【文章內(nèi)容簡介】 保存在公文的“發(fā)文編號”區(qū)域里。（56）發(fā)文類型是由管理員創(chuàng)建，普通用戶可以選擇使用一種公文樣式類型。若為“XX發(fā)A類”如：慧點科技發(fā)A類，則新建的發(fā)文頁面，如圖32所示。若為“XX發(fā)B類”,如：慧點科技發(fā)B類，則新建的發(fā)文頁面，如圖33所示。a、新建發(fā)文類型部門的公文系統(tǒng)配置完之后（在【公文配置表】里配置），發(fā)文類型有兩個初始值：通常為“XX發(fā)A類”和“XX發(fā)B類”。管理員也可進入“發(fā)文類型”列表后，單擊該頁面上的“新建”按鈕，來新建發(fā)文類型，如圖311： 圖311“發(fā)文類型”：定義公文的顯示樣式是稿紙樣式還是公文樣式。該項是必須輸入項?！澳J流程”：為發(fā)文或收文定義一個默認的審批流程，還可以通過設置“啟用”和“禁用”決定是否啟用該默認流程?！白颖韱巍保憾x公文的顯示樣式，該字段的值為英文：若值為sfrmgaozh，即公文顯示樣式為稿紙樣式（或是A類公文類型），可參看圖39，若值為 sfrmgongwensx ，即為公文樣式（或是B類公文類型），可參看圖310。b、編輯發(fā)文類型公文文書進入發(fā)文管理的“發(fā)文類型”頁面中選擇一條發(fā)文類型記錄，打開即可進入編輯狀態(tài)；修改各項信息后單擊“確定”按鈕即可保存更改。c、刪除發(fā)文類型要想刪除發(fā)文類型，管理員可進入到“發(fā)文類型”列表選中某條記錄前的復選框，然后再點“永久刪除”按鈕，就可刪除該發(fā)文類型。（57）公文流轉(zhuǎn)審批起草好的公文可以保存，留待以后發(fā)送審批，也可以直接進入審批流轉(zhuǎn)。用戶起草完發(fā)文后，單擊下面的“流轉(zhuǎn)信息”標簽，切換到設置流轉(zhuǎn)信息頁面，如圖312：圖312（571）公文的流轉(zhuǎn)過程選擇流程：當起草人起草完發(fā)文，到設置流轉(zhuǎn)信息頁面，選擇文件的流轉(zhuǎn)方式為“選擇從流程定義中已設置好的流程”。（注：怎樣進行流程設置，請參見“流程定制工具”模塊的說明。）單擊“查找”按鈕，出現(xiàn)包含已經(jīng)定義并可用的所有流程的選擇框，選擇一個審批流程提交后，流程會按照流程定制中設定的過程進行流轉(zhuǎn)?！斑x擇是否催辦”：是公文當前審批人向下一審批人發(fā)起的催辦操作。如果選擇“是”，再選擇“辦復日期”，填寫“提前催辦天數(shù)”，如果到了提前催辦天數(shù)審批人還沒有審批，系統(tǒng)會自動發(fā)送提示郵件給審批人?！疤嵝选保捍税粹o只能部門文書可以看到和使用。公文開始流轉(zhuǎn)后，文書就可以看到此按鈕，并可通過此按鈕向公文的當前審批人發(fā)出催辦提醒。創(chuàng)建完的催辦單會在【催辦提醒】下保存。（572）流轉(zhuǎn)過程中審批人可以進行的操作流轉(zhuǎn)過程中審批人可以填寫審批意見和手寫批示，；起草階段不可以填寫審批意見和手寫批示；如果在流程定制中指定了某個環(huán)節(jié)可以“駁回”、“會簽”、“清稿”、“套打”和“蓋章”，則流轉(zhuǎn)到那個環(huán)節(jié)時，環(huán)節(jié)的審批人就有“駁回”、“會簽”、“清稿”、“套打”和“蓋章”的權限；只要公文處于起草環(huán)節(jié)，就可以重新選擇流程。不論公文是被撤回，或是駁回到起草環(huán)節(jié)。（573）流轉(zhuǎn)處理過程和處理完的狀態(tài)將發(fā)文表單提交給下一處理人后，文件起草人只可以查看發(fā)文單的處理狀態(tài)，不能再修改。（574）公文與【待辦事宜】的結合使用審批人可以到【個人事務】下的【待辦事宜】或是部門公文“公文查看”下面的“待辦公文”中查看正等待著審批人處理的發(fā)文，打開后填寫完審批意見和手寫批示后，提交下一處理人處理，這時該審批人就在“待辦公文”里看不到該發(fā)文表單了。當流程的所有環(huán)節(jié)都處理完了，流程自動結束。系統(tǒng)提示將發(fā)文發(fā)往管理員處由管理員進行下一步的處理。（575）公文流轉(zhuǎn)過程中“流程圖”的使用公文在流轉(zhuǎn)之后，審批人可以通過“流程圖”按鈕，動態(tài)展示該公文的流轉(zhuǎn)過程。點擊“流程圖”進入如圖313所示畫面： 圖 313“播放流程動畫”：單擊此按鈕后，就開始連續(xù)地自動演示公文的流轉(zhuǎn)過程。演示到某環(huán)節(jié)上時，可以看到環(huán)節(jié)的處理人名稱，指示線的顏色也隨之發(fā)生變化。如果公文是尚未流轉(zhuǎn)完的，動態(tài)演示只會演示到當前環(huán)節(jié)為止?！皶和！保簳和．斍暗膭討B(tài)演示。“單步播放”：鼠標單擊一下，動態(tài)演示就只演示一步?！巴Ｖ埂保和Ｖ巩斍暗难菔??！半[藏圖例”：單擊此按鈕后，就會隱藏畫面下方的說明圖例?！瓣P閉”：關閉當前演示畫面。（576）公文中IndiDocX的使用 公文中正文的下方都會有IndiDocX控件，協(xié)助公文的審批。如圖314： 圖314IndiDocX控件提供了以下功能：引入文檔，打開選中的文件，保存選中文件到本地，刪除選中文件，剪切選中文件到剪貼板，復制選中文件到剪貼板，粘貼剪貼板中的文件，大圖標，詳細資料，查看修訂記錄，關于，瀏覽批注，手寫原文批注，清稿，文件置頂，文件前移，文件后移，標識為重要文件。其中瀏覽批注，手寫原文批注，清稿這三項功能是需要安裝手寫控件才能使用和看到的。（在OA【常用信息】的“OA軟件安裝”下提供了安裝方式）“引入文檔”：從本地上傳文件到IndiDocX中，作為公文的附件?！按蜷_選中的文件”：打開選中的文件。也可以能過雙擊打開文件?！氨４孢x中文件到本地”：將選中的文件保存到本地?！皠h除選中文件”：公文流轉(zhuǎn)時，讀取流程文檔，當本環(huán)節(jié)可刪除IDX文件時可用。點擊后將選中的文件從公文中刪除?！按髨D標”：將引入的文檔，按照大圖標方式排列?！霸敿氋Y料”：將引入的文檔，按照詳細資料方式排列。“查看修訂記錄”：單擊此按鈕后會打開一個txt文件，里面記錄控件的修訂記錄?！瓣P于”：控件的版本信息?！笆謱懺呐ⅰ保簳{(diào)用EDI全文批注系統(tǒng)進行手寫批注?！盀g覽批注”：調(diào)用EDI全文批注系統(tǒng)瀏覽批注信息?！扒甯濉保呵宄囊郧暗膶徟圹E?！拔募庙敗保簩⑦x中的文檔排在第一位?！皹俗R為重要文件”：將選中的文檔標識為紅色，以示重要；可以將多個文檔標識為重要。 如果用戶安裝了IndiImage掃描軟件，在IndiDocX中還會看到“掃描文件”和“掃描圖片”這兩個按鈕，它們的功能如下：“掃描文件”：在公文中新加一個文件，這個文件來自于你用掃描儀掃描到的圖片?！皰呙鑸D片”：在選中一個tif格式文件時， 此按鈕可用，該按鈕的功能為在tif文件中新加一頁，該頁的圖片來自于用掃描儀掃到的圖片。如果流程定義中指定此環(huán)節(jié)的屬性是只讀，那IndiDocX中的文件也會被置成只讀屬性，不能被編輯；如果流程中指定此環(huán)節(jié)的屬性是可編輯的，那文件打開后就允許被編輯保存。（58）公文關聯(lián) 管理員在公文配置中對發(fā)文，收文，請示報告的數(shù)據(jù)庫選擇它所要關聯(lián)的數(shù)據(jù)庫，如下圖所示：圖315 起草一篇發(fā)文或?qū)倪M行審批時，在“審批意見”后選擇“公文關聯(lián)”，點擊“增加”按鈕，彈出一個搜索界面，輸入相應的搜索字段，就會在與本庫關聯(lián)的庫中搜到相關文檔，如下圖所示： 圖316選中要關聯(lián)的文檔，然后點擊“關聯(lián)”按鈕，會提示“成功關聯(lián)了X條文檔”。也可以對已關聯(lián)的文檔刪除。公文流轉(zhuǎn)過程中只有對關聯(lián)文檔有查看權限的處理人才能正常打開所關檔。（59）會簽選擇及會簽終止 若在流程定制中設置了某環(huán)節(jié)可以會簽，點擊“會簽”按鈕會出現(xiàn)會簽提交的界面：可以選擇“并發(fā)會簽”或“順序會簽”。公文現(xiàn)在只有并發(fā)會簽，在一些會簽過程中，其中一個部門需要參考另一個部門的意見的情況。順序會簽依次完成意見的填寫，在第一個部門填寫好意見提交后，為了方便其他人查看公文的流轉(zhuǎn)狀態(tài)情況，把信息反饋到主文檔中，同時對第二個部門發(fā)起會簽。第一個會簽部門接收公文，開始會簽，可以引入新的意見附件或者填寫意見。確認提交的動作首先把引入的新附件、填寫的意見反饋回去到主文檔，同時開始對第二個部門發(fā)起會簽。在會簽提交頁面，羅列出本部門所有人的會簽意見，管理員可以選擇其中的一些反饋到主文檔。在發(fā)放登記單中的標題上增加對主文檔的鏈接，點擊可隨時查看部門收文的流轉(zhuǎn)狀態(tài)。會簽的發(fā)起人，打開一片公文時，會出現(xiàn)“會簽終止”按鈕，對于已經(jīng)發(fā)起會簽的部門可以選擇終止某幾個或者全部的部門、個人。參與會簽人可以增加其他會簽人，在參與會簽人的審批公文界面會同時出現(xiàn)“會簽提交”及“會簽”按鈕。（510）正式發(fā)文及發(fā)文撤回管理員在導航樹部門公文類別下“公文查看”列表頁面中選擇一條處理狀態(tài)為“流程結束”的記錄進入發(fā)文正文，在該頁面上單擊“發(fā)文”按鈕后，該發(fā)文文檔會發(fā)送給相關人員和部門；同時后臺自動生成正式發(fā)文登記單。正式發(fā)文后的文檔會在“已發(fā)文”中顯示，點擊“已發(fā)文”就可以直接查看。對于已經(jīng)正式發(fā)文的公文，公文文書還可以通過“發(fā)文撤回”按鈕撤回該公文，編輯保存后再進行重新發(fā)文或不再進行發(fā)文。發(fā)文是否被撤回及其接收狀態(tài)可以在“發(fā)文登記單”下查看。登記單的頁面如圖317所示：圖317發(fā)放登記單記錄發(fā)文文檔的簡要信息和發(fā)送信息及撤回狀態(tài)。在收文模塊接收到發(fā)文文檔，并進行“接收”操作后，該發(fā)文登記單中該部門對應的發(fā)送狀態(tài)就會由“待接收”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙呀邮铡?。管理員可以通過查看發(fā)送狀態(tài)來檢查部門是否收到發(fā)文。已經(jīng)發(fā)文的公文，還可以通過公文主表單的“發(fā)文撤回”按鈕，撤回此公文，撤回后的公文其狀態(tài)自動標識為“正式發(fā)文撤回”。撤回的原因可以有：發(fā)錯部門或人員，少發(fā)部門或人員，公文需要補充些內(nèi)容再次發(fā)文等。例如某份已經(jīng)發(fā)文的公文，主送單位有人事部，政務部，業(yè)務辦公室三個部門，如果想撤回人事部的此公文，可以單擊“發(fā)文撤回”按鈕，然后在出現(xiàn)的部門樹中將人事部一項刪除掉，“確定”后，返回到公文主表單，在“主送單位”域里還可以看到有人事部一項這個值，但到“發(fā)放登記”中打開此公文，就會發(fā)現(xiàn)關于人事部一項的接收狀態(tài)已經(jīng)是“已撤回”。 發(fā)布后，需要發(fā)布給整個公司看，如果下發(fā)到各部門，文書接收后普發(fā)功能，發(fā)文結束后可以通過點擊“發(fā)布到電子公告”按鈕，發(fā)布到電子公告中。（511）上報發(fā)文打開處理狀態(tài)為“流程結束”的文檔打開后，點擊“上報”按鈕，進入上報頁面如圖318：圖318點擊“選擇”按鈕，選擇上報部門，選擇是否郵件、短信通知，填寫完畢后，點擊“確定”按鈕。上報后的發(fā)文，顯示在“已上報”信息列表中，直接點擊“已上報”就可以查看上報的發(fā)文。（512）歸檔正式發(fā)文和上報的發(fā)文可以直接點擊“歸檔”按鈕，進行歸檔處理。歸檔后的發(fā)文會顯示在“已歸檔”信息列表中，同時會復制一份文檔到“檔案庫”。點擊“已歸檔”可以直接查看已經(jīng)歸檔的發(fā)文文檔。已歸檔下的“發(fā)布范圍”指定公文的查看范圍，范圍內(nèi)的人員可以到其部門下的“已歸檔”查看相關公文。（513）信息的刪除如果要想刪除某個信息，那么管理員可以在各個信息列表中選擇要刪除的信息前的復選框后，單擊“永久刪除”按鈕，該信息將被刪除?；蛘咭话阌脩艨梢赃M入自己建立的未進入審批的編輯頁面中，然后單擊“刪除按鈕，該信息將被刪除。（514）檢索信息本模塊提供了“快速搜索”和“高級搜索”兩種檢索方式，可以讓用戶方便、快捷地查看發(fā)文信息“快速搜索”提供的是模糊查詢的方式，用戶不需要設定任何查詢條件，只需要輸入要查詢的關鍵字即可?！案呒壦阉鳌敝锌梢远ㄖ撇樵儣l件，進行精確的查詢。在檢索頁面中可以選擇檢索方式、檢索條件以及多種檢索條件同時進行檢索。在該頁面中選擇檢索方式后再輸入檢索條件關鍵字，單擊添加條件，可以添加多個檢索條件，然后單擊“確認”按鈕，如果有符合條件的文檔，則出現(xiàn)搜索出來的文檔信息，如果沒有符合條件的文檔，則系統(tǒng)提示“沒有找到符合條件的文檔！請重新查詢！”。如果要重新查詢，輸入其它的關鍵字后再進行檢索。（515）個人常用審批語維護公文審批中每個人都會有各自的常用審批語，在這一版中已經(jīng)增加了各自對自己常用審批語的維護功能，在審批意見選項卡的常用語行可以看到兩個按鈕“保存成常用審批語”和“刪除常用審批語”，通過這兩個按鈕我們可以自己增加自己的常用審批語和刪除自己的常用審批語。如圖319所示為增加常用審批語 圖319如圖320所示為刪除常用審批語 圖3204. 收文管理（1） 功能描述【收文管理】模塊用來對收文進行系統(tǒng)的管理，使整個收文的處理過程實現(xiàn)了電子化審批，實現(xiàn)了從收文登記、流轉(zhuǎn)審批直到正式收文的全部功能。（2） 操作過程（21）收文登記模塊管理員進入收文管理頁面，頁面顯示如圖41：圖41選擇狀態(tài)為“待接收”的記錄，打開出現(xiàn)“公司收文單”頁面，如圖42：圖42如果此時單擊“退出”按鈕，系統(tǒng)將只保存收文登記文檔并為可編輯狀態(tài)，用戶可以以后再編輯該文檔；單擊“保存并退出”按鈕，系統(tǒng)將同時保存附件文檔（為不可編輯狀態(tài)）和收文文檔（可編輯，用戶可以再進行編輯或提交審批）；“主題詞”的功能與發(fā)文的一樣，可參考發(fā)文中的“主題詞”說明。點擊“接收”，此文檔將顯示為“已接收”狀態(tài)，并且顯示在“收文登記”視圖下，點擊后頁面顯示如圖43：圖43填寫（或讀取）“主題詞”、“來文份數(shù)”、“來文字號”完畢后，點擊“保存退出”。如果沒有填寫“主題詞”頁面會彈出“請?zhí)顚懼黝}詞”信息，如果“來文份數(shù)”沒有填寫或填寫“空格”，頁面會提示“文件份數(shù)有誤，請輸入數(shù)字”等信息以示警示。“收文號”是自動編號的，取自于收文的“編號維護”。（注：關于編號的使用可參考發(fā)文中的“編號維護”說明。）如果要刪除此收文信息，直接點擊“刪除”按鈕，就可把此信息刪除。（22）待辦公文該目錄下存儲所有正等待文書處理的公文，