總論2：秘書(shū)素養(yǎng)(編輯修改稿)
2025-07-19 07:02 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 需要有這樣準(zhǔn)確的判斷能力，對(duì)自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問(wèn)題，那么，你不僅能理解上司對(duì)你各項(xiàng)工作的要求，而且能主動(dòng)提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。當(dāng)然，作為秘書(shū)不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是，作為秘書(shū)，應(yīng)該對(duì)自己下一步的工作有個(gè)基本的把握，對(duì)自己應(yīng)該做的和能夠做的工作有個(gè)準(zhǔn)確的判斷。為了節(jié)省上司的時(shí)間，作為秘書(shū)應(yīng)預(yù)先知道上司會(huì)把什么工作交辦給自己，從而提前做好準(zhǔn)備。） 9．應(yīng)變能力 秘書(shū)的大部分工作都有章可循，應(yīng)嚴(yán)格按照政策和規(guī)章制度辦事。但有些工作，尤其是事務(wù)性工作，在特殊的時(shí)間、地點(diǎn)、條件下，也常會(huì)出現(xiàn)意想不到的情況。秘書(shū)人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問(wèn)題既要符合原則，又要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。 執(zhí)行力 以適當(dāng)?shù)姆绞窖杆偬幚順I(yè)務(wù)的能力。雖然在進(jìn)行工作時(shí)擅自作出決定可能會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題，但是沒(méi)有上司的指示就不行動(dòng)問(wèn)題更大。秘書(shū)應(yīng)具備在必要的時(shí)候判斷狀況并迅速作出處理的能力。 （秘書(shū)小張已與稅務(wù)局王局長(zhǎng)約好，今天下午2點(diǎn)陪自已的上司錢(qián)總登門(mén)拜訪他，商談明年本公司環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品免稅的事。正準(zhǔn)備動(dòng)身，前臺(tái)來(lái)電話，說(shuō)東北地區(qū)的總代理鄭總來(lái)訪，現(xiàn)在正在會(huì)客室。現(xiàn)在已經(jīng)1點(diǎn)半了。如果按原計(jì)劃去拜訪王局長(zhǎng)，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對(duì)王局長(zhǎng)的拜訪；不僅不好選擇是見(jiàn)王局長(zhǎng)或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋?，F(xiàn)在辦公室主任一時(shí)也聯(lián)系不上，沒(méi)法向他請(qǐng)示。于雪應(yīng)該怎么辦？ 冷靜分析問(wèn)題：盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應(yīng)該分析可以采取哪些補(bǔ)救措施：給王局長(zhǎng)或鄭總?cè)ル娫?，推遲或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽(tīng)取他的指示；如果不能按原計(jì)劃拜訪王局長(zhǎng)，那么，在告訴王局長(zhǎng)不能踐約時(shí)，一定要誠(chéng)實(shí)，說(shuō)明真正原因，盡量注意說(shuō)話時(shí)的語(yǔ)氣；在處理好這些問(wèn)題之后，就要充分估計(jì)取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動(dòng)日程的變更，要及時(shí)與有關(guān)方面（比如司機(jī)）聯(lián)系，以保持各部門(mén)工作的協(xié)調(diào)。 當(dāng)然，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)采取的補(bǔ)救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書(shū)一氣呵成，在兩三分鐘內(nèi)完成，因?yàn)榭偣彩Ｏ碌臅r(shí)間不到半小時(shí)了。比如說(shuō)這次不能踐約去拜訪王局長(zhǎng)，并不意味今后也不去了；把原因說(shuō)明，王局長(zhǎng)不一定就會(huì)計(jì)較；而對(duì)鄭總來(lái)說(shuō)，由于與錢(qián)總有很深的私交，這次沒(méi)有接待好，在知道了事情原委之后，也許會(huì)一笑了之。于雪在分析這些問(wèn)題時(shí)，實(shí)際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。 當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)在你面前之后，你要能分析出問(wèn)題的本質(zhì)，它到底是一個(gè)什么性質(zhì)的問(wèn)題。要能做到這一點(diǎn)，就要求秘書(shū)經(jīng)常保持一種“問(wèn)題意識(shí)”；只有這樣，你就不管遇到什么問(wèn)題都會(huì)不慌不忙，從容面對(duì)。 解決問(wèn)題穩(wěn)重踏實(shí)：把問(wèn)題分析清楚了，還要有具備解決問(wèn)題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。在這種情況下，于雪還應(yīng)想好孰先孰后，是先給王局長(zhǎng)打電話還是先去見(jiàn)鄭總？是先聽(tīng)取辦公室主任的指示還是先接原計(jì)劃辦，再向辦公室主任匯報(bào)……哪些措施應(yīng)該優(yōu)先，判斷的唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對(duì)上司有利就怎么做。反過(guò)來(lái)說(shuō)，就是那些沒(méi)有什么實(shí)際意義的東西暫時(shí)就不要想那
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