【文章內(nèi)容簡介】 織結(jié)構(gòu)圖。 如圖 所示。 董事會總經(jīng)理人事部 財務(wù)部 工程部 保安部清潔部服務(wù)部 維修部小區(qū)管理處接待室業(yè)務(wù)辦理室辦公室建筑維修組設(shè)備維修組會計科結(jié)算科物料室 圖 三湘物業(yè)管理公司 現(xiàn)行 組織結(jié)構(gòu)圖 由圖 可知，物業(yè)公司 在管理層下設(shè)財務(wù)部、服務(wù)部、維修部、保安部等職能部門，其中值得一題的是服務(wù)部之下的管理處實行“一門市”服務(wù)， 所謂的 “一門市”服務(wù)即各種業(yè)務(wù)集中面向住戶 ,是公司對外窗口。 畢業(yè)論文 —— 三湘小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()ow第 9 頁 業(yè)務(wù)流程調(diào)查與分析 通過對物業(yè)公司組織結(jié)構(gòu)和各項管理功能的調(diào)查，繪制出了較為清晰的 組織結(jié)構(gòu)圖 ，但其只 描述了在組織邊界之內(nèi)，各部分之間的主要的各種業(yè)務(wù)活動的情況。這只是一種粗略 的描述，如將其作為新系統(tǒng)的開發(fā)基礎(chǔ)還是不夠具體的。因此，還要針對 物業(yè)公司的具體的業(yè)務(wù)進行調(diào)查。調(diào)查 業(yè)務(wù)流程應(yīng)順著 原系統(tǒng)信息流動的過程逐步的進行，內(nèi)容包括各環(huán)節(jié)的處理業(yè)務(wù)、信息來源、處理方法、計算方法、信息流經(jīng)去向、提供信息的時間與形態(tài)（報告、單據(jù)等）。調(diào)查中還應(yīng)注意各業(yè)務(wù)處理中可能出現(xiàn)的問題，以及系統(tǒng)一些例外情況的處理方式。 一般在業(yè)務(wù)流程分析中，可采用的工具是業(yè)務(wù)流程圖，這是一種描述系統(tǒng)內(nèi)各單位、人員之間業(yè)務(wù)關(guān)系、作業(yè)順序和管理信息流動的流程圖，是掌握現(xiàn)行系統(tǒng)狀況，確立系統(tǒng)邏輯模型不可缺少的環(huán)節(jié)。通過繪制 業(yè)務(wù)流程圖，可以幫助分析人員找出業(yè)務(wù)流程中的不合理之處，以便優(yōu)化業(yè)務(wù)處理過程。 本系統(tǒng) 業(yè)務(wù)流程圖中的 基本 符號說明如 圖 所示 ： 圖 業(yè)務(wù)流程圖基本符號 一 .小區(qū)物業(yè)管理業(yè)務(wù)流程分析： 整個物業(yè)管理公司的業(yè)務(wù)種類，可分為收費管理業(yè)務(wù)、業(yè)主報修管理業(yè)務(wù)、業(yè)主投訴管理業(yè)務(wù)等，這些基本業(yè)務(wù)就構(gòu)成了小區(qū)物業(yè)管理的主體 ,并由以下 業(yè)務(wù)流程分析可知整個過程是以業(yè)主 (服務(wù)對象 )為中心的一個循環(huán)過程。以下簡單的描述了各業(yè)務(wù)情況 : 每個業(yè)主在入住小區(qū)時都要在物業(yè)公司登記其基本信息，以便公司待查。 報修管理業(yè)務(wù) (1)業(yè)主在向物業(yè)管理公司提出報修服務(wù)之前，應(yīng)填寫一張“報修申請表”，其包括業(yè)主姓名、地址、聯(lián)系方式、報修日期、報修項目等，交給服務(wù)臺接待員。 (2)服務(wù)臺接待員收到業(yè)主遞交的申請表后，審核其內(nèi)容，如報修項目超出了 物業(yè)管理公司所應(yīng)承擔的范圍，將“ 報修申請表”退回給業(yè)主，并向業(yè)主做耐心的解釋。另則，如在報修范圍內(nèi)，將申請表存底經(jīng)統(tǒng)計后形成報修統(tǒng)計表供總經(jīng)理查看。 外部項 系統(tǒng)中人員 處理、加工單據(jù)、報表、實物 數(shù)據(jù)存儲 數(shù)據(jù)流、信息流O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()(3)對成功接納業(yè)主報修申請后，向維修部通報具體情況，維修部主管批準后，派遣有關(guān)維修組人員上門服務(wù)。在上門服務(wù)前，應(yīng)對材料庫存做 相應(yīng)修 改與記錄 ,而在維修服務(wù)后，經(jīng)有關(guān)人員開維修清單，一式兩份， 業(yè)主簽字確認， 一份送至報修的業(yè)主手中；另一份交財務(wù)部做帳。 （ 1）物業(yè)管理處 地管理員根據(jù)收費標準填寫收費通知單交給業(yè)主，在業(yè)主把 費用 （包括 保潔保安費、電梯運行費 、 小區(qū) 公共設(shè)備 管理 、停車費、維修費等 ）交納后，由收費出納員對其項目、時間和數(shù)額進行核對確認，開收費收據(jù)， 一式兩份，一份送至業(yè)主手中；另一份交財務(wù)部做帳。 （ 2）同時，對于收到的每一筆，都要在費用收取一覽表中詳細登記，以備待查。 （ 3）對于拖欠 物業(yè)管理 費的業(yè)主，要定期發(fā)出催款通 知書，催其交款。 （ 4）每個月的月底管理處要匯總統(tǒng)計收費情況，填寫匯總表交 財務(wù)部 。 物業(yè)管理 公司定期向小區(qū)業(yè)主發(fā)放調(diào)查表或開通 24 小時語音記錄投訴熱線 ,以便各業(yè)主提出對于公司服務(wù)質(zhì)量與態(tài)度反饋意見與投訴，使公司高層領(lǐng)導(dǎo)能及時了解小區(qū)業(yè)主的反饋記錄。 ，每月把各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計一次匯總給總經(jīng)理，以便其作出決策。 二 .業(yè)務(wù)流程圖 物業(yè)管理 公司具體的業(yè)務(wù)流程圖如圖 所示 畢業(yè)論文 —— 三湘小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()ow第 11 頁 不合格業(yè)主收費通知填寫收費通知書費用 核對確認 收費收據(jù)記帳費用收取明細表檢查違約記錄資金結(jié)算統(tǒng)計 匯總表 2接受與妥善處理總經(jīng)理報修申請表審核合格入戶登記表登記業(yè)主資料記錄登記安排維修 派遣統(tǒng)計匯總 匯總表 1維修組服務(wù)通知書實施維修費用清單財務(wù)部銀行領(lǐng)取材料材料庫存收費標準催款單維修通知單報修一覽表備案維修完工進度表反饋與投訴表反饋與投訴記錄業(yè)主圖 物業(yè)管理業(yè)務(wù)流程圖 O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB() 現(xiàn)行系統(tǒng)存在的主要問題分析 三湘物業(yè)公司在開發(fā)本系統(tǒng)之前，在技術(shù) 上基本是采用人工處理方式，因而在物理形態(tài)上，三湘物業(yè)公司是不存在系統(tǒng)模型的。但是物業(yè)公司的具體業(yè)務(wù)在邏輯上仍然具有其特定的業(yè)務(wù)流程，各個部門之間的協(xié)作關(guān)系是比較確定的，整個管理業(yè)務(wù)過程作為一個整體同外界環(huán)境的交流關(guān)系也是有章可循的，因而在邏輯形態(tài)上，三湘物業(yè)公司的的系統(tǒng)無日不在運行中。結(jié)合以上小節(jié) 業(yè)務(wù)流程圖 分析，大致可認為，邏輯上的系統(tǒng)功能可用圖 表示。 在圖 中，所有的操作都是由手工完成的，所有的文檔和數(shù)據(jù)存儲均采用傳統(tǒng)的歸檔式存儲。所以在對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行處理時要進行大量的重復(fù)性的繁瑣操作 ,對于管理 費用核算等計算時雖以計算器為工具進行輔助，但難免出錯。在對歷史數(shù)據(jù)的查詢、比較等操作中，要翻閱大量的備案文檔，雖建立了索引，但與現(xiàn)代化的查詢方式相比，就顯的效率低下，工作量大。 現(xiàn)行系統(tǒng)的上述弱點，實質(zhì)上反映 公司在公司服務(wù)住戶 的過程中，對信息的產(chǎn)生、傳輸、加工與挖掘分析利用方面存在不足 ，不能滿足公司管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，也對公司 形象造成不利的影響 ,這也正是提出新系統(tǒng)的直接原因。 圖 現(xiàn)行系統(tǒng)的邏輯 功能 分析 外部環(huán)境 1基本數(shù)據(jù)維護基本數(shù)據(jù)當日數(shù)據(jù)歷史數(shù)據(jù)報表制作數(shù)據(jù)查詢各類統(tǒng)計數(shù)各類報表查詢報告外部環(huán)境 2外部環(huán)境 3輸入 輸出輸出畢業(yè)論文 —— 三湘小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()ow第 13 頁 問題的解決方案 建議采用的新系統(tǒng)，是一個人機系統(tǒng)，采用 C/S 結(jié)構(gòu)（即“客戶端 /服務(wù)器”結(jié)構(gòu)），同時為了加強系統(tǒng)的適應(yīng)能力，采用胖客戶端技術(shù)，這樣即使在網(wǎng)絡(luò)中斷的情況下，也可以繼續(xù)營業(yè)。也就是說 ，服務(wù)器主要起到存儲數(shù)據(jù)的作用， 客戶端也保存本機的作業(yè)數(shù)據(jù)。在網(wǎng)絡(luò)通訊良好時，客戶端本機的數(shù)據(jù)庫與服務(wù)器端數(shù)據(jù)庫同步；在網(wǎng)絡(luò)通訊有故障時 ,可以與服務(wù)器脫機工作，等故障修復(fù)后再上傳數(shù)據(jù)與服務(wù)器保持同步。 新系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)行系統(tǒng)的功能，并且能克服現(xiàn)行系統(tǒng)的上述弱點，與現(xiàn)行系統(tǒng)相比，將有如下改善之舉： (1)對物業(yè)管理 信息的采 集與記錄更加細致與全面 ,能滿足不斷增長的管理需求； (2)利用計算機對數(shù)據(jù)進 行加工、統(tǒng)計、分析，提高工作效率； (3)實現(xiàn)完成的信息管理流程，支持業(yè)務(wù)管理制度的完善工作； (4)提供統(tǒng)一格式的計算機打印單據(jù)與報表，提升企業(yè)形象； (5)重視對歷史數(shù)據(jù)的存儲保護、追溯、分析，為管理層對企業(yè)的經(jīng)營預(yù)測與決策提供及時有效的幫助。 系統(tǒng)可行性分析 經(jīng)濟可行性 三湘物業(yè)管理公司目前由于主要采用以人工方式完成業(yè)務(wù)，進行報表的制作，對數(shù)據(jù)進行綜合分析等，所以耗用工時較多，且效率低下。目前公司內(nèi)部的日成本為： 32 人 *100 元 /人日 =3200 元。我們還不能計算出因效率低下而給物 業(yè)公司帶來的無形經(jīng)濟損失，如果把這一部分也看做成本的話，那將遠遠超過剛才計算的數(shù)額。而如果開發(fā)一個能滿足業(yè)務(wù)要求的物業(yè)管理信息系統(tǒng)，在采用 生命周期法的前提下 ,從問題的識別到系統(tǒng)實施、評價、維護，開發(fā)周期以一年計，共需人工成本 11000元，各種軟硬件成本 18000，日常維護費用 4000 元，共計成本費用 33000 元，其低于目前的人工費用總和。同樣，我們也無法估計出由于系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用使 物業(yè)管理公司管理與工作效率提高而帶來的無形的巨額經(jīng)濟效益。而且，由于系統(tǒng)在未較長的一段時間內(nèi)穩(wěn)定地發(fā)揮作用，這對于物業(yè)管理公司提高 物業(yè)管理水平有很大幫助。由此可見，開發(fā)此系統(tǒng)在經(jīng)濟上完全可行。 技術(shù)可行性 從目前市場上比較流行的數(shù)據(jù)庫開發(fā)、管理軟件來看，對于比較簡單的中小型數(shù)據(jù)庫， Microsoft Visual 和 Microsoft Access2020 的結(jié)合無疑是在實O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()際應(yīng)用中較為成功的一種解決方案。前者為用戶提供了 Windows 所一貫堅持的非常友好、操作簡單的用戶界面、完善而強大的數(shù)據(jù)庫操作功能（通過 Visual Basic for Application 結(jié)合 SQL 語句實現(xiàn)）和簡 潔明了的數(shù)據(jù)庫接口；后者則可對數(shù)據(jù)庫實施操作、維護和權(quán)限識別功能，也可通過 Visual Basic for Application 與 SQL 語句的結(jié)合對數(shù)據(jù)庫進行更復(fù)雜的操作。 結(jié)合本系統(tǒng)實際， 三湘物業(yè)管理公司 的日業(yè)務(wù)量在不斷的增大，但是其 物業(yè)管理 管理的水平和復(fù)雜程度相對而言還是可以分析清楚的，經(jīng)系統(tǒng)的前期分析，可以設(shè)計出符合實際需求、易于理解、易于操作、易于維護的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。對于 Microsoft Access2020 而言，管理這種規(guī)模和復(fù)雜程度的數(shù)據(jù)庫是游刃有余的。同樣對與Microsoft Visual 來說，對數(shù)量較少的表 (table)和其間關(guān)系 (relation)進行比較簡單的操作是其擅長的功能，無論是查詢、統(tǒng)計或利用數(shù)學(xué)公式進行趨勢預(yù)測，都能順利完成。 因此 ，開發(fā) 實施本 系統(tǒng) ，從軟件的角度看，是 完全可行。 2. 開發(fā)的硬件可行性 開發(fā)本系統(tǒng)所使用的軟件對于計算機硬件有一定要求，特別 Microsoft Visual 對計算機的主存、主頻、外頻、外存 (主要是硬盤容量 )都有比較高的要求 ,否則將影響到本系統(tǒng)的正常運行，甚至導(dǎo)致數(shù)據(jù)計算的失誤的比較嚴重的錯誤。 基本要求如下： （ 1） Microsoft Windows /98/2020/XP 版本。 （ 2） PⅢ或更、高的微處理器。 （ 3） Microsoft Windows 支持的 VGA 或更高分辨率的顯示器。 （ 4） Microsoft Visual 開發(fā)環(huán)境要求至少 32RAM。 而 Microsoft Access2020對系統(tǒng)配置的要求遠底于 Microsoft Visual 對系統(tǒng)配置的要求水平。因此，從 市場上目前比較流行 的硬件水平來看，這種要求對于 物業(yè)管理公司 ，完全可行的。所以，在硬件方面，本系統(tǒng)的開發(fā)也 是可行的。 操作可行性 如前所述， 三湘物業(yè)管理公司 內(nèi)部大多數(shù)人員從未用過類似的 物業(yè)管理 信息系統(tǒng)，但是 Windows 友好的用戶界面和本系統(tǒng)良好的安全性設(shè)置，可以使其內(nèi)部員工在系統(tǒng)時時人員的指導(dǎo)幫助下很快掌握系統(tǒng)的使用方法，而無因操作失誤而引起系統(tǒng)出錯之虞。不僅如此，我們還可以編寫出詳盡的“用戶操作說明書 ” ，為用戶的正確操作給以圖文并茂的形式加以說明。同時，在開發(fā)過程中，我們還可以盡量給用戶以方便，考慮到用戶需求的實際情況，在輸入界面、查詢界面等部分添加解釋或提示，幫助用戶盡快掌握本系統(tǒng)的使用方法。 綜合上述 ,由以上經(jīng)濟、技術(shù)、操作三方面的分析可以看出，本系統(tǒng)的開發(fā)時機成熟，從多種角度考慮，都是可行的，所以公司決策層同意開發(fā)和使用本系統(tǒng)。 畢業(yè)論文 —— 三湘小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) O pinos adugethpry39。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()ow第 15 頁 第三章 新系統(tǒng)邏輯方案 這一階段是系統(tǒng)分析的最后一項活動，也是形成系統(tǒng)分析結(jié)果的關(guān)鍵工作。不但要利用前幾個階段的工作成果，而且要在此基礎(chǔ)上進一步調(diào)查，明確問題，進行創(chuàng)新。它的主要目標是明確用戶的信息需求，全面、系統(tǒng)、準確、詳細地描述新系統(tǒng)應(yīng)具備的邏輯功能，提出新系統(tǒng)邏輯方案。 本系統(tǒng) 的邏輯模型主要以系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖和數(shù)據(jù)字典為主要的描述工具，從邏輯上精確地描述了數(shù) 據(jù)加工、數(shù)據(jù)的輸入和輸出、數(shù)據(jù)的存儲以及數(shù)據(jù)的來源和去向。該邏輯模型超越了現(xiàn)有的組織機構(gòu)、完全脫離一些物質(zhì)要素， 進一步舍去物質(zhì)，抽象出信息流，詳細調(diào)查數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)流程，按信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)流和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來描述系統(tǒng)的概貌。 數(shù)據(jù)流圖描述 數(shù)據(jù)流圖 反映 數(shù)據(jù)流在系統(tǒng)中流動和處理情況的圖稱為 數(shù)據(jù)流圖 ,它是描述 系統(tǒng) 邏輯模型 的工具之一。 數(shù)據(jù)流圖 （ Data Fl