【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 支單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批通過(guò)后辦理預(yù)付款手續(xù)。（2）采取貨到付款方式時(shí)，在設(shè)備到貨后，經(jīng)辦人員憑《辦公設(shè)備詢(xún)議價(jià)情況報(bào)告表》或《采購(gòu)合同》、《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》及購(gòu)貨發(fā)票，辦理財(cái)物報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。第九條 設(shè)備采購(gòu)管理辦法（1）行政人資部必須嚴(yán)格遵守公平、公開(kāi)的原則，在保證質(zhì)量的前提下，綜合考慮價(jià)格、交貨日期、售后服務(wù)等因素，選擇信譽(yù)度高的供應(yīng)商。（2）公司主要設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)有3——5家資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠(chéng)信度高的備選供應(yīng)商。（3）設(shè)備采購(gòu)人員必須嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，秉公辦事，任何人不得在采購(gòu)設(shè)備過(guò)程中收受回扣。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。（4）行政人資部與供貨商簽訂購(gòu)買(mǎi)合同時(shí)，須對(duì)售后做出明確約定。設(shè)備驗(yàn)收不合格時(shí)，應(yīng)按照合同的約定，進(jìn)行退、換貨或者索賠。（5）供貨商提供報(bào)價(jià)的設(shè)備規(guī)格與《辦公設(shè)備采購(gòu)審批表》中所列的設(shè)備規(guī)格不同或?qū)儆诖闷返?，?yīng)及時(shí)與設(shè)備部門(mén)溝通，由需求部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可購(gòu)買(mǎi)。（6）設(shè)備在投入使用前需要廠(chǎng)家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的，由行政人資部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。（7）設(shè)備采購(gòu)人員應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，若因缺貨等原因無(wú)法按時(shí)完成采購(gòu)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知需求部門(mén)，并積極與其協(xié)商處理。（8）對(duì)辦公設(shè)備有緊急需求時(shí)，可直接將部門(mén)經(jīng)理審核的購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)?zhí)峤还究偨?jīng)理審批。審批通過(guò)后，由行政人資部安排單獨(dú)采購(gòu)。第十條 辦公設(shè)備的使用與保養(yǎng)（1）公司全部的辦公設(shè)備都要指派專(zhuān)人管理，嚴(yán)禁其他人員擅自使用。（2）使用設(shè)備前，應(yīng)認(rèn)真閱讀說(shuō)明書(shū)，操作必須嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行。（3）如人為原因?qū)е碌脑O(shè)備丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（4）行政人資部應(yīng)指派專(zhuān)人根據(jù)產(chǎn)品的保養(yǎng)手冊(cè)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查養(yǎng)護(hù)，排除隱患，以免因設(shè)備故障影響公司的業(yè)務(wù)。（5）需要由廠(chǎng)家進(jìn)行專(zhuān)業(yè)保養(yǎng)的，由行政人資部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。第十一條 辦公設(shè)備的維修（1）當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)行政人資部安排維修。因私自處理導(dǎo)致設(shè)備損毀的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的損失。（2）行政人資部應(yīng)對(duì)設(shè)備的維修情況作詳細(xì)的記錄。包括設(shè)備編號(hào)、維修日期、故障現(xiàn)象及原因、維修費(fèi)用、維修單位等。并建立維修檔案。第十二條 辦公設(shè)備使用監(jiān)督（1）各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)所用辦公設(shè)備的日常使用監(jiān)督。（2）行政人資部負(fù)責(zé)不定期地對(duì)辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行檢查。（3）行政人資部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員。第十三條 辦公設(shè)備的報(bào)廢認(rèn)定及處理（1）辦公設(shè)備因故障無(wú)法維修或無(wú)維修價(jià)值需要報(bào)廢時(shí)，行政人資部應(yīng)提交《辦公用品保費(fèi)清單》，由公司總經(jīng)理簽字審批。（2）行政人資部負(fù)責(zé)處理報(bào)廢的辦公設(shè)備，所得現(xiàn)金應(yīng)立即交財(cái)務(wù)部入賬。同時(shí)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)已報(bào)廢的辦公用品進(jìn)行銷(xiāo)賬。第十四條 電腦的使用管理 （1）本制度中所稱(chēng)“電腦”包括：主機(jī)、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)等全部設(shè)備以及各類(lèi)應(yīng)用軟件。（2）公司電腦使用實(shí)施“專(zhuān)人專(zhuān)管”的原則，即由每臺(tái)電腦的使用者負(fù)責(zé)電腦日常操作及保養(yǎng)。使電腦及其附屬設(shè)施始終處于整潔、良好的狀態(tài)。（3）未經(jīng)允許，任何人不得擅自使用他人的電腦。（4）電腦存有重要信息的，應(yīng)設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼，且未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將密碼泄露給他人，以免信息外泄導(dǎo)致公司遭受損失。（5）電腦上必須安裝殺毒軟件并及時(shí)進(jìn)行更新。不得使用未經(jīng)殺毒軟件檢查的U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、軟件等，以防止病毒侵入。（6）電腦上不得存放會(huì)影響、破壞公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的軟件，如黑客程序、網(wǎng)絡(luò)代理服務(wù)器等。（7）嚴(yán)禁上班時(shí)間使用公司電腦玩游戲、看電影以及進(jìn)行其他娛樂(lè)活動(dòng)。（8）電腦使用者應(yīng)定期對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理和備份，刪除無(wú)用的文件，確保電腦有足夠的運(yùn)行空間。備份的資料可由部分統(tǒng)一保管。（9）電腦使用者不得隨意拆卸電腦設(shè)備或更換配置；外出或下班時(shí)，應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。第十五條 電話(huà)的使用管理（1）電話(huà)由行政人資部統(tǒng)一進(jìn)行分配和管理。未經(jīng)允許，其他人不得擅自調(diào)換電話(huà)號(hào)碼或私自拉線(xiàn)串號(hào)。（2）各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)電話(huà)的日常使用情況進(jìn)行監(jiān)督和控制。（3）通話(huà)時(shí)要簡(jiǎn)潔扼要，避免長(zhǎng)時(shí)間占線(xiàn)，浪費(fèi)時(shí)間和資源。第十六條 傳真機(jī)的使用管理（1）傳真機(jī)由行政人資部指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)使用，其他人不得擅自使用。（2）涉及公司機(jī)密的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可傳送。第十七條 其他辦公設(shè)備使用管理（1）公司全部辦公設(shè)備均指派專(zhuān)人保管和使用，未經(jīng)允許，其他人不得擅自使用。（2）由于設(shè)備使用人員操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞時(shí)，應(yīng)按照設(shè)備的購(gòu)置價(jià)格賠償。（3）員工進(jìn)行崗位變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)將指定的辦公設(shè)備交由行政人資部審核。行政人資部經(jīng)理確認(rèn)后，方可辦理異動(dòng)或離職手續(xù)。第十八條 公司行政人資部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違反本制度的人員。第十九條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政人資部所有。第二十條 本制度自公布之日起實(shí)施。辦公設(shè)備管理流程及流程圖在進(jìn)行辦公設(shè)備管理時(shí)，可參照如下流程：（1）各部門(mén)向行政人資部提出購(gòu)買(mǎi)辦公設(shè)備申請(qǐng)。（2）行政人資部對(duì)購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)進(jìn)行審核、匯總后，提交公司總經(jīng)理審批。（3）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，行政人資部負(fù)責(zé)詢(xún)價(jià)并初步選定供貨商。（4）行政人資部將初步選定的供貨商情況提交總經(jīng)理審批。根據(jù)總經(jīng)理的審批意見(jiàn)實(shí)施購(gòu)買(mǎi)。（5）行政人資部負(fù)責(zé)將更新設(shè)備登記入庫(kù)，并將相關(guān)資料存檔保管。（6）各職能部門(mén)按需領(lǐng)用設(shè)備，行政人資部負(fù)責(zé)監(jiān)督使用及日常維護(hù)。（7）設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，職能部門(mén)報(bào)請(qǐng)行政人資部安排維修。對(duì)于無(wú)法修復(fù)或無(wú)修復(fù)價(jià)值的設(shè)備，行政人資部提交報(bào)廢申請(qǐng)，由公司總經(jīng)理審批。（8）審批報(bào)廢的辦公用品，按照?qǐng)?bào)廢程序予以處理，相關(guān)資料歸檔保存。辦公設(shè)備管理表格：（1）辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單；（2）辦公設(shè)備采購(gòu)審批表；（3）辦公設(shè)備詢(xún)議價(jià)情況報(bào)告表；（4）辦公設(shè)備驗(yàn)收單；（5）辦公設(shè)備入庫(kù)登記表；（6）辦公設(shè)備明細(xì)表；（7）辦公設(shè)備領(lǐng)用登記；（8）辦公設(shè)備報(bào)修登記表。注：下頁(yè)附流程圖。設(shè)備申購(gòu)單審核、匯總審批篩選供貨商初選供貨商審批實(shí)施購(gòu)買(mǎi)登記入庫(kù)資料歸檔日常維護(hù)申請(qǐng)報(bào)廢故障報(bào)修繼續(xù)使用審批報(bào)廢資料存檔保管部門(mén)領(lǐng)用維修第四節(jié) 辦公用品管理制度第一條 本制度制定的目的是規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放等日常管理，方便公司員工領(lǐng)用辦公用品，合理控制辦公用品的費(fèi)用支出，以節(jié)約公司資源。第二條 本制度適用于公司所有辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放和使用管理。第三條 行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)督等日常事務(wù)。第四條 辦公用品的采購(gòu)程序（1）行政工作人員須及時(shí)掌握辦公用品的庫(kù)存情況，并根據(jù)平時(shí)的消耗水平制作采購(gòu)計(jì)劃，明確訂購(gòu)數(shù)量，填寫(xiě)《辦公用品申購(gòu)單》。（2）將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的《辦公用品申購(gòu)單》，提交公司總經(jīng)理審批。（3）審批通過(guò)后，根據(jù)審批意見(jiàn)，行政部負(fù)責(zé)采用訂購(gòu)或直接購(gòu)買(mǎi)的方式實(shí)施購(gòu)買(mǎi)。（4）所訂購(gòu)辦公用品到貨后，行政部應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)送貨單驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)規(guī)格、品種、數(shù)量和質(zhì)量，以確保不存在任何問(wèn)題。（5）驗(yàn)收人員在《辦公用品驗(yàn)收單》上填寫(xiě)驗(yàn)收結(jié)果并簽字確認(rèn)。（6）針對(duì)直接購(gòu)買(mǎi)的辦公用品，經(jīng)辦人員可憑《辦公用品申購(gòu)單》以及有效發(fā)票或收據(jù)，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)；針對(duì)采用訂貨方式采購(gòu)的辦公用品，經(jīng)辦人須憑《辦公用品申購(gòu)單》及《辦公用品驗(yàn)收單》，到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。第五條 辦公用品采購(gòu)規(guī)定（1）經(jīng)辦人員本著“合理節(jié)約”的原則實(shí)施采購(gòu)，避免重復(fù)購(gòu)買(mǎi)造成庫(kù)存積壓；選擇供貨商時(shí)應(yīng)貨比三家，盡量選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的辦公用品。（2）各部門(mén)如因工作原因而對(duì)某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時(shí)，需向行政部提出書(shū)面申請(qǐng)，以便行政部及時(shí)對(duì)訂購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。（3）行政部填寫(xiě)《辦公用品訂購(gòu)進(jìn)度控制表》，表中應(yīng)詳細(xì)地記錄訂購(gòu)日期、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。（4）如遇特殊情況，辦公用品需求部門(mén)可在采用電話(huà)或傳真的方式通知行政部后，自行選擇購(gòu)買(mǎi)所需物品。但事后需補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。否則，所產(chǎn)生的費(fèi)用公司將不予報(bào)銷(xiāo)。（5）驗(yàn)收結(jié)果為不合格時(shí)，由行政部負(fù)責(zé)與供貨商溝通協(xié)商，進(jìn)行退換貨等相關(guān)事宜的處理。（6）對(duì)于驗(yàn)收結(jié)果為不合格的用品，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕支領(lǐng)相關(guān)費(fèi)用。（7）經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)禁收受回扣及其他禮品。確實(shí)無(wú)法拒絕時(shí)，應(yīng)上交公司。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭退處理。第六條 辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放辦法（1）領(lǐng)取辦公用品時(shí)，需按《物品領(lǐng)用登記》上的要求填寫(xiě)領(lǐng)用的物品名稱(chēng)、數(shù)量等，并由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。（2）員工離職時(shí)，其已領(lǐng)取或保管的訂書(shū)器、計(jì)算器、文件夾等耐用品必須交還行政部。如有丟失或損壞，行政部負(fù)責(zé)折價(jià)后向其索取賠償。拒絕賠償?shù)?，從其工資里扣除。第七條 新員工入職時(shí)，可按照核定的崗位標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取一套辦公用品。具體內(nèi)容如下表所示：辦公用品崗位領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)一覽表崗位標(biāo)準(zhǔn)配備普通員工水性筆、記事本、文件夾各一個(gè)財(cái)務(wù)部員工水性筆、記事本、文件夾、計(jì)算器、訂書(shū)器各一個(gè)部門(mén)主管鉛筆、水性筆、記事本、文件架、計(jì)算器、訂書(shū)器各一個(gè)部門(mén)經(jīng)理及以上人員鉛筆、圓珠筆、水性筆、皮面記事本、計(jì)算器、筆筒、文件架、文件夾、活頁(yè)夾各一個(gè)備注因工作需要，領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)配備以外的辦公用品時(shí)，需按照常規(guī)辦公用品申領(lǐng)程序進(jìn)行申領(lǐng)第八條 辦公用品的保管及使用管理（1）行政部應(yīng)建立庫(kù)存辦公用品臺(tái)賬，明確掌握辦公用品的庫(kù)存情況。（2）辦公用品倉(cāng)庫(kù)須經(jīng)常清掃整理，并定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，如有賬物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，做到賬物相符。（3）行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購(gòu)價(jià)格核算出物品單價(jià)，并根據(jù)各部門(mén)的領(lǐng)用情況計(jì)算出相應(yīng)的費(fèi)用，將其作為年度考核的依據(jù)，并定期進(jìn)行整理、匯總及存檔。（4）離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放。申領(lǐng)人不得以其新舊為由拒絕使用。（5）行政部對(duì)已無(wú)使用價(jià)值，決定報(bào)廢的辦公用品應(yīng)做好登記，降低易耗資源的消耗。（6）樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，提倡無(wú)紙化辦公。盡量使用網(wǎng)絡(luò)資源，降低易耗資源的消耗。第九條 各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門(mén)辦公用品的日常使用情況。第十條 行政部應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用申請(qǐng)以及實(shí)際使用情況進(jìn)行核對(duì)。第十一條 實(shí)行“走動(dòng)管理”，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提醒解決，杜絕浪費(fèi)。第十二條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。辦公用品管理流程：行政部在對(duì)辦公用品進(jìn)行管理時(shí)，可以按照下面的流程進(jìn)行：（1）行政部根據(jù)辦公用品的庫(kù)存量以及平時(shí)的消耗量確定購(gòu)買(mǎi)數(shù)量，提交購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)。（2）行政部經(jīng)理審核購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)后，提交總經(jīng)理審批。（3）行政部根據(jù)審批意見(jiàn)實(shí)施購(gòu)買(mǎi)。（4）供應(yīng)商保質(zhì)保量如期發(fā)貨。（5）行政部負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物。驗(yàn)收不合格時(shí)，與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商安排退貨事宜。（6）驗(yàn)收合格后，將所購(gòu)物品登記造冊(cè)入庫(kù)保管，以備領(lǐng)用。（7）各部門(mén)按需領(lǐng)用辦公用品。辦公用品管理表格：（1）辦公用品申購(gòu)單；（2）辦公用品驗(yàn)收單；（3）辦公用品領(lǐng)用登記；（4）辦公用品使用情況匯總表；（5）辦公用品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表；（6）辦公用品報(bào)廢清單。注：下頁(yè)附流程圖。申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)審核審批實(shí)施購(gòu)買(mǎi)發(fā)貨驗(yàn)收貨物登記入庫(kù)按需領(lǐng)用合格第五節(jié) 印章管理制度第一條　公司印章(財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章除外)由行政人資部經(jīng)理保管，嚴(yán)格控制印章的使用范圍，要按照簽發(fā)權(quán)限使用。對(duì)所管印章使用的嚴(yán)肅性、正確性負(fù)責(zé)。第二條　公司印章的使用范圍1．以公司名義發(fā)出的公文、信函、報(bào)表。2．公司的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。