【文章內(nèi)容簡介】 主要是查看已歸檔的發(fā)文和收文。1． 發(fā)文流程發(fā)文的流程見圖31,現(xiàn)做以下補(bǔ)充說明：(1) 任一部門任一工作人員都可起草公文,即擬稿。擬稿初期可刪除文件。(2) 在擬稿以后提交給核稿人進(jìn)行核稿，核稿人可以是同級也可以是上級。(3) 對于核稿沒有通過的，核稿人可退回給擬稿人重新擬稿直到滿意為止，退回的同時(shí)給出核稿意見。(4) 核稿通過后提交給上一級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，并寫明審核意見；對于未能通過的公文審核人可退回給擬稿人，同時(shí)提出審核意見，令擬稿人做出修改。(5) 通過審核的公文提交給再上一級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)人寫明簽發(fā)意見后，由相關(guān)人員進(jìn)行發(fā)文處理。(6) 發(fā)文人在收到要發(fā)送的公文后，將上級領(lǐng)導(dǎo)的處理意見一并發(fā)給簽收部門，然后等待簽收部門簽收。(7) 簽收部門進(jìn)行簽收后，發(fā)文人將此公文歸檔。2． 收文流程同樣收文的流程見圖31,現(xiàn)做以下補(bǔ)充說明：(1) 簽收部門收到公文后首先簽收，并告知發(fā)文部門的發(fā)文人其發(fā)文已經(jīng)簽收，然后簽收人再將收文進(jìn)行登記。(2) 收文登記后交到擬辦人那里，擬辦人提出擬辦意見提交給上級領(lǐng)導(dǎo)閱批。(3) 上級領(lǐng)導(dǎo)閱批后提出閱批意見，按要求的承辦部門交給分辦人（秘書等）進(jìn)行辦理。(4) 分辦人根據(jù)承辦部門將公文及閱批意見一并提交到各承辦部門。(5) 承辦部門在收到公文后填寫承辦意見及辦理情況。(6) 如果承辦部門在超過一定時(shí)期后（比如7天）沒有做出反應(yīng)，分辦人進(jìn)行催辦。(7) 承辦部門辦理公文后，將此收文歸檔。 功能需求OA公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)作為辦公自動化系統(tǒng)的一部分，其重要性不言而喻。鑒于以往的辦公模式的不便，各企事業(yè)單位紛紛提出辦公自動化建設(shè)，其目的是要消除有紙公文帶來的不便捷，用電子公文取代之，以此提高工作效率。OA公文管理的功能是要實(shí)現(xiàn)公文從擬稿、核稿、審核等一系列收發(fā)過程的電子化。它要求以計(jì)算機(jī)電子文檔為載體，以計(jì)算機(jī)為處理和存儲工具，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其他數(shù)據(jù)通信介質(zhì)為傳達(dá)渠道的新的公文及公文處理形式。具有存儲體積小、檢索速度快、遠(yuǎn)距離快速傳遞及同時(shí)滿足多用戶共享等優(yōu)點(diǎn)，極大提高了辦公效率，以適應(yīng)不斷增長的業(yè)務(wù)要求。安全機(jī)制:由于辦公系統(tǒng)所處理的信息一般涉及企業(yè)的機(jī)密,而且不同的辦公人員在不同的時(shí)刻對辦公信息的處理權(quán)限也是不同的 ,因此安全性控制功能成為辦公系統(tǒng)得以投入使用的先決條件為了能夠保證消息的完整性、權(quán)威性和發(fā)送者對所發(fā)電子文檔的不可抵賴性 ,數(shù)字簽名技術(shù)是一項(xiàng)很好的選擇。使用簽名技術(shù)能夠較好的保證消息的完整性、權(quán)威性和防抵賴性。它具有手工簽名或印章一樣的功能 ,即:1)接收者能夠核實(shí)發(fā)送者對報(bào)文的簽名(即身份認(rèn)證) 。2)發(fā)送者事后不能否認(rèn)他對報(bào)文的簽名(即防抵賴) 。3)接收者不能偽造報(bào)文的簽名(即防偽造) 。本系統(tǒng)考慮到企業(yè)的規(guī)模和公文的機(jī)密程度采用 “消息摘要” (MD5)算法 ,對公文內(nèi)容進(jìn)行加密得到公文的消息摘要 ,公文的接收者根據(jù)收到的公文和消息摘要 ,從而驗(yàn)證公文的完整性。消息摘要算法的示意圖附圖文件1 所示功能整合:在本系統(tǒng)中融入了Excel和Word辦公軟件,大大為用戶辦公提供了更便捷更易于操作的擴(kuò)展功能的服務(wù)..流程自定義:公文流轉(zhuǎn)作為辦公自動化系統(tǒng)的核心, 公文件從收文或起草到歸檔 ,并在處室或部門之間逐級審批的流轉(zhuǎn)過程。而傳統(tǒng)的工作流程設(shè)汁 ,流程采用靜態(tài)管理 ,缺乏靈活性 ,不適合復(fù)雜變化的流程。本系統(tǒng)運(yùn)用通用流程設(shè)汁,流程采用動態(tài)管理,管理員只需根據(jù)公文類型來定義流程而不必編寫相應(yīng)的程序代碼 ,流程由程序動態(tài)管理。通過對公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的細(xì)致分析 ,發(fā)現(xiàn)流程中有些因素是不變化的 ,有些因素是變化的。在大型企業(yè)中 ,對于流程中審批領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)是相對不變的 ,而審批領(lǐng)導(dǎo)是變化的(因?yàn)殡S著時(shí)間的推移或公司的人事變動) 。因此系統(tǒng)按職務(wù)(崗位)定義各類型公文的流程,即根據(jù)公文的類型和起草人的職務(wù)定義不同的流程,作為OA(辦公自動化)子系統(tǒng)公文管理系統(tǒng)是以便于上下級很好的審批批文進(jìn)行定義的. 角色自定義::現(xiàn)在有四個(gè)角色,上下級分為四層等,那么再加一個(gè)角色使之擁有最高管理權(quán)限,. 系統(tǒng)性能要求為了使工作人員能正常對電子公文進(jìn)行一系列的操作，既達(dá)到傳統(tǒng)公文的目的，又利用信息電子化的優(yōu)勢解決傳統(tǒng)公文不能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，該公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須滿足以下的要求：高效穩(wěn)定，能夠滿足多人同時(shí)進(jìn)行公文操作，具有友好、簡潔的界面。由于該系統(tǒng)面向單位內(nèi)各類工作人員，他們的計(jì)算機(jī)操作水平參差不齊，設(shè)計(jì)開發(fā)系統(tǒng)時(shí)需本著“簡單易用”的原則，減少進(jìn)行系統(tǒng)使用培訓(xùn)的代價(jià)。對于公文流轉(zhuǎn)中各工作人員來說，只需掌握基本的計(jì)算機(jī)操作，便可完成整個(gè)電子公文從發(fā)文到收文、承辦的全過程。第4章 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì) 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu) 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，要滿足公文的發(fā)文過程，它包括擬稿、核稿、審核、簽發(fā)、發(fā)文、歸檔；還要滿足公文的簽收、登記、擬辦、閱批、分辦、承辦、催辦、歸檔這一收文過程。另外要求結(jié)合權(quán)限管理和檔案、人事管理等子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一個(gè)完善的辦公自動化系統(tǒng)。在前面的系統(tǒng)需求分析的基礎(chǔ)上，得到系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，具體見圖41：公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)發(fā)文模塊收文模塊擬稿核稿審核簽發(fā)發(fā)文歸檔承辦分辦閱批擬辦登記簽收催辦查詢圖41 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)庫Web服務(wù)器系統(tǒng)管理前臺客戶端客戶端客戶端網(wǎng)絡(luò)圖42 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖 公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)功能 發(fā)文管理 發(fā)文流程主要是各部門之間為協(xié)調(diào)和解決問題而進(jìn)行的一系列流程，要求本流程對發(fā)文的全過程進(jìn)行有效控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的發(fā)文流程管理。擬稿核稿簽發(fā)發(fā)文公文稿紙公文公文稿紙公文公文稿紙公文公文稿紙公文歸檔審核查詢編寫 發(fā)送 核稿 發(fā)送 審核 發(fā)送 簽發(fā) 發(fā)送 發(fā)文 圖43 發(fā)文流程圖發(fā)文流程主要包括：擬稿：在給定的電子公文擬稿表單上填寫相應(yīng)的內(nèi)容，這樣可以很輕松地完成公文的撰寫。核稿：擬稿人撰寫好公文后提交給核稿人，由核稿負(fù)責(zé)人進(jìn)行核稿，在核稿意見文本框中簽署核稿意見，然后提交給審核人或是由于初稿未能通過核稿而退回給擬稿人進(jìn)行修改。審核：核稿后的公文經(jīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)送審核負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核負(fù)責(zé)人在審核意見欄中簽署審核意見后，通過審核則提交給簽發(fā)人，未能則退回給擬稿人修改。簽發(fā)：審核通過的公文發(fā)往簽發(fā)負(fù)責(zé)人，由簽發(fā)負(fù)責(zé)人在簽署意見欄中簽署意見，并簽名，同時(shí)確定主送單位，然后發(fā)給發(fā)文人進(jìn)行發(fā)文處理。發(fā)文：由發(fā)文負(fù)責(zé)人（比如秘書）對簽發(fā)完畢的公文進(jìn)行發(fā)文，然后等到收文部門簽收后，將所發(fā)公文歸檔。查詢：可以按照多個(gè)條件進(jìn)行查詢，分為確切查詢和模糊查詢兩類。其中對已經(jīng)歸檔的公文可查詢按部門和公文類型分類的公文。 收文管理收文流程主要是處理收到上級部門及其它部門的公文，對收文進(jìn)行登記和維護(hù)，并提供查詢，同時(shí)對收文的全過程進(jìn)行有效控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的收文流程。 圖44 收文流程圖收文流程主要包括：簽收：簽收人對發(fā)文部門發(fā)過來的公文進(jìn)行簽收，同時(shí)反饋信息給發(fā)文人。收文登記：電子公文直接存入數(shù)據(jù)庫，然后發(fā)給擬辦人進(jìn)行擬辦處理。內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)：將公文信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳送到相關(guān)的部門，根據(jù)文件的性質(zhì)、保密程度與權(quán)限的不同，采用相應(yīng)的加密處理，對文件的辦理、傳閱、查詢等，應(yīng)按不同的級別和部門給以限定。擬辦：擬辦負(fù)責(zé)人接收到通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送過來的待擬辦公文后，由擬辦負(fù)責(zé)人直接在計(jì)算機(jī)上簽署擬辦意見，擬辦完成后，公文轉(zhuǎn)去閱批人那里。閱批：閱批負(fù)責(zé)人收到通過網(wǎng)絡(luò)傳來的待閱批的公文后，直接在計(jì)算機(jī)上簽署閱批意見，閱批完成后，公文傳給分辦負(fù)責(zé)人。分辦：分辦負(fù)責(zé)人收到閱批后的公文后，根據(jù)各承辦部門發(fā)到相應(yīng)的部門那里。承辦：當(dāng)承辦部門收到要辦理的公文后，由承辦單位或承辦人在承辦意見欄里填寫承辦意見辦理情況，完成后作收文歸檔處理。查詢：可以按照多個(gè)條件進(jìn)行查詢，分為確切查詢和模糊查詢兩類。其中對已經(jīng)歸檔的公文可查詢按部門和公文類型分類的公文。 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境為了保證系統(tǒng)運(yùn)行的效率和可靠性，該系統(tǒng)的運(yùn)行要求如下：1． 服務(wù)器硬件要求：CPU要求最低為PIII 800以上，建議配置P4 內(nèi)存要求最低為512MB，建議配置12GB硬盤要求最少為兩塊80G，建議配置120G以上2． 服務(wù)器軟件要求：操作系統(tǒng)：考慮到系統(tǒng)的易用性、界面友好性、安全性等方面，服務(wù)器端采用Windows 2003作為操作系統(tǒng)。主要用于提供集成網(wǎng)絡(luò)功能、內(nèi)部安全性、系統(tǒng)容錯(cuò)等服務(wù)。Web服務(wù)器：由于B/S的管理維護(hù)方便且容易掌握，(Microsoft Internet Information Server )主要用于提供WWW，F(xiàn)TP服務(wù)，并能訪問數(shù)據(jù)庫，提供動態(tài)信息服務(wù)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：要求為SQL Server 2005（企業(yè)版或標(biāo)準(zhǔn)版都可以）3． 工作人員用機(jī)軟硬件要求：要求CPU PIII800以上，建議為P4 1G；內(nèi)存最低為512MB，建議1GB要求操作系統(tǒng)必須為Windows 2