【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 織結(jié)構(gòu)圖。 如圖 所示。 董事會(huì)總經(jīng)理人事部 財(cái)務(wù)部 工程部 保安部清潔部服務(wù)部 維修部小區(qū)管理處接待室業(yè)務(wù)辦理室辦公室建筑維修組設(shè)備維修組會(huì)計(jì)科結(jié)算科物料室 圖 三湘物業(yè)管理公司 現(xiàn)行 組織結(jié)構(gòu)圖 由圖 可知，物業(yè)公司 在管理層下設(shè)財(cái)務(wù)部、服務(wù)部、維修部、保安部等職能部門，其中值得一題的是服務(wù)部之下的管理處實(shí)行“一門市”服務(wù)， 所謂的 “一門市”服務(wù)即各種業(yè)務(wù)集中面向住戶 ,是公司對(duì)外窗口。 畢業(yè)論文 —— 三湘小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()ow第 9 頁(yè) 業(yè)務(wù)流程調(diào)查與分析 通過(guò)對(duì)物業(yè)公司組織結(jié)構(gòu)和各項(xiàng)管理功能的調(diào)查，繪制出了較為清晰的 組織結(jié)構(gòu)圖 ，但其只 描述了在組織邊界之內(nèi)，各部分之間的主要的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)的情況。這只是一種粗略 的描述，如將其作為新系統(tǒng)的開發(fā)基礎(chǔ)還是不夠具體的。因此，還要針對(duì) 物業(yè)公司的具體的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查 業(yè)務(wù)流程應(yīng)順著 原系統(tǒng)信息流動(dòng)的過(guò)程逐步的進(jìn)行，內(nèi)容包括各環(huán)節(jié)的處理業(yè)務(wù)、信息來(lái)源、處理方法、計(jì)算方法、信息流經(jīng)去向、提供信息的時(shí)間與形態(tài)（報(bào)告、單據(jù)等）。調(diào)查中還應(yīng)注意各業(yè)務(wù)處理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，以及系統(tǒng)一些例外情況的處理方式。 一般在業(yè)務(wù)流程分析中，可采用的工具是業(yè)務(wù)流程圖，這是一種描述系統(tǒng)內(nèi)各單位、人員之間業(yè)務(wù)關(guān)系、作業(yè)順序和管理信息流動(dòng)的流程圖，是掌握現(xiàn)行系統(tǒng)狀況，確立系統(tǒng)邏輯模型不可缺少的環(huán)節(jié)。通過(guò)繪制 業(yè)務(wù)流程圖，可以幫助分析人員找出業(yè)務(wù)流程中的不合理之處，以便優(yōu)化業(yè)務(wù)處理過(guò)程。 本系統(tǒng) 業(yè)務(wù)流程圖中的 基本 符號(hào)說(shuō)明如 圖 所示 ： 圖 業(yè)務(wù)流程圖基本符號(hào) 一 .小區(qū)物業(yè)管理業(yè)務(wù)流程分析： 整個(gè)物業(yè)管理公司的業(yè)務(wù)種類，可分為收費(fèi)管理業(yè)務(wù)、業(yè)主報(bào)修管理業(yè)務(wù)、業(yè)主投訴管理業(yè)務(wù)等，這些基本業(yè)務(wù)就構(gòu)成了小區(qū)物業(yè)管理的主體 ,并由以下 業(yè)務(wù)流程分析可知整個(gè)過(guò)程是以業(yè)主 (服務(wù)對(duì)象 )為中心的一個(gè)循環(huán)過(guò)程。以下簡(jiǎn)單的描述了各業(yè)務(wù)情況 : 每個(gè)業(yè)主在入住小區(qū)時(shí)都要在物業(yè)公司登記其基本信息，以便公司待查。 報(bào)修管理業(yè)務(wù) (1)業(yè)主在向物業(yè)管理公司提出報(bào)修服務(wù)之前，應(yīng)填寫一張“報(bào)修申請(qǐng)表”，其包括業(yè)主姓名、地址、聯(lián)系方式、報(bào)修日期、報(bào)修項(xiàng)目等，交給服務(wù)臺(tái)接待員。 (2)服務(wù)臺(tái)接待員收到業(yè)主遞交的申請(qǐng)表后，審核其內(nèi)容，如報(bào)修項(xiàng)目超出了 物業(yè)管理公司所應(yīng)承擔(dān)的范圍，將“ 報(bào)修申請(qǐng)表”退回給業(yè)主，并向業(yè)主做耐心的解釋。另則，如在報(bào)修范圍內(nèi)，將申請(qǐng)表存底經(jīng)統(tǒng)計(jì)后形成報(bào)修統(tǒng)計(jì)表供總經(jīng)理查看。 外部項(xiàng) 系統(tǒng)中人員 處理、加工單據(jù)、報(bào)表、實(shí)物 數(shù)據(jù)存儲(chǔ) 數(shù)據(jù)流、信息流O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()(3)對(duì)成功接納業(yè)主報(bào)修申請(qǐng)后，向維修部通報(bào)具體情況，維修部主管批準(zhǔn)后，派遣有關(guān)維修組人員上門服務(wù)。在上門服務(wù)前，應(yīng)對(duì)材料庫(kù)存做 相應(yīng)修 改與記錄 ,而在維修服務(wù)后，經(jīng)有關(guān)人員開維修清單，一式兩份， 業(yè)主簽字確認(rèn)， 一份送至報(bào)修的業(yè)主手中；另一份交財(cái)務(wù)部做帳。 （ 1）物業(yè)管理處 地管理員根據(jù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)填寫收費(fèi)通知單交給業(yè)主，在業(yè)主把 費(fèi)用 （包括 保潔保安費(fèi)、電梯運(yùn)行費(fèi) 、 小區(qū) 公共設(shè)備 管理 、停車費(fèi)、維修費(fèi)等 ）交納后，由收費(fèi)出納員對(duì)其項(xiàng)目、時(shí)間和數(shù)額進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)，開收費(fèi)收據(jù)， 一式兩份，一份送至業(yè)主手中；另一份交財(cái)務(wù)部做帳。 （ 2）同時(shí)，對(duì)于收到的每一筆，都要在費(fèi)用收取一覽表中詳細(xì)登記，以備待查。 （ 3）對(duì)于拖欠 物業(yè)管理 費(fèi)的業(yè)主，要定期發(fā)出催款通 知書，催其交款。 （ 4）每個(gè)月的月底管理處要匯總統(tǒng)計(jì)收費(fèi)情況，填寫匯總表交 財(cái)務(wù)部 。 物業(yè)管理 公司定期向小區(qū)業(yè)主發(fā)放調(diào)查表或開通 24 小時(shí)語(yǔ)音記錄投訴熱線 ,以便各業(yè)主提出對(duì)于公司服務(wù)質(zhì)量與態(tài)度反饋意見與投訴，使公司高層領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)了解小區(qū)業(yè)主的反饋記錄。 ，每月把各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)一次匯總給總經(jīng)理，以便其作出決策。 二 .業(yè)務(wù)流程圖 物業(yè)管理 公司具體的業(yè)務(wù)流程圖如圖 所示 畢業(yè)論文 —— 三湘小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()ow第 11 頁(yè) 不合格業(yè)主收費(fèi)通知填寫收費(fèi)通知書費(fèi)用 核對(duì)確認(rèn) 收費(fèi)收據(jù)記帳費(fèi)用收取明細(xì)表檢查違約記錄資金結(jié)算統(tǒng)計(jì) 匯總表 2接受與妥善處理總經(jīng)理報(bào)修申請(qǐng)表審核合格入戶登記表登記業(yè)主資料記錄登記安排維修 派遣統(tǒng)計(jì)匯總 匯總表 1維修組服務(wù)通知書實(shí)施維修費(fèi)用清單財(cái)務(wù)部銀行領(lǐng)取材料材料庫(kù)存收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)催款單維修通知單報(bào)修一覽表備案維修完工進(jìn)度表反饋與投訴表反饋與投訴記錄業(yè)主圖 物業(yè)管理業(yè)務(wù)流程圖 O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB() 現(xiàn)行系統(tǒng)存在的主要問(wèn)題分析 三湘物業(yè)公司在開發(fā)本系統(tǒng)之前，在技術(shù) 上基本是采用人工處理方式，因而在物理形態(tài)上，三湘物業(yè)公司是不存在系統(tǒng)模型的。但是物業(yè)公司的具體業(yè)務(wù)在邏輯上仍然具有其特定的業(yè)務(wù)流程，各個(gè)部門之間的協(xié)作關(guān)系是比較確定的，整個(gè)管理業(yè)務(wù)過(guò)程作為一個(gè)整體同外界環(huán)境的交流關(guān)系也是有章可循的，因而在邏輯形態(tài)上，三湘物業(yè)公司的的系統(tǒng)無(wú)日不在運(yùn)行中。結(jié)合以上小節(jié) 業(yè)務(wù)流程圖 分析，大致可認(rèn)為，邏輯上的系統(tǒng)功能可用圖 表示。 在圖 中，所有的操作都是由手工完成的，所有的文檔和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)均采用傳統(tǒng)的歸檔式存儲(chǔ)。所以在對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)要進(jìn)行大量的重復(fù)性的繁瑣操作 ,對(duì)于管理 費(fèi)用核算等計(jì)算時(shí)雖以計(jì)算器為工具進(jìn)行輔助，但難免出錯(cuò)。在對(duì)歷史數(shù)據(jù)的查詢、比較等操作中，要翻閱大量的備案文檔，雖建立了索引，但與現(xiàn)代化的查詢方式相比，就顯的效率低下，工作量大。 現(xiàn)行系統(tǒng)的上述弱點(diǎn)，實(shí)質(zhì)上反映 公司在公司服務(wù)住戶 的過(guò)程中，對(duì)信息的產(chǎn)生、傳輸、加工與挖掘分析利用方面存在不足 ，不能滿足公司管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，也對(duì)公司 形象造成不利的影響 ,這也正是提出新系統(tǒng)的直接原因。 圖 現(xiàn)行系統(tǒng)的邏輯 功能 分析 外部環(huán)境 1基本數(shù)據(jù)維護(hù)基本數(shù)據(jù)當(dāng)日數(shù)據(jù)歷史數(shù)據(jù)報(bào)表制作數(shù)據(jù)查詢各類統(tǒng)計(jì)數(shù)各類報(bào)表查詢報(bào)告外部環(huán)境 2外部環(huán)境 3輸入 輸出輸出畢業(yè)論文 —— 三湘小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()ow第 13 頁(yè) 問(wèn)題的解決方案 建議采用的新系統(tǒng)，是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，采用 C/S 結(jié)構(gòu)（即“客戶端 /服務(wù)器”結(jié)構(gòu)），同時(shí)為了加強(qiáng)系統(tǒng)的適應(yīng)能力，采用胖客戶端技術(shù)，這樣即使在網(wǎng)絡(luò)中斷的情況下，也可以繼續(xù)營(yíng)業(yè)。也就是說(shuō) ，服務(wù)器主要起到存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的作用， 客戶端也保存本機(jī)的作業(yè)數(shù)據(jù)。在網(wǎng)絡(luò)通訊良好時(shí)，客戶端本機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)與服務(wù)器端數(shù)據(jù)庫(kù)同步；在網(wǎng)絡(luò)通訊有故障時(shí) ,可以與服務(wù)器脫機(jī)工作，等故障修復(fù)后再上傳數(shù)據(jù)與服務(wù)器保持同步。 新系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)行系統(tǒng)的功能，并且能克服現(xiàn)行系統(tǒng)的上述弱點(diǎn)，與現(xiàn)行系統(tǒng)相比，將有如下改善之舉： (1)對(duì)物業(yè)管理 信息的采 集與記錄更加細(xì)致與全面 ,能滿足不斷增長(zhǎng)的管理需求； (2)利用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn) 行加工、統(tǒng)計(jì)、分析，提高工作效率； (3)實(shí)現(xiàn)完成的信息管理流程，支持業(yè)務(wù)管理制度的完善工作； (4)提供統(tǒng)一格式的計(jì)算機(jī)打印單據(jù)與報(bào)表，提升企業(yè)形象； (5)重視對(duì)歷史數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)保護(hù)、追溯、分析，為管理層對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)預(yù)測(cè)與決策提供及時(shí)有效的幫助。 系統(tǒng)可行性分析 經(jīng)濟(jì)可行性 三湘物業(yè)管理公司目前由于主要采用以人工方式完成業(yè)務(wù)，進(jìn)行報(bào)表的制作，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析等，所以耗用工時(shí)較多，且效率低下。目前公司內(nèi)部的日成本為： 32 人 *100 元 /人日 =3200 元。我們還不能計(jì)算出因效率低下而給物 業(yè)公司帶來(lái)的無(wú)形經(jīng)濟(jì)損失，如果把這一部分也看做成本的話，那將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)剛才計(jì)算的數(shù)額。而如果開發(fā)一個(gè)能滿足業(yè)務(wù)要求的物業(yè)管理信息系統(tǒng)，在采用 生命周期法的前提下 ,從問(wèn)題的識(shí)別到系統(tǒng)實(shí)施、評(píng)價(jià)、維護(hù)，開發(fā)周期以一年計(jì)，共需人工成本 11000元，各種軟硬件成本 18000，日常維護(hù)費(fèi)用 4000 元，共計(jì)成本費(fèi)用 33000 元，其低于目前的人工費(fèi)用總和。同樣，我們也無(wú)法估計(jì)出由于系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用使 物業(yè)管理公司管理與工作效率提高而帶來(lái)的無(wú)形的巨額經(jīng)濟(jì)效益。而且，由于系統(tǒng)在未較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)穩(wěn)定地發(fā)揮作用，這對(duì)于物業(yè)管理公司提高 物業(yè)管理水平有很大幫助。由此可見，開發(fā)此系統(tǒng)在經(jīng)濟(jì)上完全可行。 技術(shù)可行性 從目前市場(chǎng)上比較流行的數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)、管理軟件來(lái)看，對(duì)于比較簡(jiǎn)單的中小型數(shù)據(jù)庫(kù)， Microsoft Visual 和 Microsoft Access2020 的結(jié)合無(wú)疑是在實(shí)O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()際應(yīng)用中較為成功的一種解決方案。前者為用戶提供了 Windows 所一貫堅(jiān)持的非常友好、操作簡(jiǎn)單的用戶界面、完善而強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)操作功能（通過(guò) Visual Basic for Application 結(jié)合 SQL 語(yǔ)句實(shí)現(xiàn)）和簡(jiǎn) 潔明了的數(shù)據(jù)庫(kù)接口；后者則可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)施操作、維護(hù)和權(quán)限識(shí)別功能，也可通過(guò) Visual Basic for Application 與 SQL 語(yǔ)句的結(jié)合對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更復(fù)雜的操作。 結(jié)合本系統(tǒng)實(shí)際， 三湘物業(yè)管理公司 的日業(yè)務(wù)量在不斷的增大，但是其 物業(yè)管理 管理的水平和復(fù)雜程度相對(duì)而言還是可以分析清楚的，經(jīng)系統(tǒng)的前期分析，可以設(shè)計(jì)出符合實(shí)際需求、易于理解、易于操作、易于維護(hù)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。對(duì)于 Microsoft Access2020 而言，管理這種規(guī)模和復(fù)雜程度的數(shù)據(jù)庫(kù)是游刃有余的。同樣對(duì)與Microsoft Visual 來(lái)說(shuō)，對(duì)數(shù)量較少的表 (table)和其間關(guān)系 (relation)進(jìn)行比較簡(jiǎn)單的操作是其擅長(zhǎng)的功能，無(wú)論是查詢、統(tǒng)計(jì)或利用數(shù)學(xué)公式進(jìn)行趨勢(shì)預(yù)測(cè)，都能順利完成。 因此 ，開發(fā) 實(shí)施本 系統(tǒng) ，從軟件的角度看，是 完全可行。 2. 開發(fā)的硬件可行性 開發(fā)本系統(tǒng)所使用的軟件對(duì)于計(jì)算機(jī)硬件有一定要求，特別 Microsoft Visual 對(duì)計(jì)算機(jī)的主存、主頻、外頻、外存 (主要是硬盤容量 )都有比較高的要求 ,否則將影響到本系統(tǒng)的正常運(yùn)行，甚至導(dǎo)致數(shù)據(jù)計(jì)算的失誤的比較嚴(yán)重的錯(cuò)誤。 基本要求如下： （ 1） Microsoft Windows /98/2020/XP 版本。 （ 2） PⅢ或更、高的微處理器。 （ 3） Microsoft Windows 支持的 VGA 或更高分辨率的顯示器。 （ 4） Microsoft Visual 開發(fā)環(huán)境要求至少 32RAM。 而 Microsoft Access2020對(duì)系統(tǒng)配置的要求遠(yuǎn)底于 Microsoft Visual 對(duì)系統(tǒng)配置的要求水平。因此，從 市場(chǎng)上目前比較流行 的硬件水平來(lái)看，這種要求對(duì)于 物業(yè)管理公司 ，完全可行的。所以，在硬件方面，本系統(tǒng)的開發(fā)也 是可行的。 操作可行性 如前所述， 三湘物業(yè)管理公司 內(nèi)部大多數(shù)人員從未用過(guò)類似的 物業(yè)管理 信息系統(tǒng)，但是 Windows 友好的用戶界面和本系統(tǒng)良好的安全性設(shè)置，可以使其內(nèi)部員工在系統(tǒng)時(shí)時(shí)人員的指導(dǎo)幫助下很快掌握系統(tǒng)的使用方法，而無(wú)因操作失誤而引起系統(tǒng)出錯(cuò)之虞。不僅如此，我們還可以編寫出詳盡的“用戶操作說(shuō)明書 ” ，為用戶的正確操作給以圖文并茂的形式加以說(shuō)明。同時(shí)，在開發(fā)過(guò)程中，我們還可以盡量給用戶以方便，考慮到用戶需求的實(shí)際情況，在輸入界面、查詢界面等部分添加解釋或提示，幫助用戶盡快掌握本系統(tǒng)的使用方法。 綜合上述 ,由以上經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、操作三方面的分析可以看出，本系統(tǒng)的開發(fā)時(shí)機(jī)成熟，從多種角度考慮，都是可行的，所以公司決策層同意開發(fā)和使用本系統(tǒng)。 畢業(yè)論文 —— 三湘小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()ow第 15 頁(yè) 第三章 新系統(tǒng)邏輯方案 這一階段是系統(tǒng)分析的最后一項(xiàng)活動(dòng)，也是形成系統(tǒng)分析結(jié)果的關(guān)鍵工作。不但要利用前幾個(gè)階段的工作成果，而且要在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步調(diào)查，明確問(wèn)題，進(jìn)行創(chuàng)新。它的主要目標(biāo)是明確用戶的信息需求，全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、詳細(xì)地描述新系統(tǒng)應(yīng)具備的邏輯功能，提出新系統(tǒng)邏輯方案。 本系統(tǒng) 的邏輯模型主要以系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖和數(shù)據(jù)字典為主要的描述工具，從邏輯上精確地描述了數(shù) 據(jù)加工、數(shù)據(jù)的輸入和輸出、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)的來(lái)源和去向。該邏輯模型超越了現(xiàn)有的組織機(jī)構(gòu)、完全脫離一些物質(zhì)要素， 進(jìn)一步舍去物質(zhì)，抽象出信息流，詳細(xì)調(diào)查數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)流程，按信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)流和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來(lái)描述系統(tǒng)的概貌。 數(shù)據(jù)流圖描述 數(shù)據(jù)流圖 反映 數(shù)據(jù)流在系統(tǒng)中流動(dòng)和處理情況的圖稱為 數(shù)據(jù)流圖 ,它是描述 系統(tǒng) 邏輯模型 的工具之一。 數(shù)據(jù)流圖 （ Data Fl