【正文】 摘要 二十一世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代， 小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) 作為房產(chǎn)建筑行業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分，發(fā)揮著越來越大的作用，其能幫助物業(yè)管理公司各管理層及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握 各種物業(yè) 信息 ,使物業(yè) 管理公司的 工作步入一個(gè)新的篇章。論文遵循軟件工程方法論和信息系統(tǒng)開發(fā)規(guī)范，以系統(tǒng)開發(fā)過程為主線，介紹了系統(tǒng)從需求分析、新系統(tǒng)邏輯設(shè)計(jì)、系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)測(cè)試與實(shí)施各階段的主要內(nèi)容和成果，其包括業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流程圖、 數(shù)據(jù)字典、 HIPO圖、 IPO 圖、 ER 模型等。該系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)大方、簡(jiǎn)潔、實(shí)用、操作簡(jiǎn)單方便，是一款完全適合普通小區(qū)物業(yè)日常事務(wù)管理的軟件。 【關(guān)鍵詞】 :物業(yè)管理 、 小區(qū)物業(yè)管理、小區(qū) 物業(yè)管理 信息 系統(tǒng)、 Visual Basic 、Microsoft Office Access 20 ADO數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象 O pinos adugethpry39。物業(yè)管 理是一個(gè)特殊的服務(wù)行業(yè)，它集勞務(wù)、智慧、管 理為一體，管理和服務(wù)的對(duì)象是“人”， 最終目的是“滿足他人的需要”。在各個(gè)城市里，一座座住宅大樓拔地而起，新建的小區(qū)一片連著一片，花園、別墅、購(gòu)物中心，商務(wù)大廈哪一個(gè)不需要物業(yè)管理？由于物業(yè)管理行業(yè)在我國(guó)剛剛起步，其市場(chǎng)潛力巨大，發(fā)展空間廣闊，所以被喻為朝陽行業(yè)。另一方面， 面對(duì) 當(dāng)今社會(huì) 信息時(shí)代的挑戰(zhàn)，利用高科技手段來提高物業(yè)管理無疑是一條行之有效的途徑。 信息系統(tǒng) 開發(fā) 的必要性 三湘物業(yè)管理公司是上海三湘（集團(tuán)）有限公司的直隸下屬公司，其業(yè)務(wù)主要是針對(duì)住宅小區(qū)進(jìn)行服務(wù)型物業(yè)管理。由于目前物業(yè)公司的計(jì)算機(jī)應(yīng)用多為單純數(shù)據(jù)處理，模仿手工管理方式，多用于非常簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作。這些都 直接導(dǎo)致了管理工作的低效，人員配置過多，服務(wù)質(zhì)量不高。因此，物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)迫切需要一套精心打造的小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng)。 畢業(yè)論文 —— 三湘小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) O pinos adugethpry39。 2） 準(zhǔn)確性 —— 保證原始物業(yè)信息數(shù)據(jù)采集和輸入的準(zhǔn)確。 4） 經(jīng)濟(jì)性 —— 系統(tǒng)建設(shè)的投入費(fèi)用盡可能少，但收益較大。 6） 友好性 —— 系統(tǒng)界面友好美觀， 系統(tǒng)的維護(hù)、擴(kuò)充、 操作簡(jiǎn)單 、性能良好。系統(tǒng)能夠?qū)π^(qū)的房產(chǎn)資源管理信息、費(fèi)用管理信息、報(bào)修管理信息、維修管理信息 、用料管理信息、檔案管理信息、公共設(shè)備管理信息、綠化保安管理等 方面的信息提供 存儲(chǔ)、更新、查詢、 統(tǒng)計(jì)等功能 。此外，為了從宏觀上對(duì) 三湘 物業(yè)管理公司的整體概況，有更深的了解，我們可給出其與外部環(huán)境的關(guān)系簡(jiǎn)圖。 圖 三湘物業(yè)管理公司與外部環(huán)境的關(guān)系 信息系統(tǒng)基本開發(fā)思路與方法 在開發(fā)系統(tǒng)的全過程中 ,應(yīng)采取用戶至上的觀點(diǎn)，一切從用戶利益考慮，在加強(qiáng)調(diào)查研究和系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上，通過分步驟的不斷反饋的討論確定出新系統(tǒng)的最佳方案。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()命周期法 —— 按照系統(tǒng)工程的思想組織開發(fā)工作，始終以結(jié)構(gòu)化、模塊化、自頂向下地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行分析和設(shè)計(jì)，最后利用自底向上、逐步實(shí)現(xiàn)的方式完成系統(tǒng)的實(shí)施的一種系統(tǒng)開發(fā)方式，其特點(diǎn)是強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)開發(fā)過程的整體性和全局性 ,不過鑒于系統(tǒng)的應(yīng)用需求是不斷 提出與擴(kuò)充，系統(tǒng)分析的深度和廣度只能在開發(fā)過程中逐步增加和完善， 因此 在某些階段局部開發(fā)上可采用原型法 ,以期達(dá)到較好的效果。 信息系統(tǒng)開發(fā)的幾種設(shè)計(jì)方案 確定了 系統(tǒng)基本開發(fā)思路與方法 后，在來談一下目前幾種較流行的設(shè)計(jì)方案。這一方案以單機(jī)版物業(yè)管理軟件為主要架構(gòu)，主要用于實(shí)現(xiàn)小區(qū)的房產(chǎn)資源管理、費(fèi)用管理、檔案管理、維修管理、統(tǒng)計(jì)查詢、自動(dòng)生成多種報(bào)表等功能。在實(shí)踐中如需要，還可適當(dāng)添加修改軟件功能模塊，從而形成具有各小區(qū)特色的管理軟件。這一方案以網(wǎng)絡(luò)版物業(yè)管理軟件為主要架構(gòu)，多建立在物業(yè)管理公司的局域網(wǎng)基礎(chǔ)之上，具有小區(qū)的大樓資源管理、收費(fèi)管理、檔案管理、人事管理、維修管理、環(huán)衛(wèi)管理、保安管理、統(tǒng)計(jì)查詢、自動(dòng)生成多種報(bào)表等功能。 （ 3）智能化小區(qū)方案。 信息系統(tǒng)開發(fā)計(jì)劃 本項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃如下： 1） 在 2020 年 2 月下旬 內(nèi)完成系統(tǒng)需求分析 2） 在 2020 年 3 月 內(nèi)完成新系統(tǒng)邏輯方案分析 畢業(yè)論文 —— 三湘小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) O pinos adugethpry39。 O pinos adugethpry39。系統(tǒng)分析的主要任務(wù)是在初步調(diào)查的基礎(chǔ)上對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)作進(jìn)一步詳細(xì)調(diào)查，將系統(tǒng)詳細(xì)調(diào)查中所得到的文檔資料集中到一起，對(duì)組織內(nèi)部整體管理狀況和信息處理過程進(jìn)行分析。分析的主要內(nèi)容有：業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的流程是否暢通，是否合理；數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)過程和實(shí)現(xiàn)管理功能 之間的關(guān)系；原系統(tǒng)管理模式改革和新系統(tǒng)管理方法的實(shí)現(xiàn)是否具有可行性等；最后，提出新系統(tǒng)的各種方案和設(shè)想，并對(duì)所有的方案的設(shè)想進(jìn)行分析、研究、比較、判斷 和選擇 ,獲得一個(gè)最優(yōu)的新系統(tǒng)邏輯模型。通常用組織結(jié)構(gòu)圖來描述當(dāng)前系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)的層次和隸屬關(guān)系。 本人通過與三湘物業(yè) 管理 公司各級(jí)主要管理人員進(jìn) 行交流并到實(shí)地初步調(diào)查了解情況， 而得出該 物業(yè) 管理 公司的組織結(jié)構(gòu)圖。 董事會(huì)總經(jīng)理人事部 財(cái)務(wù)部 工程部 保安部清潔部服務(wù)部 維修部小區(qū)管理處接待室業(yè)務(wù)辦理室辦公室建筑維修組設(shè)備維修組會(huì)計(jì)科結(jié)算科物料室 圖 三湘物業(yè)管理公司 現(xiàn)行 組織結(jié)構(gòu)圖 由圖 可知，物業(yè)公司 在管理層下設(shè)財(cái)務(wù)部、服務(wù)部、維修部、保安部等職能部門，其中值得一題的是服務(wù)部之下的管理處實(shí)行“一門市”服務(wù)， 所謂的 “一門市”服務(wù)即各種業(yè)務(wù)集中面向住戶 ,是公司對(duì)外窗口。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()ow第 9 頁 業(yè)務(wù)流程調(diào)查與分析 通過對(duì)物業(yè)公司組織結(jié)構(gòu)和各項(xiàng)管理功能的調(diào)查，繪制出了較為清晰的 組織結(jié)構(gòu)圖 ，但其只 描述了在組織邊界之內(nèi)，各部分之間的主要的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)的情況。因此，還要針對(duì) 物業(yè)公司的具體的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查中還應(yīng)注意各業(yè)務(wù)處理中可能出現(xiàn)的問題，以及系統(tǒng)一些例外情況的處理方式。通過繪制 業(yè)務(wù)流程圖，可以幫助分析人員找出業(yè)務(wù)流程中的不合理之處，以便優(yōu)化業(yè)務(wù)處理過程。以下簡(jiǎn)單的描述了各業(yè)務(wù)情況 : 每個(gè)業(yè)主在入住小區(qū)時(shí)都要在物業(yè)公司登記其基本信息，以便公司待查。 (2)服務(wù)臺(tái)接待員收到業(yè)主遞交的申請(qǐng)表后，審核其內(nèi)容，如報(bào)修項(xiàng)目超出了 物業(yè)管理公司所應(yīng)承擔(dān)的范圍，將“ 報(bào)修申請(qǐng)表”退回給業(yè)主，并向業(yè)主做耐心的解釋。 外部項(xiàng) 系統(tǒng)中人員 處理、加工單據(jù)、報(bào)表、實(shí)物 數(shù)據(jù)存儲(chǔ) 數(shù)據(jù)流、信息流O pinos adugethpry39。在上門服務(wù)前，應(yīng)對(duì)材料庫(kù)存做 相應(yīng)修 改與記錄 ,而在維修服務(wù)后，經(jīng)有關(guān)人員開維修清單，一式兩份， 業(yè)主簽字確認(rèn)， 一份送至報(bào)修的業(yè)主手中；另一份交財(cái)務(wù)部做帳。 （ 2）同時(shí)，對(duì)于收到的每一筆，都要在費(fèi)用收取一覽表中詳細(xì)登記，以備待查。 （ 4）每個(gè)月的月底管理處要匯總統(tǒng)計(jì)收費(fèi)情況，填寫匯總表交 財(cái)務(wù)部 。 ，每月把各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)一次匯總給總經(jīng)理，以便其作出決策。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()ow第 11 頁 不合格業(yè)主收費(fèi)通知填寫收費(fèi)通知書費(fèi)用 核對(duì)確認(rèn) 收費(fèi)收據(jù)記帳費(fèi)用收取明細(xì)表檢查違約記錄資金結(jié)算統(tǒng)計(jì) 匯總表 2接受與妥善處理總經(jīng)理報(bào)修申請(qǐng)表審核合格入戶登記表登記業(yè)主資料記錄登記安排維修 派遣統(tǒng)計(jì)匯總 匯總表 1維修組服務(wù)通知書實(shí)施維修費(fèi)用清單財(cái)務(wù)部銀行領(lǐng)取材料材料庫(kù)存收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)催款單維修通知單報(bào)修一覽表備案維修完工進(jìn)度表反饋與投訴表反饋與投訴記錄業(yè)主圖 物業(yè)管理業(yè)務(wù)流程圖 O pinos adugethpry39。但是物業(yè)公司的具體業(yè)務(wù)在邏輯上仍然具有其特定的業(yè)務(wù)流程，各個(gè)部門之間的協(xié)作關(guān)系是比較確定的，整個(gè)管理業(yè)務(wù)過程作為一個(gè)整體同外界環(huán)境的交流關(guān)系也是有章可循的，因而在邏輯形態(tài)上，三湘物業(yè)公司的的系統(tǒng)無日不在運(yùn)行中。 在圖 中，所有的操作都是由手工完成的，所有的文檔和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)均采用傳統(tǒng)的歸檔式存儲(chǔ)。在對(duì)歷史數(shù)據(jù)的查詢、比較等操作中，要翻閱大量的備案文檔，雖建立了索引，但與現(xiàn)代化的查詢方式相比，就顯的效率低下，工作量大。 圖 現(xiàn)行系統(tǒng)的邏輯 功能 分析 外部環(huán)境 1基本數(shù)據(jù)維護(hù)基本數(shù)據(jù)當(dāng)日數(shù)據(jù)歷史數(shù)據(jù)報(bào)表制作數(shù)據(jù)查詢各類統(tǒng)計(jì)數(shù)各類報(bào)表查詢報(bào)告外部環(huán)境 2外部環(huán)境 3輸入 輸出輸出畢業(yè)論文 —— 三湘小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng) O pinos adugethpry39。也就是說 ，服務(wù)器主要起到存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的作用， 客戶端也保存本機(jī)的作業(yè)數(shù)據(jù)。 新系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)行系統(tǒng)的功能，并且能克服現(xiàn)行系統(tǒng)的上述弱點(diǎn)，與現(xiàn)行系統(tǒng)相比，將有如下改善之舉： (1)對(duì)物業(yè)管理 信息的采 集與記錄更加細(xì)致與全面 ,能滿足不斷增長(zhǎng)的管理需求； (2)利用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn) 行加工、統(tǒng)計(jì)、分析，提高工作效率； (3)實(shí)現(xiàn)完成的信息管理流程，支持業(yè)務(wù)管理制度的完善工作； (4)提供統(tǒng)一格式的計(jì)算機(jī)打印單據(jù)與報(bào)表，提升企業(yè)形象； (5)重視對(duì)歷史數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)保護(hù)、追溯、分析，為管理層對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)預(yù)測(cè)與決策提供及時(shí)有效的幫助。目前公司內(nèi)部的日成本為： 32 人 *100 元 /人日 =3200 元。而如果開發(fā)一個(gè)能滿足業(yè)務(wù)要求的物業(yè)管理信息系統(tǒng)，在采用 生命周期法的前提下 ,從問題的識(shí)別到系統(tǒng)實(shí)施、評(píng)價(jià)、維護(hù)，開發(fā)周期以一年計(jì)，共需人工成本 11000元，各種軟硬件成本 18000，日常維護(hù)費(fèi)用 4000 元，共計(jì)成本費(fèi)用 33000 元，其低于目前的人工費(fèi)用總和。而且，由于系統(tǒng)在未較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)穩(wěn)定地發(fā)揮作用，這對(duì)于物業(yè)管理公司提高 物業(yè)管理水平有很大幫助。 技術(shù)可行性 從目前市場(chǎng)上比較流行的數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)、管理軟件來看，對(duì)于比較簡(jiǎn)單的中小型數(shù)據(jù)庫(kù)， Microsoft Visual 和 Microsoft Access2020 的結(jié)合無疑是在實(shí)O pinos adugethpry39。前者為用戶提供了 Windows 所一貫堅(jiān)持的非常友好、操作簡(jiǎn)單的用戶界面、完善而強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)操作功能（通過 Visual Basic for Application 結(jié)合 SQL 語句實(shí)現(xiàn)）和簡(jiǎn) 潔明了的數(shù)據(jù)庫(kù)接口；后者則可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)施操作、維護(hù)和權(quán)限識(shí)別功能，也可通過 Visual Basic for Application 與 SQL 語句的結(jié)合對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更復(fù)雜的操作。對(duì)于 Microsoft Access2020 而言，管理這種規(guī)模和復(fù)雜程度的數(shù)據(jù)庫(kù)是游刃有余的。 因此 ，開發(fā) 實(shí)施本 系統(tǒng) ，從軟件的角度看，是 完全可行。 基本要求如下： （ 1） Microsoft Windows /98/2020/XP 版本。 （ 3） Microsoft Windows 支持的 VGA 或更高分辨率的顯示器。 而 Microsoft Access2020對(duì)系統(tǒng)配置的要求遠(yuǎn)底于 Microsoft Visual 對(duì)系統(tǒng)配置的要求水平。所以，在硬件方面，本系統(tǒng)的開發(fā)也 是可行的。不僅如此，我們還可以編寫出詳盡的“用戶操作說明書 ” ，為用戶的正確操作給以圖文并茂的形式加以說明。 綜合上述 ,由以上經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、操作三方面的分析可以看出，本系統(tǒng)的開發(fā)時(shí)機(jī)成熟，從多種角度考慮，都是可行的，所以公司決策層同意開發(fā)和使用本系統(tǒng)。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()ow第 15 頁 第三章 新系統(tǒng)邏輯方案 這一階段是系統(tǒng)分析的最后一項(xiàng)活動(dòng)，也是形成系統(tǒng)分析結(jié)果的關(guān)鍵工作。它的主要目標(biāo)是明確用戶的信息需求，全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、詳細(xì)地描述新系統(tǒng)應(yīng)具備的邏輯功能，提出新系統(tǒng)邏輯方案。該邏輯模型超越了現(xiàn)有的組織機(jī)構(gòu)、完全脫離一些物質(zhì)要素， 進(jìn)一步舍去物質(zhì)，抽象出信息流，詳細(xì)調(diào)查數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)流程，按信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)流和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來描述系統(tǒng)的概貌。 數(shù)據(jù)流圖 （ Data Flow Diagram,DFD）是便于用戶理解系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程的圖形表示。 數(shù)據(jù)流圖 是 系統(tǒng) 邏輯模型 的重要組成部分。通過分析，掌握本系統(tǒng)的外部項(xiàng)和輸入輸出數(shù)據(jù)流，繪制 本系統(tǒng)的 關(guān)聯(lián)圖 ， 見圖 。mlcAv,fPb20*jZTxMI:EOYB()F5： 報(bào)修匯總 信息； F13: 付款通知信息； F6： 維修一覽表信息； F14: 業(yè)主投訴信息； F7: 物料領(lǐng)用信息； F15: 投訴匯總信息； F8: 庫(kù)存量信息； F16: 物料入庫(kù)信息