【文章內容簡介】 全部成員的中立處，兩部門的聚會可能會獲得更積極的結果。一個構建良好的會議室并不保證能有一個好的會議，但是它可顯著增加這種機會。記住你的會議目標。大多數(shù)會議的主要目的是與別的與會者口頭交談來分享信息，所以優(yōu)良的音響效果是必需的。即使在一個小房間里只有少數(shù)人進行交流也會有這種問題，而音響效果對于有眾多與會者參加的會議尤其重要。如果運用視覺因素，例如使用視覺輔助裝置，視聽效果都必須良好，所有椅子的安放位置都不能有礙視線。小提示35：找一個肯定不會受到打擾的會議場所。好的設備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。如果聽眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。發(fā)言者會由此受到鼓勵而講得更好。一家廣告公司安排會見一個潛在的客戶，討論一項宣傳活動。這個客戶的工作場所相當遠，是一個小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會議設備的飯店。會前一周，廣告公司的一名成員來飯店檢查會議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標準的視聽設備，因為他知道自己公司的展示是使用這種設備來準備的。開會那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測試影響強度，并將座位安排成半圓形，調整了窗簾和空調，并定好了點心。會議進行得很順利，廣告公司贏得了這個新的客戶。提供完善的會議場所：正如這個事例所表明的，每件事均須預先組織，并有一個試運作過程，這樣這個廣告公司能預先排除潛在的問題，從而能集中在他的展示工作上。另外，這里廣告公司做了一個明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當?shù)脑O備。與會者座位的安排對會議的成功有很大的影響。預先考慮座位安排，如果必要，設計一個座位安排方案，給會議創(chuàng)造一個良好機會來達到目的。小提示36：考慮多個安排座位的方案，然后選擇其中最恰當?shù)囊粋€。在一個一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的格調，并影響討論的進程。如果你正在主持會議，可通過適當安排座位來影響會議的正式程度。一對一會議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對面的。為了解與會對方對會議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會前你先坐下，再看他坐在哪里。支持性的：如果你希望是支持性的，可與另一個人在桌角兩邊就座，這有助于消除障礙且可進行目光接觸。合作性的：坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示觀點的相似性。面對面的：坐在桌子的對面，使自己與另一人保持距離，這個位置能使不一致的觀點表達得更自在一些。小提示37：在非正式的會議上用圓形會議桌。大型會議的目的決定會議安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。如有談判或對抗的可能性，選一張長方形的桌子，“雙方”可相對而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。要強調會議中的等級觀念，主席就座于長桌的頂端。對于較非正式、不分等級的會議，選擇一張圓桌，每個人平等的圍桌而坐。如果一個會議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內舉行，就將座位安排成行且面對主席。等級在某些文化中顯得特別重要。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長者在會議上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個資力較低的副總裁決不會被安排在比總裁更重要的座位上。面對面就座：當你在討論問題或試圖做出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊。主席坐在團隊成員之間。顯示等級：如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資力遞降順序就座。主席坐在長桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠處。自由討論：如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關注，在會議中用一張圓桌。主席可坐在任何一個座位上小提示38：確保任何與會者能互相看到。主席坐的位置決定了其他座位的意義。習慣上主席位置在長桌的頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。但并不一定要這樣排座。策略性排座是以與會者會受其鄰座的影響這個假設為基礎的。明確你想從會議得到什么，然后通過安排座位幫助你達到目的。對于有爭議的問題，通過座位安排把派系分散開，避免讓觀點相反或觀點十分相似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點涇渭分明，并防止討論離題?？筛鶕?jù)你了解和分析的與會各人對所要討論問題的觀點，來構劃座位安排圖。目光接觸對于向自己團隊的成員表示下一步將做什么是很重要的。想一想誰應該能夠與誰進行目光接觸，相應地安排人們的座位。小提示39：安排座位時，使就座者相互間保持一臂間距。小提示40：不要讓與會者就座于直射的陽光下。畫一張座位安排表，以與會者對即將討論的最有爭議的問題的觀點為依據(jù)，這會有助于分散與會者在這一事項上的對抗性。圖例主席意見未定者支持者反對者視線意見未定者看著主席尋求引導反對者坐在主席對面，在討論中起很大作用意見未定的與會者可清楚地看到和聽到全部觀點動議的支持者坐在其他支持者的斜對面，可以直接看到其他支持者動議的反對者被支持者的座位隔開支持者在這個位置上有利于把情況傳給意見未定的出席者主席與大部分與會者尤其是意見未定者保持目光接觸反對者坐在主席旁邊以“平衡”會議桌支持者可以影響那些反對者如果會議沒有正式排座，可觀察別的與會者坐的位置，相應地選擇你自己的座位。某人坐的位置可能顯示他對所討論的問題的感覺以及他想在會上起什么作用。強硬的反對者可能會選擇靠近主席的位置向全體與會者發(fā)號施令。坐在中間可能提示希望充分參與或對會議桌那邊的討論起支配作用。如果你是主席，盡力勸說聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對面。小提示41：要求與會者關閉移動電話或傳呼機。會議桌周圍的每一個座位你都能有所獲，這決定于你想得到什么。試著從其他與會者坐的位置“讀”出他們的目的。坐這個位置有良好的視線，可以看到全體與會者桌子中央位置能讓與會者在會議上發(fā)揮積極作用沒有什么意見的與會者選擇這個位置，希望不被卷入強有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對的位置與自信心很強的發(fā)言者觀點相同的與會者坐這個位置主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置主席或主要發(fā)言者為控制會議選擇的強有力的位置小提示42：不要用太舒適的椅子，它們會使與會者感到懶洋洋。你的情況介紹會受到你與聽眾之間座位安排的影響。巧妙地安排別人的座位，可使你更容易達到目標。讓聽眾坐在你的周圍，意味著合作性與非正式的討論，但它可能無助于你左右別人的觀點。站在離你的聽眾有一段距離的位置，坐在臺上或坐在桌子后邊，會提高你的權威性和風度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評估他們的態(tài)度。大多數(shù)會議的成功在很大程度上依賴于事先的準備和組織，包括為這些場合提供恰當?shù)脑O備和材料——其中有會議地點，各種視聽設備，以及書寫材料。小提示43：會議開始之前檢查全部視聽設備是否都能工作。1． 檢查是否預定了點心。2． 檢查休息室的設備是否夠用。3． 保證有足夠的停車位置。4． 多準備一些書面背景材料，以防有些與會者遺失了這些材料。5． 確定供電系統(tǒng)是否正常。在會議場所，你可能只有有限的一點時間可以檢查設備，安排座位，準備好視聽設備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。如果真是這樣，考慮多找些人來幫忙，作會前準備和會后的收拾整理。如果使用一個確定的會議室，會前檢查那一天的會議室是否被雙重預定。預定的時間應比你所使用的時間更長一些，以便準備好開會所需的設備和會后撤走設備。檢查座位裝置是否適合你的需要，并且確保會議前后房間是整潔的。在大型會議、演講和討論會中，為了突出所討論的要點，視聽（AV）設備用得越來越多。這些設備可以從基本的活動紙板到精巧的背投式視頻熒光屏幕。無論何時需要AV設備，要在會前預先試用并熟練掌握，確保這些設備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。若有必要，爭取技術支持。小提示44：謹防會場服務人員為獲取額外利潤而提供過多食品。小提示45：確保能夠滿足特殊的飲食要求。對會議記錄速度和精確性的要求以及現(xiàn)場的格調——正式和非正式——會影響與會者對書寫工具的選擇。在某些類型的會議（例如新聞發(fā)布會）中，與會者可能用筆記本電腦、電子記事本或口述錄音機來記錄信息。然而在大多數(shù)會議中，筆記仍記在紙上。為與會者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以避免人們?yōu)閷ふ宜麄冏约簬淼倪@些物品而可能出現(xiàn)的延誤和干擾。利用分發(fā)印有你公司標志、名稱、地址和電話號碼的拍紙簿和筆的機會進行免費宣傳。電子記事本口述錄音機拍紙簿和筆作記錄提供基本的書寫物品，如拍紙簿和筆，與會者可能帶有自己的口述錄音機或電子記事本。對于大型公開性會議或討論會，會議組織與內容一樣重要。欠缺的計劃、技術故障、糟糕的設備，會造成與會者不能專注于會議的實質內容。如果事情進展順利，與會者也更會記住你的信息。檢查一下大批人員是否能夠容易進出會場，是否已經準備了足夠的座位，與會者是否可以看到所有視聽設備的顯示。提供一個擴音（PA）系統(tǒng)或分立的話筒擴音器和放大器。保證所有的發(fā)言者知道如何調整和操縱這些設備，并給他們提供技術支持或其他必需的幫助。會議時間較長時，雖然在會議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息。利用休息，讓與會者在復會前以小組形式非正式地討論有關事宜。避免在休息時提供大量食物，否則與會者會變得懶洋洋的。小提示46：會前少飲酒，它極少能提高效率。第3章 出席會議參加會議的每個與會者都有保證會議達到預定目的的責任。每個與會者都需要預先準備并積極做出貢獻，從而使每次會議更富成效。作為會議的與會者，認真了解大致情況是很重要的。通過預先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關注到會議的主題?？紤]一下你在會議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就可以作相應的準備。小提示47：會議開始前擬定你的發(fā)言。l 為了在會議中做出貢獻，背景調查是必要的。l 會前與其他與會者進行接觸，從而消除隔閡，并交流信息。l 必須了解與會者個人之間的敵意。l 對于大的事項，可能有必要預先游說以獲得支持。l 會前試探與會者的意見。會前進行一些基本而透徹的背景調查，能幫助你在會議中做出有見地且有效的發(fā)言。通過收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或專家討論或閱讀相關的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過去的筆記、會議紀要和公司檔案），來匯總信息。你的會前準備還應包括對其他與會者作些研究。在這個階段的細致的準備，會使你很容易地找到一條通往目標的合適途徑。會議前你需要努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點，他們的興趣所在，以及是否有足夠的權威在背后支持這些觀點從而影響會議的結果而不管討論的結果如何。倘若你的觀點可能會受到強大的抵制，盡力辨認出你的反對者，并預先與其協(xié)商一個折中辦法，這樣在公眾面前雙方的威信都不會受到破壞。要想成功地駁倒對方，理解對立的觀點是很重要的。你可能未必會勝過對手，但應避免出現(xiàn)僵局。小提示48：會前向其他與會者簡單介紹議題的情況。會前與別人分享信息總是有益的，尤其是與那些持相反觀點者，因為他們可能希望表達不同的看法。這種交流會幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見。（開放的身體語言表示愿意傾聽）談判是發(fā)生在兩個派別之間的討價還價，這兩個派別都擁有一些對方想要的東西。談判的對象可能不是具體有形的物體，而可能是對特定行為過程給予的支持，或對完成一個特定的任務給予的幫助。如果你即將去談判，帶上一個堅定的目的或目標坐到談判桌前，再加上一個為實現(xiàn)目標而制定的策略。你的策略應當包括反對的理由以及可以妥協(xié)的范圍。要成為一個成功的談判者，你必須對他人的需求和偏愛十分敏感。傾聽別人發(fā)言會發(fā)現(xiàn)能夠取得一致的領域，或者發(fā)現(xiàn)在談判中你可利用的弱點。記?。阂坏╇p方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說明雙方為了達成一個可以接受的解決方案都愿意作出讓步。為確保你的信息傳遞到其他與會者，你應當看著他們講話。每次會議要穿著得體，并確保演講清晰而又自信。小提示49：保持積極的面部表情和聲調。小提示50：錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。當你作演講時，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因為人們往往首先以外貌取人，如果你將與另一個公司舉行會議，了解該公司的著裝準則，這樣你就可以避免出現(xiàn)諸如所有與會者都穿著牛仔服而只有你穿著西裝的情況。在正式會議上，尤其當其他與會者都不認識你的時候，穿一套正式的服裝。不論你穿何種服裝，檢查并確保你的外表整潔，頭發(fā)干凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。這位男士看上去很自信并控制著會議局面。他渾身上下干凈利落，穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領帶。他積極的身體語言將給人們留下一個好印象。通過目光接觸顯示自信前傾表示活躍而感興趣服裝得體而整潔書寫紙疊放有序自信的建立是一個循環(huán)的過程。如果你表現(xiàn)得十分自信，人們就會認為你充滿信心，并且更容易信服你的論點。一旦你感受到其他與會者對你的信任，你的信心就會增強。在任何用語言進行溝通的場合，與你表達論點而實際使用的詞匯相比，你的聲調有五倍以上的影響力，你的身體語言有八倍以上的影響力。注意要在恰當?shù)臅r候發(fā)言并表達清楚，并注意遣詞造句和語音語調。為這些演講質量方面所花的時間應至少相當于為準備發(fā)言內容所花的時間。l 第一印象很重要。一個論辯的開場白應當反復練習。l 因為你可能只有一次發(fā)言機會，所以要一次成功。l 當表達有誤時，應立即糾正，這樣其他與會者就會察覺到你十分了解你正在討論的主題。l 變換語調（如熱情的、祝賀的、強有力的、正式的，等等）會產生不同的效果。l 會議結束時總結要點。小提示51：開始發(fā)言前做一個深呼吸。小提示52：如果一個主意出自于你的辛勤工作，就對它沖滿信心。一個會議中你的參與程度在很大程度上決定于會議的規(guī)模。如果是一個小型內部會議，你或許能經常介入，表達觀點，但始終要確保你有一些相關內容要講，這些內容最好是有趣的。如果會議有主席，用身體語言向他表示你想要發(fā)言。在規(guī)模很大的會議中，你可能只有一次機會參與發(fā)言，所以會前必須精心準備，只有這樣，在發(fā)言時才能全神貫注，簡潔有力。在任何規(guī)模的會議中，若