【文章內(nèi)容簡介】 種使用、公文格式是否符合本條例的規(guī)定。 （4）文稿如需作較大修改，應當與原起草部門協(xié)商或請其修改。（5）已經(jīng)領(lǐng)導人審批過的文稿，在印發(fā)之前應再作校核。校核的內(nèi)容同第十八條（六)款。經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實質(zhì)性修改，須報原審批領(lǐng)導人復審。 （6）公文須經(jīng)本機關(guān)領(lǐng)導人審批簽發(fā)。重要公文應當由機關(guān)主要領(lǐng)導人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署機關(guān)的領(lǐng)導人會簽。黨委辦公廳(室)根據(jù)黨委授權(quán)發(fā)布的公文，由被授權(quán)者簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。領(lǐng)導人簽發(fā)公文，應當明確簽署意見，并寫上姓名和時間。若圈閱，則視為同意。 以上兩個文件規(guī)定的文種被稱為法定公文,此外還有事務文書、專用公文等多種。事務文書：指黨政機關(guān)和各級組織在公務管理過程中形成的正式文字材料中的非法定公文。這類文書種類繁多，如：計劃；總結(jié)；調(diào)查報告；介紹信、證明信；法規(guī)、規(guī)章等等。專用公文：指某些專業(yè)機關(guān)和組織因自身公務活動的特殊需要而專門制定和使用的公文，也稱“文書”。如：司法文書：訴狀、起訴書、判決書、答辯書……。科技公文：成果申報書；專利申請文件……。財務文書：財務報告、審計報告等標準的公文格式示意：圖1　A4型公文用紙頁邊及版心尺寸圖2　公文首頁版式圖3　上報公文著頁版式圖4　公文末頁版式圖5　聯(lián)合行文公文末頁版式1圖6　聯(lián)合行文公文末頁版式2　注：版心實線框僅為示意，在印制公文時并不印出?！∽ⅲ喊嫘膶嵕€框僅為示意，在印制公文時并不印出。 國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999－12－27批準發(fā)布　 2000－01－01實施 二、行政公文寫作的基本要求觀點明確，依據(jù)確鑿觀點是文章的統(tǒng)帥和靈魂，一篇好的公文，首先應該觀點正確、鮮明，這是衡量公文質(zhì)量高低，價值大小的主要依據(jù)。觀點正確，是指公文必須正確體現(xiàn)黨和國家的方針、政策、法規(guī)、規(guī)章以及上級領(lǐng)導機關(guān)的指示精神，不能隨心所欲；觀點鮮明，是指公文表達必須清楚、明白，提倡什么，反對什么，肯定什么，否定什么，具體的尺度在那里，都要旗幟鮮明。公文是“受命”之作，不像個人作品那樣，想寫什么就寫什么。撰寫公文必須有所依據(jù)。一是理論依據(jù)，如黨和國家的方針、政策、法規(guī)、規(guī)章以及上級領(lǐng)導機關(guān)的指示精神。二是事實依據(jù)，就是本系統(tǒng)、本單位本部門的實際情況，即具體材料。材料是一切寫作活動的前提和基礎(chǔ)，公文是因公作文，在選擇使用材料時，一定要出以公心，注意實事求是。結(jié)構(gòu)完整，布局合理結(jié)構(gòu)是指文章的謀篇布局，也指根據(jù)文章觀點的需要，對材料進行的安排。那里詳寫、哪里略寫，如何開頭、結(jié)尾，分成幾個層次、段落，層次與層次、段落與段落之間怎樣銜接、過渡，要認真考慮，精心組織，使其形成一個完整、嚴密、連貫、有機的整體。公文一般都由開頭、主體、結(jié)尾三個部分組成。開頭部分，其作用是說明行文必要性。主要寫法有：交代制發(fā)公文依據(jù)的根據(jù)式開頭；說明制發(fā)公文目的、原因的目的式開頭；概括公文中心內(nèi)容的概括式開頭；提出一個引人注目的問題并作回答的提問式開頭；表明批準、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度的表態(tài)式開頭等。主體部分，即公文的核心部分。其結(jié)構(gòu)方式，一是并列式，即把材料按事物的邏輯關(guān)系分成幾個平行的層次；二是縱貫式，即按時間和事物發(fā)展的先后順序安排材料；三是遞進式，即按由淺入深、由表及里的事理關(guān)系安排材料。四是綜合式，即把前面幾種結(jié)構(gòu)形式交錯，綜合運用。結(jié)尾部分，要求簡明扼要，意盡為止。要注意呼應開頭。主要方法有：總結(jié)全文內(nèi)容，以深化觀點，加深讀者印象的總結(jié)式結(jié)尾；發(fā)出號召，提出希望，展望未來，激勵斗志的鼓舞式結(jié)尾；說明生效、實行時間、適用對象以及有關(guān)事項的說明式結(jié)尾；使用約定俗成，形式固定的公文專用語的定型式結(jié)尾。語言準確，措詞得體語言是思維的工具，是使文章內(nèi)容得以完美表達的文字符號。公文是用來辦事和解決實際問題的文章，貴在實用，應當特別講究語言準確，措辭得體，切不可有含糊之處。俗話說一字入公文，九牛拔不出，就是說明了遣詞造句的準確得體在公文寫作中的重要性。語言準確，是指公文語言與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件等特定需要相適應；措辭得體是指用詞語表達的內(nèi)容要與客觀實際相結(jié)合，能恰如其分，恰到好處地表達意思。例如在公文的結(jié)尾時，一般要把發(fā)文機關(guān)的意見和要求，做一個簡潔的結(jié)語。由于行文方向不同，所用結(jié)語亦有所不同。如上行文的結(jié)語常用“以上各點請審查”、“當否，請批示”、“特此報請核批”、“即請審核批復”等。下行文的結(jié)語常用“此令”、“特此批復”、“希即遵照辦理”，“望研究執(zhí)行”、“請認真貫徹執(zhí)行”。而平行文的結(jié)語，常用“特此函達”、“即請查照”、“望即函復”。這些詞語都必須對號入座，用得準確恰當，不能混淆。 表示程度的詞語，也要根據(jù)實際情況，準確地加以運用。如取得的成績，是偉大的，還是優(yōu)異的，突出的、一定的、一般的，都要分辨清楚；參加某一活動的人數(shù)，是全部、絕大部分、一部分、還是小部分、少數(shù)、個別，也要有所區(qū)別。有些詞語模棱兩可，容易產(chǎn)生歧義的，公文中力求避免。公文語言，不象文學語言，不強調(diào)形象生動，不追求華麗，而要求質(zhì)樸、平實、明白、通俗。表現(xiàn)手法以說明為主，兼有敘述和議論，不用抒情、描寫、夸張、渲染等手法，少用形容詞和修飾語，以樸實無華為美。文字精煉，語意明曉公文一般不宜過長，只要把問題說清楚，意圖講明白就應停止。特別是供上級領(lǐng)導閱讀的文件，更要寫得簡明扼要，用盡量少的詞語表達盡量豐富完整的內(nèi)容。因此在撰寫時要有一種惜墨如金的精神，真正做到凝煉而有力地表達事物 。起草公文最好一落筆就涉及主題，開門見山，緊扣中心，抓住主要事實，主要矛盾，主要特點、主要意義寫，忌空話、廢話入文。要做到文字精煉，就要掌握和熟悉已經(jīng)形成的、為大家所接受、運用的公文專門用語。這種專用語除體現(xiàn)莊重、嚴肅外，還具有簡便、凝煉的特點，常用的：茲、為、鑒于、遵照、欣值、近查，是為開端用語。貴局、本廠、我校、該員、該項，是為稱謂用語。擬請、懇請、務請、敬希、尚望、切盼、希各照知、即請下達，是為期請用語。當否、可否、妥否、是否，是為征詢用語。同意、照辦、可行、不可，是為表態(tài)用語。傾接、前接、謹悉、函悉，是為引敘用語。業(yè)經(jīng)、茲經(jīng)、并經(jīng)，是為經(jīng)辦用語。為荷、為要、為盼、特此通知，是為結(jié)尾用語。這些詞語言簡意賅，有獨特的表達作用，人們對它一目了然，又能體現(xiàn)出公文語體的獨特風格。要使語言凝練，還要學會用書面語言。書面語言源于口頭語言，但比口頭語言更加凝煉，更加嚴密。口頭語言常說“越快越好”，“暫時不要下發(fā)”，意思清楚，但不夠凝練，如用書面語言的“從速”、“緩發(fā)”，既簡明又莊重。但是文約事豐，言簡意明，目的是要把事情說清楚，講明白，切不可因為省幾個字使意思含糊不清，引起誤會，耽誤事情。所以我們要在注意凝煉的同時，還要反對胡亂省略。比如公文里涉及到發(fā)文、主送、抄送機關(guān)名稱，一般要用全稱或規(guī)范化簡稱，以示公文的嚴肅性，但鮮為人知的和容易引起誤會的，要使用全稱，不要生造簡稱。文種準確、格式規(guī)范 國務院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和國家技術(shù)監(jiān)督局1999年發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》對什么情況下使用何種公文及公文格式作出了明確的規(guī)定。使用者應嚴格依照規(guī)定執(zhí)行。在現(xiàn)實工作中錯用文種、格式的現(xiàn)象屢見不鮮，究其原因多是業(yè)務不熟、規(guī)范觀念不強所致，從事此項工作的人員應加以注意。思考題： 國務院于2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定我國行政公文有那幾種，它們各自的含義是什么？ 請指出并改正下一文件的內(nèi)容（包括用詞、用字等）和格式上的不妥之處。 關(guān)于辦公樓房維修資金的請示局基建處、財務處：我所辦公樓建于30年代，至今已使用近80年，房屋不適合辦公使用，且設施陳舊，年久失修，嚴重影響公安業(yè)務的開展。歷屆所領(lǐng)導曾多次想維修，但你們一直不批準，再這樣下去，不但公務活動會受損失，干警的生命安全也無法保障，故此請示，請領(lǐng)導想辦法。 此致敬禮 天山路派出所全體干警 08年3月24日畫出上行、下行公文的首頁、末頁略圖。附文字說明密級、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、附件、落款、蓋章、主題詞、印發(fā)標識等的注意事項。（如發(fā)文字號使用六角括號，落款用漢字寫全年月日） 二、應用文的寫法通知（一）概念和分類： 通知是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,傳達要求下級機關(guān)辦理或需要周知的事項的一種下行公文,有時也是告知有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項的平行文種。通知使用范圍最為廣泛,因而使用頻率很高。具有使用范圍的廣泛性,文種的曉諭性和行文方向的不確定性等特點。 批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知 下級機關(guān)的公文需要相關(guān)機構(gòu)了解執(zhí)行，上級或不相隸屬機關(guān)的來文要傳達到下屬單位貫徹執(zhí)行,需要用通知的形式,這種通知叫批轉(zhuǎn)、:,再根據(jù)本地區(qū),本部門的具體情況,提出一些具體要求和希望。 指示性通知 上級單位向下級就某一項工作提出要求,意見等往往用通知的形式傳達。這種通知帶有指令性,稱指示性通知。必須有根據(jù),有目的,有任務,有要求。 會議通知 會議通知要求以簡短的文字,寫明會議名稱,目的,內(nèi)容(日期,時間,地點,出席對象以及對出席者的要求等)。 任免通知. 即上級機關(guān)用通知公布人員的任用和免職事項。一般只寫決定任免的機關(guān),依據(jù),以及任免人員的具體職務即可。（二）通知的一般寫法 標題，一般以事由和文種作標題,如《關(guān)于本年度科研成果評獎的通知》,也可視情況寫成“緊急通知”“通知”等 。主送單位，即被通知的單位或個人,寫在正文首行頂格。正文，一般由依據(jù),通知事項,執(zhí)行要求等構(gòu)成，是通知的主體,如內(nèi)容多可分段分行。 一般用“以上通知望認真執(zhí)行”、“特此通知,望認真執(zhí)行”、“本通知自下發(fā)之日起實行”等結(jié)尾。 署名和日期。 （三）例文評析 關(guān)于春節(jié)物價檢查的通知 各局,科,委,辦,街道辦事處: 目前,春節(jié)商品