部門總監(jiān)或分管副總決定相關(guān)會(huì)簽部門；會(huì)簽前先以 OA 發(fā)送電子版文件到各會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人，各會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在 1 個(gè)工作日(24h)內(nèi)進(jìn)行審閱并回復(fù)意見。4. 審批文稿審核、會(huì)簽后，送呈董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。5. 下發(fā)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后交由總裁辦秘書統(tǒng)一編號(hào)下發(fā)。6. 傳閱文件下發(fā)后要求各部門有針對(duì)性地開展相關(guān)培訓(xùn)，傳達(dá)文件的內(nèi)容。（五） 文件的歸檔各類文件統(tǒng)一由總裁辦秘書登記、存檔（包括文件原件及審批表） ，各發(fā)文部門同時(shí)自行登記、留存副本。各部門指定專人（原則上由助理/內(nèi)勤兼任）負(fù)責(zé)接收各類文件，并于第一時(shí)間向部門經(jīng)理匯報(bào)，同時(shí)負(fù)責(zé)接收文件的歸類、存檔。（六） 文件的密級(jí)1. 文件的密級(jí)由發(fā)文部門確定。2. 文件的密級(jí)程度由低到高依次為“公開” 、 “秘密” 、 “機(jī)密” 。3. “公開”級(jí)別為對(duì)全公司發(fā)布的文件。4. “秘密”級(jí)別為向公司內(nèi)部一定范圍和層級(jí)人員發(fā)布的文件密級(jí)，禁止在指定發(fā)放范圍外傳播，嚴(yán)禁流出公司范圍。5. “機(jī)密”級(jí)別為向公司特定人員發(fā)布的高等級(jí)文件密級(jí)，嚴(yán)禁在特定發(fā)送人員名單之外傳播和談?wù)?。（七?文件的有效期任何文件都必須在文件正文和審批表中注明文件適用的有效期限。? 印章管理規(guī)定一、印章管理概述（一） 目的：為保證印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護(hù)公司利益，特制訂本管理制度。（二） 適用范圍：公司印章包括公章、法人代表名章、專用印章等印章的管理。二、印章類別（一） 公章4 / 83刻有公司的法定名稱，正式代表公司的權(quán)力和職責(zé)的印章。用于公司下發(fā)的正式文件、以公司名義發(fā)出的對(duì)外函件及報(bào)表、以公司名義簽訂的非經(jīng)濟(jì)類協(xié)議書、其他須加蓋公章的文件材料等。（二） 法人代表名章刻有法人代表姓名，代替手寫簽名，加蓋在文件或憑據(jù)上以示負(fù)責(zé)的印章。用于公司開具的支票；其他須加蓋法人代表名章的憑證與法律文書。（三） 專用印章為行使某一項(xiàng)專門性業(yè)務(wù)而使用的印章，印文中除刊有公司的法定名稱外，還刊有專門的用途。包括有財(cái)務(wù)專用章（含發(fā)票章） 、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章等。三、印章的刻制申請(qǐng)、使用（一） 公司注冊(cè)成立時(shí)的印章刻制由法務(wù)部統(tǒng)籌辦理，完成注冊(cè)后法務(wù)部對(duì)公章進(jìn)行保管，對(duì)財(cái)務(wù)印章進(jìn)行移交，辦理交接手續(xù)，移交后由接手部門進(jìn)行保管。（二） 私自刻章無(wú)效，因公刻章填寫《印章刻制申請(qǐng)表》 （附表五） 。（三） 公章、合同章使用的審批流程按法務(wù)部標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，其他印章的使用由主管部門負(fù)責(zé)管理，使用人外借公章須填寫《印章外借登記表》 （附表六） 。四、印章的保管責(zé)任（一） 公章、合同專用章：法務(wù)部第一負(fù)責(zé)人負(fù)保管責(zé)任。（二） 財(cái)務(wù)專用章：財(cái)務(wù)部第一負(fù)責(zé)人負(fù)保管責(zé)任。（三） 法定代表人名章、發(fā)票專用章：由財(cái)務(wù)部第一負(fù)責(zé)人指定財(cái)務(wù)人員保管（任何時(shí)候財(cái)務(wù)專用章與法定代表人名章不得指定同一人保管） 。五、印章的停用與銷毀（一） 單位名稱變更、撤銷，或因?yàn)闃I(yè)務(wù)內(nèi)容發(fā)生變化，公司或部門決定停用的印章，應(yīng)立即交法務(wù)部注銷，法務(wù)部在《印章保管臺(tái)賬》 （附表七）中注明“停用日期” ，在封存 30 天后進(jìn)行銷毀。（二） 印章丟失，印章保管人應(yīng)立即向法務(wù)部報(bào)失，由法務(wù)部對(duì)外公告作廢。? 檔案管理規(guī)定一、檔案管理概述（一） 目的：為保證檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、連續(xù)性，以利于后續(xù)查閱、借鑒。（二） 適用范圍：公司的檔案包括管理類文件、證照文件、資信文件、合同文件、技術(shù)和設(shè)備文件、聲像5 / 83信息類等其他重要文件資料的管理。二、檔案管理范圍（一） 管理文件：在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門崗位職責(zé)、年度工作總結(jié)和計(jì)劃、大事記；各類公函、會(huì)議紀(jì)要。（二） 證照文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等。（三） 資信文件：驗(yàn)資、審計(jì)、評(píng)估報(bào)告等。（四） 合同文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等。（五） 技術(shù)和設(shè)備文件：設(shè)備、技術(shù)、售后資料等。（六） 聲像信息類：公司具有重要價(jià)值的、或用于營(yíng)銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等。（七） 其他需要?dú)w檔的重要文件。三、檔案管理部門（一） 總裁辦指定專人負(fù)責(zé)集團(tuán)文件檔案的收集與管理。（二） 法務(wù)部負(fù)責(zé)證照文件、資信文件、合同文件檔案管理工作，借閱或外帶按法務(wù)部流程辦理。（三） 人事、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目、行政等專業(yè)檔案管理可由各自職能部門指定專人負(fù)責(zé)。四、檔案管理要求（一） 歸檔要求為避免檔案的遺漏和混亂，負(fù)責(zé)檔案管理的人員要認(rèn)真核對(duì)歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況并辦理簽收手續(xù)。（二） 分類編號(hào)與保管檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理、編號(hào)、電腦及紙版登記、歸存，以便及時(shí)查找。（三） 檔案分類編號(hào)規(guī)則由檔案管理員自定義標(biāo)準(zhǔn)。（四） 檔案需有專門的文件柜存放，文件柜鑰匙由管理員專人保管。五、其他人事、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目、行政等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點(diǎn)增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負(fù)責(zé)。6 / 83? 臺(tái)帳管理規(guī)定一、臺(tái)帳管理概述（一） 目的：每個(gè)部門的日常工作臺(tái)帳，依此來(lái)掌控每個(gè)部門的工作進(jìn)展?fàn)顩r。通過(guò)對(duì)此類臺(tái)帳的控制，可以使各項(xiàng)管理工作處于受控狀態(tài)，一方面可以對(duì)所有的過(guò)往工作有所記錄，另一方面也可時(shí)刻對(duì)目前的工作狀態(tài)有所控制，同時(shí)也可根據(jù)情況對(duì)下步工作計(jì)劃做出安排。（二） 適用范圍：公司日常的各種工作臺(tái)賬管理。二、臺(tái)帳填寫要求（一） 專人填寫臺(tái)帳中日記帳由工作事項(xiàng)執(zhí)行人負(fù)責(zé)建立并每日登記，日記帳（附表八）以數(shù)據(jù)登記為主，備忘錄登記每日工作事項(xiàng)以便提醒與跟進(jìn)，而月度臺(tái)帳報(bào)表（附表九）是對(duì)日記帳數(shù)據(jù)整理與匯總后得出的，并對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行稽核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)備性。（二） 日清日結(jié)各填表人應(yīng)每日整理臺(tái)帳內(nèi)容，并于每月最后一個(gè)工作日進(jìn)行歸結(jié)，下月啟用新的空白臺(tái)帳。三、注意保密重要臺(tái)帳特別是數(shù)據(jù)型臺(tái)帳，應(yīng)設(shè)置文檔修改與查看密碼，防止錯(cuò)誤操作或無(wú)關(guān)人員閱讀。四、臺(tái)帳交接臺(tái)帳交接工作是員工工作交接的重要內(nèi)容之一。? 會(huì)議組織管理規(guī)定一、會(huì)議組織管理概述（一） 目的：實(shí)現(xiàn)互通情況、交流思想、得出結(jié)論、達(dá)成協(xié)議、作出決議的最終目的。（二） 適用范圍：公司組織的各種會(huì)議管理。二、會(huì)議分類從會(huì)議內(nèi)容和目的要求方面分類，會(huì)議可分為工作協(xié)調(diào)會(huì)、專題會(huì)議、信息發(fā)布會(huì)、部門內(nèi)部工作會(huì)議、全體員工會(huì)議等，根據(jù)會(huì)議的頻率劃分為例會(huì)和非例會(huì)兩大類。（一） 例會(huì)原則上規(guī)定與會(huì)人員要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。按照“分類別、分層級(jí)、分階段、7 / 83有計(jì)劃、高效”的原則進(jìn)行安排和規(guī)定，例會(huì)由各部門自定時(shí)間。（二） 非例會(huì)指的是召開時(shí)間非固定的會(huì)議，如專題性會(huì)議（指為解決某項(xiàng)問(wèn)題而專門組織臨時(shí)召開的會(huì)議，誰(shuí)提出誰(shuí)主持，由秘書協(xié)調(diào)通知） 。三、會(huì)議準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議人數(shù)、形式知會(huì)行政部提前預(yù)訂會(huì)議室。四、會(huì)議通知根據(jù)會(huì)議事項(xiàng)擬訂會(huì)議通知，并以 OA 或其他書面形式提前 37 天通知，3 天內(nèi)的臨時(shí)會(huì)議，增加電話確認(rèn)環(huán)節(jié)，以保證出席率。會(huì)議通知應(yīng)包括開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、目標(biāo)、與會(huì)者姓名、議程、會(huì)議需要討論的問(wèn)題，會(huì)場(chǎng)紀(jì)律等。五、會(huì)議資料準(zhǔn)備會(huì)議組織部門需提前將有關(guān)資料匯總整理并下發(fā)給各與會(huì)人員，同時(shí)要明確會(huì)議的目的和需要與會(huì)人員提前做好的準(zhǔn)備工作，與會(huì)者要安排好會(huì)議期間本部門工作，以書面形式對(duì)會(huì)議資料和發(fā)言內(nèi)容做好充分的準(zhǔn)備，并按照要求提前將工作總結(jié)和計(jì)劃等有關(guān)資料上報(bào)給會(huì)議組織召集部門，統(tǒng)一資料上報(bào)格式。六、會(huì)議過(guò)程控制（一） 議程控制會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照議程安排進(jìn)行，如有臨時(shí)變更，需提前通知所有與會(huì)人員。（二） 時(shí)間控制會(huì)議通知中對(duì)會(huì)議所有發(fā)言人的發(fā)言時(shí)間要有規(guī)定，會(huì)議主持人應(yīng)有效控制會(huì)議時(shí)間，適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒與會(huì)者控制發(fā)言時(shí)間。（三） 紀(jì)律的控制與會(huì)者要堅(jiān)持到會(huì)準(zhǔn)時(shí)性，保持積極態(tài)度，將手機(jī)調(diào)對(duì)“會(huì)議”狀態(tài)，主動(dòng)配合會(huì)議要求，認(rèn)真完成會(huì)議任務(wù)，嚴(yán)禁會(huì)中擅自早退；與會(huì)者如果因故不能按時(shí)或親自參加會(huì)議，需提前 至少半天向主持人或會(huì)議組織召集部門請(qǐng)假或說(shuō)明，必要時(shí)需指定委托人參會(huì)或在會(huì)上代表發(fā)言。七、會(huì)后的總結(jié)落實(shí)（一） 會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議主持人指定會(huì)議記錄人員，會(huì)議記錄人員根據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議紀(jì)要，統(tǒng)一會(huì)議紀(jì)要格式，會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)議結(jié)束次日送達(dá)主持人和與會(huì)者。各部門常規(guī)例會(huì)在會(huì)議紀(jì)要整理完8 / 83畢后，由部門負(fù)責(zé)人審核抄送給分管副總及執(zhí)行總裁，會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要存檔。（二） 會(huì)后結(jié)果落實(shí)跟進(jìn)，會(huì)后主持人或協(xié)調(diào)會(huì)議組織部門派專人對(duì)會(huì)議結(jié)果和會(huì)上提出的需要協(xié)調(diào)溝通的問(wèn)題匯總整理，并傳遞或反饋給相關(guān)部門，并在一定時(shí)間內(nèi)跟進(jìn)和檢查落實(shí)執(zhí)行的結(jié)果。? 安全管理規(guī)定一、安全管理概述（一） 目的：加強(qiáng)辦公區(qū)安全管理，保障管轄區(qū)內(nèi)人、財(cái)、物的安全。（二） 適用范圍：公司辦公區(qū)域的防火、防盜安全管理。二、員工安全責(zé)任（一） 認(rèn)真執(zhí)行“安全第一、預(yù)防為主、全員動(dòng)手、綜合治理”的安全基本準(zhǔn)則，不損害個(gè)人及企業(yè)生命財(cái)產(chǎn)安全。（二） 不帶火種進(jìn)入辦公區(qū)，辦公區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。（三） 用電線路切勿亂搭亂建，嚴(yán)禁使用超負(fù)荷電量設(shè)備，下班關(guān)閉個(gè)人辦公區(qū)域用電設(shè)施，協(xié)助監(jiān)督本部門其他用電設(shè)施，對(duì)未關(guān)閉電源進(jìn)行關(guān)閉，對(duì)不合理用電及時(shí)制止。（四） 主動(dòng)接受安全教育培訓(xùn)及考核，會(huì)報(bào)警，懂自救、互救，熟練使用滅火器、防毒面罩等設(shè)施，熟悉逃生知識(shí)及線路。（五） 樹立良好的責(zé)任心、細(xì)心，防盜意識(shí)強(qiáng)，保護(hù)好個(gè)人及企業(yè)的財(cái)物安全，私人貴重物品妥善保管。（六） 進(jìn)出辦公區(qū)消防通道，保證隨手關(guān)閉消防門，嚴(yán)禁消防門未經(jīng)行政部允許或重大事故時(shí)開啟。（七） 法定工作時(shí)間內(nèi)，出差、外出辦事時(shí)刻注意個(gè)人生命財(cái)產(chǎn)安全，因個(gè)人行為造成的損失及傷害，個(gè)人承擔(dān)主要責(zé)任，非個(gè)人行為造成的損失及傷害，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律執(zhí)行解決。 三、安防設(shè)備、設(shè)施安全管理（一） 消防設(shè)備管理1. 行政部負(fù)責(zé)消防設(shè)施器材的管理，每季度對(duì)消防設(shè)施器材進(jìn)行檢查、清理和抽查試用，將消防設(shè)施配備情況登記造冊(cè)，以備存查。2. 消防栓、箱體、門鎖、報(bào)警器及小配件等處于完好的備用狀態(tài)。3. 消防出口指示燈、應(yīng)急照明燈保存完好，保證隨時(shí)抽查有效。4. 消防器材禁止人員挪作他用或改變位置，嚴(yán)禁攜帶出辦公區(qū)。（二） 監(jiān)控設(shè)備管理1. 辦公區(qū)外設(shè)監(jiān)控頭外觀完整，對(duì)位清晰，無(wú)人為破壞。9 / 832. 監(jiān)控服務(wù)器及顯示設(shè)備由行政 IT 組負(fù)責(zé)管理與維護(hù),保安負(fù)責(zé)日常顯示監(jiān)控，保證系統(tǒng)設(shè)備正常運(yùn)行。3. 未經(jīng)公司或行政部允許，任何人不得干擾、阻礙監(jiān)控計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備。（三） IC 卡管理1. 新員工入職時(shí)，行政部配置 IC 卡（含門禁功能） ，平時(shí)與員工工作牌套合使用。2. IC 卡誰(shuí)領(lǐng)用、誰(shuí)保管，遺失需到行政部登記備案并辦理補(bǔ)卡手續(xù)，離職時(shí)交還行政部進(jìn)行注銷。3. IC 卡個(gè)人妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人，因保管不善造成公司財(cái)務(wù)損失，需承擔(dān)損失責(zé)任。（四） 辦公區(qū)域安全管理1. 辦公區(qū)每層樓主要通道有三處，分別為大門及大門兩側(cè)消防門，均已安裝門禁管理系統(tǒng)，辦公時(shí)間內(nèi)，大門開啟，消防門處于關(guān)閉狀態(tài)；18：00 后消防門鎖閉，非緊急情況禁止開啟。2. 辦公區(qū)域公共安全由保安員執(zhí)勤監(jiān)管，行政部統(tǒng)籌管理，個(gè)人區(qū)域安全由個(gè)人管理，各部門安全指派專人協(xié)助監(jiān)管并提醒，養(yǎng)成防火、防盜自覺意識(shí)。3. 個(gè)人貴重物品（特別是電子類產(chǎn)品）隨身攜帶，因個(gè)人疏忽造成的丟失由個(gè)人負(fù)責(zé)，行政部協(xié)助查辦。? 保安管理規(guī)定一、保安管理概述（一） 目的：提升保安人員的質(zhì)素和業(yè)務(wù)技能，維護(hù)公司日常工作秩序，保證公司人財(cái)物安全。（二） 適用范圍：公司保安管理。二、保安管理要求（一） 嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，實(shí)行每日 12 小時(shí)巡視巡邏制度（上班時(shí)間：早 10 點(diǎn)至晚 10 點(diǎn)） ，樹立公司良好形象和個(gè)人道德風(fēng)范。（二） 熟悉辦公區(qū)平面布局及部門分布情況，對(duì)地形以及各條通道做到勤巡邏、勤檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理；對(duì)任何有損辦公轄區(qū)設(shè)備、設(shè)施、財(cái)物安全的行為，及時(shí)進(jìn)行規(guī)勸和制止。（三） 負(fù)責(zé)做好大宗物品出辦公轄區(qū)的管理工作，員工攜帶電腦等大件物品離開公司時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記；對(duì)裝修人員及裝修物品的出入進(jìn)行管理，制止閑雜人員隨意進(jìn)入辦公轄區(qū)。 （四） 樹立強(qiáng)烈的責(zé)任感，全面做好辦公轄區(qū)的治安、消防、求援、報(bào)警等工作，確保辦公轄區(qū)治安安全，秩序井然。（五） 熟悉辦公轄區(qū)消防設(shè)施的配置，并能熟練使用各種消防器材，掌握防火自救知識(shí)。10 / 83（六） 上崗時(shí)間要求穿制服，佩戴工作證，集中注意力，保持舉止端莊，處理問(wèn)題時(shí)要認(rèn)真分析、 果斷、公平。（七） 保安不準(zhǔn)留長(zhǎng)頭發(fā)、胡子、長(zhǎng)指甲，衣著整齊、干凈。（八） 保安員需堅(jiān)守崗位，適時(shí)查看監(jiān)控，不得亂串閑談，阻礙他人工作，用餐時(shí)間需與前臺(tái)交替值守。（九） 按時(shí)交接班，交接班時(shí)要詳細(xì)填寫值班筆記，領(lǐng)班每天須詳細(xì)檢查記錄情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)。? 保潔管理規(guī)定一、保潔管理概述（一） 目的：創(chuàng)造優(yōu)美、整潔、衛(wèi)生的辦公環(huán)境，提供給員工舒適的辦公場(chǎng)所。（二） 適用范圍：公司辦公區(qū)域保潔管理。二、制度內(nèi)容（一） 保潔員崗位職責(zé)1. 嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，樹立公司良好形象及個(gè)人道德風(fēng)范。2. 文明服務(wù)、禮貌待人，并注意保持個(gè)人的儀容儀表。3. 愛崗敬業(yè)，聽從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指揮，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按照工作標(biāo)準(zhǔn)，保質(zhì)保量地完成各自分管區(qū)域內(nèi)的保潔工