【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 公式“=A2*B2”，如圖124所示。圖124 直接輸入公式按Enter鍵，或單擊編輯欄中的【輸入】按鈕，則可在C4單元格顯示計(jì)算結(jié)果。當(dāng)用戶不能確定函數(shù)的拼寫時(shí)，則可以使用插入函數(shù)方法來(lái)插入函數(shù)，這種方法不需要用戶輸入，直接插入函數(shù)即可。插入函數(shù)是通過(guò)函數(shù)指南來(lái)完成輸入的，其操作方法如下：首先，選擇需要插入函數(shù)的單元格；其次，選擇【公式】|【插入函數(shù)】命令，或單擊編輯欄上的【插入函數(shù)】圖標(biāo)，彈出如圖125所示的【插入函數(shù)】對(duì)話框。圖125 插入函數(shù)對(duì)話框【提示】如果不知道所需要的函數(shù)是什么類型，可在【搜索函數(shù)】文本框中輸入與函數(shù)有關(guān)的一些文定性描述，然后單擊【轉(zhuǎn)到】按鈕即可。如果知道所需函數(shù)類型，可單擊【選擇類弄】下拉列表框，選擇函數(shù)類型。然后，在【選擇函數(shù)】下拉列表框中選擇所需要的函數(shù)，Excel會(huì)自動(dòng)在列表框下面顯示所選函數(shù)的有關(guān)說(shuō)明；最后，單擊【確定】按鈕，即可彈出“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，如圖126所示，在此對(duì)話框中要求用戶選擇函數(shù)的參數(shù)。選擇好函數(shù)參數(shù)后，單擊【確定】按鈕，在單元格內(nèi)就會(huì)顯示計(jì)算結(jié)果。圖126 【函數(shù)參數(shù)】對(duì)話框2．公式與函數(shù)運(yùn)算常見(jiàn)錯(cuò)誤在公式或函數(shù)的運(yùn)用過(guò)程中，有時(shí)會(huì)因?yàn)楣交蚝瘮?shù)的設(shè)置以及人為因素造成單元格中出現(xiàn)錯(cuò)誤信息。當(dāng)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，Excel會(huì)給出一些提示，以幫助用戶找出錯(cuò)誤的原因。l “！”：輸入到單元格的數(shù)值太長(zhǎng)，在單元格中顯示不下，可以通過(guò)修改列寬來(lái)修正。l “VALUE!”：使用了錯(cuò)誤的參數(shù)和運(yùn)算對(duì)象類型。l “DIV/0!”：公式被0除時(shí)。l “NAME!”：公式中產(chǎn)生不能識(shí)別的文本，產(chǎn)生的錯(cuò)誤值。l “N/A”：函數(shù)或公式中沒(méi)有可用的數(shù)值，產(chǎn)生的錯(cuò)誤值。l “REF!”：?jiǎn)卧褚脽o(wú)效。l “NUM!”：公式或函數(shù)中的某個(gè)數(shù)字有問(wèn)題。l “NULL!”：試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)產(chǎn)生的錯(cuò)誤值。3．會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理中的常用函數(shù)利用Excel提供的大量財(cái)務(wù)函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的運(yùn)算，將使數(shù)據(jù)的運(yùn)算操作更加簡(jiǎn)便。在運(yùn)用這些函數(shù)時(shí)，用戶只需要在【函數(shù)參數(shù)】對(duì)話框中輸入相關(guān)的參數(shù)即可。這不僅提高了工作效率，還能加深用戶對(duì)函數(shù)的認(rèn)識(shí)，為以后的工作提供便利。（1）求和函數(shù)SUM函數(shù)格式為：SUM（Number1，Number2，Number3，……）。功能：求參數(shù)表中所有參數(shù)的和。（2）求平均值函數(shù)AVERAGE函數(shù)格式為：AVERAGE（Number1，Number2，Number3，……）。功能：求解參數(shù)表中所有參數(shù)的平均數(shù)。（3）求最大值函數(shù)MAX函數(shù)格式為：MAX（Number1，Number2，Number3，……）。功能：找出一組數(shù)據(jù)中的最大值。（4）求最小值函數(shù)MIN函數(shù)格式為：MINmber1，Number2，Number3，……）。功能：找出一組數(shù)據(jù)中的最小值。（5）凈現(xiàn)值函數(shù)NPVNPV函數(shù)是基于一系列的現(xiàn)金流和固定的各期貼現(xiàn)率，返回一項(xiàng)投資的凈現(xiàn)值。投資的凈現(xiàn)值是指未來(lái)各期收入和支出的當(dāng)前值的總和。函數(shù)格式為：NPV(Rate，Vaue1，Vaul2……)。功能：在已知未來(lái)連續(xù)期間的現(xiàn)金流量及貼現(xiàn)率的條件下，計(jì)算某頂投資的凈現(xiàn)值。投資的凈現(xiàn)值是指未來(lái)各期支出和收入的當(dāng)前值的總和。Rate：投資或貸款的利率或貼現(xiàn)率，即未來(lái)各期現(xiàn)金流量折為現(xiàn)值的利率，也叫必要報(bào)酬或資本成本。Value1，Value2……：對(duì)于一項(xiàng)投資各期收回的金額，代表各期的現(xiàn)金的流量。各期的長(zhǎng)度必須相等，且現(xiàn)金流量和流出時(shí)間均發(fā)生在期末。各期的現(xiàn)金流量順序和Value1，Value2……的順序相同?！纠?2】某人想開(kāi)一店鋪，前期投入70萬(wàn)。以后5年每年收入分別為11119萬(wàn)，無(wú)風(fēng)險(xiǎn)利率為5%，分析該投資是否有利可圖？具體操作如下：選擇【公式】|【插入函數(shù)】命令，調(diào)出NPV函數(shù)，輸入rate值和Pmt區(qū)域，按Enter鍵即可完成。最后其運(yùn)算結(jié)果如圖127所示。圖127 投資凈現(xiàn)值計(jì)算結(jié)果根據(jù)運(yùn)算結(jié)果可知，該項(xiàng)投資的凈現(xiàn)值是正的，是有利可圖的。（6）終值函數(shù)FVFV函數(shù)是基于固定利率和等額分期付款方式的，它計(jì)算的是某項(xiàng)投資的未來(lái)值。函數(shù)格式：FV（Rate，Nper，Pmt，Type）。功能：計(jì)算一次性給付或等額定期支付的投資在將來(lái)某個(gè)日期的值。Rate：投資或貸款的利率或貼現(xiàn)率。Nper：為總投資期限，即為該項(xiàng)投資付款期限總數(shù)。Pmt：為各期應(yīng)支付的金額，其數(shù)值在整個(gè)投資期內(nèi)保持不變。通常Pmt包括本金和利息，但不包括其他費(fèi)用和稅款。Pv：為現(xiàn)值，為一系列未來(lái)付款的當(dāng)前值的總和，也稱本金。若省略Pv，則假設(shè)其值為0。不能同時(shí)省略Pmt和Pv值。Type：為數(shù)字0和1，指定未來(lái)每期付款是在期初還是在期末。0表示在期末，1表示期初，若省略Type，則其假設(shè)值為0。（7）DB函數(shù)（固定余額遞減法）函數(shù)格式：DB（Cost，Salvage，Life，Period，Month）。功能：計(jì)算資產(chǎn)在給定期間內(nèi)的折舊值。Cost：表示資產(chǎn)的初始值。Salvage：表示資產(chǎn)在折舊期后的剩余價(jià)值（殘值）。Life：表示計(jì)算的折舊期限。Period：需要計(jì)算的單個(gè)時(shí)間周期（就是需要計(jì)算第幾年的折舊額）。Month：第一年的月份數(shù)。（8）SLN函數(shù)（直接折舊法）函數(shù)格式為：SLN（Cost，Savage，Life）。功能：計(jì)算資產(chǎn)的每期直線折舊費(fèi)。Cost：表示資產(chǎn)的初始值。Salvage：表示為資產(chǎn)在折舊期后的剩余價(jià)值（殘值）。Life：表示計(jì)算的折舊期限。（9）SYD函數(shù)（年數(shù)總和法）函數(shù)格式：SYD（Cost，Savage，Life，Per）。功能：按年數(shù)總和法計(jì)算折舊額。（10）IRR函數(shù)（返回內(nèi)部收益率函數(shù)）函數(shù)格式：IRR（Valuers，Guess）。功能：計(jì)算投資的內(nèi)部收益率。Values：表示為數(shù)組或單元格的范圍引用，必須包含至少一個(gè)正值和一個(gè)負(fù)值。Guess：表示對(duì)函數(shù)計(jì)算結(jié)果的估計(jì)值，它提供計(jì)算的起點(diǎn)，如果省略，則假設(shè)該值為10%。項(xiàng)目活動(dòng)二 管理數(shù)據(jù)清單在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，一般情況下，用戶先選擇一個(gè)單元格，然后輸入相應(yīng)的內(nèi)容。但是，當(dāng)需要輸入的數(shù)據(jù)較多時(shí)，不僅使工作量加大，還會(huì)使工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性加大。此時(shí)如果選擇Excel的記錄單功能來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入工作，會(huì)使工作變得十分簡(jiǎn)單。另外，使用Excel記錄單功能還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的添加、刪除、修改和查詢。1．使用記錄單輸入數(shù)據(jù)記錄單可以提供簡(jiǎn)單的方法在數(shù)據(jù)清單中一次輸入或顯示一個(gè)完整的信息行，也叫記錄。在使用數(shù)據(jù)清單向新數(shù)據(jù)單添加記錄時(shí)，這個(gè)數(shù)據(jù)清單在每一列上面必須有標(biāo)志。Excel使用這些標(biāo)志來(lái)生成錄單上的字段。一般在Excel的工具欄中無(wú)法看到【記錄單】按鈕，用戶需要自己將其添加到快速工具欄中去。其方法如下：選擇Office【Excel選項(xiàng)】|【自定義】，在【從下列位置選擇命令】下拉列表框中選擇【不在功能區(qū)的命令】選項(xiàng)，找到【記錄單】按鈕，單擊【添加】按鈕，再單擊【確定】按鈕，關(guān)閉對(duì)話框，即可將【記錄單】近添加到快速工具欄上。【例13】ABC公司的銷售客戶統(tǒng)計(jì)表的制作。新建一張工作表，將其命名為“ABC公司固定資產(chǎn)表”，然后在工作表中分別輸入“資產(chǎn)代碼”、“資產(chǎn)名稱”、“產(chǎn)地”、“賬面價(jià)值”、“預(yù)計(jì)使用年限”、“已使用年限”、“殘值”。如圖128所示。圖128 建立工作表結(jié)構(gòu)（1）選擇A1單元格，然后單擊【記錄單】按鈕，打開(kāi)記錄單對(duì)話框，如圖129所示。圖129 記錄單對(duì)話框（2）在記錄單對(duì)話框的左側(cè)列出了數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的內(nèi)容，其中每一項(xiàng)內(nèi)容對(duì)應(yīng)一個(gè)文本框，用戶只需要在文本框中輸入數(shù)據(jù)的內(nèi)容即可。（3）每輸入一條記錄后單擊【新建】按鈕即可接著輸入下一條記錄，輸入完畢之后，單擊【關(guān)閉】按鈕即可完成記錄的輸入。（4）如果用戶對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，可以先選定數(shù)據(jù)表中的任意單元格，再單擊【記錄單】按鈕，通過(guò)單擊【上一條】或【下一條】按鈕，或者拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)進(jìn)行記錄定位。選定要修改的記錄后，對(duì)其進(jìn)行修改。（5）如果需要?jiǎng)h除某條記錄，在選定某條記當(dāng)后，單擊記錄單對(duì)話框中的【刪除】按鈕即可。2．?dāng)?shù)據(jù)的分類匯總和篩選分類匯總是對(duì)數(shù)據(jù)清單中的某個(gè)關(guān)鍵字段進(jìn)行分類，相同值為一類，然后對(duì)各分類進(jìn)行匯總。在管理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)需要對(duì)數(shù)據(jù)清單中的某列或某行作求和、求平均值等計(jì)算，可利用Excel提供的分類匯總功能來(lái)完成這一操作。Excel還提供了使用函數(shù)實(shí)現(xiàn)分類和匯總計(jì)算，用戶也可以自己定義的方式來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總，自動(dòng)建立分級(jí)顯示，并在數(shù)據(jù)清單中插入?yún)R總行和分類行。（1）數(shù)據(jù)的分類匯總一般建立工作表是為了將其作為信息提供給他人。在Excel中，用戶可以用多種分類函數(shù)進(jìn)行分類匯總計(jì)算。匯總函數(shù)是一種計(jì)算類型，如Sum、Count和Average等函數(shù)，用于在數(shù)據(jù)透視表或合并計(jì)算表中合并源數(shù)據(jù)，或在列表或數(shù)據(jù)庫(kù)中插入自動(dòng)分類匯總。用戶可以在一個(gè)列表中一次使用多種計(jì)算來(lái)顯示分類匯總。在Excel中還有一種更加簡(jiǎn)便的方法。使用Excel的分類匯總命令，不必手工創(chuàng)建公式。Excel可以自動(dòng)地創(chuàng)建公式、插入分類匯總與總和的行并且自動(dòng)分級(jí)顯示數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)結(jié)果可以輕松地用來(lái)進(jìn)行格式化、創(chuàng)建圖表或打印。要使用Excel的數(shù)據(jù)匯總命令進(jìn)行數(shù)據(jù)分類匯總，首先選擇需要匯總類型的數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)任一單元格，然后在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中選擇【分類匯總】命令，彈出【分類匯總】對(duì)話框。在對(duì)話框中輸入分類匯總的字段、匯總方式、匯總項(xiàng)等項(xiàng)目，最后單擊【確定】按鈕即可完成。如圖130所示。圖130 【分類匯總】對(duì)話框（2）數(shù)據(jù)的篩選在Excel中進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢時(shí)，人們一般采用排序或者是條件格式的方法。排序是重排數(shù)據(jù)清單，將符合條件的數(shù)據(jù)靠在一起；條件格式是將滿足條件的記錄以特殊格式顯示。這兩種查詢方法的缺點(diǎn)是不想查詢的數(shù)據(jù)也將顯示出來(lái)，從而影響查詢的效果。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)往往是復(fù)雜的、繁多的，工作人員經(jīng)常需要在密密麻麻的數(shù)據(jù)中找出一些符合條件的數(shù)據(jù)，有沒(méi)有一種更加簡(jiǎn)便的方法呢？這就需要用到Excel的篩選功能。篩選功能可以使Excel工作表只顯示符合條件的數(shù)據(jù)，而隱藏其他的數(shù)據(jù)，是一種查找數(shù)據(jù)的快速方法。Excel提供了兩種數(shù)據(jù)的篩選操作，即自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。自動(dòng)篩選一般用于簡(jiǎn)單的條件篩選，篩選時(shí)將不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏起來(lái)，只顯示符合條件的數(shù)據(jù)。要進(jìn)行數(shù)據(jù)自動(dòng)篩選的操作，可單擊工作表內(nèi)任意單元格，再筢【數(shù)據(jù)】工具選項(xiàng)卡下的【篩選】命令，這時(shí)工作表的字段名稱所在的單元格就會(huì)出現(xiàn)篩選按鈕；單擊該篩選按鈕，在彈出的快捷菜單中勾選出符合篩選條件的選項(xiàng)，最后單擊【確定】招安鈕即可。高級(jí)篩選一般用于條件較復(fù)雜的篩選操作，其篩選的結(jié)果可顯示在原數(shù)據(jù)表格中，不符合條件的記錄被隱藏起來(lái)；也可以在新的位置顯示篩選結(jié)果，不符合條件的記錄同時(shí)保留在數(shù)據(jù)表中而不會(huì)被隱藏起來(lái)，這樣就更加便于進(jìn)行數(shù)據(jù)的比對(duì)了。高級(jí)篩選的操作方式如下：首先，單擊工作表內(nèi)任一單元格，選擇【數(shù)據(jù)】|【排序與篩選】|【高級(jí)】命令，彈出【高級(jí)篩選】對(duì)話框，對(duì)話框中有3個(gè)區(qū)域，分別是列表區(qū)域、條件區(qū)域、復(fù)制到區(qū)域（即結(jié)果區(qū)域）。如圖131。圖131 【高級(jí)篩選】對(duì)話框列表區(qū)域是指需要進(jìn)行高級(jí)篩選的數(shù)據(jù)列表，該表需要符合篩選數(shù)據(jù)庫(kù)的格式，即第一行是列標(biāo)題，每列代表一個(gè)類型的數(shù)據(jù)。條件區(qū)域至少由2行組成，第1行是標(biāo)題行，第2行和其他行是輸入的篩選條件；條件區(qū)域最好放在篩選區(qū)域的上方或者下方，并至少留一個(gè)空行與之相隔。復(fù)制到區(qū)域也包含標(biāo)題行，它只能放在執(zhí)行高級(jí)篩選命令的工作表上，這一點(diǎn)限制了高級(jí)篩選的運(yùn)用。在【高級(jí)篩選】對(duì)話框中設(shè)置完成以后，單擊【確定】按鈕，就可以實(shí)現(xiàn)Excel的篩選功能。項(xiàng)目活動(dòng)三 Excel宏及其應(yīng)用現(xiàn)在，由于財(cái)務(wù)軟件已經(jīng)趨于普及，會(huì)計(jì)人員的工作效率大幅提高，減輕了會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度。財(cái)務(wù)軟件的優(yōu)點(diǎn)是將數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出實(shí)現(xiàn)了一體化，但在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的利用方面，盡管財(cái)務(wù)軟件一直都在改進(jìn)，但客觀上還是滿足不了管理工作的要求。因此實(shí)隙地工作中，Excel被大量應(yīng)用，Excel的特點(diǎn)是簡(jiǎn)單易用、操作靈活，大大地彌補(bǔ)了會(huì)計(jì)軟件的不足。但是，Excel處理數(shù)據(jù)的缺點(diǎn)是，每一點(diǎn)都要人工操作和控制，對(duì)重復(fù)性的工作，每次都要重復(fù)去做。Excel中的宏能夠?qū)⒅貜?fù)的工作編寫成程序，這樣就能夠提高效率和避免人為操作的錯(cuò)誤。1．Excel宏基礎(chǔ)知識(shí)所謂宏，就是一組指令集，通過(guò)執(zhí)行類似批處理的一組命令來(lái)完成某種功能。Microsoft Office的組件都可以支持宏（Macro）的操作，而Office的宏是指使用VB Script指令集編寫的針對(duì)Office組件的小程序。利用宏，我們可以完成很多程序原本并不支持的特殊應(yīng)用，比如完成某種特殊的數(shù)據(jù)計(jì)算，或者文檔的特殊格式排版等。在Excel中，使用宏可以實(shí)現(xiàn)的功能主要包括以下幾點(diǎn)：l 創(chuàng)建報(bào)表。l 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的操作和分析。l 使重復(fù)的工作自動(dòng)化l 自定義Excel工具欄、菜單和界面。l 自定義Excel，使其成為開(kāi)發(fā)平臺(tái)。2．創(chuàng)建宏創(chuàng)建宏的方法很簡(jiǎn)單，下面通過(guò)舉例介紹在Excel中創(chuàng)建宏的方法?！纠?4】新建一張工作簿Book1，通過(guò)工具欄創(chuàng)建宏。具體操作步驟如下：（1）如果在菜單中找不到宏工具，用戶可以自己設(shè)定宏開(kāi)發(fā)工具欄。選擇Office |【Excel選項(xiàng)】命令，在彈出的【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框中，在【常用】項(xiàng)目下勾選【在功能區(qū)顯示“開(kāi)發(fā)工具”選項(xiàng)卡】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕，即可在工具欄中顯示【開(kāi)發(fā)工具】選項(xiàng)卡。（2）打開(kāi)一張新的工作簿，選擇【開(kāi)發(fā)工具】|【錄制宏】命令，彈出如圖132所示的【錄制新宏】對(duì)話框。圖132 【錄制新宏】對(duì)話框另外一種方法是，選擇【視圖】|【宏】|【錄制宏】命令，同樣可以打開(kāi)【錄制新宏】對(duì)話框，實(shí)現(xiàn)錄制宏的操作。（3）在【宏名】文本框中，輸入宏的名字。（4）如果需要通過(guò)快捷鍵來(lái)運(yùn)行宏，可