【文章內(nèi)容簡介】 周密的思考。大部分的日?；顒?dòng)（如一家人的吃喝拉撒，照顧孩子）早已被明確地定義出來了，但幾乎沒有人認(rèn)為，他們有必要先花些氣力屏氣凝神地思考一下，明確預(yù)期的結(jié)果。然而事實(shí)上，思考后果是促使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的最為有效的手段之一。為什么有些事情總是縈繞在你的心頭在通常情況下，你對一些事總是念念不忘，這是因?yàn)槟阆Ｍ鼈儺?dāng)前的狀況能有所改善，另外：*你還沒有確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么；*你還沒有決定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么；*你還沒有把后果和即將采取行動(dòng)的提示信息存入你所依賴的體系中去。這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。直到你澄清了所有的問題，作出一切必要的決定，并把結(jié)果存儲(chǔ)到那個(gè)系統(tǒng)中去，同時(shí)心里十分清楚，需要時(shí)你能夠隨時(shí)調(diào)用查詢這個(gè)系統(tǒng)，你的大腦才會(huì)放松下來。你可以騙過所有的人，但是你卻無法愚弄自己的大腦。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的結(jié)果和行動(dòng)的提示信息寄存于一個(gè)安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候在你的意識(shí)中浮現(xiàn)出來。如果你沒有作好這些準(zhǔn)備，那么，你的大腦就一分鐘也不會(huì)停止運(yùn)轉(zhuǎn)。通常情況下，當(dāng)你對某件事感到無能為力時(shí)，你的某根神經(jīng)仍然會(huì)持續(xù)不斷地對你施加壓力，這僅僅會(huì)進(jìn)一步增加你的精神負(fù)擔(dān)。你的大腦并不總那么管用有趣的是，你的大腦中至少有一部分是相當(dāng)愚蠢的。如果它多多少少擁有一些天資的話，它就會(huì)在你需要處理某件事時(shí)及時(shí)地提醒你。持續(xù)不斷且毫無成效地深陷于我們不得不處理的事務(wù)當(dāng)中，是對時(shí)間和精力的最大浪費(fèi)?！死锔窭↘erryGleeson）你有沒有這樣一把手電筒，電池中的電量都已經(jīng)消耗殆盡了？而你的大腦一般是什么時(shí)候，才提醒你該買電池了呢？你又是什么時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)電池沒有電了呢？這不能算是反應(yīng)靈敏的表現(xiàn)吧。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當(dāng)你在商店里看到電池時(shí)給你通風(fēng)報(bào)信了，而且提醒你選擇正確的型號(hào)。從你今天早晨醒來到現(xiàn)在，你是否想到任何需要處理但還未動(dòng)手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無進(jìn)展的事情純粹是浪費(fèi)時(shí)間和精力。而且這往往只會(huì)增加你的焦慮不安。似乎許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特別是當(dāng)我們一談到有許多事要處理時(shí)，這一現(xiàn)象更加嚴(yán)重。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但這個(gè)實(shí)體目前卻無法有效地應(yīng)付這些情況?？刂颇愕念^腦，要么由它來操縱你?！R勒斯（Horace）“材料”的轉(zhuǎn)化我是這樣定義“材料”（Stuff）的：任何進(jìn)入你的精神或現(xiàn)實(shí)世界中但尚未找到歸屬的事情，所有你尚未推理出理想的解決方法和下一步具體行動(dòng)的事情。對于很多人來說，大部分的組織管理系統(tǒng)沒有發(fā)揮應(yīng)有的功效，原因在于沒有首先完成對它們的轉(zhuǎn)化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。我們需要把所有我們盡力管理的“材料”轉(zhuǎn)化為可以付諸行動(dòng)的事務(wù)。多年以來，我所見過的絕大部分任務(wù)清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，它們僅僅代表著許多尚未解決的事務(wù)中的某一部分的提示信息，而這些事務(wù)也仍未轉(zhuǎn)化為預(yù)期結(jié)果和行動(dòng)方案，即真正意義上的工作提綱和細(xì)節(jié)?！安牧稀痹诒举|(zhì)上并不是一件壞事。就其本質(zhì)而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來。但是，一旦“材料”進(jìn)入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。作為腦力勞動(dòng)者，這是我們的責(zé)任。如果“材料”已經(jīng)完成了轉(zhuǎn)化過程，而且明白無誤，那么，我們的價(jià)值觀（不是我們的體力勞動(dòng)）就大可不必存在了。在一次研論會(huì)臨近結(jié)束時(shí)，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的工作任務(wù)表時(shí)，感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個(gè)人管理系統(tǒng)中所謂的計(jì)劃表而言，這是我所聽到過的最生動(dòng)形象的描述了。絕大多數(shù)人一直在調(diào)整那些性質(zhì)原本模糊不清、殘缺不全的任務(wù)清單。但是，他們?nèi)匀粵]有認(rèn)識(shí)到，到底需要組織多少內(nèi)容，管理什么細(xì)節(jié)，才能夠獲得真正的回報(bào)。如果他們希望自己的組織管理工作富有成效，就應(yīng)該搜集一切需要思索的問題，然后開始冥思苦想。過程：管理你的行動(dòng).你幾乎可以像訓(xùn)練運(yùn)動(dòng)員那樣來訓(xùn)練你自己，在“知識(shí)工作”中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動(dòng)和精力集中。你可以更加積極有效地思考問題，輕松自如地控制事態(tài)的發(fā)展。你可以使形形色色的閑雜瑣事減少到最小程度，完成更多的工作，而消耗較小的氣力。此外，你還可以針對搜集到的全部“材料”進(jìn)行前期階段的判定，為你的工作和生活制定出標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作程序。然而，在你未達(dá)到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣：在大腦中不留任何事情。正如我們已經(jīng)看到的那樣，通過管理時(shí)間、信息或者重要事情，都無法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。畢竟：*你不可能通過對5分鐘進(jìn)行管理，賺取6分鐘的時(shí)間。*你無法對付超載的信息量，否則，你會(huì)走進(jìn)圖書館便立刻死掉。或者當(dāng)你第一次連接因特網(wǎng)，甚至在你打開電話號(hào)碼本時(shí)，你就會(huì)大發(fā)脾氣，失去耐心。*你不能管理重要事宜，你只是擁有它們。因此，管理你的行動(dòng)是管理好你全部“材料”的關(guān)鍵所在。管理行動(dòng)是一個(gè)重要的挑戰(zhàn)你利用你的時(shí)間都做了些什么事情呢？你是如何運(yùn)用你獲取的信息的呢？你是如何調(diào)用你的身體和關(guān)注焦點(diǎn)事物的精力的呢？這些是當(dāng)你面臨著分配有限資源的時(shí)候必須作出的選擇。真正的問題是，在某一時(shí)間，如何恰當(dāng)?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動(dòng)。這似乎是顯而易見的。然而，希望管理那些尚未確認(rèn)或決定的行動(dòng)是極其困難的。很多人手頭有許多事情有待推進(jìn)，但連他們自己都還沒有搞清楚要做些什么。常常聽到有人抱怨“我沒有時(shí)間去……”，這完全是可以理解的，因?yàn)樵S多工作似乎都難以控制。之所以有這種感覺，是因?yàn)槟愀緵]有能力一口氣完成一項(xiàng)工作，你僅僅能夠完成這項(xiàng)任務(wù)中的某一個(gè)步驟。在多數(shù)情況下，很多推動(dòng)整個(gè)工作進(jìn)程的步驟實(shí)際上僅僅需要一兩分鐘的時(shí)間就可以搞定。開始便是行動(dòng)的一半?！ＥD諺語在培訓(xùn)成千上萬名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)現(xiàn)，他們的突出問題并不是缺乏時(shí)間（盡管他們自己這樣認(rèn)為）。問題的關(guān)鍵在于，他們無法斷定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行動(dòng)。就像第一次在雷達(dá)屏幕上觀察到敵情時(shí)，你應(yīng)在前期界定問題，而不是等到問題嚴(yán)重化了才手忙腳亂地判斷。這將讓你收獲行為管理所帶來的豐碩成果。事情極少由于時(shí)間匱乏而受阻。它們陷入困境往往是由于未能判定行動(dòng)而造成的。自下而上法的價(jià)值多年來，我已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了，自下而上的方法對提高個(gè)人工作效率具有實(shí)用價(jià)值，即從當(dāng)前活動(dòng)和任務(wù)的最底層入手。頭腦精明的人一般認(rèn)為，最恰當(dāng)?shù)淖鍪路椒☉?yīng)該是自上而下地進(jìn)行：首先確定個(gè)人和公司的任務(wù)；然后定義工作的主要目標(biāo)；最后把焦點(diǎn)集中到實(shí)施計(jì)劃的細(xì)節(jié)問題上。然而問題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴(yán)重地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶?。結(jié)果，自下而上的方法反而更加行之有效?，F(xiàn)在，就開始掌控各種情況的最新動(dòng)態(tài)，并且采取一切有效方法保持這種狀態(tài)，這將成為拓寬視野的最佳途徑。如此一來，你的創(chuàng)造力就獲得了解放，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，同時(shí)，你也會(huì)滿懷信心地去迎接創(chuàng)造出來的新成果。對于那些參與具體運(yùn)作實(shí)施的人們來說，一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺便會(huì)油然而生。當(dāng)你用于對付實(shí)施結(jié)果的工具成為目前工作模式中的一個(gè)組成部分時(shí)，這也就是說，你為進(jìn)行更高一級(jí)的思維活動(dòng)作好了更加充分的準(zhǔn)備。事實(shí)上，在你的工作以外，更多有價(jià)值的事情還有待思考。但如果你這一層次上的控制管理能力不夠，就好似穿著碩大寬松的衣服游泳一樣難言輕松。我接觸過許多主管經(jīng)理，他們在白天處理著各種繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對公司前景以及個(gè)人前途的考慮和展望。這一切是在完全地?cái)[脫了一天工作的糾纏之后，自然而然引發(fā)的結(jié)果。僅僅懷有對前景的展望是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它必須與大膽的行結(jié)合起來。僅僅靠雙眼盯住階梯是不夠的，我們必須勇于跨上階梯?！叽睦蚬S爾（VaclavHavel）橫向和縱向的行動(dòng)管理你需要從橫向和縱向兩個(gè)角度出發(fā)來控制各種任務(wù)、工作和行動(dòng)。“橫向的”控制保證了所有行動(dòng)都具有連貫性、邏輯性，讓我們把你的神智想像成警察局的雷達(dá)吧，它一刻不停地對你周圍的一切事物進(jìn)行掃描監(jiān)測。它可能捕捉到24小時(shí)內(nèi)吸引你注意力的上千件事情中的任何一件：藥店、管家、瑪薩姑媽、戰(zhàn)略計(jì)劃、午餐、辦公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顧客、需要擦的皮鞋，買郵票、存一張支票、預(yù)訂旅館、取消一次員工會(huì)議、今晚去看一場電影等等。你也許會(huì)對自己在僅僅一天的時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時(shí)及時(shí)地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過渡到另一件。相比之下，“縱向的”控制則是指針對每個(gè)具體的主題和工作所進(jìn)行的思考。比如，吃晚飯時(shí)，你和你的配偶談?wù)撈鹣乱淮味燃伲@時(shí)，你內(nèi)心深處的“監(jiān)控雷達(dá)”開始鎖定這一信息——你們將去哪里，什么時(shí)候去，將做些什么，要作什么準(zhǔn)備等；或者你即將對部門進(jìn)行重組，你和老板需要商討一些決策；或者你僅僅需要挑選一個(gè)日期，在那天給一位顧客打一個(gè)電話。從廣泛的意義上講，這就是“工作計(jì)劃”，它的重點(diǎn)聚集在某一情況或某一個(gè)人身上，勾勒出執(zhí)行過程中一切必要的想法、細(xì)節(jié)、重要環(huán)節(jié)和事情的先后次序，至少在目前是這樣的。橫向控制和縱向控制的目標(biāo)是一致的：解除你精神上的負(fù)擔(dān)，并把事情做好。恰到好處的行為管理能夠令你輕松自如地游歷于工作和生活的廣闊領(lǐng)域之中。同時(shí)，適度的工作計(jì)劃能夠使你清楚地認(rèn)識(shí)到所需的具體環(huán)節(jié)，并且緊抓不放。主要的變化：把一切趕出你的大腦如果你把一切事情僅僅存儲(chǔ)在大腦里，那么，你就無法真正地獲取我所承諾的那種輕松的控制感。你將發(fā)現(xiàn)，本書中所描述的這些獨(dú)立的行為正是目前你正在按部就班進(jìn)行的事情。我與其他人迥然不同的做法是，我將所有的“材料”百分之百地存入一些實(shí)實(shí)在在的工具籃中，而不是遺留在我的頭腦中，并且利用這些工具進(jìn)行處理。這一方法適用于一切事務(wù)——重大事件或者微不足道的小事，個(gè)人的私事或者工作中的問題，突發(fā)事件或者不甚緊急的情況，無一例外。通常，你大腦中盤踞問題的多少與其解決的效率成反比。我相信，當(dāng)你的工作或者生活達(dá)到某一個(gè)階段時(shí)，你不得不坐下來平靜一下，拿起紙筆列出一張清單。如果是這樣的話，對于我所說的一切你就獲取了一個(gè)參照點(diǎn)。然而，大多數(shù)人只是在生活工作變得一團(tuán)糟、混亂不堪，令他們難以忍受、不得不采取措施時(shí)，才會(huì)開始草擬工作清單。通常情況下，這個(gè)清單也僅僅涉及使他們備受折磨的那些具體問題。但是，如果你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運(yùn)行模式中的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個(gè)領(lǐng)域（不僅僅在處理“緊急情況時(shí)”），那么，你就開始進(jìn)入了我們所描述的“黑帶”（blackbelt）水準(zhǔn)的管理模式。注視著我面前的幾種選擇，我盡量依賴于直覺作出判斷，而不是為這些選擇絞盡腦汁、苦苦思索。我應(yīng)該已經(jīng)對方方面面的情況進(jìn)行周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼遄?，并以一種可靠的方式獲取了結(jié)果。我不希望再次浪費(fèi)時(shí)間來考慮它們，否則，就是徒勞無益地耗費(fèi)創(chuàng)造力，同時(shí)自己制造挫折和壓力。你沒有理由兩次產(chǎn)生同一想法，除非你對它情有獨(dú)鐘。你無法逃避這種思考。你的大腦會(huì)緊緊地糾纏那些懸而未決的事情不放。但是，大腦負(fù)載這些未盡事宜的能力是有限度的一旦超越了這個(gè)限度，它就會(huì)暴跳如雷。大腦中肩負(fù)短期記憶的那部分組織往往負(fù)責(zé)存儲(chǔ)不完整、尚未決定和沒有組織安排好的“材料”，其功能類似于個(gè)人計(jì)算機(jī)中的隨機(jī)存儲(chǔ)器。你的意識(shí)就仿佛是計(jì)算機(jī)的顯示器，只是一個(gè)用于聚集的工具，而不是一個(gè)存儲(chǔ)場所。你每一次只能考慮兩三件事情。但是那些不完整的項(xiàng)目仍然存儲(chǔ)于短期記憶空間里。大腦容納“材料”的能力有一定的限度。很多人終日里忙忙碌碌，而隨機(jī)存儲(chǔ)器的接縫處早已漲裂四溢了。他們時(shí)常感到心神不寧、坐臥不定，正是因?yàn)樵谒麄儍?nèi)心深處，超負(fù)荷的精神負(fù)擔(dān)無時(shí)無刻不在侵?jǐn)_他們的注意力。比如，在剛剛過去的幾分鐘里，你是不是已經(jīng)走神了，腦子里冒出一些與你現(xiàn)在閱讀的內(nèi)容毫不相干的事情了呢？很可能你的大腦開了小差，跑到一些未處理完的事情上去了。它們從你大腦中的隨機(jī)存儲(chǔ)器里一躍而起，沖著你大吼大叫。而你又是怎樣做的呢？除非你把它記下來，放在一個(gè)可靠的籃子里，這樣你知道你將很快再次回顧這個(gè)問題，否則，它很可能對你糾纏不休。最徒勞無益的做法是：事情毫無進(jìn)展，而壓力陡然激增。糟糕的是，當(dāng)你對這些事情感到無能為力、無可奈何時(shí)，你的大腦仍然毫不懈怠地一個(gè)勁地提醒你。大腦中從來就不存在過去或者將來的概念。也就是說，一旦你告訴自己有些事情需要處理，并把這一信息傳遞到你的隨機(jī)處理器中，大腦中的某一些區(qū)域立即認(rèn)定，你應(yīng)該自始至終努力完成那件事情。對于任何你應(yīng)該去解決掉的問題，大腦都會(huì)破譯為你應(yīng)該立刻投入辦理。坦率地講，一旦把兩件事同時(shí)放入隨機(jī)存儲(chǔ)器就導(dǎo)致了失敗，因?yàn)槟愀緹o法同時(shí)對付它們。就這樣，無孔不入的壓力一下子冒了出來，而造成它的原因我們就不得而知了。同一個(gè)在你的大腦中沒有崗哨的敵人作戰(zhàn)，是十分艱巨的任務(wù)?！_莉肯普頓（SallyKempton）大多數(shù)人都長期處于這樣或那樣的精神緊張狀態(tài)，由于耗時(shí)持久，他們?nèi)灰庾R(shí)不到這種狀態(tài)的存在。就像萬有引力無時(shí)不在，以至于感受萬有引力的人們甚至意識(shí)不到壓力的存在。只有當(dāng)人們徹底地?cái)[脫了這種壓力的束縛，擁有一種完全不同的體驗(yàn)時(shí)，他們才可能認(rèn)識(shí)到自己曾經(jīng)承受著多么大的壓力啊。你能夠擺脫這種壓力的束縛嗎？你肯定會(huì)的。下面的內(nèi)容將告訴你具體的做法。第二章 橫向管理工作進(jìn)程的5個(gè)階段如何掌握既輕松又不失控的知識(shí)工作，我所教授的這個(gè)技巧的核心部分就是征服工作進(jìn)程的5個(gè)階段。無論在什么情況下，我們在工作時(shí)都將經(jīng)歷這5個(gè)階段：（1）收集一切引起我們注意力的事情；（2）加工處理后，確定它們的實(shí)質(zhì)以及解決方法；（3）組織整理得出的結(jié)論；（4）把它們列為我們行動(dòng)的選擇方案；（5）行動(dòng)，這就構(gòu)成了我們生活中的“橫向”管理層，隨時(shí)添加新事務(wù)。我們所認(rèn)知的知識(shí)已經(jīng)在行動(dòng)中證明了自己。我這里所談的知識(shí)是指行動(dòng)中的信息，以及關(guān)注結(jié)果的信息?！说肍德魯克（Peter F Drucker）原則上，這個(gè)方法極其簡單。不管怎樣，這就是我們習(xí)以為常的處事方法。但是，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)來看，大多數(shù)人都存在有效改進(jìn)這5個(gè)階段中每一個(gè)階段運(yùn)作方法的余地。我們工作流程的管理包括了5個(gè)環(huán)節(jié)，因此，除非所有的連接點(diǎn)都緊密