【文章內(nèi)容簡介】 需要的公式，在電腦中進行資料庫的處理，就可以把各種報表及分析結(jié)果在第二天上班的時候，放到各級管理人員的辦公桌上。當(dāng)然，“下午四點”是一種名稱，根據(jù)企業(yè)的需要，你可以把錄入時間安排在上午9點或午夜12點。但也可以叫“下午四點錄入制”。（三）各級行政管理人員進行分析企業(yè)要通過各項專業(yè)培訓(xùn)和檢查，使各級管理人員建立數(shù)位意識。各級管理人員對與本部門有關(guān)的關(guān)鍵數(shù)位要做到脫口而出，企業(yè)及各部門每天會有大量的數(shù)位。但這些數(shù)位是爲(wèi)各級管理人員提供參考，做出科學(xué)決策。數(shù)位的真實意義必須在管理人員的頭腦中形成深刻的概念。例如： 報表上寫日營業(yè)額爲(wèi)五千七百六十元，這個數(shù)位的多或少只有在特定企業(yè)和部門中才有意義。對一個小賣部來說，這個數(shù)位可以是很大的，對一個大飯店來說，這個數(shù)位微不足道。 因此，企業(yè)要把我們在預(yù)算計劃系統(tǒng)中所提到的四條經(jīng)營警戒線分解爲(wèi)營業(yè)額、産品銷售量等，分解到各部門、各崗位，分解出年、季、月、日，這四道線是： 預(yù)期利潤線（發(fā)展線） 投資平衡線（保本線） 企業(yè)維持線（活命線） 生産維持線（死亡線） 只有和這幾道線所分解出的各種資料作對比，數(shù)位才有其真實的意義。 使每個數(shù)位象兒子的身高一樣觸動每個經(jīng)理的心。 三、檢查結(jié)果的保密 企業(yè)的各種檢查結(jié)果都會反映出企業(yè)的經(jīng)營數(shù)位，這些資料都可以分析出企業(yè)的經(jīng)營狀況。在競爭激烈的今天，這些數(shù)位均屬企業(yè)的經(jīng)濟機密，一旦被企業(yè)無關(guān)人員或被對手及客戶獲得，將會給企業(yè)造成巨大的聲譽損失和經(jīng)濟損失。 因此，應(yīng)該制定一套對檢查表格，結(jié)果、資料的保密措施。 第一，應(yīng)該明確頒佈一條紀(jì)律，企業(yè)職工不能查看任何檢查表格及匯總結(jié)果。更不能把這些資料泄露給無關(guān)及企業(yè)以外的人員，從紀(jì)律上要制定對這種行爲(wèi)的制裁。 第二，保衛(wèi)部門中內(nèi)保人員的一項重要工作內(nèi)容，制定一套實用的保密程式，並監(jiān)督、執(zhí)行保密規(guī)定及紀(jì)律。 第三，對保密工作本身也進行檢查、上報，如有違反，要不失時機的進行處理。 內(nèi)保人員還要制訂出相應(yīng)的保密檢查程式並執(zhí)行，以確保“保密程式”的執(zhí)行。第四，如發(fā)生泄密事件，內(nèi)保人員的責(zé)任也要被追究。四、檢查結(jié)果的上報 各項檢查結(jié)果要由辦公室主任按總經(jīng)理要求，總結(jié)出每日簡報。如需通知有關(guān)部門負(fù)責(zé)人，如在工作流程規(guī)定允許範(fàn)圍之內(nèi)，由辦公室負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)送，範(fàn)圍之外由總經(jīng)理批準(zhǔn)轉(zhuǎn)交。 總經(jīng)理根據(jù)簡報，隨時調(diào)閱詳細(xì)情況及材料。 五、建立企業(yè)“預(yù)警系統(tǒng)” 企業(yè)每天在出現(xiàn)著大量的情況，總經(jīng)理和高級決策人員如不及時瞭解這些情況，在瞬息萬變的市場競爭中，將會貽誤商機，給企業(yè)造成很大的損失。 在“下午四點錄入制”的基礎(chǔ)上，我們開發(fā)的電腦軟體會對大量資料進行分析、統(tǒng)計、對比，就會立即發(fā)現(xiàn)若干不正常資料。 在總經(jīng)理的辦公桌上，應(yīng)該有這樣的設(shè)施，當(dāng)總經(jīng)理上班的時候，第一項工作就是打開電腦，可是螢?zāi)簧巷@示預(yù)警信號，使總經(jīng)理不能進入其他程式，在總經(jīng)理輸入密碼以後，螢?zāi)簧蠈⒊霈F(xiàn)報警目錄： 1. 倉庫XX原料告急，已經(jīng)低於最低儲存量。 2. 總?cè)藬?shù)超過編制X％。 3．辦公費用超過預(yù)算XX％。 總經(jīng)理可以依次按一下鍵盤，提取有關(guān)表格和詳細(xì)資料，並發(fā)出列印指令，這樣總經(jīng)理不僅做到自己心中有數(shù)，而且還可以立即召喚有關(guān)負(fù)責(zé)人把列印的資料交付有司處理，在規(guī)定時間內(nèi)“複命”。 至於預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)，完全是由總經(jīng)理和有關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人一起研究制定，並輸入電腦程式，在執(zhí)行過程中，總經(jīng)理覺得此標(biāo)準(zhǔn)不再適合於企業(yè)經(jīng)營情況，隨時調(diào)整，但必須用個人密碼進行，修改預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)，要按權(quán)力等級進行。 這樣做的好處是： 1．企業(yè)問題不會積壓。 2．減少了總經(jīng)理處理此類問題的時間。 3．利於保密。 4．可靠?？偨?jīng)理可以出差、休假，下級可能徇私、但電腦不會疲倦，不會走神，也不容易失職。六、檢查結(jié)果的處理有檢查和無處理，檢查將流於形式。1. 明確處理問題的責(zé)任 我們把企業(yè)中各種檢查結(jié)果的處理責(zé)任分別寫進有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)崗位描述的直接責(zé)任中。如，總工程師負(fù)責(zé)技術(shù)問題的處理；財務(wù)部負(fù)責(zé)財和物，以及執(zhí)行財會工作程式的有關(guān)問題的處理；人事部負(fù)責(zé)考勤及違紀(jì)問題的處理；辦公室負(fù)責(zé)政策檢查及工作流程檢查有關(guān)問題的處理；保安部負(fù)責(zé)違反消防及安全規(guī)定問題的處理；各部門行政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對本部門人員失職及違紀(jì)問題的處理等等。2. 檢查結(jié)果的知達(dá)（通知和送達(dá)）檢查結(jié)果的知達(dá)系統(tǒng)由辦公室負(fù)責(zé)，凡未能及時知達(dá)有關(guān)人員，辦公室主任負(fù)失職責(zé)任。3. 檢查結(jié)果的處理方案最初處理方案，由有關(guān)責(zé)任部門的負(fù)責(zé)人提出，處理方案分爲(wèi)：n 提出改進或改正措施。n 填寫責(zé)任或違紀(jì)過失單。4. 行政主管落實處理方案 有關(guān)責(zé)任部門的處理方案直接送給責(zé)任人所在部門的領(lǐng)導(dǎo)，該領(lǐng)導(dǎo)通過本部門行政系統(tǒng)進行核實後，如無不同意見，即通知當(dāng)事者執(zhí)行。如有過失單，則交給當(dāng)事者簽字。當(dāng)事者拒簽，則由其上級管理人員及在場第三者見證人簽字，證明已送達(dá)責(zé)任人。如經(jīng)當(dāng)事者所在部門領(lǐng)導(dǎo)核實，有不同意見，則簽署意見後，交還辦公室。辦公室主任上報總經(jīng)理處理。5. 在處理方案中如産生過失單，則由當(dāng)事者所在部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人簽字後，按程式送人事部核準(zhǔn)執(zhí)行，人事部是否上報總經(jīng)理按處分批準(zhǔn)許可權(quán)進行。6. 對任何處理和處分，總經(jīng)理有特赦權(quán)。 總經(jīng)理有權(quán)免去處理方案中給以有關(guān)當(dāng)事者的處分。 七、檢查結(jié)果的長期效應(yīng) 如能採用“下午四點錄入制”，檢查結(jié)果在電腦中長期儲存?zhèn)洳椋瑏K可用各種方法檢索。這樣，檢查結(jié)果就可以。1. 和獎懲掛鈎 沒有獎罰條例的檢查結(jié)果是毫無意義的，把檢查結(jié)果量化、分等級，對相關(guān)的獎懲等級進行獎或罰。2. 和收入掛鈎 通過與收入掛鈎，體現(xiàn)爲(wèi)每個人的利益分配上的不同，直接與工作質(zhì)量相關(guān)聯(lián)。更加激勵每個人的工作積極性，約束每個人工作質(zhì)量和工作行爲(wèi)，以獲得近期的管理效果。3. 和職工升遷掛鈎對一定時期檢查結(jié)果進行分析、綜合評定，可以瞭解某個人、某個部門在一段時間內(nèi)的工作業(yè)績和工作質(zhì)量，是職工升遷最原始，最基本的參考資料，因爲(wèi)人們很難相信連日常工作都完成不好的人，能幹更高一層、更負(fù)責(zé)任的工作。4．對工作程式的修改提供一定資料 在工作程式的設(shè)計中，難免有不完善的地方，而且在工作過程中環(huán)境、條件及量的變化，對工作程式的執(zhí)行都會有影響，通過檢查結(jié)果的分析，可以給程式修改工作提供一定的資料參考。5. 對企業(yè)決策有影響 企業(yè)中的各種檢查結(jié)果可以全面反映企業(yè)各個方面的狀況，而且還可以發(fā)現(xiàn)某些規(guī)律性，從而影響企業(yè)的決策。 利用積極方面的因素、規(guī)律，使不良的因素被克服。6．影響檢查方式的本身（是否反映真實情況） 如果檢查結(jié)果與公司的實際需要相差較大，或不能反映真實的情況，檢查本身就應(yīng)該調(diào)整改進。大量檢查結(jié)果的積累必然反映出與工作業(yè)績的關(guān)係，或正或負(fù)，如一個部門員工違紀(jì)比例上升，但工作效率也提高，這就提醒我們要檢討紀(jì)律條款訂得是否合適?；驒z查方法是否對頭等等。7. 檢查結(jié)果的跟蹤要延續(xù)一定時間 只有延續(xù)一定時間的檢查結(jié)果的累計才具有指導(dǎo)意義。這裏我們要應(yīng)用： “概率原理”。 舉例：由於不認(rèn)真檢查使我們的機器損壞了。 某公司規(guī)定，空壓機每天進行六次檢查，其中一項是油標(biāo)是否達(dá)到刻度線，並把檢查結(jié)果在檢查表上記錄。 有一天，空壓機突然報警，共機後栓檢查發(fā)現(xiàn)是由於空壓機缺少機油所致，沒有定期加油，但卻發(fā)現(xiàn)日常檢查表上的記錄十分正常。這有兩種可能：一是，由於檢查不認(rèn)真，疏忽了某一檢查點的檢查，它的後果是非常嚴(yán)重的，使整個機臺報廢。二是，標(biāo)準(zhǔn)定錯了，要立即修訂。 有時看起來是非常小的檢查點，但是造成的後果是非常嚴(yán)重的。 八、檢查和反饋的表格 在任何一個企業(yè)機構(gòu)內(nèi)不論是最高首長、單位主管、管理人員、甚至機器操作員，他們在工作上都有一個共同特性——就是不能離開表格，檢查反饋表格是傳遞管理情報的基本工具。表格在企業(yè)中，尤如神經(jīng)在於人體之中，檢查反饋表格的正確使用，是企業(yè)必須予以重視的管理課題。1．包括表格的構(gòu)制、繕印、儲存、分發(fā)、填寫、計算、抄寫、遞送，審核、歸檔、保存等 表格是決