【文章內容簡介】 )文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳?。　?(四)屬于秘密的文件，核稿人應該注明秘密字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送?！　?五)文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送?！　?(六)外來的文件由辦公室專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送?！　?(七)傳閱文件由辦公室專人負責收回，對領導指示的文件，辦公室應及時組織傳達和落實。文書管理規(guī)則□ 總則第一條 目的為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質及效率，特訂定本規(guī)則。第二條 范圍本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報)及關系企業(yè)(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制?！?承辦部門第三條 總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。第四條 管理部門　　(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業(yè)務部門的文書，得以各該業(yè)務部門的最高主管部門為管理部門?！　?二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經理室或管理處(或總務部門)為管理部門?！　?三)關系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 　　(四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。第五條 主辦及會辦部門　　(一)文書內容所涉及的業(yè)務主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門?！　?二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門?！?行文第六條 行文類別(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業(yè)各公司間及公司內各部門間行文使用。(二)公告：就主管業(yè)務向公眾或特定對象宣布時使用。(三)便函：關系企業(yè)各公司、部門間或公司內各部門間業(yè)務接洽時使用。(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。(五)電報：業(yè)務處理須以電報行文時使用。(六)表格式公文：政府機關規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。(七)其他：；訴訟文書，依政府有關部門訴訟審議 委員會規(guī)定程序實施。第七條 行文名義、署名及印信借用(一)對關系企業(yè)外機構行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：：屬政策性或影響公司重大權益的行文。：對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省政府、市政府及其所屬一級機構等之行文。、蓋總經理職銜簽字章。①對省政府、市政府所屬二級機構等的行文。②對當地市、縣政府及其所屬一級機構的行文。③對稅務、金融機關的行文。④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。，由經理署名、蓋經理職銜簽字章。對本款第二項所列以外的公家機構或公民營企業(yè)、法人團體的行文。營業(yè)、資料、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商之行文。，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。營業(yè)、資材、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商的行文。：①采購部門對廠商的行文。②人事、服務、訓練、法律等部門于經辦業(yè)務之權責范圍內對公民營事業(yè)、民間機構或個人的行文。、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經理者，得蓋用公司公章行文。，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應專案簽送總管理處總經理室轉呈董事長或總經理核準。(二)關系企業(yè)各部門間應以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。?，以公司名義由總經理或事業(yè)部經理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務接洽便函行文者，由經辦部門主管及經辦人署名，蓋用部門章。、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等)，須加蓋公司或業(yè)務專用章的文件，均應蓋章，并視業(yè)務需要依規(guī)定加蓋董事長或總經理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權限或授權范圍內的部門主管簽字章或私章。(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。(五)需以對等身份的簽署人名義復文者，應斟酌實情處理。第八條 行文的判行權限(一)以董事長署名行文者，應送總管理處總經理室轉呈董事長判行。(二)以總經理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經理(主任)判行者外，應送各公司總經理室轉呈總經理判行。(三)以事業(yè)部經理署名行文者、應送經理室轉呈經理判行。(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應由部門主管判行。(五)以部門名義行文者，應由部門主管判行。(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經理級人員判行。(七)因專案業(yè)務需要，如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經理之業(yè)務專用章者，行文時應經各該業(yè)務部門主管于授權之范圍內經核準后始得為之。(八)固定格式文書，應由署名的主管于原稿判行后，授權業(yè)務主辦部門主管依式行文?！?文書處理程式Ⅰ. 通則第九條 文書分類(一)機密類：具有專利性、獨特技術性的資料及特定列管的業(yè)務機密文件，應依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。(二)A類：凡關系重大，足以影響公司權益的文書，應呈總經理核閱后始得分文辦理。(三)B類：一般文書及經常性業(yè)務往來文書。(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經辦部門處理后歸檔。(五)其他類：與公司業(yè)務無直接關系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關部門參閱。第十條　收發(fā)文登記單(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復日期之先后次序整理，按日核對催辦。(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復日期之先后整理，以備隨時稽催督導用。(四)第四聯(lián)為經辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結案、未結案分類存查。(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權判行的文件，由收發(fā)人員轉送主管核閱后歸檔。第十一條 收(發(fā))文字號的制定管理(一)對外行文的字號：X1X2(X3)總字第○○○○號。X1X2為公司簡稱；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號。(含直屬部門)：X1X2(X3)X4字第○○○○號(X4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經理室制定管理)。：由各公司總經理室制定。(二)對關系企業(yè)行文的字號。、室、中心由總管理處總經理室統(tǒng)一制定管理。(三)收發(fā)文編號。業(yè)務接洽便函另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。Ⅱ.與外界來往文件第十二條 收文(一)登記、分文來文由收發(fā)人員拆封后，于收(發(fā))文登記單登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質判定文書類別、經辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。(二)文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件，應留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經辦部門主管核定要否答復及處理期限，記入收(發(fā))文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當天簽收后，夾放于分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。(三)文件交辦經辦部門主管將文件批交辦理時，應將經辦人姓名記入收(發(fā))文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導，第四、五聯(lián)連同文件交經辦人辦理。(四)文件處理，應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。、結果或復文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時，得以文書簽辦單補充，簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第五聯(lián)流程處理)，并填記預定保存期限及銷案或待復日期后連同來文(復文時需附復文稿)經呈判后打字、校對再轉送文書管理部門收發(fā)人員。經辦部門主管于文件判行后，將收(發(fā))文登記單第三聯(lián)抽出銷案。收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時：①如無需復文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經辦人。②如需復文者，將復文及復文搞送請監(jiān)印人員用印后，復文封發(fā)投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復者，則將第二聯(lián)依待復日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經辦人。經辦部門如業(yè)務需要，可以復文底本留存。、支票、匯票或其他有價證券等，經辦部門經辦人于接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。第十三條 主動發(fā)文(一)擬稿、登記經辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經辦部門、內容摘要、附件、經辦人姓名、預定保存年限及銷案或待復期限等欄，呈部門主管會核稿人員經判行，送收發(fā)人員編號，轉打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。(二)發(fā)文處理收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿收(發(fā))文登記單(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經辦部門主管，均依待復日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。第十四條 外界復文的處理收發(fā)人員及文書經辦部門收到外界復文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經辦部門接到復文時，主管應抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經辦人應于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。Ⅲ.關系企業(yè)來往文件第十五條 行文方式(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：，受文部門免辦收文手續(xù)。、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。(二)以業(yè)務接洽便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。(三)各類文書的行文，應就組織層級需要數量一次印發(fā)，避免逐級轉文重印延誤時效。第十六條 業(yè)務接洽便函之處理(一)發(fā)文經辦人發(fā)文時，應將接洽內容列記于業(yè)務接洽便函第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主