秘書理論與實(shí)務(wù)ppt課件(編輯修改稿)
2025-06-08 12:41 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 鎮(zhèn)定，馬上做好錄音工作 ，以便后面再處理。 過濾嘮叨電話 秘書在過濾電話時(shí)，經(jīng)常接一些 “ 長舌婦式 ” 的嘮叨電話，應(yīng)對這類電話，一般多采用 善意的謊言法 。 過濾代接電話 一、領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)秘書代為處理。 要求秘書言語得體 “ 請問，我可以為您轉(zhuǎn)告嗎？ ” 不能冷冰冰，也不要過分熱情。 二、領(lǐng)導(dǎo)不能馬上接電話，要讓客人等一兩分鐘。 “ 對不起 ,請稍等一下 ,”每隔 20秒或 30秒給客人打個(gè)招呼。 “ 對不起 ,讓您久等了 ,我們老總一分鐘之后就來。 ” 三、領(lǐng)導(dǎo)在辦公室，秘書為領(lǐng)導(dǎo)過濾電話。 秘書要根據(jù)來電的意圖、重要程度判斷轉(zhuǎn)接電話是否打擾領(lǐng)導(dǎo)正常工作。 四、領(lǐng)導(dǎo)開會時(shí)，有打給領(lǐng)導(dǎo)的電話。 一般按領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)處理，不轉(zhuǎn)接電話；如突發(fā)、緊急、重要來電，可便條通知領(lǐng)導(dǎo)場外接聽。 五、在過濾電話的過程中也常常會遇到打錯(cuò)的電話，秘書也要始終保持禮貌和善用職業(yè)用語。 二、 時(shí)間安排與計(jì)劃 秘書日常事務(wù)工作之一就是做好組織的時(shí)間安排，包括日程安排、約會安排和旅行安排。其中幫助領(lǐng)導(dǎo)安排好時(shí)間就是本節(jié)要談的，主要內(nèi)容就是做好日程安排，包括每月、每周、每天的日常工作安排。具體如下： （一）、日程安排的內(nèi)容 ?秘書日程安排的內(nèi)容是把領(lǐng)導(dǎo)或組織每月、每周、每天的主要活動納入計(jì)劃，并下發(fā)給組織相關(guān)單位或部門。 ?領(lǐng)導(dǎo)或組織日常工作安排一般涉及以下內(nèi)容： （一）、日程安排的內(nèi)容 1. 各種接待、約會。包括接待或會見本單位員工、外單位來賓和國外的來賓。 2. 商務(wù)旅行活動。當(dāng)前各組織領(lǐng)導(dǎo)特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常到各地、各國去聯(lián)系合作事宜，進(jìn)行市場調(diào)研和參觀學(xué)習(xí)。 3. 參加各類會議。各類組織都會經(jīng)常舉行不同類型的會議，領(lǐng)導(dǎo)部署重要的任務(wù)，或聽取員工的建議，或組織各類表彰會議等等。 （一）、日程安排的內(nèi)容 4. 到車間進(jìn)行實(shí)際檢查或指導(dǎo)。優(yōu)秀的企業(yè)家都注重及時(shí)了解本組織的生產(chǎn)、營銷、資產(chǎn)運(yùn)算等方面的情況，這離不開親自去做市場分析、產(chǎn)品分析、資產(chǎn)分析等過程。 5. 組織的各類重大活動的安排。 6. 領(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排。在西方國家，包括日本秘書一般都要對領(lǐng)導(dǎo)的私人生活進(jìn)行安排。比如何時(shí)去休假，替領(lǐng)導(dǎo)安排好接待領(lǐng)導(dǎo)私人親朋的日程表等。 （二）、日程安排的基本要求： : 安排日常活動，要從組織的全局出發(fā)統(tǒng)一籌劃，又要兼顧領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際情況。 : 就是根據(jù)組織領(lǐng)導(dǎo)的分工，明確規(guī)定哪一類組織活動應(yīng)由哪些領(lǐng)導(dǎo)參加，避免出現(xiàn)隨意性，注重實(shí)效，克服形式主義。 : 日程表的安排要體現(xiàn)效率原則。 （二）、日程安排的基本要求 :采用 ABCD法則 ,對完成中心工作有直接聯(lián)系或重要的活動，要優(yōu)先安排，加以保證，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力辦大事，防止領(lǐng)導(dǎo)疲于奔命，力戒形式主義。 : 安排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間要留有余地，不要安排得過于緊密，要給領(lǐng)導(dǎo)有空隙時(shí)間。 （二）、日程安排的基本要求 : 領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，一般都是自制成一覽表的形式。日程表給領(lǐng)導(dǎo)一份，給秘書科長和其他領(lǐng)導(dǎo)一份，再就是有關(guān)科室和司機(jī)一份。不過，給科室和司機(jī)的日程表，內(nèi)容不能太詳細(xì)以防泄密。 : 在安排領(lǐng)導(dǎo)的日程表時(shí)，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先得到領(lǐng)導(dǎo)的同意。 時(shí)間管理法則： 1. ABCD法則 面對每天大大小小，紛繁復(fù)雜的事情，
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