【文章內容簡介】 。 隨著計算機能力的增強，把供應商看作“外部工廠”的思想越來越重要。這就必須為供應商提供制訂其能力需求計劃的信息。使用ERP系統(tǒng)，能夠以相當長的展望期來做到這一點。 有的企業(yè)在幾個月前就把預期計劃轉化為供應商工作中心的標準工時。顯然，這意味著供應商的工藝線路已經存儲在客戶的計算機文件中。這對于自己沒有計算機系統(tǒng)的小供應商來說是特別適合的。 還有的企業(yè)甚至為其供應商發(fā)放日常派工單。過去只發(fā)給自己車間的派工單，現(xiàn)在也發(fā)給供應商，以保證供應商計劃的及時更新。這意味著供應商的工作中心數(shù)據(jù)均按工藝存儲在客戶的計算機文件中。 對客戶來說，向供應商提供有效的計劃日期是一件非常重要的事情。然而，在ERP出現(xiàn)之前，這卻是很困難的事情。一篇有關美國Tennant公司的文章談到，在使用ERP系統(tǒng)之前，檢查了4000份采購訂單，其中有3200份的需求日期是無效的。 采購部門所使用的“預定日期”并不表示真正的需求日期，所以不可避免地要出錯。例如安全庫存的使用即是如此。例如某項物料每周平均需要100件，安全庫存量為200件，這樣就把該項物料的預定日期從需求日期提前了兩周。安全庫存的使用改變了需求日期。如果該項物料的真正需求是在第13周，那么200件的安全庫存就把預定日期改變?yōu)榈?1周。 在計劃系統(tǒng)中留有一些緩沖的余地是有必要的。但是過去對安全庫存的使用卻掩蓋了真正的需求日期。 在采購活動中使用ERP系統(tǒng)并獲得成功的企業(yè)采取了不同的做法。它們向供應商提供最終的需求日期，如例的第13周。但它們和供應商有一個共同的約定，即正常的發(fā)貨應在第11周進行。對供應商的工作情況的檢測也在第11周進行。但客戶的采購部門和供應商始終知道什么是最終的需求日期。有效的需求日期是ERP系統(tǒng)的基石，它使 MRPⅡ系統(tǒng)成為采購活動的一種全新方法。 有效的需求日期也為做好某些以前特別難做的事情奠定了基礎。例如，檢測供應商的按時交貨率就是如此。在非正規(guī)系統(tǒng)之下，預定日期可能從開始就是錯誤的，而已隨著時間的推移會變得毫無意義。因此不能按這樣的日期檢測供應商的工作。使用ERP系統(tǒng)，供應商的按時供貨率可以明確地按計劃日期進行檢測，而且這已在許多企業(yè)中成為現(xiàn)實。 如果一個推銷員賣出價值五元的產品，企業(yè)能得到 ～。但是采購中每節(jié)約1元，企業(yè)所得到的稅前利潤就是1元。在有些企業(yè)里，采購成本是直接勞力成本的數(shù)倍。由此可見，采購活動對獲取利潤可以起到重要的作用。 有許多途徑可以降低采購成本。但最重要的是和供應商的明智的合作。有的企業(yè)和供應商共同設計了庫存委托方案。供應商要保持一定的庫存以保證按要求供貨，這些庫存的位置或者在供應商那里，或者在客戶那里，此時采用寄售的方式，即在使用了物料之后才付款。初看起來，似乎是把庫存負擔轉嫁到了供應商身上，但由于供應商有了穩(wěn)定的客戶訂單，延長了生產作業(yè)時間，從而使稍高的庫存投資獲得了相應的利潤。由此可以得到一個明確的啟示：如果客戶和供應商能夠很好地合作，它們就能找到使雙方都能獲益的方案。許多年前形成的一條經驗至今仍是采購活動中的一條真理，即從明智的客戶——供應商合作中可以獲得更大的利潤，這是任何訂貨批量公式都不可能做到的。過去，在客戶和供應商之間進行通信的典型過程如右圖所示 客　戶　　　　　　供應商銷　售采　購假定客戶的生產控制部門希望把預計　第四周收到的200件物料的訂貨提前到第三周生　產生　產這個信息首先傳遞到他們的采購部門，由采購人員把此信息傳遞給他們的生產控制部門。供應商的生產控制部門人員說：“我們不能提前一周給他們200件，他們真正需要多少呢？”再沿原來的路線把此信息返回到客戶的生產控制人員，生產控制人員告訴采購人員：“有50件我們就可以維持下去了”。采購人員又把此信息傳到供應商的銷售人員，然后再傳遞給他們的生產控制人員。生產控制人員確認他們可以做到，于是再把這個確認信息通過銷售人員和采購人員傳遞到客戶的生產控制人員。這實在是一個非常煩瑣的通信關系。那么，為什么在客戶的采購部門和生產控制部門之間必須有一個對應關系呢？原因就在于采購人員不能給出真正的需求日期，而必須由生產控制人員來提供。通過使用ERP系統(tǒng)，情況得到了改變，前面提到的采購計劃或稱供應商計劃成了客戶和供應商雙方的生產控制人員直接通信的工具，而采購人員則可以從煩瑣的事務中解脫出來，使他們有了更多的時間去選擇供應商，進行合同談判，價值分析，和工程部門討論標準化問題，等等。從而幫助他們把采購工作提高到一個前所未有的專業(yè)水平。這是把ERP系統(tǒng)用到采購管理的重要結果之一。四、 ERP與財務管理1“假賬真算”的成因過去的會計僅僅面向歷史，起著記錄的作用。通過這些記錄可以告訴廠長或經理們企業(yè)所走過的道路。雖然也試圖通過成本核算對生產管理的某些方面加以控制．然而多數(shù)企業(yè)沒有所需要的詳細計劃與控制手段。主要的問題在于，生產管理方面使用的各種數(shù)據(jù)是不準確的，而財務人員又必須使用這些數(shù)據(jù)，因而自然會導致更大程度的失真。 財務主管最擔心的一件事就是庫存盤虧，即通過年終盤點，發(fā)現(xiàn)賬記錄的庫存物料根本不存在。這種情況在企業(yè)中屢見不鮮。為什么會出現(xiàn)這種情況呢？庫存物品被盜在倉庫管理不完善的企業(yè)會有所發(fā)生，但顯然不是造成多數(shù)企業(yè)庫存盤虧的主要原因。真正的原因在于不能及時地收集、傳遞和記錄物料運動的信息。會計系統(tǒng)使用一套數(shù)據(jù)，而生產系統(tǒng)使用另一套數(shù)據(jù)，這兩套數(shù)據(jù)有的相同，有的不同。人們對這種現(xiàn)象已經司空見慣了，其原因首先在于沒有正規(guī)的生產管理系統(tǒng)可供使用；其次，生產管理人員也很難看到庫存盤虧對于財務報告的影響，因為他們根本就不使用這些數(shù)據(jù)。 市場如同戰(zhàn)場。要想在市場取勝，必須知己知彼，胸中有“數(shù)”。但是，如果生產管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)根本不準確，那么財務人員只得另搞一套。 過去，財務人員常常不得不重新編制某些數(shù)據(jù)，或者推算某些數(shù)據(jù)，比如在制品數(shù)量，因為他們手中實在沒有可以使用的真實數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在，企業(yè)有了好的工具——ERP系統(tǒng)可以把企業(yè)的生產和財務管理集成在一起。 有人說，由財務管理系統(tǒng)驅動生產管理系統(tǒng)非常困難，而由生產管理系統(tǒng)驅動財務管理系統(tǒng)則容易得多。這種說法是很有道理的。 年終庫存盤點就能說明這一點、如果就物料個體而言，可能很不準確，但在總體價值可能盈虧相抵，那么財務人員還是會滿意的。然而，電動機丟了，找到了變速箱，盡管它們價值相同，但在生產，它們根本無法互相取代。 應用ERP系統(tǒng)可以使情況發(fā)生根本的變化。MRP要求庫存物料逐項記錄的準確性達到95％以。由于個體是準確的；總體必然準確。根據(jù)庫存數(shù)量和預先規(guī)定的成本數(shù)據(jù)，核算庫存價值則是非常容易的事。 如果循環(huán)盤點做得好，則根本沒有必要進行年終盤點。循環(huán)盤點的優(yōu)點之一在于隨時發(fā)現(xiàn)問題，隨時解決問題，從而保證庫存記錄的準確性。 ERP系統(tǒng)需要有好的物料控制作為基礎。這對財務人員的工作自然也會大有好處。在有的企業(yè)中，車間庫位就在加工車床旁邊。當操作人員出了廢品時，很容易從庫位再取一個毛坯來進行加工。有的管理人員認為這樣可以節(jié)省時間，提高效率。但實際，這使得標準成本系統(tǒng)不可能正常運轉。因為廢品報告往往是不準確、不及時的，從而造成庫存虧損。 正確的做法是物料必須人庫，然后根據(jù)作業(yè)領料單領取物料。這樣出了廢品必然需要追加物料，而且必須報告廢品的數(shù)量。只有這樣，才能建立起有效的廢品報告、庫存記錄和準確的標準成本。為確保數(shù)據(jù)的完整性，加強對物料運動的控制極為重要。對生產系統(tǒng)如此，對財務系統(tǒng)也是如此。如果生產管理系統(tǒng)行之有效，財務人員完全可以利用它作為建立一個有效的財務系統(tǒng)的基礎。在成功地運行ERP的企業(yè)中，財務管理人員都會感到他們的工作效率提高了，他們很容易獲得生產方面的準確數(shù)據(jù)?！皶嫼怂恪币辉~若干年后可能不再使用。其原因正如一位會計主管所說：“我們能夠清楚地向公司領導說明企業(yè)已走過的道路，但卻難以告訴他們未來應當走的道路。 “財務計劃與控制”應當成為財務工作者的一項重要任務，他們必須與生產經營人員緊密配合，一道工作?？傆幸惶?，會出現(xiàn)一個既用產品度量單位也用貨幣單位計量的計劃部門來為企業(yè)高層管理提供計劃和控制信息。 生產管理人員的財務責任已毋容置疑。計劃人員應當對他們所管轄的生產線的庫存水平及有關數(shù)據(jù)的準確性負責。車間主任和工長們應該對自己的部門所處理的物料數(shù)量及其價值負責。財務人員也不再游離于生產經營活動之外，也不必再另外保持一套數(shù)字了，而是越來越成為企業(yè)生產經營管理隊伍中協(xié)調工作的一部分。 ERP將生產系統(tǒng)與財務系統(tǒng)集成為一體、關鍵的財務子系統(tǒng)將包括：總帳、應付帳款、工資管理、庫存事務處理和庫存狀態(tài)更新、成本管理、發(fā)票和應收帳款等。一旦實現(xiàn)了這些功能，管理人員將能從中獲得許多過去不可能得到的非常實際有效的數(shù)據(jù)——管理人員終于有了可靠的數(shù)據(jù)可以用來進行企業(yè)的經營管理。 　　 生產人員經常與財務人員發(fā)生爭執(zhí)，因為他們不知道財務人員的數(shù)字是從哪里來的，更不明白為什么與他們掌握的數(shù)據(jù)不一致。而財務人員同樣感到沮喪，因為他們呈報給級領導的關于計劃完成情況的數(shù)據(jù)經常與生產實際數(shù)據(jù)不符。然而，從根本講，生產人員與財務人員有著相同的基本處理邏輯。任何一位作過現(xiàn)金流計劃的財務人員一定很容易熟悉MRP的基本形式以及物料的現(xiàn)有量、毛需求、預計入庫量、預計可用量之類的術語。無論以物料計量單位表示也好，用貨幣單位表示也好，制造企業(yè)經營運做的基本邏輯是一樣的。