【正文】 選擇“簽名是否帶日期”為“是”時，則記錄處理人時將接上簽名時的日期。■是否郵件通知本環(huán)節(jié)處理人：選擇“是”，將此公文以郵件的形式發(fā)給下一環(huán)節(jié)的處理人?！鍪欠穸绦磐ㄖ经h(huán)節(jié)處理人：選擇“是”，將此公文以短信的形式發(fā)給下一環(huán)節(jié)的處理人?！鍪欠癫块T會簽（部門處理）：如果選擇“是”，則在實際的公文流轉相應環(huán)節(jié)中會出現(xiàn)“會簽（或部門處理）”按鈕，可根據實際情況進行部門會簽（或部門處理）操作。（注：起草部門與會簽部門人員之間的意見必須已經達成一致，才能將發(fā)文文稿和各會簽部門的人員的意見上報到給發(fā)文文書，由發(fā)文文書填寫發(fā)文登記單并進行正式發(fā)文）。■是否將部門會簽意見填寫到域中：如果選擇了是，就需要在“選擇要寫入的域”對應的選擇框中選擇預先在“寫入域定義”中定制好的中文域名?！鍪欠褡詣哟_定：選擇“是”，公文流轉過程中的提交確定頁面，不需要點擊“確定”按鈕，確定頁面自動提交?！鎏幚頃r限：增加了對該環(huán)節(jié)處理時限的設定，配合待辦事宜的紅綠燈使用，若該環(huán)節(jié)超過了處理時間，則在待辦事宜中會以紅燈顯示。■提交環(huán)節(jié)號產生方式：兩個選項，選擇“現(xiàn)在指定”下面顯示“提交環(huán)節(jié)號”，選擇“按條件指定”下面顯示“設置條件”和“不滿足以下條件提交環(huán)節(jié)號”。環(huán)節(jié)號：如果選擇“現(xiàn)在指定”，就可以到“提交環(huán)節(jié)號”中定義要跳轉到的環(huán)節(jié)。如果選擇“按條件指定”，就會出現(xiàn)“不滿足以下條件提交環(huán)節(jié)號”輸入要跳轉到的環(huán)節(jié)。提交環(huán)節(jié)號：可以是一個，也可以是多個環(huán)節(jié)號。若提交環(huán)節(jié)號為9999，就認為是審批流程結束。多個環(huán)節(jié)號之間需要用逗號（英文的）隔開。不滿足以下條件提交環(huán)節(jié)號：不滿足“設置條件”中的條件時，提交到某個環(huán)節(jié)。設置條件：點“增加”按鈕在條件分支頁面設置條件及滿足該條件要提交的環(huán)節(jié)號，可以通過“刪除”按鈕來刪除不需要的條件。如果設置了多個條件，程序將按著條件創(chuàng)建的先后順序來判斷。條件分支頁面中的判斷條件需要先在“條件域定義”中定義好。此環(huán)節(jié)設定好后，進入下一環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)完成后點擊“保存退出”按鈕保存該流程。保存后的流程會顯示在“流程定制”列表中。“查看流程圖”的功能是動態(tài)演示流程的流轉過程。在定義流程的時候，也可以通過此按鈕查看流程的定義情況。（36）編輯已有流程在流程定制中打開一個已存在的流程，然后可以分別對流程中的各個環(huán)節(jié)的內容分別進行修改，當要修改的流程修改完畢后單擊“保存退出”按鈕，修改后的流程信息將保存到“流程定制”的列表中。增加節(jié)點：在當前環(huán)節(jié)或尚未流轉到的環(huán)節(jié)增加節(jié)點，公文都會按照增加后的節(jié)點進行流轉。刪除節(jié)點：如果刪除的節(jié)點是還未流轉到的，那公文就會按照刪除節(jié)點后的流程進行流轉。如果刪除的節(jié)點是已經流轉過的節(jié)點或是當前節(jié)點，公文就會流轉結束。若公文被當前節(jié)點（已經刪除的節(jié)點）駁回之后再提交，提交之后公文是按照新的流程定義流轉。若駁回的環(huán)節(jié)也被刪除，系統(tǒng)會給出提示流程有錯誤，駁回操作會不成功，但公文管理員可以通過“文書撤轉”功能重新指定要流轉的環(huán)節(jié)。（37）拷貝流程此功能主要是為了增加流程的復用性，當流程之間的差別不是很大，就可以通過拷貝流程快速創(chuàng)建一個副本流程，再對副本流程進行少許修改就會成為一個新的流程?？截惖奖編欤涸凇傲鞒潭ㄖ啤币晥D下，選中某個流程前的復選框，然后再單擊“拷貝到本庫”按鈕，就會在當前流程定義庫創(chuàng)建一個所選擇流程的副本流程?？截惖狡渌鼛欤涸凇傲鞒潭ㄖ啤币晥D下，選中某個流程前的復選框，然后再單擊“拷貝到其它庫”按鈕，出現(xiàn)流程數據庫選擇窗口，選擇要拷貝過去的流程定義庫，單擊“確定”即在所選流程定義數據庫中創(chuàng)建一個所選擇流程的副本流程，如圖28所示。 圖28副本流程的默認命名方式為原流程名稱+拷貝次數+拷貝，即如果原流程為：圖書審批流程，它的第一個副本流程名稱就為：圖書審批流程（1）拷貝。如果不想使用默認名稱，也可以在副本流程創(chuàng)建成功后再單獨修改名稱。（38）刪除流程單擊流程庫中的“流程定制”鏈接，進入“流程定制”視圖，選中流程列表中流程前的復選框，然后單擊頁面下部的“永久刪除”按鈕或者進入流程查看頁面后單擊“刪除”按鈕，就可以將該流程刪除。（39）檢索本模塊提供了“快速搜索”和“高級搜索”兩種檢索方式，可以讓用戶方便、快捷地查看相關信息?！翱焖偎阉鳌碧峁┑氖悄：樵兎绞?，用戶不需要設定任何查詢條件，只需要輸入要查詢的關鍵字即可?！案呒壦阉鳌敝锌梢远ㄖ撇樵儣l件，進行精確的查詢。在檢索頁面中可以選擇檢索方式、檢索條件以及多種檢索條件同時進行檢索。在該頁面中選擇檢索方式后再輸入檢索條件關鍵字，單擊添加條件，可以添加多個檢索條件，然后單擊“確認”按鈕，如果有符合條件的文檔，則出現(xiàn)搜索出來的文檔信息，如果沒有符合條件的文檔，則系統(tǒng)提示“沒有找到符合條件的文檔！請重新查詢！”。如果要重新查詢，輸入其它的關鍵字后再進行檢索。3. 發(fā)文管理（1）功能描述發(fā)文管理包括企業(yè)內部自行起草的公文發(fā)文，也包括上級來文在企業(yè)內部的轉發(fā)。企業(yè)內部的發(fā)文管理包括企業(yè)內部的發(fā)文起草、發(fā)文審批，向各部門的發(fā)文登記、正式發(fā)文、發(fā)文撤回、查詢功能。對于請示類的公文，要求批復意見單獨行文，系統(tǒng)并能將相應的請示、批復之間建立關聯(lián)。（2）崗位設定 （3）操作權限發(fā)文文書負責來文的整理、編號、填寫正式發(fā)文登記單、已發(fā)公文的撤回和發(fā)文選擇不定流程時中斷流程進行正式發(fā)文。每個用戶都可以填寫發(fā)文內容文檔，但是發(fā)文文檔最后將由發(fā)文文書進行正式發(fā)文。當前環(huán)節(jié)執(zhí)行人可以編輯、審批處理發(fā)文；上一處理人可以撤回文檔。任何審批人都可以執(zhí)行“撤回”操作，只要公文沒有被其他審批人保存過就可以，公文一旦被審批人編輯保存過就不能再被撤回。發(fā)文文書可以刪除所有發(fā)文公文，而一般用戶除了能刪除自己正在起草的發(fā)文文檔外不能刪除其他任何發(fā)文文檔。發(fā)文代辦人是在委托辦理模塊里由用戶自己指定。系統(tǒng)管理員可以定制流程、創(chuàng)建、編輯發(fā)文表頭、印章樣式模板，而發(fā)文文書可以創(chuàng)建、編輯發(fā)文表頭、印章樣式模板。“打印”功能：公文的審批人，公文管理員，還有收到公文發(fā)文通知的用戶都能“打印”公文。公文審批人在對公文編輯過后，必須保存才能把新更新的內容打印出來。（4）查看權限發(fā)文公文流轉過程中，發(fā)文起草人和審批過的人可以查看公文的各個狀態(tài)。當前環(huán)節(jié)執(zhí)行人只能查看發(fā)文公文的當前狀態(tài)。發(fā)文代辦人將擁有發(fā)文管理中用戶給他的審批權限。系統(tǒng)管理員和發(fā)文文書可以查看發(fā)文公文的各個狀態(tài)。公文流轉結束后，發(fā)文文書進行正式發(fā)文后，被指定下發(fā)范圍的用戶可以在導航樹的【公文閱覽】下查看和刪除公文（系統(tǒng)管理員除外，他可以看到所有的發(fā)文）。（5） 操作過程（51）發(fā)文文書模塊管理員進入發(fā)文管理模塊，頁面顯示如圖31：圖31發(fā)文文書在【公文配置】模塊進行設置，這里不再敘述。（52）起草及流轉發(fā)文用戶進入“公文查看”模塊新建發(fā)文。注意：新建發(fā)文之前需要先創(chuàng)建“紅頭樣式”、“印章樣式”、“編號維護”和“發(fā)文類型”，具體操作可到相關模塊下查看。a、新建發(fā)文每一個用戶都可以新建發(fā)文，用戶進入“公文查看”模塊，在頁面右側的狀態(tài)列表里選擇除“待辦公文”外的其他任何狀態(tài)，然后單擊“新建”按鈕，則新建的發(fā)文頁面，如圖32： 圖32 “用紅頭創(chuàng)建”：點“用紅頭創(chuàng)建”按鈕彈出“選擇紅頭”頁面，選擇紅頭樣式，輸入文件名稱后，點“確認”將自動創(chuàng)建一個空的word文件，可以用來書寫公文。紅頭樣式需要在“紅頭樣式”中事先定義。“密級”分為普通，秘密，機密，絕密?！熬徏薄被颉熬o急程度”分為普通，急，緊急，特急。這里的設置將影響待辦事宜紅綠燈顯示“核稿”，“擬稿人”，“擬稿單位”，“主送”，“抄送”，“抄報”都是從通訊錄中選擇部門或人員，當發(fā)文發(fā)布后，分別給部門的部門秘書或選擇的人員發(fā)送郵件通知?！鞍l(fā)送人員”指定該份公文的接收人員。接收人員的來源有兩種方式：“查找”和“選擇個人群組”?！安檎摇敝械闹凳寝k公系統(tǒng)中的所有注冊用戶?！斑x擇個人群組”里的值在“部門角色（個人群組）定義”中事先定義的。指定了發(fā)送人員后，該發(fā)文就會傳送到相應部門的收文人員手中?！爸魉停ㄖ魉蛦挝唬保褐付ü牡慕邮詹块T。點開“查找”后會有兩項選擇：部門和部門群組。“部門”列出了公文配置庫里所有收文庫的部門信息，“部門群組”則是在“公文配置”中事先定義的，指定了要接收該份公文的群組部門。“外單位”：公文的接收單位不是辦公系統(tǒng)中的單位，可以通過此方式手動輸入或是選擇一個外單位?！巴鈫挝弧庇袃煞N產生方式：管理員在發(fā)文庫的“配置外單位”視圖下新建外單位，創(chuàng)建完的外單位供部門內人員選擇使用；手動輸入，當管理員創(chuàng)建的外單位不包含自己想要的單位，就可以在外單位頁面新創(chuàng)建一個。外單位因為是辦公系統(tǒng)之外的單位，因此在“發(fā)文登記”中不記錄該公文的接收狀態(tài)。在主表單有此域，主要是起記錄作用?！皹祟}”和“份數”及發(fā)文附件需要手動添加。“主題詞”的功能是從“標題”中提取重要的關鍵字/詞。單點“主題”后面的“提取”按鈕，就會從“標題”中提取一些重要的關鍵字（詞），來作為文件的簡明標題和關鍵信息，以方便日后查詢和檢索?！爸黝}詞”需要事先在Notes數據庫里錄入關鍵詞（數據庫文件名為：應用路徑/）。填寫完以上內容，單擊“保存退出”按鈕，發(fā)文起草完畢。保存或提交一次后，能看見該發(fā)文表單的人才可以正常使用打印功能。b、編輯發(fā)文當用戶新建的發(fā)文還沒有進入流程審批階段，那么用戶可以重新編輯該發(fā)文。即用戶選擇狀態(tài)為“正在起草”的發(fā)文文檔進入編輯，修改發(fā)文信息后單擊“提交”按鈕即可。c、刪除發(fā)文如果要想刪除某個公文，那么管理員可以在公文列表中選擇要刪除公文前的復選框后，單擊“直接刪除”按鈕，該公文將被刪除。或者一般用戶可以進入自己建立的未進入審批環(huán)節(jié)的公文編輯頁面中，然后單擊“刪除”按鈕，該公文也能被刪除。d、 選擇流程開始公文流轉起草公文填寫完正文部分內容后，在IndiDocX的“流轉信息”選擇一個要使用的流程，然后點“提交”，公文就會根據流程的定義提交到下一處理人，開始了審批流程，直至流程結束。（53）發(fā)文紅頭樣式當發(fā)文的審批流程結束后，管理員將根據該發(fā)文的審批意見情況決定是否進行正式發(fā)文。在進行正式發(fā)文時需要選擇發(fā)文紅頭樣式。即在發(fā)文正文中顯示紅頭樣式。a、新建紅頭樣式只有管理員才能新建紅頭樣式。單擊“紅頭樣式”進入頁面后，單擊“新建”按鈕，如圖33：： 圖33填寫“樣式標題”，“排序號”，“簡要說明”，上載包含紅頭樣式的word文件，最后單擊“提交”按鈕，該發(fā)文樣式將被保存，并在選擇發(fā)文樣式中的下拉框中顯示該發(fā)文樣式。如果要更換發(fā)文樣式，可以在此視圖下編輯或者新建、刪除發(fā)文樣式文檔。b、編輯紅頭樣式管理員進入發(fā)文管理的“紅頭樣式”頁面中選擇要修改的紅頭樣式信息進入編輯狀態(tài)，修改紅頭樣式信息后單擊“提交”按鈕即可。c、刪除紅頭樣式如果要刪除紅頭樣式文件，只要在要刪除的信息前面打勾，點擊“永久刪除”就可以刪除此信息。（54）印章管理蓋章操作一般也是在審批流程過程中或者結束后，由管理員選擇相應的印章添加到發(fā)文主文檔中。a、新建印章樣式只有管理員才可新建印章樣式。單擊“印章樣式”進入頁面后，單擊“新建”按鈕進入新建頁面，如圖34：圖34在新建印章樣式的頁面上，填寫“印章標題”、“排序號”、“簡要說明”，如果需要還可以在“使用范圍”中選擇當前印章的使用人員范圍內，如果不指定范圍默認是全部人員都可以使用該印章；然后上載包含印章式樣的word文檔，點擊“提交”按鈕來保存當前印章式樣。b、編輯印章式樣發(fā)文文書進入發(fā)文管理的“印章樣式”頁面中選擇一條印章樣式記錄，即可進入印章式樣的編輯狀態(tài)；修改印章樣式信息后單擊“提交”按鈕即可。c、刪除印章樣式要想刪除某個印章樣式，管理員可進入到“印章樣式”列表選中某條記錄前的復選框，然后再點“永久刪除”按鈕，就可刪除該印章樣式。d、印章樣式的使用在允許蓋章的審批環(huán)節(jié)，點擊蓋章按鈕。在打開的word上將印章移動在相應的位置，用鼠標右擊該印章，選擇文檔簽章，將該印章由藍色變?yōu)榧t色，此蓋章結束。（55）編號維護編號操作一般是在公文審批流程過程中或者結束后，由公文文書選擇將編號添加到發(fā)文主文檔中。a、新建編號編號除了在公文中允許手動填寫外，也可以在公文外事先創(chuàng)建編號樣式，在通過公文的“編號”按鈕，加到公文上。只有管理員才能新建編號樣式。單擊“編號維護”進入列表頁面后，單擊“新建”按鈕，出現(xiàn)公文編號單頁面，如圖39：圖39“字號樣式”，“年度”和“流水號”是必須輸入項，輸入完這些信息后，會自動生成“最新字號”。年度的值為系統(tǒng)的當前年份。可以設置編號長度，若最新流水號長度小于此值，則在前面補零?？梢赃M行“大流水編號”，即在字號樣式處同時設置幾個樣式，并用逗號隔開，如“公司發(fā)文，公司收文，公司請示報告”對于這幾個樣式進行統(tǒng)一編號，即當選擇了“公司發(fā)文8號”后，其余的兩個樣式就不能再選擇8號了。當刪除了一篇已編號的公文時，可以通過對“漏號”的編輯，進行補號，這樣可以充分利用編號資源。b、編輯編號式樣公文文書進入發(fā)文管理的“編號維護”頁面中選擇一條編號記錄，打開即可進入編輯狀態(tài)；修改編號信息后單擊“提交”按鈕即可。c、刪除編號式樣要想刪除編號，管理員可進入到“編號維護”列表選中某條記錄前的復選框，然后再點“永久刪除”按鈕，就可刪除該編號。d、編號的使用單擊公文頁面上的“編號”按鈕出現(xiàn)編號選擇列表，如圖310：圖310選擇一個編號樣式后，公文的編號值就以該編號樣式的最大流水號為起點加1，就是當前公文的編號，編號的值將