成功會議關(guān)鍵之策劃(編輯修改稿)
2025-07-15 08:46 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 與旅游活動(dòng)是緊密聯(lián)系、相互滲透的，但絕不是簡單的等同或包容的關(guān)系；其三，會展活動(dòng)和旅游都有一個(gè)共同的特征，即服務(wù)對象的異地流動(dòng)性，這為兩者在具體運(yùn)作上的合作提供了基礎(chǔ)條件。因此，會展業(yè)和旅游業(yè)之間可以談對接或互動(dòng)，但絕不能劃等會議常見的幾種類型■研討會議研討型會議通常專業(yè)性較強(qiáng)，參與的人數(shù)不是很多，除非是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)討論，一般不會超過100人。這類研討會的關(guān)鍵點(diǎn)是會場及地點(diǎn)選擇。會場——除一般性的主會場外，通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外，其他座位應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風(fēng)應(yīng)該每個(gè)座位都有——除非人數(shù)小于15人。關(guān)于地點(diǎn)，通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點(diǎn)，最好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會所——應(yīng)當(dāng)滿足夜間娛樂休閑、團(tuán)隊(duì)精神訓(xùn)練、場景變換、交通相對方便等要求。■培訓(xùn)會議培訓(xùn)會議也是專業(yè)型會議，通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質(zhì)外，更多的是技能交流及知識傳授，所以培訓(xùn)會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外，應(yīng)該還有各類拓展訓(xùn)練設(shè)施或者場地，可能的話還應(yīng)該有高品質(zhì)的休閑放松場地。培訓(xùn)會議的關(guān)鍵點(diǎn)：場地、培訓(xùn)設(shè)施及培訓(xùn)師。■社團(tuán)會議社團(tuán)會議通常為純會議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團(tuán)會議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會舉行。舉行此類會議，表決設(shè)施、現(xiàn)場會員排序及會場控制是關(guān)鍵。作預(yù)算的時(shí)候應(yīng)當(dāng)考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。■公益性/技術(shù)性論壇此類會議多為公開性會議，系列分會將是此類會議的特點(diǎn)，所以會議場所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場，對會議設(shè)施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外，如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求，那么會務(wù)交通就成為需要重點(diǎn)考慮的內(nèi)容?！鲇嗀浗涣鲿h此類會議實(shí)際上兼有展覽性質(zhì)，因此會場的要求相對特別。理想的場地應(yīng)該是專門的展覽館或者會展中心，帶有商務(wù)會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會，可以設(shè)立在大型商務(wù)型酒店。組織或者代理此類會議的關(guān)鍵點(diǎn)是：場地選擇、會場控制、展覽布置。為什么要召開會議？為什么要召開會議？會議是人們懷著各種不同的目的聚集在一起的活動(dòng)，有規(guī)模和長短之分。人們出于各種各樣的目的主辦或參加會議，為了能成功的舉行一個(gè)會議，吸引大眾或特殊的目標(biāo)團(tuán)體參加，那么一個(gè)完美的會議是絕對少不了一個(gè)周密的策劃，與會者在參加過一個(gè)策劃周密的會議之后才能帶著滿意離開?？梢姇h策劃的重要性在舉行會議中起著舉足輕重的作用?！? 那么策劃一個(gè)會議的要素是什么？一個(gè)完善的會議策劃主要包括幾個(gè)要素：會議策劃會議的策劃必須反映出會議目標(biāo)及與會者的特點(diǎn)。雖然這里看似理所當(dāng)然，但是會議主辦者卻往往從策劃開始入手。主辦者準(zhǔn)備開某個(gè)會議，覺得該會議很有意義，于是要求承辦者策劃出一個(gè)方案，因?yàn)椴邉潟h需要做很多工作，而一個(gè)人是不能獨(dú)立完成的。那么策劃這個(gè)會議的成員一定要求有豐富的經(jīng)驗(yàn)、策劃能力和清醒的頭腦來完成這個(gè)策劃項(xiàng)目。 策劃要素會議策劃有諸多要素：會議目標(biāo)、人選和會議的運(yùn)做。要使會議成功，就必須使這三個(gè)要素彼此一致。目標(biāo)：策劃委員會要有一個(gè)具體的目標(biāo)，對策劃委員會的要求是否有書面落實(shí)？策劃委員會的各個(gè)操作領(lǐng)域是否有具體的指派？策劃委員會與承辦者之見的關(guān)系是否明確？策劃委員會應(yīng)想誰負(fù)責(zé)？會議結(jié)束時(shí)委員會合時(shí)結(jié)束使命？人選：策劃委員會的成員是否要從主辦組織內(nèi)部選?。坎邉澪瘑T會成員是志愿者還是指派？是否存在選擇策劃委員會成員的現(xiàn)成過程？運(yùn)做：策劃的預(yù)算，前期是否進(jìn)行會場實(shí)地考察？成員多久聚會一次？是否負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)評估？是否要建立一定的人際關(guān)系？工作過程是否要被紀(jì)律下來以備將來會議參考。以上等等因素共同決定了一個(gè)完整的會議的進(jìn)行！可見會議的策劃是何等的重要。職責(zé)分配職責(zé)的分配是使會議井然有序的基本條件，在會議舉辦前就應(yīng)該對其分好工；會議主辦者、承辦者和策劃委員會的職責(zé)擬定表 工作 主辦者 承辦者 策劃委員會 確定會議目標(biāo) D MR MR 會議選址 D MR MR 定義與會者人群 D NA MR 確定會議持續(xù)時(shí)間 MR NA D 確定會議日期 D MR MR 調(diào)配資源 NA R D 選擇后勤人員 NA MR D 批準(zhǔn)預(yù)算 D R MR 代碼： MR=提出建議 R=處理 D=決策 NA=無關(guān)通過上面的概況介紹，大家對會議策劃和實(shí)施都有了明確的認(rèn)識，會議策劃的重要是所有會議必要條件。會議流程介紹★準(zhǔn)備工作 1 接到會議（會展）意向后，合理報(bào)價(jià)立即回復(fù)，并提出我方的合理化建議。2 可為客戶進(jìn)行會議(會展)的設(shè)計(jì)與策劃服務(wù)。3 根據(jù)要求預(yù)定酒店，會議（會展）場地、車輛等。4 準(zhǔn)備會務(wù)用品：代表證、會徽、紀(jì)念品。5 提供公關(guān)禮儀、文秘、翻譯服務(wù)，代租會務(wù)所需設(shè)備。 ★會議接待 1 會議（會展）場所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設(shè)備測試等。2 按客戶需要安排接送與會賓客，協(xié)助會務(wù)組辦理賓客簽到等工作。3 會議用餐及宴會安排。4 會后旅游、娛樂考察等活動(dòng)。5 提供返程飛機(jī)票、火車票。 一般而言，作為專業(yè)的會展公司承接/代理各類會議及展覽，大多經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)： 策劃 作為專業(yè)的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、招展企劃、會議回執(zhí)等等。咨詢 在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會展交通流程、接待流程等?？疾?
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