【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 需要的公式，在電腦中進(jìn)行資料庫(kù)的處理，就可以把各種報(bào)表及分析結(jié)果在第二天上班的時(shí)候，放到各級(jí)管理人員的辦公桌上。當(dāng)然，“下午四點(diǎn)”是一種名稱，根據(jù)企業(yè)的需要，你可以把錄入時(shí)間安排在上午9點(diǎn)或午夜12點(diǎn)。但也可以叫“下午四點(diǎn)錄入制”。（三）各級(jí)行政管理人員進(jìn)行分析企業(yè)要通過(guò)各項(xiàng)專業(yè)培訓(xùn)和檢查，使各級(jí)管理人員建立數(shù)位意識(shí)。各級(jí)管理人員對(duì)與本部門有關(guān)的關(guān)鍵數(shù)位要做到脫口而出，企業(yè)及各部門每天會(huì)有大量的數(shù)位。但這些數(shù)位是爲(wèi)各級(jí)管理人員提供參考，做出科學(xué)決策。數(shù)位的真實(shí)意義必須在管理人員的頭腦中形成深刻的概念。例如： 報(bào)表上寫日營(yíng)業(yè)額爲(wèi)五千七百六十元，這個(gè)數(shù)位的多或少只有在特定企業(yè)和部門中才有意義。對(duì)一個(gè)小賣部來(lái)說(shuō)，這個(gè)數(shù)位可以是很大的，對(duì)一個(gè)大飯店來(lái)說(shuō)，這個(gè)數(shù)位微不足道。 因此，企業(yè)要把我們?cè)陬A(yù)算計(jì)劃系統(tǒng)中所提到的四條經(jīng)營(yíng)警戒線分解爲(wèi)營(yíng)業(yè)額、産品銷售量等，分解到各部門、各崗位，分解出年、季、月、日，這四道線是： 預(yù)期利潤(rùn)線（發(fā)展線） 投資平衡線（保本線） 企業(yè)維持線（活命線） 生産維持線（死亡線） 只有和這幾道線所分解出的各種資料作對(duì)比，數(shù)位才有其真實(shí)的意義。 使每個(gè)數(shù)位象兒子的身高一樣觸動(dòng)每個(gè)經(jīng)理的心。 三、檢查結(jié)果的保密 企業(yè)的各種檢查結(jié)果都會(huì)反映出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)數(shù)位，這些資料都可以分析出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況。在競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天，這些數(shù)位均屬企業(yè)的經(jīng)濟(jì)機(jī)密，一旦被企業(yè)無(wú)關(guān)人員或被對(duì)手及客戶獲得，將會(huì)給企業(yè)造成巨大的聲譽(yù)損失和經(jīng)濟(jì)損失。 因此，應(yīng)該制定一套對(duì)檢查表格，結(jié)果、資料的保密措施。 第一，應(yīng)該明確頒佈一條紀(jì)律，企業(yè)職工不能查看任何檢查表格及匯總結(jié)果。更不能把這些資料泄露給無(wú)關(guān)及企業(yè)以外的人員，從紀(jì)律上要制定對(duì)這種行爲(wèi)的制裁。 第二，保衛(wèi)部門中內(nèi)保人員的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，制定一套實(shí)用的保密程式，並監(jiān)督、執(zhí)行保密規(guī)定及紀(jì)律。 第三，對(duì)保密工作本身也進(jìn)行檢查、上報(bào)，如有違反，要不失時(shí)機(jī)的進(jìn)行處理。 內(nèi)保人員還要制訂出相應(yīng)的保密檢查程式並執(zhí)行，以確?！氨Ｃ艹淌健钡膱?zhí)行。第四，如發(fā)生泄密事件，內(nèi)保人員的責(zé)任也要被追究。四、檢查結(jié)果的上報(bào) 各項(xiàng)檢查結(jié)果要由辦公室主任按總經(jīng)理要求，總結(jié)出每日簡(jiǎn)報(bào)。如需通知有關(guān)部門負(fù)責(zé)人，如在工作流程規(guī)定允許範(fàn)圍之內(nèi)，由辦公室負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)送，範(fàn)圍之外由總經(jīng)理批準(zhǔn)轉(zhuǎn)交。 總經(jīng)理根據(jù)簡(jiǎn)報(bào)，隨時(shí)調(diào)閱詳細(xì)情況及材料。 五、建立企業(yè)“預(yù)警系統(tǒng)” 企業(yè)每天在出現(xiàn)著大量的情況，總經(jīng)理和高級(jí)決策人員如不及時(shí)瞭解這些情況，在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，將會(huì)貽誤商機(jī)，給企業(yè)造成很大的損失。 在“下午四點(diǎn)錄入制”的基礎(chǔ)上，我們開發(fā)的電腦軟體會(huì)對(duì)大量資料進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、對(duì)比，就會(huì)立即發(fā)現(xiàn)若干不正常資料。 在總經(jīng)理的辦公桌上，應(yīng)該有這樣的設(shè)施，當(dāng)總經(jīng)理上班的時(shí)候，第一項(xiàng)工作就是打開電腦，可是螢?zāi)簧巷@示預(yù)警信號(hào)，使總經(jīng)理不能進(jìn)入其他程式，在總經(jīng)理輸入密碼以後，螢?zāi)簧蠈⒊霈F(xiàn)報(bào)警目錄： 1. 倉(cāng)庫(kù)XX原料告急，已經(jīng)低於最低儲(chǔ)存量。 2. 總?cè)藬?shù)超過(guò)編制X％。 3．辦公費(fèi)用超過(guò)預(yù)算XX％。 總經(jīng)理可以依次按一下鍵盤，提取有關(guān)表格和詳細(xì)資料，並發(fā)出列印指令，這樣總經(jīng)理不僅做到自己心中有數(shù)，而且還可以立即召喚有關(guān)負(fù)責(zé)人把列印的資料交付有司處理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)“複命”。 至於預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)，完全是由總經(jīng)理和有關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人一起研究制定，並輸入電腦程式，在執(zhí)行過(guò)程中，總經(jīng)理覺得此標(biāo)準(zhǔn)不再適合於企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況，隨時(shí)調(diào)整，但必須用個(gè)人密碼進(jìn)行，修改預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)，要按權(quán)力等級(jí)進(jìn)行。 這樣做的好處是： 1．企業(yè)問(wèn)題不會(huì)積壓。 2．減少了總經(jīng)理處理此類問(wèn)題的時(shí)間。 3．利於保密。 4．可靠。總經(jīng)理可以出差、休假，下級(jí)可能徇私、但電腦不會(huì)疲倦，不會(huì)走神，也不容易失職。六、檢查結(jié)果的處理有檢查和無(wú)處理，檢查將流於形式。1. 明確處理問(wèn)題的責(zé)任 我們把企業(yè)中各種檢查結(jié)果的處理責(zé)任分別寫進(jìn)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)崗位描述的直接責(zé)任中。如，總工程師負(fù)責(zé)技術(shù)問(wèn)題的處理；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)和物，以及執(zhí)行財(cái)會(huì)工作程式的有關(guān)問(wèn)題的處理；人事部負(fù)責(zé)考勤及違紀(jì)問(wèn)題的處理；辦公室負(fù)責(zé)政策檢查及工作流程檢查有關(guān)問(wèn)題的處理；保安部負(fù)責(zé)違反消防及安全規(guī)定問(wèn)題的處理；各部門行政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)本部門人員失職及違紀(jì)問(wèn)題的處理等等。2. 檢查結(jié)果的知達(dá)（通知和送達(dá)）檢查結(jié)果的知達(dá)系統(tǒng)由辦公室負(fù)責(zé)，凡未能及時(shí)知達(dá)有關(guān)人員，辦公室主任負(fù)失職責(zé)任。3. 檢查結(jié)果的處理方案最初處理方案，由有關(guān)責(zé)任部門的負(fù)責(zé)人提出，處理方案分爲(wèi)：n 提出改進(jìn)或改正措施。n 填寫責(zé)任或違紀(jì)過(guò)失單。4. 行政主管落實(shí)處理方案 有關(guān)責(zé)任部門的處理方案直接送給責(zé)任人所在部門的領(lǐng)導(dǎo)，該領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)本部門行政系統(tǒng)進(jìn)行核實(shí)後，如無(wú)不同意見，即通知當(dāng)事者執(zhí)行。如有過(guò)失單，則交給當(dāng)事者簽字。當(dāng)事者拒簽，則由其上級(jí)管理人員及在場(chǎng)第三者見證人簽字，證明已送達(dá)責(zé)任人。如經(jīng)當(dāng)事者所在部門領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)，有不同意見，則簽署意見後，交還辦公室。辦公室主任上報(bào)總經(jīng)理處理。5. 在處理方案中如産生過(guò)失單，則由當(dāng)事者所在部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人簽字後，按程式送人事部核準(zhǔn)執(zhí)行，人事部是否上報(bào)總經(jīng)理按處分批準(zhǔn)許可權(quán)進(jìn)行。6. 對(duì)任何處理和處分，總經(jīng)理有特赦權(quán)。 總經(jīng)理有權(quán)免去處理方案中給以有關(guān)當(dāng)事者的處分。 七、檢查結(jié)果的長(zhǎng)期效應(yīng) 如能採(cǎi)用“下午四點(diǎn)錄入制”，檢查結(jié)果在電腦中長(zhǎng)期儲(chǔ)存?zhèn)洳椋瑏K可用各種方法檢索。這樣，檢查結(jié)果就可以。1. 和獎(jiǎng)懲掛鈎 沒(méi)有獎(jiǎng)罰條例的檢查結(jié)果是毫無(wú)意義的，把檢查結(jié)果量化、分等級(jí)，對(duì)相關(guān)的獎(jiǎng)懲等級(jí)進(jìn)行獎(jiǎng)或罰。2. 和收入掛鈎 通過(guò)與收入掛鈎，體現(xiàn)爲(wèi)每個(gè)人的利益分配上的不同，直接與工作質(zhì)量相關(guān)聯(lián)。更加激勵(lì)每個(gè)人的工作積極性，約束每個(gè)人工作質(zhì)量和工作行爲(wèi)，以獲得近期的管理效果。3. 和職工升遷掛鈎對(duì)一定時(shí)期檢查結(jié)果進(jìn)行分析、綜合評(píng)定，可以瞭解某個(gè)人、某個(gè)部門在一段時(shí)間內(nèi)的工作業(yè)績(jī)和工作質(zhì)量，是職工升遷最原始，最基本的參考資料，因爲(wèi)人們很難相信連日常工作都完成不好的人，能幹更高一層、更負(fù)責(zé)任的工作。4．對(duì)工作程式的修改提供一定資料 在工作程式的設(shè)計(jì)中，難免有不完善的地方，而且在工作過(guò)程中環(huán)境、條件及量的變化，對(duì)工作程式的執(zhí)行都會(huì)有影響，通過(guò)檢查結(jié)果的分析，可以給程式修改工作提供一定的資料參考。5. 對(duì)企業(yè)決策有影響 企業(yè)中的各種檢查結(jié)果可以全面反映企業(yè)各個(gè)方面的狀況，而且還可以發(fā)現(xiàn)某些規(guī)律性，從而影響企業(yè)的決策。 利用積極方面的因素、規(guī)律，使不良的因素被克服。6．影響檢查方式的本身（是否反映真實(shí)情況） 如果檢查結(jié)果與公司的實(shí)際需要相差較大，或不能反映真實(shí)的情況，檢查本身就應(yīng)該調(diào)整改進(jìn)。大量檢查結(jié)果的積累必然反映出與工作業(yè)績(jī)的關(guān)係，或正或負(fù)，如一個(gè)部門員工違紀(jì)比例上升，但工作效率也提高，這就提醒我們要檢討紀(jì)律條款訂得是否合適?；驒z查方法是否對(duì)頭等等。7. 檢查結(jié)果的跟蹤要延續(xù)一定時(shí)間 只有延續(xù)一定時(shí)間的檢查結(jié)果的累計(jì)才具有指導(dǎo)意義。這裏我們要應(yīng)用： “概率原理”。 舉例：由於不認(rèn)真檢查使我們的機(jī)器損壞了。 某公司規(guī)定，空壓機(jī)每天進(jìn)行六次檢查，其中一項(xiàng)是油標(biāo)是否達(dá)到刻度線，並把檢查結(jié)果在檢查表上記錄。 有一天，空壓機(jī)突然報(bào)警，共機(jī)後栓檢查發(fā)現(xiàn)是由於空壓機(jī)缺少機(jī)油所致，沒(méi)有定期加油，但卻發(fā)現(xiàn)日常檢查表上的記錄十分正常。這有兩種可能：一是，由於檢查不認(rèn)真，疏忽了某一檢查點(diǎn)的檢查，它的後果是非常嚴(yán)重的，使整個(gè)機(jī)臺(tái)報(bào)廢。二是，標(biāo)準(zhǔn)定錯(cuò)了，要立即修訂。 有時(shí)看起來(lái)是非常小的檢查點(diǎn)，但是造成的後果是非常嚴(yán)重的。 八、檢查和反饋的表格 在任何一個(gè)企業(yè)機(jī)構(gòu)內(nèi)不論是最高首長(zhǎng)、單位主管、管理人員、甚至機(jī)器操作員，他們?cè)诠ぷ魃隙加幸粋€(gè)共同特性——就是不能離開表格，檢查反饋表格是傳遞管理情報(bào)的基本工具。表格在企業(yè)中，尤如神經(jīng)在於人體之中，檢查反饋表格的正確使用，是企業(yè)必須予以重視的管理課題。1．包括表格的構(gòu)制、繕印、儲(chǔ)存、分發(fā)、填寫、計(jì)算、抄寫、遞送，審核、歸檔、保存等 表格是決