【文章內(nèi)容簡介】 后，擬稿人應(yīng)在 OA 上填寫《發(fā)文審批表》 （附表四） 。2. 核稿擬發(fā)文部門須在《發(fā)文審批表》 （附表四） “申請部門總監(jiān)意見”處簽字，簽字人為部門總監(jiān)；無3 / 83部門總監(jiān)的，由分管副總直接簽字，簽字人對文稿內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)。3. 會簽擬稿確定后需要會簽，由部門總監(jiān)或分管副總決定相關(guān)會簽部門；會簽前先以 OA 發(fā)送電子版文件到各會簽部門負(fù)責(zé)人，各會簽部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在 1 個工作日(24h)內(nèi)進(jìn)行審閱并回復(fù)意見。4. 審批文稿審核、會簽后，送呈董事長批準(zhǔn)。5. 下發(fā)董事長批準(zhǔn)后交由總裁辦秘書統(tǒng)一編號下發(fā)。6. 傳閱文件下發(fā)后要求各部門有針對性地開展相關(guān)培訓(xùn)，傳達(dá)文件的內(nèi)容。（五） 文件的歸檔各類文件統(tǒng)一由總裁辦秘書登記、存檔（包括文件原件及審批表） ，各發(fā)文部門同時自行登記、留存副本。各部門指定專人（原則上由助理/內(nèi)勤兼任）負(fù)責(zé)接收各類文件，并于第一時間向部門經(jīng)理匯報，同時負(fù)責(zé)接收文件的歸類、存檔。（六） 文件的密級1. 文件的密級由發(fā)文部門確定。2. 文件的密級程度由低到高依次為“公開” 、 “秘密” 、 “機(jī)密” 。3. “公開”級別為對全公司發(fā)布的文件。4. “秘密”級別為向公司內(nèi)部一定范圍和層級人員發(fā)布的文件密級，禁止在指定發(fā)放范圍外傳播，嚴(yán)禁流出公司范圍。5. “機(jī)密”級別為向公司特定人員發(fā)布的高等級文件密級，嚴(yán)禁在特定發(fā)送人員名單之外傳播和談?wù)?。（七?文件的有效期任何文件都必須在文件正文和審批表中注明文件適用的有效期限。? 印章管理規(guī)定一、印章管理概述（一） 目的：為保證印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護(hù)公司利益，特制訂本管理制度。（二） 適用范圍：公司印章包括公章、法人代表名章、專用印章等印章的管理。二、印章類別（一） 公章4 / 83刻有公司的法定名稱，正式代表公司的權(quán)力和職責(zé)的印章。用于公司下發(fā)的正式文件、以公司名義發(fā)出的對外函件及報表、以公司名義簽訂的非經(jīng)濟(jì)類協(xié)議書、其他須加蓋公章的文件材料等。（二） 法人代表名章刻有法人代表姓名，代替手寫簽名，加蓋在文件或憑據(jù)上以示負(fù)責(zé)的印章。用于公司開具的支票；其他須加蓋法人代表名章的憑證與法律文書。（三） 專用印章為行使某一項專門性業(yè)務(wù)而使用的印章，印文中除刊有公司的法定名稱外，還刊有專門的用途。包括有財務(wù)專用章（含發(fā)票章） 、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章等。三、印章的刻制申請、使用（一） 公司注冊成立時的印章刻制由法務(wù)部統(tǒng)籌辦理，完成注冊后法務(wù)部對公章進(jìn)行保管，對財務(wù)印章進(jìn)行移交，辦理交接手續(xù)，移交后由接手部門進(jìn)行保管。（二） 私自刻章無效，因公刻章填寫《印章刻制申請表》 （附表五） 。（三） 公章、合同章使用的審批流程按法務(wù)部標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，其他印章的使用由主管部門負(fù)責(zé)管理，使用人外借公章須填寫《印章外借登記表》 （附表六） 。四、印章的保管責(zé)任（一） 公章、合同專用章：法務(wù)部第一負(fù)責(zé)人負(fù)保管責(zé)任。（二） 財務(wù)專用章：財務(wù)部第一負(fù)責(zé)人負(fù)保管責(zé)任。（三） 法定代表人名章、發(fā)票專用章：由財務(wù)部第一負(fù)責(zé)人指定財務(wù)人員保管（任何時候財務(wù)專用章與法定代表人名章不得指定同一人保管） 。五、印章的停用與銷毀（一） 單位名稱變更、撤銷，或因?yàn)闃I(yè)務(wù)內(nèi)容發(fā)生變化，公司或部門決定停用的印章，應(yīng)立即交法務(wù)部注銷，法務(wù)部在《印章保管臺賬》 （附表七）中注明“停用日期” ，在封存 30 天后進(jìn)行銷毀。（二） 印章丟失，印章保管人應(yīng)立即向法務(wù)部報失，由法務(wù)部對外公告作廢。? 檔案管理規(guī)定一、檔案管理概述（一） 目的：為保證檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、連續(xù)性，以利于后續(xù)查閱、借鑒。（二） 適用范圍：公司的檔案包括管理類文件、證照文件、資信文件、合同文件、技術(shù)和設(shè)備文件、聲像5 / 83信息類等其他重要文件資料的管理。二、檔案管理范圍（一） 管理文件：在經(jīng)營活動中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門崗位職責(zé)、年度工作總結(jié)和計劃、大事記；各類公函、會議紀(jì)要。（二） 證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等。（三） 資信文件：驗(yàn)資、審計、評估報告等。（四） 合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等。（五） 技術(shù)和設(shè)備文件：設(shè)備、技術(shù)、售后資料等。（六） 聲像信息類：公司具有重要價值的、或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等。（七） 其他需要?dú)w檔的重要文件。三、檔案管理部門（一） 總裁辦指定專人負(fù)責(zé)集團(tuán)文件檔案的收集與管理。（二） 法務(wù)部負(fù)責(zé)證照文件、資信文件、合同文件檔案管理工作，借閱或外帶按法務(wù)部流程辦理。（三） 人事、財務(wù)、項目、行政等專業(yè)檔案管理可由各自職能部門指定專人負(fù)責(zé)。四、檔案管理要求（一） 歸檔要求為避免檔案的遺漏和混亂，負(fù)責(zé)檔案管理的人員要認(rèn)真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況并辦理簽收手續(xù)。（二） 分類編號與保管檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進(jìn)行分類整理、編號、電腦及紙版登記、歸存，以便及時查找。（三） 檔案分類編號規(guī)則由檔案管理員自定義標(biāo)準(zhǔn)。（四） 檔案需有專門的文件柜存放，文件柜鑰匙由管理員專人保管。五、其他人事、財務(wù)、項目、行政等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點(diǎn)增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負(fù)責(zé)。6 / 83? 臺帳管理規(guī)定一、臺帳管理概述（一） 目的：每個部門的日常工作臺帳，依此來掌控每個部門的工作進(jìn)展?fàn)顩r。通過對此類臺帳的控制，可以使各項管理工作處于受控狀態(tài)，一方面可以對所有的過往工作有所記錄，另一方面也可時刻對目前的工作狀態(tài)有所控制，同時也可根據(jù)情況對下步工作計劃做出安排。（二） 適用范圍：公司日常的各種工作臺賬管理。二、臺帳填寫要求（一） 專人填寫臺帳中日記帳由工作事項執(zhí)行人負(fù)責(zé)建立并每日登記，日記帳（附表八）以數(shù)據(jù)登記為主，備忘錄登記每日工作事項以便提醒與跟進(jìn)，而月度臺帳報表（附表九）是對日記帳數(shù)據(jù)整理與匯總后得出的，并對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行稽核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)備性。（二） 日清日結(jié)各填表人應(yīng)每日整理臺帳內(nèi)容，并于每月最后一個工作日進(jìn)行歸結(jié)，下月啟用新的空白臺帳。三、注意保密重要臺帳特別是數(shù)據(jù)型臺帳，應(yīng)設(shè)置文檔修改與查看密碼，防止錯誤操作或無關(guān)人員閱讀。四、臺帳交接臺帳交接工作是員工工作交接的重要內(nèi)容之一。? 會議組織管理規(guī)定一、會議組織管理概述（一） 目的：實(shí)現(xiàn)互通情況、交流思想、得出結(jié)論、達(dá)成協(xié)議、作出決議的最終目的。（二） 適用范圍：公司組織的各種會議管理。二、會議分類從會議內(nèi)容和目的要求方面分類，會議可分為工作協(xié)調(diào)會、專題會議、信息發(fā)布會、部門內(nèi)部工作會議、全體員工會議等，根據(jù)會議的頻率劃分為例會和非例會兩大類。（一） 例會原則上規(guī)定與會人員要按例行規(guī)定的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。按照“分類別、分層級、分階段、7 / 83有計劃、高效”的原則進(jìn)行安排和規(guī)定，例會由各部門自定時間。（二） 非例會指的是召開時間非固定的會議，如專題性會議（指為解決某項問題而專門組織臨時召開的會議，誰提出誰主持，由秘書協(xié)調(diào)通知） 。三、會議準(zhǔn)備根據(jù)會議人數(shù)、形式知會行政部提前預(yù)訂會議室。四、會議通知根據(jù)會議事項擬訂會議通知，并以 OA 或其他書面形式提前 37 天通知，3 天內(nèi)的臨時會議，增加電話確認(rèn)環(huán)節(jié)，以保證出席率。會議通知應(yīng)包括開會時間、地點(diǎn)、目標(biāo)、與會者姓名、議程、會議需要討論的問題，會場紀(jì)律等。五、會議資料準(zhǔn)備會議組織部門需提前將有關(guān)資料匯總整理并下發(fā)給各與會人員，同時要明確會議的目的和需要與會人員提前做好的準(zhǔn)備工作，與會者要安排好會議期間本部門工作，以書面形式對會議資料和發(fā)言內(nèi)容做好充分的準(zhǔn)備，并按照要求提前將工作總結(jié)和計劃等有關(guān)資料上報給會議組織召集部門，統(tǒng)一資料上報格式。六、會議過程控制（一） 議程控制會議應(yīng)嚴(yán)格按照議程安排進(jìn)行，如有臨時變更，需提前通知所有與會人員。（二） 時間控制會議通知中對會議所有發(fā)言人的發(fā)言時間要有規(guī)定，會議主持人應(yīng)有效控制會議時間，適當(dāng)時機(jī)提醒與會者控制發(fā)言時間。（三） 紀(jì)律的控制與會者要堅持到會準(zhǔn)時性，保持積極態(tài)度，將手機(jī)調(diào)對“會議”狀態(tài)，主動配合會議要求，認(rèn)真完成會議任務(wù)，嚴(yán)禁會中擅自早退；與會者如果因故不能按時或親自參加會議，需提前 至少半天向主持人或會議組織召集部門請假或說明，必要時需指定委托人參會或在會上代表發(fā)言。七、會后的總結(jié)落實(shí)（一） 會議紀(jì)要，由會議主持人指定會議記錄人員，會議記錄人員根據(jù)會議內(nèi)容整理成會議紀(jì)要，統(tǒng)一會議紀(jì)要格式，會議紀(jì)要需在會議結(jié)束次日送達(dá)主持人和與會者。各部門常規(guī)例會在會議紀(jì)要整理完8 / 83畢后，由部門負(fù)責(zé)人審核抄送給分管副總及執(zhí)行總裁，會議記錄人員負(fù)責(zé)會議紀(jì)要存檔。（二） 會后結(jié)果落實(shí)跟進(jìn)，會后主持人或協(xié)調(diào)會議組織部門派專人對會議結(jié)果和會上提出的需要協(xié)調(diào)溝通的問題匯總整理，并傳遞或反饋給相關(guān)部門，并在一定時間內(nèi)跟進(jìn)和檢查落實(shí)執(zhí)行的結(jié)果。? 安全管理規(guī)定一、安全管理概述（一） 目的：加強(qiáng)辦公區(qū)安全管理，保障管轄區(qū)內(nèi)人、財、物的安全。（二） 適用范圍：公司辦公區(qū)域的防火、防盜安全管理。二、員工安全責(zé)任（一） 認(rèn)真執(zhí)行“安全第一、預(yù)防為主、全員動手、綜合治理”的安全基本準(zhǔn)則，不損害個人及企業(yè)生命財產(chǎn)安全。（二） 不帶火種進(jìn)入辦公區(qū)，辦公區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。（三） 用電線路切勿亂搭亂建，嚴(yán)禁使用超負(fù)荷電量設(shè)備，下班關(guān)閉個人辦公區(qū)域用電設(shè)施，協(xié)助監(jiān)督本部門其他用電設(shè)施，對未關(guān)閉電源進(jìn)行關(guān)閉，對不合理用電及時制止。（四） 主動接受安全教育培訓(xùn)及考核，會報警，懂自救、互救，熟練使用滅火器、防毒面罩等設(shè)施，熟悉逃生知識及線路。（五） 樹立良好的責(zé)任心、細(xì)心，防盜意識強(qiáng)，保護(hù)好個人及企業(yè)的財物安全，私人貴重物品妥善保管。（六） 進(jìn)出辦公區(qū)消防通道，保證隨手關(guān)閉消防門，嚴(yán)禁消防門未經(jīng)行政部允許或重大事故時開啟。（七） 法定工作時間內(nèi)，出差、外出辦事時刻注意個人生命財產(chǎn)安全，因個人行為造成的損失及傷害，個人承擔(dān)主要責(zé)任，非個人行為造成的損失及傷害，依據(jù)國家相關(guān)法律執(zhí)行解決。 三、安防設(shè)備、設(shè)施安全管理（一） 消防設(shè)備管理1. 行政部負(fù)責(zé)消防設(shè)施器材的管理，每季度對消防設(shè)施器材進(jìn)行檢查、清理和抽查試用，將消防設(shè)施配備情況登記造冊，以備存查。2. 消防栓、箱體、門鎖、報警器及小配件等處于完好的備用狀態(tài)。3. 消防出口指示燈、應(yīng)急照明燈保存完好，保證隨時抽查有效。4. 消防器材禁止人員挪作他用或改變位置，嚴(yán)禁攜帶出辦公區(qū)。（二） 監(jiān)控設(shè)備管理1. 辦公區(qū)外設(shè)監(jiān)控頭外觀完整，對位清晰，無人為破壞。9 / 832. 監(jiān)控服務(wù)器及顯示設(shè)備由行政 IT 組負(fù)責(zé)管理與維護(hù),保安負(fù)責(zé)日常顯示監(jiān)控，保證系統(tǒng)設(shè)備正常運(yùn)行。3. 未經(jīng)公司或行政部允許，任何人不得干擾、阻礙監(jiān)控計算機(jī)系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備。（三） IC 卡管理1. 新員工入職時，行政部配置 IC 卡（含門禁功能） ，平時與員工工作牌套合使用。2. IC 卡誰領(lǐng)用、誰保管，遺失需到行政部登記備案并辦理補(bǔ)卡手續(xù)，離職時交還行政部進(jìn)行注銷。3. IC 卡個人妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人，因保管不善造成公司財務(wù)損失，需承擔(dān)損失責(zé)任。（四） 辦公區(qū)域安全管理1. 辦公區(qū)每層樓主要通道有三處，分別為大門及大門兩側(cè)消防門，均已安裝門禁管理系統(tǒng)，辦公時間內(nèi)，大門開啟，消防門處于關(guān)閉狀態(tài)；18：00 后消防門鎖閉，非緊急情況禁止開啟。2. 辦公區(qū)域公共安全由保安員執(zhí)勤監(jiān)管，行政部統(tǒng)籌管理，個人區(qū)域安全由個人管理，各部門安全指派專人協(xié)助監(jiān)管并提醒，養(yǎng)成防火、防盜自覺意識。3. 個人貴重物品（特別是電子類產(chǎn)品）隨身攜帶，因個人疏忽造成的丟失由個人負(fù)責(zé)，行政部協(xié)助查辦。? 保安管理規(guī)定一、保安管理概述（一） 目的：提升保安人員的質(zhì)素和業(yè)務(wù)技能，維護(hù)公司日常工作秩序，保證公司人財物安全。（二） 適用范圍：公司保安管理。二、保安管理要求（一） 嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，實(shí)行每日 12 小時巡視巡邏制度（上班時間：早 10 點(diǎn)至晚 10 點(diǎn)） ，樹立公司良好形象和個人道德風(fēng)范。（二） 熟悉辦公區(qū)平面布局及部門分布情況，對地形以及各條通道做到勤巡邏、勤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；對任何有損辦公轄區(qū)設(shè)備、設(shè)施、財物安全的行為，及時進(jìn)行規(guī)勸和制止。（三） 負(fù)責(zé)做好大宗物品出辦公轄區(qū)的管理工作，員工攜帶電腦等大件物品離開公司時，應(yīng)及時進(jìn)行登記；對裝修人員及裝修物品的出入進(jìn)行管理，制止閑雜人員隨意進(jìn)入辦公轄區(qū)。 （四） 樹立強(qiáng)烈的責(zé)任感，全面做好辦公轄區(qū)的治安、消防、求援、報警等工作，確保辦公轄區(qū)治安安全，秩序井然。（五） 熟悉辦公轄區(qū)消防設(shè)施的配置，并能熟練使用各種消防器材，掌握防火自救知識。10 / 83（六） 上崗時間要求穿制服，佩戴工作證，集中注意力，保持舉止端莊，處理問題時要認(rèn)真分析、 果斷、公平。（七） 保安不準(zhǔn)留長頭發(fā)、胡子、長指甲，衣著整齊、干凈。（八） 保安員需堅守崗位，適時查看監(jiān)控，不得亂串閑談，阻礙他人工作，用餐時間需與前臺交替值守。（九） 按時交接班，交接班時要詳細(xì)填寫值班筆記，領(lǐng)班每天須詳細(xì)檢查記錄情況，發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報。? 保潔管理規(guī)定一、保潔管理概述（一） 目的：創(chuàng)造優(yōu)美、整潔、衛(wèi)生的辦公環(huán)境，提供給員工舒適的辦公場所。（二） 適用范圍：公司辦公區(qū)域保潔管理。二、制度內(nèi)容（一） 保潔員崗位職責(zé)1. 嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，樹立公司良好形象及個人道德風(fēng)范。2. 文明服務(wù)、禮貌待人，并注意保持個人的儀容儀表。3. 愛崗敬業(yè)，聽從上級領(lǐng)導(dǎo)指揮，在規(guī)定時間內(nèi)按照工作標(biāo)準(zhǔn)，保質(zhì)保量地完成各自分管區(qū)域內(nèi)的保潔工